Kierownik Admin.-Gospod.

mgr Agata Krzemińska

tel. (056) 622-47-54 wew. 26

Kompetencje:

W zakresie swoich obowiązków kierownik Działu Administracyjno-Gospodarczego podlega bezpośrednio Dyrektorowi Archiwum Państwowego w Toruniu. Do wspomnianych obowiązków należy: 

1) w zakresie spraw administracyjno – gospodarczych:
a) prowadzenie całokształtu spraw związanych z administrowaniem i utrzymywaniem w należytym stanie użytkowanych budynków i pomieszczeń, zabezpieczanie przed pożarem i włamaniem,
b) utrzymanie porządku i czystości posesji i pomieszczeń użytkowanych budynków, dokonywanie z udziałem pracownika odpowiedzialnego za bhp i p.poż. oraz społecznym inspektorem pracy przeglądów technicznych budynków i pomieszczeń dla ustalenia niezbędnych potrzeb w zakresie prac remontowych,
c) prowadzenie ewidencji budynków Archiwum,
d) kierowanie działem administracyjno-gospodarczym:
-kierowanie pracą portiera-dozorcy i sprzątaczek
-określenie zakresu czynności podległych pracowników
-wnioskowanie w sprawach zatrudnienia, przeszeregowania, nagród, wyróżnień, premii oraz kar regulaminowych
-udział w Kolegium przy Dyrektorze AP 
2) w zakresie spraw remontowych:
a) opracowanie planów remontów kapitalnych i bieżących w porozumieniu z dyrektorem Archiwum,
b) usuwanie zgłoszonych przez komórki organizacyjne drobnych usterek, 
c) zlecanie przeglądów i konserwacji głównych instalacji i urządzeń w budynkach Archiwum w porozumieniu z pracownikiem odpowiedzialnym za sprawy bhp i p.poż. 
d) wyposażenie budynków i pomieszczeń w określone przepisami ilości i rodzaje sprzętu i urządzeń p.poż. w porozumieniu z pracownikiem odpowiedzialnym za sprawy bhp i p.poż., 
e) zakupywanie materiałów i środków nietrwałych, materiałów biurowych dla potrzeb komórek organizacyjnych,
3) w zakresie spraw kancelaryjno – biurowych:
a)przyjmowanie korespondencji Archiwum i przedstawianie jej dyrektorowi lub zastępcy dyrektora do wglądu i dekretacji,
b)przekazywanie zadekretowanej korespondencji do poszczególnych komórek organizacyjnych,
c)obsługa komórek organizacyjnych Archiwum w zakresie przyjmowania i rozdziału wszelkiego rodzaju korespondencji,
d)rejestrowanie spraw w spisach spraw (jeżeli nie należy to do kompetencji pracowników odpowiedzialnych za merytoryczne formalne załatwienie sprawy), a także gromadzenie i przechowywanie akt spraw załatwionych przez Archiwum lub w zakresie wyznaczonym przez dyrektora,
e)przygotowywanie korespondencji do wysłania i jej ekspedycja,
f)prowadzenie rejestru przesyłek poleconych,
g)obsługa centrali telefonicznej, faksu i telefonogramów,
h)przyjmowanie interesantów i udzielanie im informacji, a w razie potrzeby – kierowanie ich do właściwych komórek organizacyjnych,
i)prowadzenie rejestru kontroli zewnętrznych i wewnętrznych,
j)przechowywanie korespondencji załatwianej bezpośrednio przez dyrektora i jego zastępcę,
k)rejestracja i przechowywanie zarządzeń wewnętrznych,
l)pisanie protokołów i notatek służbowych w zakresie ustalonym przez dyrektora,
m)załatwianie formalności związanych z wyjazdami służbowymi pracowników,
n)obsługa uroczystości i gości.
4) w zakresie spraw kadrowych:
a)prowadzenie dokumentacji i ewidencji pracowników, sporządzanie sprawozdań i prowadzenie statystyki,
b)dokonywanie czynności wynikających z nawiązania i trwania stosunku pracy z pracownikiem Archiwum oraz czynności związanych z ustaniem stosunku pracy,
c)przygotowywanie sprawozdań dotyczących struktury zatrudnienia,
d)prowadzenie spraw związanych z dokształcaniem pracowników,
e)załatwianie spraw dotyczących nagród i odznaczeń,
f)obsługa środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych,
g)wydawanie legitymacji pracowniczych i ubezpieczeniowych, świadectw pracy i zaświadczeń na podstawie posiadanych dokumentów,
h)załatwianie spraw z zakresu dyscypliny pracy, prowadzenie ewidencji obecności pracowników i wykorzystanych urlopów,
i)ewidencja i rozliczanie godzin nadliczbowych pracowników AP w Toruniu
5) w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy:
a)kontrola warunków pracy w Archiwum, oraz przestrzegania przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy,
b)sporządzanie i przedstawianie dyrektorowi Archiwum rocznych analiz stanu bezpieczeństwa i higieny pracy zawierających propozycje przedsięwzięć organizacyjnych mających na celu zapobieganie zagrożeniom życia i zdrowia pracowników oraz poprawę warunków pracy,
c)prowadzenie rejestru wypadków oraz przechowywanie dokumentacji wypadkowej i innej niezbędnej dokumentacji, sporządzanie i przedstawianie dyrektorowi Archiwum rocznych analiz i ocen wypadkowości,
d)ustalanie okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy oraz prowadzenie dokumentacji w ustalonym zakresie,
e)udzielanie wstępnego instruktażu bhp, organizacja szkoleń bhp,
f)udział w pracach komisji doraźnych zajmujących się problematyką bhp,
g)zaznajamianie się z obowiązującymi przepisami i informowanie o nich dyrektora i kierowników komórek organizacyjnych.
6) w zakresie ochrony przeciwpożarowej:
a)sporządzanie i przedstawianie dyrektorowi Archiwum rocznych analiz stanu ochrony przeciwpożarowej zawierających propozycje w zakresie kierunków działania dotyczących zabezpieczenia przeciwpożarowego,
b)sprawowanie kontroli nad właściwą pracą urządzeń p.poż, instalacji samoczynnego wykrywania pożaru, łączności telefonicznej oraz czuwanie nad prawidłowym oznakowaniem i utrzymaniem dróg ewakuacyjnych w porozumieniu z kierownikami Oddziałów,
c)przeprowadzanie okresowych kontroli stanu ochrony p.poż oraz opracowanie i przekładanie wniosków odnośnie stwierdzonych nieprawidłowości w zabezpieczeniu przeciwpożarowym,
d)instruowanie pracowników w zakresie zapobiegania pożarom i zwalczania pożarów,
e)prowadzenie dokumentacji w sprawie zabezpieczenia p.poż. Archiwum.
7) uczestnictwo w realizacji zadań z zakresu obrony cywilnej i spraw obronnych
8) prowadzenie archiwum zakładowego zgodnie z instrukcją archiwalną.

Powrót

Pokaż komentarz

Załączniki

Brak załączników w dokumencie.

Metryka dokumentu

ukryj
Tytuł dokumentu:Kierownik Admin.-Gospod.
Podmiot udostępniający informację:Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych
Informację opublikował:Krzysztof Kopiński
Informację wytworzył:
Data na dokumencie:Brak
Data publikacji:28.01.2004 12:29

Rejestr zmian dokumentu

pokaż