Statut

(Załącznik do zarządzenia Nr 15 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 16 sierpnia 2010 r. w sprawie nadania statutu Archiwum Państwowego w Zamościu).




STATUT

ARCHIWUM PAŃSTWOWEGO W ZAMOŚCIU

I

POSTANOWIENIA OGÓLNE

§ 1

Archiwum Państwowe w Zamościu, utworzone na podstawie Zarządzenia Nr 4 Ministra Nauki, Szkolnictwa Wyższego i Techniki z dnia 21 stycznia 1976 r., w sprawie utworzenia wojewódzkich archiwów państwowych (Dz. Urz. MNSzWiT Nr 2, poz. 5), zwane dalej „Archiwum” działa na podstawie:

1)     ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 673, z późn. zm.);

2)    niniejszego statutu;

3)    innych przepisów.

§ 2

1.     Siedziba Archiwum mieści się w Zamościu.

2.     Zasięg działania Archiwum jest na terenie województwa lubelskiego obszar obejmujący:

1)     miasto na prawach powiatu Zamość;

2)     wszystkie gminy wchodzące w skład powiatów: biłgorajskiego, hrubieszowskiego, tomaszowskiego i zamojskiego;

3)     gminy: Gorzków, Izbica, Rudnik i Żółkiewka powiatu krasnostawskiego;

4)     gminy: Wysokie i Zakrzew powiatu lubelskiego.

§ 3

Archiwum podlega Naczelnemu Dyrektorowi Archiwów Państwowych.

§ 4

Archiwum używa pieczęci urzędowej okrągłej z Godłem Państwa pośrodku i napisem w otoku: „Archiwum Państwowe w Zamościu”.


II

ZADANIA I ZAKRES DZIAŁANIA

§ 5

1.     Do zadań Archiwum należy:

1)     kształtowanie i nadzór nad państwowym zasobem archiwalnym;

2)     przejmowanie, przechowywanie i zabezpieczanie materiałów archiwalnych;

3)     ewidencjonowanie i opracowywanie materiałów archiwalnych;

4)     udostępnianie materiałów archiwalnych;

5)     urzędowe potwierdzanie treści przechowywanych materiałów archiwalnych;

6)     prowadzenie działalności naukowej i wydawniczej;

7)     prowadzenie działalności informacyjnej i popularyzatorskiej na temat materiałów archiwalnych i archiwów;

8)     prowadzenie spraw przechowywania dokumentacji o czasowym okresie przechowywania w zakresie ustalonym ustawą.

2.     Oprócz działalności podstawowej Archiwum wykonuje usługi archiwalne w zakresie:

1)     prowadzenia kwerend w zasobie archiwalnym;

2)     kopiowania materiałów archiwalnych dla potrzeb, o których mowa w ust. 1 pkt 4;

3)     przetwarzania i przekazywania danych przy użyciu systemów teleinformatycznych lub informatycznych nośników danych;

4)      konserwacji materiałów archiwalnych.

3.     Archiwum może również prowadzić działalność usługową polegającą w szczególności na:

1)     przechowywaniu dokumentacji o czasowym okresie przechowywania, w tym dokumentacji osobowo-płacowej;

2)     wydawaniu odpisów i kopii z dokumentacji o czasowym okresie przechowywania, w tym dokumentacji osobowo-płacowej;

3)     konserwacji dokumentacji o czasowym okresie przechowywania, w tym dokumentacji osobowo-płacowej.

§ 6

W szczególności do zakresu działania Archiwum należy:

1)     w zakresie kształtowania i nadzoru nad państwowym zasobem archiwalnym:

a)    ustalanie państwowych jednostek organizacyjnych oraz jednostek samorządu terytorialnego i innych samorządowych jednostek organizacyjnych, w których powstają materiały archiwalne wchodzące do państwowego zasobu archiwalnego i które są zobowiązane do prowadzenia archiwów zakładowych, oraz prowadzenie ich ewidencji,

b)   inicjowanie i zatwierdzanie dla jednostek organizacyjnych, o których mowa w lit. a – w ramach posiadanego upoważnienia – instrukcji określających zasady i tryb postępowania z dokumentacją w formie instrukcji kancelaryjnych i instrukcji o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego (składnicy akt) oraz ich zmian,

c)    inicjowanie i uzgadnianie dla jednostek organizacyjnych, o których mowa w lit. a, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz ich zmian,

d)   kontrola archiwów zakładowych, składnic akt, jednostek z powierzonym zasobem archiwalnym oraz innych miejsc przechowywania materiałów archiwalnych stanowiących państwowy zasób archiwalny, wydawanie zaleceń pokontrolnych i sprawdzanie ich realizacji,

e)    nadzór nad brakowaniem dokumentacji niearchiwalnej w państwowych i samorządowych jednostkach organizacyjnych, wykonywanie ekspertyz archiwalnych oraz wydawanie jednorazowych zgód na zniszczenie dokumentacji niearchiwalnej,

f)     nadzór nad prawidłowością przygotowania i przekazywania materiałów archiwalnych do Archiwum,

g)    współdziałanie z podmiotami działającymi w sferze państwowego i niepaństwowego zasobu archiwalnego w zakresie prawidłowości zarządzania dokumentacją zgodnie z prawem powszechnie obowiązującym oraz przepisami wydanymi dla tych podmiotów,

h)   prowadzenie instruktaży, konsultacji i doradztwa w zakresie postępowania z dokumentacją, w tym z materiałami archiwalnymi w państwowych i samorządowych jednostkach organizacyjnych;

2)     w zakresie przejmowania, przechowywania i zabezpieczania materiałów archiwalnych:

a)    przejmowanie materiałów archiwalnych wraz ze sporządzoną do nich ewidencją,

b)   rozmieszczanie i zabezpieczanie materiałów archiwalnych oraz zapewnienie im optymalnych warunków przechowywania,

c)    profilaktyka konserwatorska i konserwacja właściwa materiałów archiwalnych,

d)   prowadzenie kopiowania zabezpieczającego materiałów archiwalnych, w tym ich mikrofilmowania,

e)    ochrona i zabezpieczenie zasobu archiwalnego;

3)     w zakresie ewidencjonowania i opracowywania materiałów archiwalnych:

a)    prowadzenie ewidencji materiałów archiwalnych,

b)   opracowywanie materiałów archiwalnych zgodnie z obowiązującymi normami i przepisami metodycznymi,

c)    opracowywanie archiwalnych pomocy ewidencyjno-informacyjnych oraz pomocy archiwalnych wyższego rzędu;

4)     w zakresie udostępniania materiałów archiwalnych:

a)    udostępnianie materiałów archiwalnych w pracowni naukowej,

b)   udzielanie informacji o zasobie i udostępnianie archiwalnych pomocy ewidencyjno-informacyjnych,

c)    wypożyczanie reprodukcji materiałów archiwalnych w ramach wymiany międzyarchiwalnej;

5)     w zakresie urzędowego potwierdzania treści przechowywanych materiałów archiwalnych – wydawanie ich uwierzytelnionych odpisów, wypisów, wyciągów oraz reprodukcji, a także zaświadczeń na podstawie tych materiałów;

6)     w zakresie prowadzenia działalności naukowej i wydawniczej:

a)    prowadzenie badań indywidualnych i zespołowych z zakresu archiwistyki i dziedzin pokrewnych oraz udział w komisjach i zespołach powołanych przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych, a także udział w realizacji przedsięwzięć inicjowanych przezeń w tym zakresie,

b)   opracowywanie ekspertyz i opinii naukowych,

c)    organizowanie zebrań, konferencji i sesji naukowych,

d)   współdziałanie ze szkołami wyższymi oraz z innymi instytucjami naukowymi i wydawniczymi,

e)    przygotowywanie do druku wydawnictw źródłowych i pomocy ewidencyjno-informacyjnych oraz publikacji z zakresu teorii i praktyki archiwalnej;

7)     w zakresie prowadzenia działalności informacyjnej i popularyzatorskiej:

a)    przygotowywanie informatorów o materiałach archiwalnych i Archiwum,

b)   współpraca z placówkami informacyjnymi, naukowymi, kulturalnymi i oświatowymi,

c)    organizowanie wystaw i pokazów materiałów archiwalnych oraz współudział w ich przygotowaniu,

d)   organizowanie oraz prowadzenie wykładów i odczytów o tematyce historyczno-archiwalnej dla zainteresowanych środowisk,

e)    prowadzenie wykładów i zajęć lekcyjnych dla młodzieży szkolnej oraz studentów,

f)     przyjmowanie wycieczek młodzieży szkolnej, studentów oraz przedstawicieli innych środowisk społecznych,

g)    upowszechnianie wiedzy o Archiwum i jego zasobie w środkach masowego przekazu oraz w sieciach informatycznych dostępnych publicznie,

h)   współpraca ze stowarzyszeniami naukowymi oraz regionalnymi,

i)     wyszukiwanie i upowszechnianie informacji o zawartości zasobu Archiwum, w szczególności w ramach kwerend tematycznych;

8)        w zakresie spraw dotyczących dokumentacji o czasowym okresie przechowywania:

a)    współpraca z Archiwum Państwowym Dokumentacji Osobowej i Płacowej oraz z innymi archiwami państwowymi w zakresie przejmowania dokumentacji o czasowym okresie przechowywania w związku z orzeczeniami sądów rejestrowych,

b)   zbieranie i udzielanie informacji o miejscach przechowywania dokumentacji osobowo-płacowej po byłych pracodawcach, którzy mieli siedzibę na obszarze działania Archiwum,

c)    prowadzenie ewidencji dokumentacji zlikwidowanych pracodawców, przejętej przez Archiwum od likwidowanych pracodawców i przedsiębiorców wykreślonych z rejestru przechowawców akt osobowych,

d)   udostępnianie dokumentacji niearchiwalnej uprawnionym osobom fizycznym oraz jej udostępnianie i wypożyczanie uprawnionym podmiotom.

§ 7

1.     Zasób Archiwum stanowią materiały archiwalne powstałe w wyniku działalności organów państwowych oraz państwowych jednostek organizacyjnych, organów jednostek samorządu terytorialnego oraz samorządowych jednostek organizacyjnych z obszaru działania Archiwum, a także jego zasób historyczny.

2.     Do zasobu Archiwum wchodzą również materiały archiwalne niepaństwowego zasobu archiwalnego przejmowane na podstawie art. 44 ust. 1 i 2 oraz nabywane na podstawie art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 673, z późn. zm.), a także nabyte w innej drodze.

§ 8

1.     Realizując zadania statutowe Archiwum współpracuje z organami oraz przedstawicielami władz państwowych i samorządowych na obszarze jego działania.

2.     Archiwum współpracuje z innymi archiwami mającymi siedzibę na obszarze jego działania oraz z jednostkami organizacyjnymi, w których powstaje niepaństwowy zasób archiwalny.

III

STRUKTURA

§ 9

W skład Archiwum wchodzą:

1)    Oddział Ewidencji, Zabezpieczania, Udostępniania Zasobu i Informacji.

W skład Oddziału wchodzi:

a)     Pracownia naukowa i biblioteka,

b)    Pracownia konserwacji i reprografii;

2)    Samodzielne Stanowisko ds. Opracowania Zasobu;

3)    Samodzielne Stanowisko ds. Nadzoru nad Narastającym Zasobem Archiwalnym;

4)    Samodzielne Stanowisko ds. Przechowalnictwa Dokumentacji o Czasowym Okresie Przechowywania;

5)    Samodzielne Stanowisko ds. Administracji;

6)    Główny Księgowy.

§ 10

1.     Dyrektor Archiwum określa w regulaminie organizacyjnym szczegółowe zadania i    organizację komórki organizacyjnej oraz zadania wykonywane na samodzielnych stanowiskach, wymienionych w § 9, a także tryb realizacji powierzonych zadań.

2.     W razie uzasadnionej potrzeby dyrektor Archiwum może w ramach oddziałów tworzyć lub likwidować sekcje, pracownie i samodzielne stanowiska pracy.

3.     W razie uzasadnionej potrzeby dyrektor Archiwum może w ramach oddziału tworzyć lub likwidować sekcje, pracownie i samodzielne stanowiska pracy.

§ 11

Schemat organizacyjny Archiwum stanowi załącznik do statutu.

IV

KIEROWNICTWO ARCHIWUM, PRACOWNICY

§ 12

1.     Archiwum kieruje dyrektor, którego powołuje i odwołuje Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych.

2.     Dyrektor Archiwum podlega Naczelnemu Dyrektorowi Archiwów Państwowych, przed którym jest odpowiedzialny za całokształt działalności Archiwum.

§ 13

1.     Dyrektor Archiwum kieruje całokształtem działalności Archiwum oraz czuwa nad prawidłową realizacją wypełnianych przez nie zadań.

2.     Do zakresu działania dyrektora Archiwum należy w szczególności:

1)     ogólne kierownictwo w sprawach organizacyjnych, administracyjnych, metodycznych i naukowo-badawczych;

2)     ogólny nadzór nad zasobem i majątkiem Archiwum;

3)     reprezentowanie Archiwum na zewnątrz;

4)     przedkładanie Naczelnemu Dyrektorowi Archiwów Państwowych planów Archiwum, w tym rzeczowych i finansowych, oraz sprawozdań i wniosków dotyczących ich realizacji;

5)     dokonywanie wydatków budżetowych w ramach zatwierdzonych planów finansowych;

6)     wydawanie decyzji w sprawach dotyczących działalności Archiwum oraz w sprawach wynikających z odrębnych przepisów;

7)     wydawanie zarządzeń wewnętrznych oraz wprowadzanie na ich podstawie regulaminów i instrukcji;

8)     wykonywanie zadań przewidzianych dla dyrektora generalnego urzędu w przepisach ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (Dz. U. Nr 227, poz. 1505, z późn. zm.);

9)     tworzenie warunków sprzyjających podnoszeniu przez pracowników kwalifikacji zawodowych i zdobywaniu stopni naukowych oraz sprawowanie nadzoru w tym zakresie;

10) kierowanie realizacją zadań z zakresu ochrony przeciwpożarowej, bezpieczeństwa i higieny pracy, odpowiednio do odrębnych przepisów;

11) kierowanie realizacją zadań w zakresie obrony cywilnej oraz ochrony informacji niejawnych.

§ 14

Dyrektor Archiwum współdziała, odpowiednio, ze związkami zawodowymi działającymi w Archiwum w zakresie określonym odrębnymi przepisami lub przedstawicielem pracowników przy ustalaniu regulaminu korzystania z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.

§ 15

Do zatrudnionych w Archiwum pracowników stosuje się odpowiednio przepisy:

1)     ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (Dz. U. Nr 227, poz. 1505, z późn. zm.);

2)     ustawy z dnia 16 września 1982 r. o pracownikach urzędów państwowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 86, poz. 953, z późn. zm.);

3)     ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94, z późn. zm.).

§ 16

1.     Kierownik komórki organizacyjnej wymienionej w § 9 ponosi odpowiedzialność za całokształt działalności podległej im komórki i jest odpowiedzialny przed dyrektorem Archiwum za prawidłową i terminową realizację zadań.

2.     Kierownik komórki organizacyjnej, o której mowa w § 9, dokonuje opisu podległych mu stanowisk pracy oraz przydziela podległym pracownikom zadania wynikające z opisu stanowiska oraz planu pracy komórki organizacyjnej bądź potrzeb bieżących Archiwum, a także kontroluje ich wykonanie.

3.     Zakres czynności kierownika oddziału oraz pracowników zatrudnionych na samodzielnych stanowiskach ustala dyrektor Archiwum.

V

ORGANY DORADCZE I OPINIODAWCZE

§ 17

1.     W Archiwum działają następujące organy opiniodawcze i doradcze:

1)     Kolegium;

2)     Zespół Zakupu Materiałów Archiwalnych.

2.     Na rzecz Archiwum działają następujące organy opiniodawcze i doradcze:

1)     Komisja Metodyczna, utworzona w Archiwum Państwowym w Lublinie, wspólna dla Archiwum Państwowego w Lublinie oraz Archiwum Państwowego w Zamościu;

2)     Komisja Archiwalnej Oceny Dokumentacji, utworzona w Archiwum Państwowym w Lublinie, wspólna dla Archiwum Państwowego w Lublinie oraz Archiwum Państwowego w Zamościu.

2.     Dyrektor Archiwum może powołać inne komisje i zespoły do rozpatrywania określonych spraw oraz komisje przewidziane odrębnymi przepisami.

3.     Dyrektor Archiwum powołuje organ wymieniony w ust. 1 pkt 1, określa jego zakres działania i skład osobowy, a także powołuje organ wymieniony w ust. 1 pkt 2 i określa jego skład osobowy.

4.     W przypadku komisji, o których mowa w ust. 2, dyrektor współdziała z dyrektorem Archiwum Państwowego w Lublinie w zakresie określania ich składów osobowych.

VI

MIENIE I FINANSE ARCHIWUM

§ 18

Archiwum jest państwową jednostką budżetową, działającą według zasad określonych w ustawie z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240, z późn. zm.) oraz w przepisach wydanych na jej podstawie.

§ 19

Majątek Archiwum stanowi własność Skarbu Państwa i może być wykorzystywany jedynie do celów związanych z działalnością statutową Archiwum.

§ 20

1.     Do podejmowania zobowiązań finansowych lub składania oświadczeń w zakresie praw i obowiązków majątkowych upoważniony jest wyłącznie dyrektor Archiwum lub ustanowieni przez niego pełnomocnicy w zakresie określonym w pełnomocnictwie.

2.     Do dysponowania środkami pieniężnymi na rachunku bankowym Archiwum upoważniony jest dyrektor Archiwum i główny księgowy oraz ustanowieni przez nich pełnomocnicy, działający w zakresie określonym w pełnomocnictwie.

VII

PRZEPISY KOŃCOWE

§ 21

Zmiany w statucie mogą być dokonane w trybie określonym dla jego nadania.

Powrót

Załączniki

Brak załączników w dokumencie.

Metryka dokumentu

ukryj
Tytuł dokumentu:Statut
Podmiot udostępniający informację:Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych
Informację opublikował:Jakub Żygawski
Informację wytworzył:
Data na dokumencie:Brak
Data publikacji:29.09.2003 21:14

Rejestr zmian dokumentu

pokaż