Dokumentacja osobowa i płacowa

Jak udokumentować zatrudnienie?
Dokumentami poświadczającymi zatrudnienie mogą być:
- świadectwo pracy
- zaświadczenie na druku Rp-7 (do celów emerytalno-rentowych)
- inne dokumenty z przebiegu zatrudnienia
- kopie i odpisy z dokumentacji pracowniczej wystawione przez ich przechowawców.

Świadectwo pracy i zaświadczenie Rp-7 wystawia tylko pracodawca.

Podstawowym dokumentem poświadczającym zatrudnienie jest świadectwo pracy. Zgodnie z art. 97 Kodeksu pracy, pracodawca jest obowiązany wydać je niezwłocznie po ustaniu zatrudnienia. W przypadku stwierdzenia błędów w świadectwie, pracownik może zażądać jego sprostowania przez pracodawcę, a jeśli pracodawca odmówi – wystąpić z pozwem o sprostowanie świadectwa do sądu pracy.

Z kolei podstawowym dokumentem poświadczającym okres zatrudnienia i wysokość zarobków do celów emerytalno-rentowych jest zaświadczenie o zatrudnieniu i wynagrodzeniu (druk Rp-7). Zgodnie z art. 125 ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych oraz § 20 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 7 lutego 1983 r. w sprawie postępowania o świadczenia emerytalno-rentowe i zasad wypłaty tych świadczeń, zaświadczenia Rp-7 wydają tylko pracodawcy.

Inne dokumenty z przebiegu zatrudnienia
W przypadku braku zaświadczenia Rp-7, dowodem potwierdzającym okresy zatrudnienia do celów emerytalno-rentowych mogą być różnego rodzaju dokumenty z przebiegu pracy, np.:
- legitymacje ubezpieczeniowe
- legitymacje służbowe, legitymacje związków zawodowych
- wpisy o zatrudnienia w dowodach osobistych starego typu
- umowy o pracę
- pisma kierowane przez zakład pracy do pracownika w czasie trwania zatrudnienia (np. o powołaniu, mianowaniu, angażowaniu, zwolnieniu, wyróżnieniu, udzieleniu urlopu, zmianie wynagrodzenia itp.).

Kopie i odpisy wystawione przez przechowawców dokumentacji
Dowodem potwierdzającym okresy zatrudnienia i wynagrodzenie mogą być również odpisy lub kopie dokumentacji osobowo-płacowej wystawiane przez archiwa państwowe lub innych przechowawców dokumentacji osobowo-płacowej. Najczęściej będą to:
- umowy o pracę
- karty wynagrodzeń
- listy płac
- karty zasiłkowe
- karty obiegowe nawiązania, zmiany lub ustania stosunku pracy
- pisma kierowane przez zakład pracy do pracownika w okresie zatrudnienia.
 
Błędy w dokumentach dotyczących zatrudnienia
Archiwum nie może dokonywać korekt świadectw pracy, zaświadczeń o zatrudnieniu i innych dokumentów wystawionych przez pracodawcę. Dlatego bardzo ważne jest dokładne ich sprawdzenie po otrzymaniu i ewentualnie zażądanie ich sprostowania w trybie określonym przez prawo.
Archiwum nie może również dokonywać jakichkolwiek zmian w przechowywanej dokumentacji osobowej i płacowej, np. poprawiać błędów w pisowni imion i nazwisk, miejscu i daty urodzenia, datach zatrudnienia itp.

Jak długo przechowywana jest dokumentacja pracownicza?
Dokumentacja pracownicza zaliczana jest do dokumentacji niearchiwalnej (tzw. kategoria B) i dlatego musi być przechowywana tylko przez pewien określony przez prawo okres, po którym może być brakowana (zniszczona). Dla dokumentacji osobowej okres przechowywania wynosi obecnie pięćdziesiąt lat od ustania stosunku pracy.

Uwaga! Dla dokumentacji płacowej obowiązywał kiedyś krótszy, dwunastoletni, okres przechowywania. Wydłużono go dopiero po wejściu w życie ustawy z dnia 17 października 1991 r. o rewaloryzacji emerytur i rent, o zasadach ustalania emerytur i rent oraz zmianie niektórych ustaw (Dz. U. Nr 104, poz. 450) oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 15 stycznia 1991 r. w sprawie zasad prowadzenia rachunkowości (Dz. U. Nr 10, poz. 35). Dlatego częste są przypadki, że dokumenty płacowe z lat siedemdziesiątych i wcześniejsze się nie zachowały.

Powrót

Załączniki

Brak załączników w dokumencie.

Metryka dokumentu

ukryj
Tytuł dokumentu:Dokumentacja osobowa i płacowa
Podmiot udostępniający informację:Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych
Informację opublikował:redaktor redaktor
Informację wytworzył:
Data na dokumencie:Brak
Data publikacji:26.01.2007 12:03

Rejestr zmian dokumentu

pokaż