Regulamin organizacyjny

 

                                           Regulamin organizacyjny

                                 Archiwum Państwowego w Częstochowie

 

 

Na podstawie § 10 Statutu Archiwum Państwowego w Częstochowie, stanowiącego załącznik do Zarządzenia nr 6 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 27 października 1997 roku w sprawie nadania statutu Archiwum Państwowemu w Częstochowie i późniejszych zmian, ustanawia się poniższy regulamin organizacyjny:

 

 

I. Struktura organizacyjna Archiwum Państwowego w Częstochowie

 

1.       W skład Archiwum wchodzą:

 

  • Oddział gromadzenia, ewidencji, opracowania, zabezpieczania zasobu, informacji i udostępniania,

  • Oddział do spraw archiwów zakładowych i przechowalnictwa
  • Referat administracyjno – gospodarczy
  • Księgowość.

 

2.       Ponadto w Archiwum funkcjonują następujące organy doradcze i opiniodawcze:

 

  • Kolegium
  • Komisja Metodyczna wspólna z Archiwum Państwowym w Katowicach
  • Komisja Archiwalnej Oceny Dokumentacji wspólna z Archiwum Państwowym w Katowicach
  • Zespół Zakupu Archiwaliów

 

Kolegium i Zespół Zakupu Archiwaliów powoływane są przez Dyrektora Archiwum.

Zadania tych organów określają odpowiednie regulaminy.

 

 

II. Zadania komórek organizacyjnych

 

 

1.       Oddział gromadzenia, ewidencji, opracowania, zabezpieczania zasobu, udostępniania i informacji:

  • współpraca z Oddziałem do spraw archiwów zakładowych w zakresie prawidłowości przygotowania i przekazywania materiałów archiwalnych z jednostek organizacyjnych wytwarzających materiały archiwalne
  • przejmowanie materiałów archiwalnych
  • prawidłowe rozmieszczanie materiałów archiwalnych w magazynach
  • prowadzenie ewidencji zasobu Archiwum Państwowego; prowadzenie księgi nabytków i ubytków, kartoteki zespołów, wykazu inwentarzy, inwentarza topograficznego oraz innych pomocy ewidencyjno – informacyjnych, w tym również w formie elektronicznych baz danych
  • prowadzenie rejestru niepaństwowego zasobu archiwalnego
  • przechowywanie kompletu inwentarzy archiwalnych, spisów zdawczo – odbiorczych, przewodników po zasobie archiwalnym oraz innych środków informacji
  • opracowywanie materiałów archiwalnych zgodnie z zasadami archiwalnymi
  • współpraca z Centralnym Ośrodkiem Informacji Archiwalnej
  • zabezpieczanie materiałów archiwalnych oraz zapewnienie im optymalnych warunków przechowywania poprzez:
    • prowadzenie małej konserwacji materiałów archiwalnych (odkurzanie, czyszczenie, zszywanie itp.)
    • prowadzenie pomiarów temperatury i wilgotności w pomieszczeniach magazynowych
    • kserowanie materiałów archiwalnych
    • mikrofilmowanie zabezpieczające

  • udzielanie informacji o zasobie i udostępnianie archiwalnych pomocy ewidencyjno – informacyjnych

  • udostępnianie materiałów archiwalnych w pracowni naukowej
  • prowadzenie ewidencji udostępniania zasobu zgodnie z obowiązującymi przepisami
  • wypożyczanie materiałów archiwalnych poza Archiwum w ramach wymiany międzyarchiwalnej
  • realizacja kwerend poprzez wydawanie uwierzytelnionych odpisów, wypisów, wyciągów  i reprodukcji oraz zaświadczeń z przechowywanych materiałów archiwalnych
  • badanie potrzeb środowiska naukowego i społeczności lokalnej
  • organizowanie wystaw i pokazów materiałów archiwalnych
  • organizowanie odczytów i pogadanek o tematyce archiwalnej
  • prowadzenie wykładów i zajęć lekcyjnych dla młodzieży jako realizację systemu oświaty
  • przyjmowanie wycieczek młodzieży, studentów i innych środowisk społecznych
  • prowadzenie działalności informacyjnej i popularyzacyjnej w środkach masowego przekazu
  • współpraca ze Stowarzyszeniem Archiwistów Polskich i innymi stowarzyszeniami naukowymi, regionalnymi i innymi
  • prowadzenie biblioteki Archiwum
  • gromadzenie i ewidencjonowanie księgozbioru podręcznego Archiwum
  • prowadzenie praktyk archiwalnych
  • wykonywanie innych prac wynikających ze statutowych zadań Archiwum, zleconych przez Dyrektora

  • opracowywanie ekspertyz i opinii naukowych
  • przygotowywanie wydawnictw: źródłowych, pomocy ewidencyjno – informacyjnych oraz publikacji z zakresu teorii i praktyki archiwalnej a także prezentujących dorobek Archiwum i archiwistów
  • organizowanie zebrań, konferencji i sesji naukowych
  • współdziałanie ze szkołami wyższymi w zakresie kształcenia studentów archiwistyki oraz innymi instytucjami naukowymi i wydawniczymi

 

2.       Oddział do spraw archiwów zakładowych:

  • ustalanie i prowadzenie ewidencji państwowych jednostek organizacyjnych wytwarzających materiały archiwalne i zobowiązanych do prowadzenia archiwów zakładowych
  • współdziałanie z jednostkami organizacyjnymi w zakresie prawidłowości zarządzania dokumentacją
  • inicjowanie, opiniowanie i zatwierdzanie normatywów kancelaryjnych
  • przeprowadzanie kontroli archiwów zakładowych
  • wydawanie zaleceń pokontrolnych i sprawdzanie ich wykonania (lustracja)
  • nadzór nad brakowaniem dokumentacji niearchiwalnej
  • wykonywanie ekspertyz archiwalnych
  • wydawanie zgody na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej
  • nadzór nad prawidłowością przygotowania i przekazywania materiałów archiwalnych do Archiwum
  • szkolenie personelu archiwów zakładowych
  • instruktaże, konsultacje, doradztwo w zakresie spraw nadzoru archiwalnego

 

3.       Referat administracyjno – gospodarczy:

  • prowadzenie sekretariatu Archiwum
  • prowadzenie kancelarii; przyjmowanie, rozdział i wysyłka korespondencji
  • prowadzenie archiwum zakładowego
  • gromadzenie przepisów prawnych
  • prowadzenie spraw osobowych pracowników i związanej z tym ewidencji i dokumentacji
  • prowadzenie spraw dyscypliny pracy, ewidencji absencji pracowników, urlopów, wydawanie delegacji służbowych
  • administrowanie, gospodarowanie, bieżące utrzymywanie w odpowiednim stanie lokali biurowych i magazynów archiwalnych, ich wyposażanie i zabezpieczania (gospodarowanie kluczami Archiwum)
  • utrzymywanie czystości w budynku Archiwum
  • prowadzenie dokumentacji prawnej i technicznej budynku
  • prowadzenie spraw wykonawstwa i zaopatrzenia inwestycji
  • zaopatrzenie Archiwum w ruchome środki trwałe, przedmioty nietrwałe, materiały i pomoce (prowadzenie gospodarki magazynowej)
  • techniczno – administracyjna obsługa narad, konferencji, zebrań, kursów, szkoleń itp.
  • prowadzenie spraw związanych ze skargami i wnioskami
  • nadzór nad przestrzeganiem instrukcji kancelaryjnej i wykazu akt
  • dozór budynku Archiwum i kotłowni olejowej
  • utrzymywanie w należytym stanie posesji Archiwum

  • prowadzenie kasy Archiwum

 

4.       Księgowość

  • zarządzanie i gospodarowanie środkami finansowymi. Opracowywanie i realizacja budżetu, sporządzanie bilansów, prowadzenie księgowości budżetowej
  • prowadzenie ksiąg inwentarzowych środków trwałych i pozostałych składników majątkowych Archiwum z nadawaniem im bieżących numerów inwentarzowych (otabliczkowanie)
  • prowadzenie gospodarki funduszem płac i prac zleconych oraz spraw dotyczących gospodarowania etatami
  • prowadzenie rozliczeń, korespondencji z bankami: przygotowywanie i wykonywanie korespondencji, umów, zleceń
  • prowadzenie dowodów księgowych i ksiąg rachunkowych zgodnie z obowiązującymi przepisami. 

III. Kierownictwo Archiwum

 

 

1.   Archiwum kieruje dyrektor, którego powołuje i odwołuje Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych

2.   Do zadań dyrektora należy w szczególności:

  • ogólne kierownictwo w sprawach organizacyjnych, administracyjnych, metodycznych i naukowo – badawczych
  • ogólny nadzór nad zasobem i majątkiem Archiwum

  • reprezentowanie Archiwum na zewnątrz

  • przedkładanie Naczelnemu Dyrektorowi Archiwów Państwowych planów rzeczowych i finansowych oraz sprawozdań i wniosków dotyczących ich realizacji

  • wydawanie decyzji w sprawach dotyczących działalności Archiwum oraz przewidzianych odrębnymi przepisami

  • dokonywanie wydatków budżetowych w ramach zatwierdzonych planów finansowych

  • wydawanie zarządzeń, regulaminów i instrukcji

  • bezpośrednie kierowanie pracownikami naukowymi

  • czuwanie nad podnoszeniem kwalifikacji zawodowych i naukowych pracowników

  • kierowanie realizacją zadań p. poż, bhp i obronnych.

 

IV. Zakresy obowiązków pracowników w ramach zadań komórek organizacyjnych:

 

 

1.       Kierownicy komórek organizacyjnych wymienionych w pkt. I. 1. Regulaminu organizacyjnego

 

Kierownicy Oddziałów ponoszą odpowiedzialność za całokształt działalności podległych im komórek organizacyjnych. Kierownik Oddziału podlega bezpośrednio dyrektorowi Archiwum, przed którym ponosi odpowiedzialność za pracę powierzonej komórki organizacyjnej, w tym za prawidłową i terminową realizację zadań Oddziału.

Do zadań kierownika Oddziału należy w szczególności:

  • określenie zakresu czynności podległych pracowników i kontrolowanie ich wykonania
  • opracowywanie projektów rocznych i wieloletnich planów i sprawozdań z działalności Oddziału, a także analiz i wniosków
  • nawiązywanie kontaktów z prasą, radiem i tv w zakresie upowszechniania dziejów regionu w formie artykułów i pogadanek w oparciu o materiały archiwalne
  • przedkładanie dyrektorowi Archiwum wniosków w sprawach zatrudnienia, zwalniania, przeszeregowania podległych pracowników, przyznawania im nagród i wyróżnień oraz stosowania wobec nich kar regulaminowych
  • dbałość o podnoszenie wiedzy i kwalifikacji swoich oraz podległych pracowników
  • nadzór nad zabezpieczaniem mienia Oddziału
  • nadzór nad przestrzeganiem przez pracowników Oddziału przepisów bhp i p. poż. oraz dyscypliny pracy
  • wykonywanie innych prac zleconych przez dyrektora Archiwum.

2.       Pracownik służby archiwalnej (archiwista)

  • opracowywanie projektów planów i sprawozdań z pracy własnej
  • przygotowywanie planów, sprawozdań, informacji i analiz dotyczących prowadzonych zagadnień
  • opracowywanie zasobu aktowego Archiwum Państwowego, pomocy ewidencyjnych i naukowych, przeprowadzanie skontrum zasobu i innych prac związanych z zasobem
  • przeprowadzanie naukowych kwerend tematycznych
  • wykonywanie kwerend dla władz i urzędów, instytucji naukowych oraz osób prywatnych
  • udział w nadzorze nad narastającym zasobem archiwalnym
  • udział w przygotowywaniu zasobu do udostępniania
  • dbałość o odpowiedni stan fizyczny i zdrowotny akt
  • popularyzacja pracy Archiwum
  • opracowywanie konceptów korespondencji w sprawach prowadzonych osobiście i jej kolacjonowanie oraz parafowanie
  • wykonywanie innych prac zleconych przez swojego zwierzchnika.

3.       Główny księgowy

  • opracowywanie projektów preliminarzy budżetowych, bilansów, planów i sprawozdań finansowych
  • gospodarowanie budżetem zgodnie z przeznaczeniem i przepisami o rachunkowości budżetowej
  • reprezentowanie Archiwum Państwowego w sprawach zobowiązań finansowych przy zawieraniu umów, zleceń itp.
  • przygotowywanie i sprawdzanie list płac pod względem formalnym i rachunkowym
  • nadzór nad spisami inwentarzy: środków podstawowych, trwałych, małowartościowych i materiałów
  • kontrola dowodów kasowych, kontrola kasy podręcznej,
  • załatwianie korespondencji działu finansowo – księgowego
  • współpraca z kierownikami innych komórek organizacyjnych Archiwum
  • dbałość o zabezpieczanie mienia działu
  • dbałość o przestrzeganie przepisów bhp, p. poż. oraz dyscypliny pracy
  • wykonywanie innych prac zleconych przez dyrektora Archiwum

4.       Pomocnik archiwalny

  • pomoc przy opracowywaniu zasobu i w przeprowadzaniu jego skontrum
  • wykonywanie prac pomocniczych związanych z udostępnianiem materiałów archiwalnych w Pracowni Naukowej i poza Archiwum; przygotowywanie materiałów archiwalnych do udostępniania, realizacja zamówień, sprawdzanie jednostek inwentarzowych po udostępnieniu i ich zwrot na miejsce
  • realizacja kwerend
  • wykonywanie zabiegów w ramach małej konserwacji w celu utrzymania akt w czystości, odpowiedniej temperaturze i wilgotności
  • wykonywanie prac pomocniczych w magazynach archiwalnych
  • wykonywanie innych prac zleconych przez przełożonego

5.       Dozorca

  • ochrona powierzonego obiektu przed włamaniem i kradzieżą
  • utrzymywanie w czystości przylegających do obiektu chodników i ulic, zabezpieczanie ich przed gołoledzią
  • pomoc w pracach fizycznych
  • wykonywanie innych prac zleconych przez przełożonego

6.       Sprzątaczka

  • utrzymywanie w czystości przydzielonych pomieszczeń
  • podlewanie roślin dekoracyjnych w pomieszczeniach biurowych
  • pomoc przy odkurzaniu akt według otrzymanych poleceń
  • pomoc w pracach fizycznych
  • odpowiedzialność za powierzony sprzęt i pomieszczenia
  • wykonywanie innych prac zleconych przez przełożonego

 

Ponadto wszystkich pracowników Archiwum Państwowego obowiązuje:

  • przestrzeganie dyscypliny pracy

  • przestrzeganie przepisów bhp i przeciwpożarowych

  • przestrzeganie przepisów o ochronie danych osobowych

Powrót

Załączniki

Brak załączników w dokumencie.

Metryka dokumentu

ukryj
Tytuł dokumentu:Regulamin organizacyjny
Podmiot udostępniający informację:Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych
Informację opublikował:Magdalena Wawrzkiewicz-Gajda
Informację wytworzył:
Data na dokumencie:Brak
Data publikacji:09.12.2003 08:49