Regulamin organizacyjny

020-5/04

Regulamin Organizacyjny

Archiwum Państwowego w Toruniu

Zarządzenie nr 5 Dyrektora Archiwum Państwowego w Toruniu z dnia 1 września 2004 r.


Przepisy wstępne

§ 1


1. Do zakresu działania i zadań Archiwum Państwowego w Toruniu należą sprawy określone w: -ustawie z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, zwanej dalej Ustawą (Dz. U. z 2002 r., Nr 171, poz. 1396 z późn. zm.),
-statucie nadanym Zarządzeniem Nr 3 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 5 marca 2001 r. w sprawie nadania statutu Archiwum Państwowemu w Toruniu ze zmianami na podstawie Decyzji nr 30 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 30 sierpnia 2004 r., zwanym dalej Statutem,
-innych aktach prawnych dotyczących działalności archiwalnej.
2. Ramową organizację Archiwum Państwowego w Toruniu określa Statut.

§ 2

Ilekroć w regulaminie organizacyjnym, zwanym dalej Regulaminem, mówi się:
1) o Archiwum – należy przez to rozumieć Archiwum Państwowe w Toruniu
2) o komórce organizacyjnej i kierowniku komórki organizacyjnej – należy przez to rozumieć komórki organizacyjne i stanowiska wymienione w § 9 Statutu Archiwum.

§ 3

Regulamin określa:

1) ogólne zasady pracy Archiwum,
2) zakresy działania komórek organizacyjnych.

Przepisy ogólne

§ 4

1. Dyrektor kieruje działalnością Archiwum, a z jego upoważnienia i w zakresie przez niego określonym zastępca dyrektora i kierownicy komórek organizacyjnych.
2. Szczegółowy zakres działania i kompetencje dyrektora określa § 14 Statutu Archiwum.
3. Do zadań dyrektora należy w szczególności:

1/ reprezentowanie Archiwum wobec władz oraz urzędów administracji rządowej i samorządowej, sądów, instytucji, osób prawnych i osób fizycznych, bądź innych jednostek organizacyjnych,
2/ organizowanie i koordynowanie prac w Archiwum, w tym zatwierdzanie planów pracy i sprawozdań z działalności Archiwum,
3/ inicjowanie zmian organizacyjnych i wydawanie normatywów wewnętrznych regulujących sposoby realizacji zadań statutowych,
4/ wykonywanie zadań przewidzianych dla dyrektora generalnego urzędu w ustawie o służbie cywilnej [Ustawa z dnia 18 grudnia 1998 r. o służbie cywilnej (Dz. U. z 1999 r., Nr 49, poz. 483 z zm.)],
5/ kierowanie sprawami związanymi z obsadą personalną, przyjmowanie i zwalnianie pracowników,
6/ nadzorowanie działalności komórek organizacyjnych,
7/ przewodniczenie Komisji Metodycznej Archiwum Państwowego w Toruniu,
8/ podejmowanie decyzji związanych z wydatkami budżetowymi i pozabudżetowymi,
9/ składanie oświadczeń w zakresie praw i obowiązków majątkowych oraz podejmowanie zobowiązań finansowych,
10/ dysponowanie środkami pieniężnymi na rachunkach bieżących Archiwum,
11/ decydowanie w sprawach udostępniania materiałów archiwalnych i kwerend podmiotom krajowym, zagranicznym lub międzynarodowym,
12/ wydawanie zezwoleń na wcześniejsze udostępnianie materiałów archiwalnych,
13/ organizowanie mikrofilmowania lub reprografowania materiałów archiwalnych na innym nośniku w celu zabezpieczenia zasobu,
14/ ustalanie jednostek organizacyjnych, w których powstają materiały archiwalne wchodzące do państwowego zasobu archiwalnego, innych niż obejmujące swoją działalnością obszar całego państwa,
15/ wydawanie zezwoleń na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej,
16/ nadzorowanie wykonywania kontroli archiwalnych przez Archiwum,
17/ wydawanie decyzji w toku postępowania administracyjnego,
18/ zapewnianie przestrzegania przez podległych pracowników dyscypliny, bezpieczeństwa w miejscu pracy oraz ochrony danych osobowych,
19/ udzielanie pełnomocnictw,
20/ wykonywanie innych zadań i poleceń służbowych Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych,
21/ informowanie na bieżąco podległych pracowników o decyzjach, instrukcjach i innych materiałach otrzymywanych z Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych,
22/ wykonywanie innych zadań z zakresu kierowania Archiwum.

4. Do zadań zastępcy dyrektora należy w szczególności:

1/ wykonywanie zadań zleconych przez dyrektora Archiwum w granicach udzielonych upoważnień,
2/ kierowanie bieżącą pracą Oddziału I – materiałów archiwalnych wytworzonych do końca XVIII w., w tym Pracownią Informacji Archiwalnej i Ewidencji oraz Pracownią Konserwacji;
3/ obsługa organizacyjno – techniczna Kolegium,
4/ obsługa organizacyjno – techniczna Komisji Metodycznej.

5. Zastępca dyrektora i kierownicy komórek organizacyjnych odpowiadają przed dyrektorem Archiwum za wykonywanie powierzonych im zadań.
6. W czasie nieobecności dyrektora, Archiwum kieruje zastępca dyrektora. W razie nieobecności dyrektora oraz zastępcy dyrektora, funkcje kierownicze sprawuje wyznaczony przez dyrektora pracownik.

§ 5

1. W Archiwum obowiązuje struktura organizacyjna określona w § 9 Statutu Archiwum, w skład której wchodzą wymienione poniżej komórki organizacyjne i stanowiska pracy:

1/ Oddział I – materiałów archiwalnych wytworzonych do końca XVIII w. W ramach Oddziału funkcjonuje Pracownia Informacji Archiwalnej i Ewidencji,
2/ Oddział II – materiałów archiwalnych od XIX – XXI w.
3/ Oddział III do spraw archiwów zakładowych,
4/ Pracownia konserwacji,
5/ Dział administracyjno–gospodarczy,
6/ Dział finansowo–księgowy,

7/ Samodzielne stanowsko ds. dokumentacji osobowo-płacowej.

2. Ponadto w skład Archiwum wchodzi Oddział zamiejscowy we Włocławku, noszący nazwę: Archiwum Państwowe w Toruniu, Oddział we Włocławku.

§ 6

Terytorialny zasięg działania centrali Archiwum i Oddziału zamiejscowego we Włocławku jest następujący:
1. Terytorialny zasięg działania centrali Archiwum obejmuje na terenie województwa kujawsko–pomorskiego:
a) miasta na prawach powiatu: Toruń, Grudziądz;
b) wszystkie gminy wchodzące w skład powiatów: brodnickiego, chełmińskiego, golubsko–dobrzyńskiego, grudziądzkiego, toruńskiego i wąbrzeskiego; na terenie województwa warmińsko–mazurskiego obszar obejmujący wszystkie gminy wchodzące w skład powiatu nowomiejskiego.
2. Terytorialny zasięg Oddziału zamiejscowego we Włocławku obejmuje na terenie województwa kujawsko–pomorskiego:
a) miasto na prawach powiatu: Włocławek;
b) wszystkie gminy wchodzące w skład powiatów: aleksandrowskiego, lipnowskiego, radziejowskiego, rypińskiego i włocławskiego.

§ 7

1. Pracą komórek organizacyjnych Archiwum i Oddziału zamiejscowego we Włocławku kierują ich kierownicy.
2. Pracą głównego księgowego kieruje dyrektor Archiwum.
3. Zakresy czynności kierowników i głównego księgowego ustala dyrektor Archiwum.

§ 8

Komórki organizacyjne Archiwum realizują zadania wynikające z Ustawy, aktów wykonawczych do Ustawy, Statutu oraz innych przepisów obowiązujących w zakresie dotyczącym działalności Archiwum, w szczególności zaś:
1/ kształtują państwowy zasób archiwalny i prowadzą nadzór nad tym zasobem, przejmują, gromadzą, prowadzą ewidencję, przechowują, opracowują, zabezpieczają i udostępniają materiały archiwalne oraz prowadzą działalność informacyjną, naukową i wydawniczą,
2/ rozpatrują podania, wnioski oraz przygotowują projekty pism rozstrzygających sprawy,
3/ przygotowują opinie, wnioski i informacje dla dyrektora Archiwum oraz gromadzą materiały w sprawach należących do ich kompetencji,
4/ wykonują decyzje wydane przez dyrektora Archiwum,
5/ przygotowują sprawozdania z działalności rocznej oraz inne sprawozdania zlecone przez dyrektora Archiwum.

§ 9

1. Jeżeli do wykonania określonego zadania konieczne jest współdziałanie kilku komórek, dyrektor Archiwum wyznacza komórkę koordynującą.
2. Komórki organizacyjne mają obowiązek udzielania innym komórkom niezbędnych do wykonywania zadań informacji, wyjaśnień i materiałów.

§ 10

Kierownik komórki organizacyjnej kieruje i odpowiada za całokształt jej działalności, a w szczególności:

1/ organizuje pracę komórki organizacyjnej i zapewnia warunki umożliwiające realizację zadań,
2/ opracowuje projekty planu i sprawozdania z działalności,
3/ przedkłada dyrektorowi projekty decyzji i ustaleń wchodzących do zakresu działania komórki organizacyjnej,
4/ inicjuje przedsięwzięcia w zakresie usprawnienia organizacji i funkcjonowania kierowanej komórki organizacyjnej,
5/ sprawuje merytoryczny nadzór nad działalnością komórki, kontroluje prawidłowe wykonanie jej zadań, przestrzeganie dyscypliny pracy oraz przepisów prawa, w szczególności zaś przepisów o ochronie danych osobowych,
6/ występuje z wnioskami w sprawach zatrudnienia, awansowania i odznaczania pracowników oraz ich nagradzania i karania,
7/ informuje podległych pracowników o bieżących i planowanych zadaniach Archiwum,
8/ realizuje zadania określone w indywidualnym zakresie czynności,
9/ opracowuje zakresy czynności dla podległych pracowników,
10/ organizuje współpracę merytoryczną z innymi wewnętrznymi komórkami organizacyjnymi.

§ 11

1. Projekty pism, decyzji i innych dokumentów, przedkładanych dyrektorowi lub jego zastępcy do podpisu, są parafowane przez kierownika właściwej komórki organizacyjnej.
2. Dokumenty, z których wynikają dla Archiwum zobowiązania finansowe podpisują: dyrektor Archiwum i główny księgowy lub ustanowieni przez nich pełnomocnicy.

§ 12

Pracownicy Archiwum są zobowiązani w szczególności do:

1/ wykonywania zadań wynikających z ich indywidualnych zakresów czynności oraz zadań zleconych do wykonania przez kierownika komórki organizacyjnej oraz dyrektora Archiwum lub jego zastępcę,
2/ przestrzegania przepisów w powierzonym im zakresie działania,
3/ wykazywania inicjatywy i zaangażowania w celu pełnego i właściwego wykonywania zadań Archiwum,
4/ podnoszenia poziomu wiedzy i umiejętności oraz kwalifikacji zawodowych w zakresie wykonywanych obowiązków,
5/ przestrzegania ustalonych zasad organizacji pracy, porządku i dyscypliny pracy, a także zasad bhp i przepisów o ochronie przeciwpożarowej,
6/ przestrzegania przepisów w zakresie pracy urzędu, taktownego, terminowego i sprawnego załatwiania interesantów, należytego i wyczerpującego informowania ich o okolicznościach faktycznych i prawnych, istotnych dla załatwienia sprawy,
7/ dbałości o mienie Archiwum, zachowanie porządku i estetyki w miejscu pracy.

Przepisy szczegółowe

§ 13

1. Oddział I – materiałów archiwalnych wytworzonych do końca XVIII w.

Do zadań Oddziału w zakresie, o którym mowa w § 5 ust. 1 pkt 1/ należy:

1/ prowadzenie prac w zakresie porządkowania i archiwalnego opracowania materiałów archiwalnych, zgodnie z zasadami archiwistyki oraz obowiązującymi przepisami metodycznymi,
2/ opracowywanie archiwalnych pomocy ewidencyjno – informacyjnych oraz pomocy wyższego rzędu,
3/ zgłaszanie projektów i inicjowanie prac badawczych w zakresie archiwistyki, historii i nauk pokrewnych,
4/ prowadzenie badań indywidualnych organizowanych w Archiwum lub w ramach międzyarchiwalnych zespołów naukowych,
5/ przygotowywanie opinii i ekspertyz naukowych w zakresie postępowania z materiałami archiwalnymi w archiwum państwowym,
6/ współuczestnictwo w pracach popularyzatorskich i wydawniczych,
7/ opiniowanie projektów dotyczących typowania materiałów archiwalnych do mikrofilmowania zabezpieczającego lub innych form reprografowania w celu zabezpieczenia zasobu oraz jego profilaktyki i konserwacji,
8/ utrzymywanie kontaktów z innymi archiwami państwowymi w zakresie wymiany doświadczeń metodycznych,
9/ przedkładanie komisji metodycznej Archiwum propozycji w zakresie metod opracowywania materiałów archiwalnych,
10/ prowadzenie rejestru udostępniania archiwaliów przez Oddział,
11/ udostępnianie materiałów archiwalnych w Pracowni Naukowej Oddziału,
12/ prowadzenie rejestru użytkowników Pracowni Naukowej Oddziału,
13/ wypożyczanie archiwaliów w obiegu wewnętrznym z magazynów do pracowni naukowych,
14/ wypożyczanie kopii materiałów archiwalnych poza Archiwum oraz sprowadzanie kopii materiałów archiwalnych do Archiwum w ramach wypożyczeń międzyarchiwalnych,
15/ wykonywanie kwerend krajowych i zagranicznych oraz przygotowywanie uwierzytelnionych odpisów, wypisów i reprodukcji z przechowywanych materiałów archiwalnych, a także zaświadczeń na podstawie tych materiałów oraz prowadzenie prac dokumentacyjnych,
16/ organizowanie zebrań, konferencji i sesji naukowych,
17/ prowadzenie działalności popularyzatorskiej (organizowanie wystaw i pokazów materiałów archiwalnych, przyjmowanie wycieczek młodzieży, studentów i przedstawicieli innych środowisk społecznych),
18/ współpraca z ośrodkami naukowymi, Stowarzyszeniem Archiwistów Polskich, Polskim Towarzystwem Historycznym, stowarzyszeniami regionalnymi i in.
19/ prowadzenie działalności informacyjnej we współpracy ze środkami masowego przekazu,
20/ organizacja i koordynacja praktyk studenckich organizowanych w Archiwum w porozumieniu z kierownikami Oddziału II oraz Oddziału we Włocławku.
21/ do zadań Pracowni Informacji Archiwalnej i Ewidencji należy:


a) prowadzenie ewidencji zbiorczej zasobu Archiwum w porozumieniu z kierownikiem Oddziału zamiejscowego we Włocławku:
-księgi nabytków i ubytków,
-spisu zespołów (baza danych SEZAM) i kartoteki zbiorczej, drugiego egzemplarza spisów zdawczo – odbiorczych;
b) gromadzenie pomocy ewidencyjno – informacyjnych;
c) przygotowywanie informatorów o materiałach archiwalnych i współpraca z Centralnym Ośrodkiem Informacji Archiwalnej;
d) prowadzenie ewidencji mikrofilmów;
e) gromadzenie, opracowywanie i udostępnianie księgozbioru biblioteki Archiwum;
f) programowanie, organizowanie i koordynacja działalności informacyjnej (tworzenie i wypełnianie baz danych);
g) inicjowanie i współudział w pracach badawczych i wdrożeniowych w dziedzinie teorii i praktyki informacyjnej w Archiwum;
h) wdrażanie nowych metod i technik gromadzenia i przetwarzania informacji.
i) obsługa organizacyjno-techniczna Zespołu Zakupów Archiwaliów.

2. Oddział II – materiałów archiwalnych od XIX – XXI w.

Do zadań Oddziału w zakresie, o którym mowa w § 5 ust. 1 pkt 2/ należy:

1/ przejmowanie materiałów archiwalnych we współpracy z Oddziałem III oraz w porozumieniu z Pracownią Informacji Archiwalnej i Ewidencji,
2/ prowadzenie prac w zakresie porządkowania i archiwalnego opracowania zasobu Archiwum, zgodnie z zasadami archiwistyki oraz obowiązującymi przepisami metodycznymi,
3/ opracowywanie archiwalnych pomocy ewidencyjno – informacyjnych i pomocy wyższego rzędu,
4/ zgłaszanie projektów i inicjowanie prac badawczych w zakresie archiwistyki, historii i nauk pokrewnych,
5/ prowadzenie badań indywidualnych organizowanych w Archiwum lub w ramach międzyarchiwalnych zespołów naukowych,
6/ przygotowywanie opinii i ekspertyz naukowych w zakresie postępowania z materiałami archiwalnymi w archiwum państwowym,
7/ uczestniczenie w pracach związanych z przygotowaniem projektów normatywów metodycznych,
8/ współuczestnictwo w pracach popularyzatorskich i wydawniczych,
9/ opiniowanie projektów dotyczących typowania materiałów archiwalnych do mikrofilmowania zabezpieczającego lub innych form reprografowania w celu zabezpieczenia zasobu oraz jego profilaktyki i konserwacji,
10/ opiniowanie projektów w zakresie rozmieszczania materiałów archiwalnych,
11/ utrzymywanie kontaktów z innymi archiwami państwowymi w zakresie wymiany doświadczeń metodycznych,
12/ współdziałanie w zakresie zasad przechowywania oraz rozmieszczania zasobu w magazynach archiwalnych,
13/ przedkładanie Komisji Metodycznej archiwum propozycji w zakresie metod opracowywania materiałów archiwalnych,
14/ prowadzenie rejestru udostępniania archiwaliów,
15/ prowadzenie rejestru użytkowników Pracowni Naukowej Oddziału,
16/ wypożyczanie archiwaliów w obiegu wewnętrznym z magazynów do pracowni naukowej,
17/ udostępnianie materiałów archiwalnych w pracowni naukowej,
18/ wypożyczanie kopii materiałów archiwalnych poza Archiwum oraz sprowadzanie kopii materiałów archiwalnych do Archiwum w ramach wypożyczeń międzyarchiwalnych,
19/ gromadzenie pomocy ewidencyjno – informacyjnych,
20/ udzielanie informacji o zasobie i udostępnianie archiwalnych pomocy ewidencyjno – informacyjnych,
21/ wykonywanie kwerend krajowych i zagranicznych, przygotowywanie uwierzytelnionych odpisów, wypisów i reprodukcji z przechowywanych materiałów archiwalnych, a także zaświadczeń na podstawie tych materiałów oraz prowadzenie prac dokumentacyjnych,
22/ współpraca w przejmowaniu materiałów archiwalnych,
23/ reprografia materiałów archiwalnych (kserokopiowanie)
24/ prowadzenie działalności popularyzatorskiej (organizowanie wystaw i pokazów materiałów archiwalnych, przyjmowanie wycieczek młodzieży, studentów i przedstawicieli innych środowisk społecznych),
25/ prowadzenie działalności informacyjnej we współpracy ze środkami masowego przekazu,
26/ tworzenie i wypełnianie komputerowych baz danych oraz wdrażanie nowych metod i technik gromadzenia i przetwarzania informacji w porozumieniu z Pracownią Informacji Archiwalnej i Ewidencji.

3. Oddział III – do spraw archiwów zakładowych

Do zadań Oddziału, o którym mowa w § 5 ust. 1 pkt 3/ należy kształtowanie i nadzór nad państwowym zasobem archiwalnym na terenie działania Archiwum określonym w § 2 Statutu, a w szczególności:

1/ przygotowywanie decyzji w sprawie tworzenia archiwów zakładowych w państwowych jednostkach organizacyjnych oraz w jednostkach samorządu terytorialnego i innych samorządowych jednostkach organizacyjnych,
2/ prowadzenie ewidencji państwowych jednostek organizacyjnych oraz jednostek samorządu terytorialnego i innych samorządowych jednostek organizacyjnych wytwarzających materiały archiwalne i zobowiązanych do prowadzenia archiwów zakładowych,
3/ prowadzenie ewidencji materiałów archiwalnych wchodzących w skład państwowego zasobu archiwalnego, gromadzonych w jednostkach organizacyjnych pod nadzorem Archiwum,
4/ prowadzenie dokumentacji nadzorowanych jednostek organizacyjnych,
5/ inicjowanie, opiniowanie i wnioskowanie o wydanie normatywów kancelaryjnych i archiwalnych, przesyłanych do zatwierdzenia do Archiwum,
6/ przeprowadzanie kontroli archiwów zakładowych i lustracji, według zatwierdzonego przez dyrektora Archiwum planu, sporządzanie protokołów kontroli i lustracji, przygotowywanie projektów zaleceń pokontrolnych oraz sprawdzanie terminowości i jakości ich wykonania,
7/ nadzorowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej, wykonywanie ekspertyz archiwalnych i opiniowanie wniosków dotyczących generalnych i jednorazowych zezwoleń na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej oraz prowadzenie rejestru zezwoleń na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej,
8/ kontrola nad prawidłowym przygotowaniem materiałów archiwalnych do przekazania Archiwum oraz we współpracy z kierownikami Oddziału II i Oddziału we Włocławku, uzgadnianie terminów i warunków przejmowania archiwaliów,
9/ przygotowywanie, opiniowanie i wnioskowanie projektów umów o użyczeniu (na czasowe przechowywanie) materiałów archiwalnych (należących do Archiwum) urzędom, instytucjom, osobom prawnym i innym jednostkom organizacyjnym, w związku z likwidacją lub przekształceniem organizacyjno – prawnym, państwowych i samorządowych jednostek organizacyjnych, prowadzenie ewidencji umów użyczenia,
10/ prowadzenie rejestru niepaństwowego zasobu archiwalnego we współpracy z Pracownią Informacji Archiwalnej i Ewidencji,
11/ szkolenie personelu archiwów zakładowych,
12/ instruktaż, konsultacje i doradztwo w zakresie spraw nadzoru archiwalnego.

4. Pracownia konserwacji

Do zadań Pracowni Konserwacji w zakresie, o której mowa w § 5 ust. 1 pkt 4/ należy:

1/ organizacja prac konserwatorskich materiałów archiwalnych i stała współpraca z Centralnym Laboratorium Konserwacji Archiwaliów,
2/ badanie przyczyn uszkodzenia konserwowanego obiektu i ustalanie prawidłowego wykonania zabiegów restauracyjnych,
3/ nadzorowanie zabezpieczania materiałów archiwalnych w zakresie zagwarantowania stałych i optymalnych warunków przechowywania materiałów archiwalnych, zgłaszanie potrzeb w zakresie wyposażenia magazynów archiwalnych w niezbędne urządzenia i sprzęt w porozumieniu z kierownikami Oddziałów.

5. Dział administracyjno – gospodarczy

Do zadań działu, o którym mowa w § 5 ust. 1 pkt. 5/ należy:

1/ w zakresie spraw administracyjno – gospodarczych:
a) prowadzenie całokształtu spraw związanych z administrowaniem i utrzymywaniem w należytym stanie użytkowanych budynków i pomieszczeń, zabezpieczanie przed pożarem i włamaniem,
b) utrzymanie porządku i czystości posesji i pomieszczeń użytkowanych budynków, dokonywanie z udziałem pracownika odpowiedzialnego za bhp i p.poż. oraz społecznym inspektorem pracy przeglądów technicznych budynków i pomieszczeń dla ustalenia niezbędnych potrzeb w zakresie prac remontowych,
c) prowadzenie ewidencji budynków Archiwum,
2/ w zakresie spraw remontowych:
a) opracowanie planów remontów kapitalnych i bieżących w porozumieniu z dyrektorem Archiwum,
b) usuwanie zgłoszonych przez komórki organizacyjne drobnych usterek,
c) zlecanie przeglądów i konserwacji głównych instalacji i urządzeń w budynkach Archiwum w porozumieniu z pracownikiem odpowiedzialnym za sprawy bhp i p.poż.
d) wyposażenie budynków i pomieszczeń w określone przepisami ilości i rodzaje sprzętu i urządzeń p.poż. w porozumieniu z pracownikiem odpowiedzialnym za sprawy bhp i p.poż.,
e) zakupywanie materiałów i środków nietrwałych, materiałów biurowych dla potrzeb komórek organizacyjnych,
3/ w zakresie spraw kancelaryjno – biurowych:
a) przyjmowanie korespondencji Archiwum i przedstawianie jej dyrektorowi lub zastępcy dyrektora do wglądu i dekretacji,
b) przekazywanie zadekretowanej korespondencji do poszczególnych komórek organizacyjnych,
c) obsługa komórek organizacyjnych Archiwum w zakresie przyjmowania i rozdziału wszelkiego rodzaju korespondencji,
d) rejestrowanie spraw w spisach spraw (jeżeli nie należy to do kompetencji pracowników odpowiedzialnych za merytoryczne i formalne załatwienie sprawy), a także gromadzenie i przechowywanie akt spraw załatwionych przez Archiwum lub w zakresie wyznaczonym przez dyrektora,
e) przygotowywanie korespondencji do wysłania i jej ekspedycja,
f) prowadzenie rejestru przesyłek poleconych,
g) obsługa centrali telefonicznej, faksu i poczty elektronicznej
h) przyjmowanie interesantów i udzielanie im informacji, a w razie potrzeby – kierowanie ich do właściwych komórek organizacyjnych,
i) prowadzenie rejestru kontroli zewnętrznych i wewnętrznych,
j) przechowywanie korespondencji załatwianej bezpośrednio przez dyrektora i jego zastępcę,
k) rejestracja i przechowywanie zarządzeń wewnętrznych,
l) pisanie protokołów i notatek służbowych w zakresie ustalonym przez dyrektora,
m) załatwianie formalności związanych z wyjazdami służbowymi pracowników,
n) obsługa uroczystości i gości.
4/ w zakresie spraw kadrowych:
a) prowadzenie dokumentacji i ewidencji pracowników, sporządzanie sprawozdań i prowadzenie statystyki,
b) dokonywanie czynności wynikających z nawiązania i trwania stosunku pracy z pracownikiem Archiwum oraz czynności związanych z ustaniem stosunku pracy,
c) przygotowywanie sprawozdań dotyczących struktury zatrudnienia,
d) prowadzenie spraw związanych z dokształcaniem pracowników,
e) załatwianie spraw dotyczących nagród i odznaczeń,
f) obsługa środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych,
g) wydawanie legitymacji pracowniczych i ubezpieczeniowych, świadectw pracy i zaświadczeń na podstawie posiadanych dokumentów,
h) załatwianie spraw z zakresu dyscypliny pracy, prowadzenie ewidencji obecności pracowników i wykorzystanych urlopów.
5/ w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy:
a) kontrola warunków pracy w Archiwum oraz przestrzegania przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy,
b) sporządzanie i przedstawianie dyrektorowi Archiwum rocznych analiz stanu bezpieczeństwa i higieny pracy zawierających propozycje przedsięwzięć organizacyjnych mających na celu zapobieganie zagrożeniom życia i zdrowia pracowników oraz poprawę warunków pracy,
c) prowadzenie rejestru wypadków oraz przechowywanie dokumentacji wypadkowej i innej niezbędnej dokumentacji, sporządzanie i przedstawianie dyrektorowi Archiwum rocznych analiz i ocen wypadkowości,
d) ustalanie okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy oraz prowadzenie dokumentacji w ustalonym zakresie,
e) udzielanie wstępnego instruktażu bhp, organizacja szkoleń bhp,
f) udział w pracach komisji doraźnych zajmujących się problematyką bhp,
g) zaznajamianie się z obowiązującymi przepisami i informowanie o nich dyrektora i kierowników komórek organizacyjnych.
6/ w zakresie ochrony przeciwpożarowej:
a) sporządzanie i przedstawianie dyrektorowi Archiwum rocznych analiz stanu ochrony przeciwpożarowej zawierających propozycje w zakresie kierunków działania dotyczących zabezpieczenia przeciwpożarowego,
b) sprawowanie kontroli nad właściwą pracą urządzeń p.poż, instalacji samoczynnego wykrywania pożaru, łączności telefonicznej oraz czuwanie nad prawidłowym oznakowaniem i utrzymaniem dróg ewakuacyjnych w porozumieniu z kierownikami Oddziałów,
c) przeprowadzanie okresowych kontroli stanu ochrony p.poż oraz opracowanie i przekładanie wniosków odnośnie stwierdzonych nieprawidłowości w zabezpieczeniu przeciwpożarowym,
d) instruowanie pracowników w zakresie zapobiegania pożarom i zwalczania pożarów,
e) prowadzenie dokumentacji w sprawie zabezpieczenia p.poż. Archiwum.
7/ w zakresie spraw obronnych
Realizację zadań z zakresu obrony cywilnej i spraw obronnych regulują odrębne przepisy.
8/ w zakresie archiwum zakładowego:
Archiwum zakładowe prowadzone jest zgodnie z instrukcją archiwalną.

6. Dział finansowo–księgowy.

Do zadań działu finansowo–księgowego, o którym mowa w § 5 ust. 1 pkt 6/ należy:


1/ opracowywanie projektu budżetu oraz sprawozdawczości budżetowej, przedstawianie propozycji wydatkowania środków z konta środków specjalnych,
2/ sporządzanie planów i sprawozdań finansowych,
3/ prowadzenie spraw finansowych określonych odrębnymi przepisami,
4/ rejestrowanie zaszłości gospodarczych w ewidencji księgowej,
5/ współdziałanie z dyrektorem Archiwum w zakresie realizacji działalności finansowej Archiwum,
6/ prowadzenie sprawozdawczości GUS,
7/ ewidencjonowanie wynagrodzeń i świadczeń pracowniczych,
8/ sporządzanie list wypłat, obliczanie podatku dochodowego oraz sporządzanie sprawozdawczości w tym zakresie,
9/ dokonywanie wypłat wynagrodzeń i innych należności bezgotówkowych, wynikających z odrębnych przepisów,
10/ obsługa kasowa Archiwum, ochrona wartości pieniężnych,
11/ przeprowadzanie inwentaryzacji środków trwałych, przedmiotów nietrwałych, bilansowanie wyników inwentaryzacyjnych, sporządzanie sprawozdań z przeprowadzanych inwentaryzacji,
12/ przygotowywanie umów, organizowanie nadzoru technicznego nad realizowanymi remontami,
13/ prowadzenie dokumentacji dotyczącej przetargów,
14/ wykonywanie innych obowiązków wynikających z ustawy o finansach publicznych z dnia 26 listopada 1998 r. (D. U. z 2003 r., Nr 15, poz. 148) oraz zadań zleconych przez dyrektora Archiwum.

7. Do zadań pracownika zajmującego samodzielne stanowisko ds. dokumentacji osobowo – płacowej należy:

1/ prowadzenie rejestru likwidowanych zakładów pracy i instytucji na obszarze działania Archiwum,
2/ udzielanie informacji petentom na temat miejsca przechowywania akt osobowo – płacowych oraz aktualizacja danych na ten temat na stronach www Archiwum,
3/ prowadzenie negocjacji w sprawie odpłatnego przechowywania dokumentacji niearchiwalnej w magazynach Archiwum,
4/ przejmowanie do magazynów Archiwum w/w dokumentacji, zgodnie z obowiązującymi przepisami i opieka nad tymi magazynami,
5/ prowadzenie ewidencji w/w dokumentacji,
6/ dbałość o stan fizyczny i wygląd zewnętrzny w/w dokumentacji,
7/ wykonywanie kwerend archiwalnych na zlecenia osób prywatnych i instytucji w zgromadzonym zasobie akt osobowo – płacowych (nie dotyczy to jednak zasobu Oddziału we Włocławku),
8/ przygotowywanie dla NDAP opinii dotyczących wniosków o zezwolenie na podjęcie działalności gospodarczej w dziedzinie przechowalnictwa,
9/ współpraca z Archiwum Państwowym Dokumentacji Osobowej i Płacowej, innymi archiwami państwowymi w zakresie przejmowania dokumentacji o czasowym okresie przechowywania w związku z orzeczeniami sądów rejestrowych oraz z pracownikiem Urzędu Wojewódzkiego odpowiedzialnym za sprawy związane z wydawaniem zezwoleń na prowadzenie działalności gospodarczej w dziedzinie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców o czasowym okresie przechowywania.

8. Rada naukowo - programowa.
Rada naukowo – programowa jest organem doradczym i opiniodawczym Archiwum, który działa w oparciu o własny regulamin. Obsługę organizacyjno – techniczną Rady zapewnia dyrektor Archiwum.


Archiwum Państwowe w Toruniu, Oddział we Włocławku.

§ 14

1. Do zakresu działania Archiwum Państwowego w Toruniu, Oddział we Włocławku, obejmującego część obszaru działania określonego w § 6 pkt 2 niniejszego Regulaminu należą wszystkie zadania wymienione w Statucie Archiwum oraz zadania realizowane przez komórki organizacyjne centrali Archiwum, z wyjątkiem tych, które zostały im odrębnie przyznane w niniejszym Regulaminie.
2. Ponadto do zakresu działania kierownika Oddziału we Włocławku należą sprawy w zakresie udzielonego upoważnienia:
1/ ogólne kierownictwo w sprawach organizacyjnych i administracyjnych Oddziału,
2/ podpisywanie korespondencji wychodzącej z Oddziału, uwierzytelnianie wypisów, odpisów i reprodukcji materiałów archiwalnych z zasobu Oddziału dla użytkowników krajowych i zagranicznych;
3/ ogólny nadzór nad zasobem i majątkiem Oddziału, kontrola stanu budynku Oddziału oraz zainstalowanych tam maszyn i urządzeń pod względem spełniania wymogów bezpieczeństwa pracy, sprawności systemów przeciwpożarowego i antywłamaniowego oraz zgłaszanie stosownych wniosków Dyrektorowi Archiwum;
4/ obsługa organizacyjno – techniczna Komisji Archiwalnej Oceny Dokumentacji;
5/ nadzór nad personelem Oddziału;
6/ kierowaniem realizacją zadań p.poż, bhp oraz obronnych w zakresie określonym przez Dyrektora Archiwum.

§ 15

1. Zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w Archiwum określa instrukcja kancelaryjna wprowadzona zarządzeniem Nr 25 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 8 grudnia 1998 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej i jednolitego rzeczowego wykazu akt archiwów państwowych.
2. Zasady ochrony informacji niejawnych określają odrębne przepisy [Ustawa z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. z 1999 r., Nr 11, poz. 95 z późn. zm.)].

§ 16

Zmiany w niniejszym Regulaminie organizacyjnym są dokonywane wraz ze zmianą lub nowelizacją Statutu Archiwum Państwowego w Toruniu.

Pod regulaminem pieczęć i podpis Dyrektora Archiwum Państwowego w Toruniu

Powrót

Pokaż komentarz

Załączniki

Brak załączników w dokumencie.

Metryka dokumentu

ukryj
Tytuł dokumentu:Regulamin organizacyjny
Podmiot udostępniający informację:Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych
Informację opublikował:Krzysztof Kopiński
Informację wytworzył:
Data na dokumencie:Brak
Data publikacji:05.11.2003 12:22

Rejestr zmian dokumentu

pokaż