wersja do wydruku Roman Kusyk 11.01.2007 14:35

Dokumentowanie zatrudnienia

Jak udokumentować zatrudnienie?

Dokumentami poświadczającymi zatrudnienie mogą być:

  • świadectwo pracy
  • zaświadczenie na druku Rp-7 (do celów emerytalno-rentowych)
  • inne dokumenty z przebiegu zatrudnienia
  • kopie i odpisy z dokumentacji pracowniczej wystawione przez ich przechowawców.

 

Świadectwo pracy i zaświadczenie Rp-7 wystawia tylko pracodawca

Podstawowym dokumentem poświadczającym zatrudnienie jest świadectwo pracy. Zgodnie z art. 97 Kodeksu pracy, pracodawca jest obowiązany wydać je niezwłocznie po ustaniu zatrudnienia. W przypadku stwierdzenia błędów w świadectwie, pracownik może zażądać jego sprostowania przez pracodawcę, a jeśli pracodawca odmówi – wystąpić z pozwem o sprostowanie świadectwa do sądu pracy.

Z kolei podstawowym dokumentem poświadczającym okres zatrudnienia i wysokość zarobków do celów emerytalno-rentowych jest zaświadczenie o zatrudnieniu i wynagrodzeniu (druk Rp-7). Zgodnie z art. 125 ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych oraz § 20 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 7 lutego 1983 r. w sprawie postępowania o świadczenia emerytalno-rentowe i zasad wypłaty tych świadczeń, zaświadczenia Rp-7 wydają tylko pracodawcy.

Inne dokumenty z przebiegu zatrudnienia

W przypadku braku zaświadczenia Rp-7, dowodem potwierdzającym okresy zatrudnienia do celów emerytalno-rentowych mogą być różnego rodzaju dokumenty z przebiegu pracy, np.:

  • legitymacje ubezpieczeniowe
  • legitymacje służbowe, legitymacje związków zawodowych
  • wpisy o zatrudnienia w dowodach osobistych starego typu
  • umowy o pracę
  • pisma kierowane przez zakład pracy do pracownika w czasie trwania zatrudnienia (np. o powołaniu, mianowaniu, angażowaniu, zwolnieniu, wyróżnieniu, udzieleniu urlopu, zmianie wynagrodzenia itp.).

Kopie i odpisy wystawione przez przechowawców dokumentacji

Dowodem potwierdzającym okresy zatrudnienia i wynagrodzenie mogą być również odpisy lub kopie dokumentacji osobowo-płacowej wystawiane przez archiwa państwowe lub innych przechowawców dokumentacji osobowo-płacowej. Najczęściej będą to:

  • umowy o pracę
  • karty wynagrodzeń
  • listy płac
  • karty zasiłkowe
  • karty obiegowe nawiązania, zmiany lub ustania stosunku pracy
  • pisma kierowane przez zakład pracy do pracownika w okresie zatrudnienia.

 

Błędy w dokumentach dotyczących zatrudnienia

Archiwum nie może dokonywać korekt świadectw pracy, zaświadczeń o zatrudnieniu i innych dokumentów wystawionych przez pracodawcę. Dlatego bardzo ważne jest dokładne ich sprawdzenie po otrzymaniu i ewentualnie zażądanie ich sprostowania w trybie określonym przez prawo.

Archiwum nie może również dokonywać jakichkolwiek zmian w przechowywanej dokumentacji osobowej i płacowej, np. poprawiać błędów w pisowni imion i nazwisk, miejscu i dacie urodzenia, datach zatrudnienia itp.

 

Jak długo przechowywana jest dokumentacja pracownicza?

Dokumentacja pracownicza zaliczana jest do dokumentacji niearchiwalnej (tzw. kategoria B) i dlatego musi być przechowywana tylko przez pewien określony przez prawo okres, po którym może być brakowana (zniszczona). Dla dokumentacji osobowej okres przechowywania wynosi obecnie pięćdziesiąt lat od ustania stosunku pracy.

Uwaga! Dla dokumentacji płacowej obowiązywał kiedyś krótszy, dwunastoletni okres przechowywania. Wydłużono go dopiero po wejściu w życie ustawy z dnia 17 października 1991 r. o rewaloryzacji emerytur i rent, o zasadach ustalania emerytur i rent oraz zmianie niektórych ustaw (Dz. U. Nr 104, poz. 450) oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 15 stycznia 1991 r. w sprawie zasad prowadzenia rachunkowości (Dz. U. Nr 10, poz. 35). Dlatego częste są przypadki, że dokumenty płacowe z lat siedemdziesiątych i wcześniejsze się nie zachowały.

 

Gdzie szukać dokumentów?

Istniejące zakłady pracy (także przekształcone lub sprywatyzowane)

Pracodawca ma obowiązek przechowywać dokumentację osobową i płacową byłych pracowników (obecnie przez pięćdziesiąt lat), dlatego w przypadku, gdy dawny zakład pracy istnieje, to właśnie tam należy szukać swoich dokumentów z okresu zatrudnienia. Dotyczy to również większości przekształconych lub sprywatyzowanych byłych przedsiębiorstw państwowych, których dokumentację z reguły przejęły przedsiębiorstwa lub spółki powstałe w wyniku zmian organizacyjnych.

Zlikwidowane zakłady państwowe

W razie braku sukcesora należy zwrócić się do organu administracji państwowej, założycielskiego lub nadrzędnego w stosunku do byłego pracodawcy. Najczęściej będzie to wojewoda lub właściwy rzeczowo minister.

Archiwum Lubelskiego Urzędu Wojewódzkiego
ul. Spokojna 4
20-914 Lublin
tel. 081 742 42 92

Zlikwidowane spółdzielnie

W tym przypadku informacji najlepiej szukać w związku rewizyjnym, w którym była zrzeszona spółdzielnia, a jeśli takiego związku nie ma lub został zlikwidowany – w Krajowej Radzie Spółdzielczej. Dokumentacja może być przechowywana przez inną spółdzielnię, organizację spółdzielczą, Stowarzyszenie Archiwistów Polskich, a także archiwa prywatne i państwowe.

Związek Lustracyjny Spółdzielni Pracy
Delegatura Regionalna w Lublinie
ul. Krochmalna 23/7
20-401 Lublin
tel. 081 532 15 03

Gdzie szukać informacji o miejscu przechowywania dokumentacji?


Informacje o miejscach przechowywania dokumentacji ze zlikwidowanych lub przekształconych zakładów pracy można znaleźć w bazach danych dostępnych w Internecie, np. na stronach Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych.

O miejscu przechowywania dokumentów zlikwidowanego przedsiębiorstwa prywatnego, państwowego lub spółdzielczego, likwidator jednostki lub syndyk masy upadłościowej powinien poinformować właściwy terytorialnie sąd rejonowy lub inny organ prowadzący rejestr działalności gospodarczej oraz urząd skarbowy. Tam też warto poszukać informacji na temat losów swojej dokumentacji pracowniczej.

Krajowy Rejestr Sądowy
Oddział w Lublinie
ul. Garbarska 20
20-340 Lublin
tel. 081 745 47 00

Internetowe bazy danych o miejscach przechowywania dokumentacji

 

Opłaty

Na podstawie art. 51o ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach za sporządzenie odpisu lub kopii dokumentacji pracowniczej pobierane są opłaty uwzględniające m.in. koszty: wyszukania dokumentów i ich przygotowania do sporządzenia odpisu lub skopiowania, sporządzenia odpisu lub kopii, warunków także zapewnienia odpowiednich warunków przechowywania dokumentacji.

Maksymalną wysokość opłat określa rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 10 lutego 2005 r. w sprawie określenia maksymalnej wysokości opłat za sporządzenie odpisu lub kopii dokumentacji o czasowym okresie przechowywania.

Wysokość opłat pobieranych przez Archiwum określa zarządzenie Nr 2 Dyrektora Archiwum Państwowego w Lublinie z dnia 9 marca 2016 r. w sprawie wprowadzenia regulaminu usług archiwalnych. Wynoszą one:

 Opis usługi 

Cena (zł)

Kopia świadectwa pracy
Opłata pobierana jest za dokument, niezależnie od ilości stron i formatu

 17,00

Kopia innego niż świadectwo pracy dokumentu z zakresu stosunku pracy, w tym dokumentu potwierdzającego wysokość wynagrodzenia
Opłata pobierana jest za dokument, niezależnie od ilości stron i formatu

 4,00

Kopia kartoteki zarobkowej bądź zasiłkowej albo listy płac
Opłata pobierana jest za każdą kartę zarobkową lub stronę listy płac

 4,00

Odpis świadectwa pracy
Opłata pobierana jest za każdą rozpoczętą stronę odpisu

 35,00

Odpis innego niż świadectwo pracy dokumentu z zakresu stosunku pracy, w tym dokumentu potwierdzającego wysokość wynagrodzenia
Opłata pobierana jest za każdą rozpoczętą stronę odpisu

  8,00

Odpis skrócony wysokości zarobków na podstawie list płac
Opłata pobierana jest za każdą pozycję zestawienia (rok kalendarzowy)

 4,00

Maksymalna opłata od jednego zamówienia nie może przekroczyć 200 zł.

 

Udostępnianie dokumentacji pracowniczej

Archiwum umożliwia w wyjątkowych sytuacjach wgląd do przechowywanej dokumentacji pracowniczej, np. w celu wyjaśnienia niejasności czy wskazania dokumentów do skopiowania. Dokumentacja osobowa i płacowa udostępniana jest wyłącznie osobom, których dotyczą akta, w siedzibie Sekcji do spraw dokumentacji niearchiwalnej (budynek MUSI, Lublin, ul. Magnoliowa 2 – boczna Alei Spółdzielczości Pracy, naprzeciwko Galerii Olimp) w każdą środę w godzinach od 8.00 do 14.00.

W celu przygotowania dokumentacji do udostępnienia konieczny jest wcześniejszy kontakt telefoniczny pod nr (081) 748 51 34, najpóźniej do wtorku do godz. 14.
Archiwum wypożycza przechowywaną dokumentację pracowniczą wyłącznie jej wytwórcy oraz Zakładowi Ubezpieczeń Społecznych, sądom i innym organom do tego upoważnionym.

Podstawa prawna

  • Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tekst jednolity Dz.U. 2015 nr 0 poz. 1446)
  • Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 10 lutego 2005 r. w sprawie określenia maksymalnej wysokości opłat za sporządzenie odpisu lub kopii dokumentacji o czasowym okresie przechowywania (Dz. U. z 2005 r. Nr 28, poz. 240)
  • Ustawa z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (tekst jednolity Dz.U. 2015 nr 0 poz. 748 z póżn. zm.)
  • Wyrok Trybunału Konstytucyjnego z dnia 6 listopada 2007 r. sygn. akt U 8/05 (Dz.U. 2007 nr 211 poz. 1548 2007.11.14)

Powrót

Załączniki

Brak załączników w dokumencie.

Metryka dokumentu

ukryj
Tytuł dokumentu:Dokumentowanie zatrudnienia
Podmiot udostępniający informację:Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych
Informację opublikował:Roman Kusyk
Informację wytworzył:
Data na dokumencie:Brak
Data publikacji:11.01.2007 14:35

Rejestr zmian dokumentu

pokaż