Regulamin organizacyjny

 

       Archiwum Państwowego w Białymstoku

                                                          

Przepisy wstępne

§ 1

1. Do zakresu działania i zadań Archiwum Państwowego w Białymstoku należą sprawy określone w:

Ustawie z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach  (tekst jednolity  Dz. U 2002 r. ,  nr 171, poz. 1396 ze zmianami)

innych aktach prawnych dotyczących działalności archiwalnej.

Ramową organizację Archiwum Państwowego w Białymstoku określa Statut nadany Decyzją Nr 31 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 30 sierpnia 2004 r.

§ 2

Ilekroć w regulaminie mówi się:

1) o Archiwum – należy przez to  rozumieć Archiwum Państwowe w Białymstoku,

2) o komórce organizacyjnej i kierowniku komórki organizacyjnej – należy przez to rozumieć komórki organizacyjne i stanowiska wymienione w § 9 i § 16 Statutu Archiwum.

§ 3

Regulamin określa:

1) strukturę organizacyjną Archiwum,

2) ogólne zasady pracy Archiwum,

3) zakresy działania komórek organizacyjnych.

Przepisy ogólne

§ 4

1. Dyrektor kieruje działalnością Archiwum osobiście oraz przez swego zastępcę i  kierowników komórek organizacyjnych w  ramach udzielonych im pełnomocnictw i przyznanych kompetencji.

2. Szczegółowy zakres działania i kompetencji Dyrektora określa § 13 Statutu Archiwum.

3. Zastępca dyrektora i kierownicy komórek organizacyjnych odpowiadają przed Dyrektorem Archiwum za wykonanie powierzonych im zadań.

§ 5

1. Do wyłącznej kompetencji Dyrektora Archiwum należą następujące sprawy:

1) wydawanie normatywów wewnętrznych, pism okólnych, instrukcji i innych  dokumentów regulujących sposoby realizacji zadań statutowych,

2) nawiązywania i rozwiązywania umów o pracę z pracownikami Archiwum,

3) finansowe i gospodarki mieniem Archiwum,

4) kwerend archiwalnych zagranicznych i udostępniania materiałów archiwalnych cudzoziemcom w celach naukowych,

5) zezwolenia na wcześniejsze udostępnianie materiałów archiwalnych,

6) zezwolenia na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej,

7) decyzje o udostępnianiu archiwaliów użytkownikom krajowym,

8) decyzje wydawane przez Archiwum w toku postępowania administracyjnego,

9) kwerendy archiwalne krajowe,

10) ochrony tajemnicy służbowej i państwowej oraz  obronne,

2.   W czasie nieobecności Dyrektora Archiwum sprawy wymienione w  ust. 1.  punkty: 4, 5, 6, 7, 9 należą do kompetencji Zastępcy Dyrektora Archiwum.

§ 6

1.W Archiwum obowiązuje struktura organizacyjna określona w § 9 Statutu Archiwum, w skład której wchodzą wymienione poniżej komórki organizacyjne  i stanowiska pracy posługujące się w korespondencji symbolami:

1) Oddział I ewidencji, informacji, udostępniania  i popularyzacji materiałów archiwalnych - EIU

w skład  Oddziału wchodzi:

pracownia naukowa,

biblioteka,

pracownia reprograficzna.

2) Oddział II opracowania zasobu  - O,

w skład Oddziału wchodzi introligatornia,

3) Oddział III nadzoru archiwalnego –  NA,

1) Samodzielne stanowisko do spraw przechowalnictwa  - DP

4) Księgowość – K

5) Dział Administracyjny – DA

2. Ponadto w skład Archiwum wchodzi Oddział zamiejscowy w Łomży noszący nazwę:

„Archiwum Państwowe w Białymstoku – Oddział w Łomży”  - OŁ

§ 7

1. Pracą oddziałów, Oddziału w Łomży kierują kierownicy.

2. Pracą głównego księgowego kieruje Dyrektor Archiwum.

3. Indywidualne zakresy czynności kierowników i głównego księgowego ustala Dyrektor Archiwum.

§ 8

Komórki organizacyjne Archiwum realizują zadania wynikające z Ustawy, aktów wykonawczych do Ustawy oraz przepisów ogólnie obowiązujących w zakresie dotyczącym działalności Archiwum.

§ 9

1. Jeśli do wykonania określonego zadania konieczne jest współdziałanie kilku komórek, Dyrektor Archiwum wyznacza komórkę koordynującą.

2. Dyrektor Archiwum może powierzyć komórce organizacyjnej dodatkowe zadania nie objęte Regulaminem.

§ 10

Kierownik komórki organizacyjnej kieruje i odpowiada za całokształt jej działalności, a w szczególności :

1) organizuje pracę komórki organizacyjnej i zapewnia warunki umożliwiające realizację zadań,

2) opracowuje projekty planu i sprawozdania z działalności,

3) przedkłada Dyrektorowi projekty decyzji i ustaleń wchodzących do zakresu działania kierowanej komórki organizacyjnej,

4) inicjuje przedsięwzięcia w zakresie usprawnienia organizacji i funkcjonowania kierowanej komórki organizacyjnej,

5) sprawuje merytoryczny nadzór nad działalnością komórki, kontroluje prawidłowe wykonanie jej zadań, przestrzegania dyscypliny pracy oraz przepisów o ochronie tajemnicy państwowej i służbowej,

6) współuczestniczy w realizacji polityki personalnej w kierowanej komórce organizacyjnej, występując z wnioskami  w sprawach zatrudnienia, awansowania i odznaczania pracowników oraz ich nagradzania i karania,

7) informuje podległych pracowników o bieżących i planowanych zadaniach Archiwum,

8) realizuje zadania określone w indywidualnym zakresie czynności,

9) opracowuje zakresy czynności dla podległych pracowników.

§ 11

1. Projekty pism, decyzji i innych dokumentów przedkładanych Dyrektorowi oraz jego zastępcy do podpisu są parafowane przez pracownika właściwej komórki organizacyjnej.

2. Dokumenty, z których wynikają dla Archiwum zobowiązania finansowe, podpisuje Dyrektor Archiwum z głównym księgowym.

§ 12

Pracownicy Archiwum są zobowiązani w szczególności do:

1) wykonywania zadań wynikających z ich indywidualnych zakresów czynności oraz zadań zleconych do

wykonania przez kierownika komórki organizacyjnej oraz Dyrektora Archiwum lub jego Zastępcę,

2) przestrzegania przepisów prawa  w powierzonym im zakresie działania,

3) wykazywania inicjatywy i zaangażowania w celu pełnego i właściwego wykonywania zadań Archiwum,

4) podnoszenia poziomu naukowego i kwalifikacji zawodowych,

5) przestrzegania ustalonych zasad organizacji pracy, porządku i dyscypliny pracy, przepisów o ochronie tajemnicy   służbowej,  a także zasad bhp i przepisów o ochronie przeciwpożarowej,

6) taktownego i sprawnego załatwiania interesantów, należytego i wyczerpującego informowania ich o okolicznościach faktycznych i prawnych istotnych dla załatwianej sprawy,

7) dbania o użytkowane mienie i estetykę miejsca pracy.

Przepisy szczegółowe

 Oddział I -  ewidencji, informacji i udostępniania

§ 13

Do zakresu działania Oddziału należy:

1) prowadzenie zbiorczej ewidencji zasobu Archiwum (łącznie z zasobem oddziału zamiejscowego), spisu zespołów (baza danych SEZAM), kartoteki zbiorczej, księgi nabytków i ubytków (baza danych KANAPA), drugiego egzemplarza spisów zdawczo – odbiorczych,

2) prowadzenie rejestru udostępniania archiwaliów  w ramach bazy danych SUMA,

3) prowadzenie kartoteki oraz rejestru użytkowników Pracowni Naukowej w ramach bazy danych  SUMA,

4) wypożyczanie materiałów archiwalnych poza  Archiwum oraz sprowadzanie materiałów archiwalnych do Archiwum w ramach wypożyczeń międzyarchiwalnych,

5) gromadzenie pomocy ewidencyjno – informacyjnych zasobu i czuwanie nad ich właściwym przechowywaniem (drugi komplet inwentarzy książkowych i kartkowych),

6) udzielanie informacji o zasobie,

7) gromadzenie, opracowywanie i udostępnianie księgozbioru  Biblioteki Archiwum,

8) przejmowanie materiałów archiwalnych do Archiwum w porozumieniu z Oddziałem Nadzoru Archiwalnego,

9) wykonywanie kwerend i przygotowywanie uwierzytelnionych reprodukcji przechowywanych materiałów, a także zaświadczeń na podstawie tych materiałów,

10) prowadzenie ewidencji mikrofilmów,

11) przygotowywanie informatorów o materiałach archiwalnych,

12) przygotowywanie wystaw i pokazów materiałów archiwalnych we współpracy z innymi oddziałami,

13) przyjmowanie wycieczek młodzieży szkolnej, studentów i innych środowisk społecznych,

14) czuwanie nad zapewnieniem optymalnych warunków przechowywania archiwaliów (pomiary temperatury, wilgotności, regulacja temperatury, wietrzenie magazynów, nawilżanie itp.),

15) topografia magazynów,

16) zgłaszanie potrzeb w zakresie wyposażenia magazynów archiwalnych w niezbędne urządzenia i sprzęt.

 Oddział II -  opracowania zasobu

§ 14

Do zakresu działania Oddziału należy:

1) opracowywanie materiałów archiwalnych zgodnie z zasadami metodyki archiwalnej,

2) opracowywanie archiwalnych pomocy ewidencyjno – informacyjnych,

3) prowadzenie badań naukowych w zakresie archiwistyki, historii i nauk pokrewnych,

opracowywanie ekspertyz i opinii naukowych oraz wytycznych i instrukcji dotyczących metod opracowywania archiwaliów,

prowadzenie prac wydawniczych oraz współuczestnictwo w pracach popularyzatorskich,

wydawanie opinii w sprawie typowania akt do mikrofilmowania, skanowania i konserwacji,

4) organizacja i koordynacja praktyk studenckich organizowanych w Archiwum,

obsługa organizacyjna prac Komisji Metodycznej i Zespołu Zakupów Materiałów Archiwalnych,

prowadzenie w ramach posiadanych możliwości technicznych konserwacji archiwaliów i stała współpraca z Centralnym Laboratorium Konserwacji Archiwaliów,

oprawa akt, wykonywanie teczek, pudeł i innych prac introligatorskich,

5) zgłaszanie potrzeb w zakresie wyposażenia magazynów archiwalnych w niezbędne urządzenia i sprzęt,

udzielania informacji o zasobie.

 Oddział III -  nadzoru archiwalnego

§ 15

Do zakresu  działania Oddziału należy:

1) przygotowywanie decyzji w sprawie tworzenia archiwów zakładowych w państwowych i samorządowych 

        jednostkach organizacyjnych,

2) prowadzenie ewidencji państwowych i samorządowych jednostek organizacyjnych wytwarzających materiały archiwalne i zobowiązanych do prowadzenia archiwów zakładowych,

3) prowadzenie ewidencji materiałów archiwalnych wchodzących w skład państwowego zasobu archiwalnego, gromadzonych w jednostkach organizacyjnych pod nadzorem Archiwum,

4) prowadzenie dokumentacji  nadzorowanych jednostek organizacyjnych,

5) inicjowanie, opiniowanie i wnioskowanie o wydanie normatywów kancelaryjnych i archiwalnych w nadzorowanych jednostkach organizacyjnych,

6) prowadzenie rejestru niepaństwowego zasobu archiwalnego,

7) przeprowadzanie kontroli i lustracji archiwów zakładowych, według zatwierdzonego przez Dyrektora Archiwum planu, sporządzanie protokołów kontroli i lustracji, przygotowywanie projektów, zaleceń pokontrolnych oraz sprawdzanie terminowości i jakości ich wykonania,

8) wykonywanie ekspertyz archiwalnych i opiniowanie wniosków dotyczących generalnych i jednorazowych zezwoleń na brakowanie,

9) obsługa organizacyjna prac Komisji Archiwalnej Oceny Dokumentacji – przygotowywanie materiałów na posiedzenia, protokołowanie posiedzeń i wykonywanie postanowień Komisji,

10) kontrola nad prawidłowym przygotowaniem materiałów archiwalnych do przekazania Archiwum oraz we współpracy z Oddziałem EIU, uzgadnianie terminów  i warunków przejmowania archiwaliów,

11) instruktaż i konsultacje w zakresie spraw nadzoru archiwalnego.

Samodzielne stanowisko do spraw przechowalnictwa

§ 16

Do zakresu działalności pracownika na stanowisku do spraw przechowalnictwa należy:

1) prowadzenie usługowej działalności przechowalniczej

2) współpraca z archiwami państwowymi w zakresie przekazywania dokumentacji o czasowym okresie przechowywania dla centrów przechowalniczych.

3) zbieranie i udzielanie informacji o miejscach przechowywania dokumentacji osobowo-płacowej po byłych pracodawcach, którzy mieli siedzibę na obszarze działania Archiwum

4) prowadzenie ewidencji pracodawców w ramach usługowej działalności przechowalniczej.

5) wydawanie odpisów i kopii z przechowywanej dokumentacji, udostępnianie dokumentacji upoważnionym osobom i organom.

 Księgowość

§ 17

Do zakresu działania Głównego Księgowego należy:

1) opracowywanie projektu budżetu oraz sprawozdawczości budżetowej, przedstawiania propozycji wydatkowania środków z konta specjalnego,

2) sporządzanie planów i sprawozdań finansowych,

3) prowadzenie spraw finansowych określanych odrębnymi przepisami,

4) rejestrowanie zaszłości gospodarczych w ewidencji księgowej,

5) współdziałanie z Dyrektorem Archiwum w zakresie realizacji działalności finansowej Archiwum,

6) prowadzenie sprawozdawczości GUS,

7) ewidencjonowanie wynagrodzeń i świadczeń pracowniczych,

8) sporządzanie list wypłat, obliczanie podatku dochodowego oraz sporządzanie sprawozdawczości w tym zakresie,

9) dokonywanie wypłat wynagrodzeń i innych należności bezgotówkowych, wynikających z odrębnych przepisów.

 Dział Administracyjny

§ 18

Do zakresu działania Działu Administracyjnego  należy:

1. W zakresie spraw administracyjno – gospodarczych:

1) prowadzenie całokształtu spraw związanych z administrowaniem i utrzymaniem w należytym stanie użytkowanych budynków  i pomieszczeń, zabezpieczanie  przed pożarem i włamaniem,

2) utrzymanie porządku i czystości posesji i  pomieszczeń użytkowanych budynków,

3) dokonywanie z udziałem pracownika odpowiedzialnego za  bhp i p. poż. i społecznym inspektorem pracy wiosennych i jesiennych przeglądów technicznych budynków i pomieszczeń, instalacji i urządzeń dla ustalenia niezbędnych potrzeb w zakresie prac remontowych,

4) prowadzenie ewidencji budynków Archiwum,

5) inicjowanie przedsięwzięć organizacyjno – technicznych w zakresie robót konserwatorskich,

6) przeprowadzanie inwentaryzacji środków trwałych, przedmiotów nietrwałych, bilansowanie wyników inwentaryzacyjnych, sporządzanie sprawozdań z przeprowadzonych inwentaryzacji,

7) obsługa kasowa Archiwum, ochrona wartości pieniężnych,

8) opracowywanie planów remontów kapitalnych i bieżących,

9) zabezpieczanie wykonawstwa na planowane roboty remontowe,

10) przygotowywanie umów, organizowanie nadzoru technicznego nad realizowanymi remontami,

11) przygotowywanie ofert dotyczących przetargów,

12) wykonywanie zleconych przez komórki organizacyjne drobnych robót stolarskich (na miarę możliwości techniczno – organizacyjnych),

13) wykonywanie przeglądów i konserwacji głównych instalacji w budynkach Archiwum.

14) obsługa interesantów Archiwum,

15)  przyjmowanie  korespondencji Archiwum i jej rozdział wg dekretacji Dyrektora,

16)  obsługa komórek organizacyjnych Archiwum w zakresie przyjmowania i rozdziału wszelkiego rodzaju         

        korespondencji,

17) prowadzenie rejestru przesyłek poleconych, obsługa centrali telefonicznej, faksu,

18) sporządzanie czystopisów pism Dyrektora,

2.W zakresie spraw bezpieczeństwa i higieny pracy, ochrony p. poż:

1) sporządzanie i przedstawianie Dyrektorowi Archiwum rocznych analiz  stanu bezpieczeństwa  i higieny pracy oraz ochrony p. poż. zawierających propozycje przedsięwzięć organizacyjnych mających na celu zapobieganie zagrożeniom życia i zdrowia pracowników oraz poprawę warunków pracy,

2) sprawowanie kontroli nad właściwą pracą urządzeń p. poż, instalacji samoczynnego wykrywania pożaru, łączności telefonicznej oraz czuwanie nad prawidłowym oznakowaniem i utrzymaniem dróg ewakuacyjnych.

3.W zakresie zaopatrzenia:

1) wyposażenie budynków i pomieszczeń w określone przepisami ilości i rodzaje sprzętu i urządzeń p. poż.,

2) zakupywanie materiałów i przedmiotów nietrwałych, materiałów biurowych dla potrzeb komórek organizacyjnych,

3) zamawianie pieczęci urzędowych dla potrzeb Archiwum oraz likwidacja zużytych (prowadzenie ich rejestru).

W zakresie spraw kadrowych

1) przeprowadzanie szkoleń wstępnych i organizowanie szkoleń okresowych pracowników w zakresie bhp,

2) prowadzenie dokumentacji i ewidencji pracowników,

załatwianie formalności związanych z zawieraniem, zmianami i rozwiązywaniem umów o pracę oraz mianowania,

3) przygotowywanie sprawozdań dotyczących struktury zatrudnienia, prowadzenie spraw związanych z dokształcaniem pracowników, załatwianie spraw dotyczących nagród i odznaczeń,

4) wydawanie legitymacji pracowniczych i ubezpieczeniowych,

5) prowadzenie ewidencji obecności pracowników i wykorzystanych urlopów,

6) załatwianie formalności związanych z wyjazdami służbowymi pracowników,

7) prowadzenie list obecności,

8) prowadzenie archiwum zakładowego,

9) stwierdzanie wiarygodności, uwierzytelnianie odpisów, kserokopii materiałów archiwalnych.

Organy Kolegialne

§ 19

W Archiwum działają następujące organy kolegialne:

1) Kolegium Dyrektora,

2) Komisja Metodyczna,

3) Komisja  Archiwalnej Oceny Dokumentacji,

4) Zespół  Zakupów Materiałów Archiwalnych.

§ 20

 Regulaminy działania oraz składy osobowe organów kolegialnych wymienionych w § 20 ustalane są przez Dyrektora Archiwum.

Archiwum Państwowe w Białymstoku – Oddział w Łomży 

                                                                   § 21

Do zakresu działania Archiwum Państwowego w Białymstoku - Oddział w Łomży należą wszystkie zadania wymienione w § 13, § 14, § 15.

 Ponadto do zakresu działania Kierownika Oddziału w Łomży należą sprawy:

1) zezwoleń jednorazowych na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej,

2) zezwoleń na udostępnianie archiwaliów w Pracowni Naukowej użytkownikom krajowym.

§ 22

Zmiany w niniejszym regulaminie organizacyjnym mogą być dokonywane wraz ze zmianą lub nowelizacją Statutu Archiwum Państwowego w Białymstoku.

 

Powrót

Załączniki

Brak załączników w dokumencie.

Metryka dokumentu

ukryj
Tytuł dokumentu:Regulamin organizacyjny
Podmiot udostępniający informację:Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych
Informację opublikował:Jarosław Jasiński
Informację wytworzył:
Data na dokumencie:Brak
Data publikacji:20.11.2003 12:58

Rejestr zmian dokumentu

pokaż