Regulaminu korzystania z materiałów archiwalnych w czytelni akt Archiwum Państwowego w Gorzowie Wielkopolskim


Zarządzenie nr 7/2014
Dyrektora Archiwum Państwowego w Gorzowie Wielkopolskim

z dnia 29 maja 2014 r.

w sprawie wprowadzenia

„Regulaminu korzystania z materiałów archiwalnych

w czytelni akt Archiwum Państwowego w Gorzowie Wielkopolskim”

 

Na podstawie §13 pkt 2 Statutu Archiwum Państwowego w Gorzowie Wielkopolskim nadanego Decyzją nr 23 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 30 grudnia 2005 roku oraz zarządzenia Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych nr 4 z dnia 1 lutego 2013 roku w sprawie organizacji udostępniania materiałów archiwalnych w archiwach państwowych oraz zarządzenia nr 10 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 28 maja 2014 roku w sprawie zmiany zarządzenia w sprawie organizacji udostępniania materiałów archiwalnych w archiwach państwowych zarządza się, co następuje:

 

§ 1

1.    Wprowadza się „Regulamin korzystania z materiałów archiwalnych w czytelni akt Archiwum Państwowego w Gorzowie Wielkopolskim” stanowiący załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia.

2.    Integralną część wskazanego wyżej Regulaminu stanowią:

Ø  Zgłoszenie użytkownika zasobu archiwalnego (załącznik nr 1 do Regulaminu)

Ø  Oświadczenie użytkownika (załącznik nr 2 do Regulaminu);

Ø  Rewers (załącznik nr 3 do Regulaminu);

Ø  Zamówienie na wykonanie reprodukcji (załącznik nr 4 do Regulaminu).

 

§ 2

„Regulamin korzystania z materiałów archiwalnych w czytelni akt Archiwum Państwowego w Gorzowie Wielkopolskim” winien być dostępny dla użytkowników Archiwum w jego czytelni akt oraz na stronie internetowej.

 

§ 3

Traci moc zarządzenia nr 4/2013 dyrektora Archiwum Państwowego w Gorzowie Wielkopolskim z dnia 22 lutego 2013 r. w sprawie wprowadzenia „Regulaminu korzystania z materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej w pracowni naukowej Archiwum Państwowego w Gorzowie Wielkopolskim”.

 

§ 4

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 30 maja 2014 roku.

 

 

 

Załącznik nr 1

do Zarządzenia nr 7/2014 Dyrektora APG

z dnia 29 maja 2014 roku

 

Regulamin korzystania

z materiałów archiwalnych w czytelni akt

Archiwum Państwowego w Gorzowie Wielkopolskim

 

§ 1

1.    Materiały archiwalne zgromadzone w Archiwum Państwowym w Gorzowie Wielkopolskim udostępniane są w jego czytelni akt na zasadach wynikających z przepisów art. 16 ust. 1 oraz art. 17 ust. 1, 1a i 2 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach z 14 lipca 1983 roku (Dz. U. 1983 nr 38 poz. 173 z późn. zm.), a także rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 29 lipca 2008 r. w sprawie określenia szczególnych wypadków i trybu wcześniejszego udostępniania materiałów archiwalnych (Dz. U. 2008 Nr 156 poz. 970) – z uwzględnieniem przepisów Konstytucji Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 2 kwietnia 1997 r. (Dz. U. 1997 Nr 78, poz. 483, z późn. zm.) normujących zbieranie i udostępnianie informacji przez organy władzy publicznej oraz prawa i wolności obywatelskie w tym zakresie (art. 31 ust. 3, art. 47, art. 51 ust. 2 i 3, art. 54 ust.1, art. 61), przepisów ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (Dz. U. 1964 Nr 16, poz. 93, z późn. zm.) chroniących dobra osobiste (art. 23), ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926, z późn. zm.), ustawy z dnia 29 czerwca 1995 r. o statystyce publicznej (Dz. U. 1995 Nr 88 poz. 439, z późn. zm.), ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. 2010 Nr 182, poz. 1228), a także innych powszechnie obowiązujących aktów normatywnych, które regulują prawo dostępu do informacji.

2.    Zastrzeżona w art. 16 ust. 1 ustawy zasada bezpłatnego udostępniania materiałów archiwalnych obejmuje przypadki korzystania przez zainteresowanych ze wskazanych przez nich materiałów w czytelni akt. Inne formy udostępniania, związane z wyszukiwaniem materiałów archiwalnych, wyszukiwaniem bądź opracowaniem informacji przez pracowników archiwów albo ze sporządzaniem reprodukcji, stanowią usługę zgodnie z zapisem art. 16 ust. 2a. Zasady odpłatności z tytułu usług świadczonych przez archiwa państwowe uregulowane są odrębnie.

3.    Dyrektor Archiwum może w drodze decyzji odmówić udostępniania materiałów archiwalnych, jeżeli:

a)    ich stan fizyczny nie pozwala na udostępnienie,

b)    udostępnianie miałoby spowodować naruszenie prawnie chronionych interesów Państwa, jednostek organizacyjnych, obywateli oraz tajemnic prawnie chronionych.

4.    Odmowa udostępnienia materiałów archiwalnych może objąć również sporządzone do nich pomoce ewidencyjno-informacyjne, jeśli zawierają dane prawnie chronione.

5.    Udostępnianiu podlegają materiały archiwalne zewidencjonowane, tzn. posiadające pomoce ewidencyjno-informacyjne umożliwiające identyfikację poszczególnych jednostek archiwalnych.

6.    Osoba przystępująca do korzystania z materiałów archiwalnych w czytelni akt Archiwum składa Zgłoszenie użytkownika zasobu archiwalnego stanowiącego załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu.

7.    W przypadkach korzystania z materiałów archiwalnych zawierających informacje, których przetwarzanie podlega prawnym ograniczeniom użytkownik składa pisemne zobowiązanie do wykorzystania uzyskanych informacji bez naruszania wolności i praw, które wynikałyby w szczególności z przepisów chroniących dobra osobiste lub dane osobowe. Wzór zobowiązania stanowi załącznik nr 2 do niniejszego Regulaminu.

8.    Podanie informacji niezbędnych dla bieżącego zarządzania udostępnianiem archiwaliów jest obligatoryjne. Pozostałe pola Zgłoszenia użytkownika służące analizie potrzeb badawczych, wypełniane są dobrowolnie, a ich pominięcie nie skutkuje w ograniczeniu uprawnień do korzystania z materiałów archiwalnych.

9.    W przypadku wcześniejszego udostępniania materiałów archiwalnych (tj. powstałych w okresie ostatnich 30 lat) użytkownik jest zobowiązany do złożenia, oprócz Zgłoszenia użytkownika, również umotywowanego pisemnego wniosku o zgodę na wcześniejsze udostępnienie materiałów archiwalnych.

10. Przed udostępnieniem akt Zgłoszenie użytkownika musi być parafowane przez Dyrektora Archiwum Państwowego lub upoważnioną przez niego osobę.

11. Zgłoszenie jest ważne przez 12 miesięcy licząc od ostatniej wizyty użytkownika w archiwum.

 

§ 2

1.    Informacje o materiałach archiwalnych niezbędnych do złożenia zamówień wyszukiwane są przez użytkowników zasobu samodzielnie.

2.    Podstawową pomoc w wyszukiwaniu materiałów archiwalnych stanowią posiadane przez Archiwum środki ewidencyjno-informacyjne dostępne w czytelni akt.

3.    Pomoce, o których mowa ust. 2 mogą być udostępniane przed złożeniem Zgłoszenia użytkownika.

4.    Ogólnych informacji o zasobie Archiwum, dostępnych pomocach ewidencyjno-informacyjnych i o zasadach udostępniania archiwaliów udzielają pracownicy Archiwum dyżurujący w czytelni akt.

§ 3

1.    Każda wizyta użytkownika w czytelni akt jest rejestrowana (odnotowywana) w księdze wizyt, poprzez wpisanie przez pracownika dyżurującego w czytelni daty wizyty, imienia i nazwiska, nazw udostępnianych zespołów archiwalnych oraz sygnatur udostępnionych jednostek archiwalnych, numerów mikrofilmów lub skanów.

2.    Księga wizyt prowadzona jest w systemie SUMA.

3.    Materiały archiwalne lub ich reprodukcje udostępniane są na podstawie zamówienia (rewersu) wypełnionego czytelnie. Na jednym rewersie można umieścić więcej niż jedną zamawianą sygnaturę akt, ale jedynie w przypadku, gdy są to sygnatury po sobie następujące. Nie może to być jednak więcej niż pięć jednostek. Wzór rewersu stanowi załącznik nr 3 do niniejszego Regulaminu.

4.    Rewersy wypełnione nieczytelnie nie będą przyjmowane do realizacji przez pracownika czytelni akt.

5.    Udostępniane jednostki archiwalne opatrzone są drukami rejestru udostępniania (tzw. metryczki), w których użytkownik zobowiązany jest wpisać w odpowiednich polach swoje dane oraz datę kwerendy. Pole określające cel wizyty jest nieobowiązkowe.

 

§ 4

Użytkownicy zasobu mogą zostać zobowiązani do posługiwania się w pomieszczeniach Archiwum kartą identyfikacyjną, wydaną im przed podjęciem korzystania z archiwaliów, jako środkiem kontroli ruchu osób niezatrudnionych w archiwum.

 

§ 5

1.    Czytelnia akt obsługuje użytkowników od poniedziałku do środy i w piątki w godzinach od 8.30. do 14.30 oraz w czwartki w godzinach od 8.30 do 17.45.

2.    Zgłoszenie użytkownika i rewersy można wcześniej wysłać pocztą tradycyjną, faxem lub pocztą emailową w formie skanu. W takim przypadku jednak przed przystąpieniem do korzystania z archiwaliów w czytelni akt należy złożyć oryginał Zgłoszenia użytkownika.

3.    Zamówienia na akta mogą być również składane za pośrednictwem formularza w systemie teleinformatycznym dostępnym na stronie Archiwum.

4.    Zamówione materiały archiwalne wydawane są uprawnionemu użytkownikowi z podręcznego depozytu czytelni akt przy każdorazowym korzystaniu z archiwaliów.

5.    W przypadku materiałów szczególnie cennych użytkownik przerywający pracę nad udostępnionymi archiwaliami i na krótki czas opuszczający czytelnię akt, może być zobowiązany do każdorazowego deponowania ich u dyżurującego w czytelni pracownika.

6.    W przypadku dużej liczby użytkowników i dużej ilości udostępnionych jednostek archiwalnych, mając na względzie właściwe zabezpieczenie zasobu archiwalnego, kierownik Oddziału odpowiedzialny za udostępnianie akt może wprowadzić czasowe ograniczenia w dziennej ilości udostępnianych jednostek użytkownikom.

7.    Zamówienia na jednostki aktowe składane w czytelni akt przekazywane są osobom odpowiedzialnym za dostarczenie ich z magazynów oraz realizowane w kolejności złożenia bez zbędnej zwłoki. Aby zamówienie zostało zrealizowane w dniu jego złożenia należy tego dokonać do godziny 14.00.

8.    Udostępnienia materiałów archiwalnych wymagających dodatkowego przygotowania (np. paginacja, foliacja, konserwacja) lub sprawdzenia pod kątem oceny dopuszczalności do udostępnienia realizowane są w terminie ustalonym z obsługą czytelni akt i osób odpowiedzialnych za należyte przygotowanie udostępnianych materiałów.

9.    Po każdorazowym zakończeniu pracy korzystający z oryginalnych materiałów archiwalnych w czytelni akt zwraca je dyżurującemu pracownikowi z dyspozycją ich zwrotu do magazynu lub zachowania w magazynie podręcznym.

10. Jeżeli przerwa w korzystaniu z akt znajdujących się w magazynie podręcznym przekroczy dwa tygodnie akta są zwracane do magazynu bez dyspozycji użytkownika. Ponowne podjęcie pracy nad nimi wymaga ponownego złożenia zamówienia.

11. Materiały uznane za szczególnie cenne każdorazowo, zaraz po zakończeniu prac, są zwracane dyżurującemu w czytelni pracownikowi Archiwum. O szczególnym charakterze udostępnianych materiałów użytkownicy informowani są indywidualnie w przypadku ich udostępniania.

12. Na pisemny wniosek zainteresowanego Archiwum może czasowo sprowadzić do własnej czytelni akt reprodukcje (mikrofilmy, skany) materiałów archiwalnych spoza swego zasobu, przechowywane w innych archiwach, w celu ich udostępnienia. Może również w tym celu udostępniać reprodukcje własnych materiałów archiwalnych do użytku w innych archiwach państwowych.

13. Zamówienia na wypożyczenie reprodukcji realizowane są sukcesywnie w liczbie niezakłócającej bieżącego wykorzystania kopii do udostępniania w czytelni akt i realizacji wykonywanych przez Archiwum kwerend.

14. Wszystkie koszty związane ze sprowadzeniem lub wypożyczeniem na zewnątrz reprodukcji pokrywa zamawiający.

 

§ 6

1.    Udostępniane materiały archiwalne muszą być spaginowane lub sfoliowane, muszą być oznakowane pieczęciami własnościowymi Archiwum oraz muszą być w dobrym stanie fizycznym. Dyrektor Archiwum może odstąpić od wymogu paginacji (foliacji) w odniesieniu do materiałów oprawnych.

2.    Informacja o liczbie stron w jednostce jest wpisana w pieczątkę lustracyjną znajdującą się na wewnętrznej stronie spodniej okładki

3.    Materiały archiwalne, z których sporządzono reprodukcje użytkowe (skany, mikrofilmy) udostępniane są wyłącznie w postaci reprodukcji.

4.    Dyrektor Archiwum może w przypadku istnienia reprodukcji dopuścić do udostępnienia oryginałów tylko w indywidualnych i uzasadnionych przypadkach, na podstawie umotywowanego wniosku użytkownika.

5.    Jednostki archiwalne zawierające dokumenty luźne oraz mapy w dużych formatach, skany, czy mikrofilmy, udostępnia się kolejno po zwróceniu dyżurnemu wykorzystanej jednostki. Wyjątki od tej zasady umotywowane mogą być wyłącznie potrzebami badawczymi.

6.    Użytkownik korzystający z mikrofilmów powinien po upływie 2 godzin przerwać pracę i wyłączyć czytnik na 15 minut.

7.    Pracownik dyżurujący udziela pomocy technicznej przy obsłudze czytnika.

 

§ 7

1.    Użytkownik materiałów archiwalnych korzysta z udostępnionych materiałów w ramach złożonego przez siebie Zgłoszenia nie ingerując w ich układ i treść, zachowując dbałość o ich stan fizyczny i bezpieczeństwo.

2.    Korzystanie z materiałów archiwalnych w czytelni akt powinno odbywać się w sposób nie zakłócający pracy innych użytkowników. Przebywając w czytelni akt użytkownicy m.in. mają wyciszone telefony komórkowe.

3.    Wynoszenie poza pomieszczenia czytelni akt materiałów archiwalnych i pomocy ewidencyjno-informacyjnych przez użytkowników jest zabronione pod rygorem odmowy dalszego udostępniania archiwaliów, niezależnie od ewentualnych innych sankcji przewidzianych prawem.

4.    Do czytelni akt nie wolno wnosić przedmiotów i substancji mogących spowodować uszkodzenie dokumentów lub zakłócenie korzystania z materiałów archiwalnych, w tym artykułów spożywczych, okryć wierzchnich, środków barwiących, łatwopalnych, włączonych telefonów komórkowych, a także wszelkich teczek, toreb i paczek.

5.    Użytkownicy zobowiązani są do używania rękawiczek ochronnych przy korzystaniu z materiałów archiwalnych. Rękawiczki udostępniane są przez pracowników Archiwum.

6.    W czytelni akt zabrania się:

a)    spożywania posiłków i napojów,

b)    prowadzenia rozmów przez telefony komórkowe,

c)    używania jakichkolwiek atramentów,

d)    używania korektorów lub pisaków fluorescencyjnych,

e)    robienie adnotacji na tekście lub piśmie na karatach papieru umieszczonych na otwartych materiałach archiwalnym,

f)     opierania się o materiały archiwalne,

g)    dotykania iluminacji, pism i druku,

h)   umieszczania w jednostkach aktowych zakładek innych niż przygotowane przez obsługę czytelni akt,

i)     umieszczania w jednostkach aktowych kart z notatkami,

j)      kładzenia otwartych ksiąg grzbietem do góry.

7.    Użytkownik może otrzymać kopie z materiałów archiwalnych na podstawie pisemnego zamówienia. Wzór zamówienia stanowi załącznik nr 4 do niniejszego Regulaminu.

8.    Złożone w danym dniu wnioski przekazywane są po zamknięciu czytelni do realizacji w dniu następnym. Termin odbioru zamówienia ustalany jest indywidualnie i wynika z kolejności i ilości zamówień kopii materiałów archiwalnych.

 

§ 8

1.    W toku korzystania z udostępnionych materiałów archiwalnych lub ich kopii użytkownicy mogą nieodpłatnie wykonywać ich fotografie cyfrowe własnym sprzętem, bądź korzystać z udostępnianych przez Archiwum użytkownikom urządzeń kopiujących, z zastrzeżeniem, że samodzielne kopiowanie:

a) jest dopuszczalne w zakresie niekomercyjnego użytku osobistego, w szczególności dla wspierania pracy badawczej użytkowników, a nie obejmuje kwalifikowanych zastosowań reprodukcji, zwłaszcza do celów publicystycznych i wydawniczych;

b) jest prowadzone w sposób nieinwazyjny dla materiałów archiwalnych, w szczególności bez użycia dodatkowego oświetlenia oraz bez manipulowania dokumentami innego niż w przypadku ich czytania;

c) jest prowadzone w sposób możliwie niezakłócający pracy innych użytkowników, w szczególności bez użycia dodatkowego wyposażenia, np. statywów;

d) nie może być przesłanką udostępnienia oryginałów materiałów archiwalnych, które podlegają wyłączeniu z udostępniania w tej postaci, ponieważ posiadają kopie użytkowe albo nie są udostępniane w oryginałach ze względów konserwatorskich;

e) jest dokonywane w miejscu, w którym materiały archiwalne są zwykle udostępniane, bez tworzenia dodatkowych procedur ani stanowisk pracy użytkowników;

f) nie powoduje, w stosunku do zwykłego korzystania z materiałów archiwalnych, dodatkowego ryzyka naruszenia praw i wolności osób, których dane znajdują się w tych materiałach.

2.    W przypadku korzystania z materiałów archiwalnych zawierających dane chronione użytkownik przyjmuje do wiadomości ograniczenia lub wykluczenia możliwości ich kopiowania, chyba że wykaże w tym zakresie interes prawny.

3.    Kopiowaniu własnym sprzętem nie podlegają:

a)    materiały archiwalne szczególnie cenne,

b)    materiały archiwalne w złym stanie fizycznym.

 

 

§ 9

1.    Nieprzestrzeganie przez z użytkownika powyższych zasad może skutkować zawieszeniem lub ograniczeniem udostępnienia materiałów archiwalnych do czasu ustania zagrożenia.

2.    W przypadku dopuszczenia się przez użytkownika czynności zagrażających bezpieczeństwu lub integralności materiałów archiwalnych albo innego rażącego naruszenia przepisów porządkowych dyrektor Archiwum może odmówić udostępniania akt.

 

 

 

Powrót

Pokaż komentarz

Metryka dokumentu

ukryj
Tytuł dokumentu:Regulaminu korzystania z materiałów archiwalnych w czytelni akt Archiwum Państwowego w Gorzowie Wielkopolskim
Podmiot udostępniający informację:Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych
Informację opublikował:redaktor redaktor
Informację wytworzył:
Data na dokumencie:29.05.2014
Data publikacji:26.01.2007 09:07