wersja do wydruku Artur Nogaj 23.08.2017 13:21

Digitalizacja akt metrykalnych

ZAPYTANIE OFERTOWE

 

Archiwum Państwowe w Toruniu zaprasza do złożenia ofert na: digitalizację zbiorów archiwalnych tj. ksiąg metrykalnych USC – format A2 w łącznej ilości ok. 30.000 skanów formatu A2 ze zbiorów Archiwum Państwowego w Toruniu

 

1.    Zakres zamówienia

  1. Skanowanie ksiąg metrykalnych do formatu TIFF v. 6.0 bez kompresji w ilości łącznej nie przekraczającej 60.000 skanów
  2. Konwersja plików TIFF v. 6.0 bez kompresji do formatu JPEG 2000 (JP2) w ilości łącznej nie przekraczającej 60.000 skanów wraz z metadanymi oraz jpeg.
  3. Dołączenie metadanych do każdego wykonanego skanu

2.    Termin wykonania.

Całość usługi musi być wykonana maksymalnie do dnia 20.XII.2017 roku.

 

3.    Miejsce wykonania usługi.

 

  1. Zamówienie powinno być wykonywane jedynie w obiekcie spełniającym wymogi Ustawy o ochronie osób i mienia. (Dz.U. 1997 nr 114 poz. 740) Wykonawca musi być właścicielem pomieszczeń lub najemcą na podstawie stosownej umowy. W formularzu ofertowym należy wskazać miejsce wykonania usługi.

 

  1. Pomieszczenia muszą posiadać zabezpieczenia fizyczne i techniczne antywłamaniowe (alarm, ochronę budynku) oraz przeciwpożarowe w postaci czujek ppoż. i sprzętu gaśniczego (gaśnice proszkowe) w liczbie wymaganej przepisami szczegółowymi i spełniać warunki do przechowywania dokumentacji archiwalnej.

 

  1. Zleceniodawca zastrzega sobie prawo wizji lokalnej pomieszczeń przed podpisaniem umowy.

 

  1. Dokumenty do pomieszczeń Wykonawcy będą dostarczane samochodem Oferenta/Wykonawcy, zgodnie z wymogami Ustawy o ochronie osób i mienia. (Dz.U. 1997 nr 114 poz. 740). Wydawanie dokumentów następować będzie partiami i potwierdzane zostanie każdorazowo stosownym protokołem zawierającym szczegółową listę wydawanych materiałów. Wzór protokołu stanowi załącznik nr. 4

 

  1. Samochód musi spełniać następujące warunki:

 

  1. Być przygotowanym do transportu zbiorów archiwalnych
  2. Przewóz  powyższych akt odbywał się będzie w skrzyniach transportowych w obecności pracownika archiwum, załadunek akt jest w gestii Wykonawcy usługi digitalizacji.

 

  1. Harmonogram dostaw zostanie uzgodniony przez strony w momencie podpisywania umowy.

 

  1. Zamawiający zastrzega sobie prawo do kontroli sposobu przewozu i magazynowania dokumentów oraz sposobu realizacji zamówienia przez Wykonawcę.

 

  1. Wykonawca bierze odpowiedzialność za uszkodzenia dokumentów wynikające z niewłaściwego przechowywania lub transportu do i z miejsca wykonywania zlecenia. Odpowiedzialność polegać będzie na pokryciu kosztów rekonstrukcji lub wypłacie odszkodowania w kwocie odpowiadającej wartości szkody.

 

4.    Charakterystyka materiałów archiwalnych podlegających digitalizacji.

Materiałami archiwalnymi, które zostaną poddane digitalizacji są:

 

- księgi USC – 518 j.a. – ok. 60.000 stron (1 skan to 2 strony)

 

  1. Stan zachowania.

Materiały przeznaczone do digitalizacji są w stanie średnio-dobrym

 

5.    Oczekiwane parametry techniczne wykonywanych plików - skanów.

  1. Parametry podstawowe

Parametr

Opis

Rozdzielczość skanowania

400 ppi optyczne

Głębia koloru

RGB 24 bit/piksel

Format pliku wzorcowego

TIFF v 6.0 bez kompresji

Format pliku użytkowego

JPEG2000 (JP2)  o profilu poniższym

 

 

parametry plików JP2:

Parametr

Wartość

File format

Part 1 (.jp2)

Profile

Rsiz=2 (Profile 1)

Image size

Taki sam jak – TIFF

Typical compression

8:1

Tiling

1024x1024

Image and tile origin

XOsiz = YOsiz = XTOsiz = YTOsiz = 0

Number of components

Csiz = 3

Bit depth

Ssiz = 24

Subsampling

XRsiz = YRsiz = 1

Progression order

RPCL

Number of decomp. levels

5 (or 6)

Number of quality layers

12

/logarithmic/

Code block size

(xcb = ycb)

6

Transformation

9-7

irreversible

Precinct size

256x256 for first two decomp. levels,

128 by 128 for lower levels

Regions of Interest

No

Code block size

64x64

TLM markers

Yes “R”

Bypass

Yes

Colour-space

sRGB (restricted ICC profile)

 

  1. Parametry – wymagania dodatkowe
    1. Plik skanu powinien odzwierciedlać rzeczywistą wielkość skanowanego obiektu
    2. Marginesy wokół zeskanowanego obiektu:
      1. Margines ma być ustawiony na 5 mm od góry, od dołu, oraz od strony zewnętrznej.
      2. W przypadku stron dzielonych na lewą i prawą margines jak wyżej z tym, że wspólna część nie może wynosić więcej niż 2 mm. Dzielenie skanu na dwa pliki (dwie osobne strony) odbywać się będzie dla wskazanych przez Zamawiającego ksiąg.
    3. Dla każdego pliku wynikowego (TIFF i JP2) musi być wygenerowany skrót (suma kontrolna) w oparciu o funkcje skrótu SHA1 (RFC 3174, US Secure Hash Algorithm 1 (SHA1)) lub SHA256, który wraz z jego rozmiarem oraz datą utworzenia umieszczony zostanie w pliku METS.
    4. Sposób nazewnictwa folderów oraz plików TIFF zgodny z wytycznymi NDAP  w sprawie digitalizacji zasobu archiwalnego archiwów państwowych (załącznik do Zarządzenia nr 14 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 31 sierpnia 2015 r. z późn. zm.). Nazewnictwo plików JP2 takie same jak pliku „matki” TIFF.  Sposób nazewnictwa innych plików np. zawierających metadane, plików kontrolnych itp. Zamawiający przekaże Wykonawcy przed przystąpieniem do wykonywania usługi.
    5. Każda strona musi być zeskanowana z czarną podkładką umieszczaną, co stronę.
    6. Zgodnie z wytycznymi Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych w sprawie digitalizacji zasobu archiwalnego archiwów państwowych każda strona (strony) podlegająca digitalizacji powinna zostać zeskanowana razem z wzornikiem ColorChecker® Classic lub Q13 oraz wzornikiem Certifi FC-2 lub Object-Level 0,5x Target (zapewniającym kontrolę rozdzielczości przestrzennej). W przypadku ksiąg jak i kart o stronach nie różniących się barwowo dopuszczalne jest wykonanie takiego skanu tylko dla pierwszej strony (lub dwóch pierwszych stron).

Uszczegółowienie tego procesu Zamawiający przekaże Wykonawcy przed przystąpieniem do wykonywania usługi.

  1. Pomijanie przy skanowaniu pustych stron musi wynikać z pisemnej dyspozycji pracownika archiwum dopuszczającego materiał archiwalny do skanowania. Strony te (zakres tych stron) muszą być jednoznacznie zaznaczone przez umieszczenie zastawników w przeznaczonej do digitalizacji księdze. Wraz z zaznaczeniem pustych stron nie podlegających digitalizacji zostanie podana ilość stron w księdze podlegających digitalizacji.

6.    Metadane.

  1. Metadane dla plików TIFF – dane powinny być umieszczone w pliku wynikowym TIFF

 

Numer znacznika
(TIFF TagNumber)

Nazwa znacznika (TagName) TIFF/EXIF

Wartość

256

ImageWidth

 

257

ImageLength

 

258

BitsPerSample

 

259

Compression

 

262

PhotometricInterpretation

 

269

DokumentName

69_1101_0_0_2_0002.tif

271

Make

Producent skanera (nazwa urządzenia skanującego)

272

Model

Model skanera

273

StripOffsets

 

274

Orientation

 

277

SamplesPerPixel

 

278

RowsPerStrip

 

279

StripByteCounts

 

282

XResolution

 

283

YResolution

 

284

PlanarConfiguration

 

296

ResolutionUnit

 

305

Software

Oprogramowanie skanera + jego wersja

306

DataTime

Data i czas wykonania skanu zgodnie z formatem ISO 8601

315

Artist

Imię i nazwisko skanerzysty + Nazwa firmy skanującej

34675

InterColorProfile

profil ICC skanera

37510 *

UserComment

Rok danego aktu np. 1888

 

 

  1. Metadane w formacie METS
    1. Wymogi podstawowe
      1.  Pliki metadanych w formacie METS w XML muszą być wykonane zgodnie z wersją 1.9 lub 1.10 tego standardu
      2. Dla każdego pliku TIFF oraz odpowiadającego mu pliku JP2 należy przygotować jeden plik metadanych METS w formacie pliku xml
      3. Plik metadanych METS odpowiadający danemu plikowi należy zapisać w folderze, w którym zapisano ten plik
      4. Pojedynczy plik metadanych METS musi zawierać lokalne odniesienia do plików binarnych zawartości cyfrowych (TIFF oraz  JP2) ze ścieżkami typu URN definiowanymi względem położenia pliku METS
      5. W każdym folderze obiektu (księgi) musi być jeden i tylko jeden plik METS opisujący ten obiekt nazywany dalej plikiem METS obiektu (księgi)
      6. Plik METS obiektu (księgi) musi zawierać wyłącznie lokalne odniesienia do innych plików w postaci ścieżek typu URN definiowanych względem położenia pliku METS
      7. Pliki metadanych poszczególnych plików powinny być osadzone w pliku METS obiektu lub wskazywane przez URN w zewnętrznych plikach dostępnych w tym samym folderze obiektu
      8. Wszystkie pliki składające się na zawartość cyfrową obiektu (księgi) muszą być wskazane w pliku METS
      9. Pliki w formacie METS w XML, muszą przejść walidację na podstawie schematu XSD

 

 

 

  1. Wymogi odnośnie struktury
    1. Metadane techniczne i administracyjne dotyczące pojedynczego pliku TIFF (zgodne z pkt 9.1) powinny być umieszczone w odpowiednich sekcjach pliku METS.
    2. Informacja o sumie kontrolnej pojedynczego pliku wchodzącego w skład obiektu wraz z jego rozmiarem oraz datą utworzenia powinna zostać umieszczona w odpowiedniej sekcji pliku METS

 

7.    Kontrola Jakości - Postprocesing

  1. Wymagane jest, aby skanowanie każdej kolejnej księgi poprzedzone było zeskanowaniem wzorca(ów) pozwalających na ocenę barwową i rozdzielczości przestrzennej. Na podstawie tego skanu musi być generowany raport w formie pliku tekstowego zawierający następujące informacje: data, godzina, numer skanera, sygnatura, wartości L, a, b, kolorów na każdym z pól wzorca, wartości referencyjne, parametr ΔE 1976 dla każdego z pól, MTF10 wraz z informacją o spełnieniu założonych norm. Raport ten musi znaleźć się w folderze danego obiektu. Proces skanowania nie może być kontynuowany, jeżeli założone normy nie są spełnione. Wykonanie tego skanu nie jest wliczane do ogólnej liczby wymaganych skanów. 
  2. Po zakończeniu skanowania wszystkich obiektów i wgraniu ich do odpowiednich folderów pliki podlegać będą procesowi walidacji przez oprogramowanie będące częścią portalu www.genealogiawarchiwach.pl.
  3. Wykonawca zobowiązany jest do korekty wszystkich wychwyconych błędów.

 

8.     Wymagania dotyczące minimalnych parametrów techniczno- funkcjonalne sprzętu do wykonywania usługi digitalizacji.

Zamawiający w celu zapewnienia należytej jakości wykonywanej usługi digitalizacyjnej wymaga, aby skierowany przez Wykonawcę do wykonania usługi sprzęt skanujący spełniał następujące minimalne parametry techniczno-funkcjonalne w zakresie:

  • odwzorowania kolorów –  Max ΔE nie większe niż 5, a  Mean ΔE nie większe niż 4
  • rozdzielczości przestrzennej MTF10 – nie mniejsza niż 7.0 c/mm (cykli/mm).
  • równomierności oświetlenia na całym obszarze skanowania – ΔL nie większej niż 6

 

Termin realizacji zamówienia: od 4 września do 20 grudnia 2017r.

Miejsce i termin złożenia oferty: Archiwum Państwowe w Toruniu, pl. Rapackiego 4, 87-100 Toruń 31 sierpnia 2017r.

Warunki płatności: przelew 30 dni

Osoba upoważniona do kontaktu z wykonawcami: mgr Sławomir Pułkownik, 56 62-247-54 (wew. 25)

e-mali: spulkownik@torun.ap.gov.pl od poniedziałku do piątku w godzinach od 8.00 do 15.00.

 

Sposób przygotowania oferty: ofertę należy sporządzić w formie pisemnej lub elektronicznej. 

Powrót

Załączniki

Metryka dokumentu

ukryj
Tytuł dokumentu:Digitalizacja akt metrykalnych
Podmiot udostępniający informację:Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych
Informację opublikował:Artur Nogaj
Informację wytworzył:
Data na dokumencie:Brak
Data publikacji:23.08.2017 13:21

Rejestr zmian dokumentu

pokaż