Regulamin organizacyjny

 

Załącznik do zarządzenia Dyrektora                                                                                                         

Archiwum Państwowego w Suwałkach

Nr 9 z dnia 17 grudnia 2014 r.

Regulamin Organizacyjny

Archiwum Państwowego w Suwałkach

I. Przepisy wstępne

 

§ 1

 

  1. Do zakresu działania i zadań Archiwum Państwowego w Suwałkach należą sprawy określone w:

    1) ustawie z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2011 r. Nr 123, poz.698, z późn. zm.), zwanej dalej Ustawą,

  2. statucie nadanym Decyzją Nr 46 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 12 czerwca 2014 r. w sprawie nadania statutu Archiwum Państwowemu w Suwałkach, zwanym dalej Statutem,

  3. niniejszym Regulaminie Organizacyjnym,

  4. innych aktach prawnych.

  5. Ramową organizację Archiwum Państwowego w Suwałkach określa Statut.

    § 2

    Ilekroć  w regulaminie organizacyjnym, zwanym dalej Regulaminem, mówi się o:

  6. Archiwum – należy przez to rozumieć Archiwum Państwowe w Suwałkach,

  7. Dyrektorze – należy przez to rozumieć Dyrektora Archiwum Państwowego w Suwałkach,

  8. komórce organizacyjnej i kierowniku komórki organizacyjnej – należy przez to rozumieć komórki organizacyjne oraz stanowiska wymienione w § 9 Statutu Archiwum Państwowego w Suwałkach, kierowników tych komórek oraz pracowników zajmujących samodzielne stanowiska,

  9. Ustawie – należy przez to rozumieć Ustawę z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach,

  10. Statucie – należy przez to rozumieć Statut Archiwum Państwowego w Suwałkach, określony w § 1 ust. 1 pkt 2,

  11. Regulaminie – należy przez to rozumieć Regulamin Organizacyjny Archiwum Państwowego w Suwałkach.

    § 3

    Regulamin określa:

  12. strukturę organizacyjną i terytorialny zakres działania Archiwum,

  13. ogólne zasady organizacji pracy Archiwum,

  14. zakresy działania i tryb pracy osoby zastępującej Dyrektora podczas jego nieobecności oraz kierowników komórek organizacyjnych,

  15. zakresy działania i tryb pracy komórek organizacyjnych.

 

II. Zasięg terytorialny i struktura organizacyjna Archiwum

 

§ 4

  1. Siedziba Archiwum mieści się w Suwałkach.

  2. Terytorialny zasięg działania Archiwum jest następujący:

  3. centrali Archiwum -

  4. na terenie województwa podlaskiego obszar obejmujący:

  5. miasto na prawach powiatu Suwałki,

  6. powiat augustowski, a w nim Miasto Augustów, Miasto i Gmina Lipsk oraz gminy: Augustów, Bargłów Kościelny, Nowinka, Płaska, Sztabin,

  7. powiat sejneński, a w nim Miasto Sejny i gminy: Giby, Krasnopol, Puńsk, Sejny,

  8. powiat suwalski, a w nim gminy: Bakałarzewo, Filipów, Jeleniewo, Przerośl, Raczki, Rutka-Tartak, Suwałki, Szypliszki, Wiżajny,

  9. Archiwum Państwowego w Suwałkach Oddziału w Ełku -

  10. na terenie województwa warmińsko-mazurskiego obszar obejmujący:

  11. powiat ełcki, a w nim Miasto Ełk i gminy: Ełk, Kalinowo, Prostki, Stare Juchy,

  12. powiat giżycki, a w nim Miasto Giżycko, Miasto i Gmina Ryn oraz gminy: Giżycko, Kruklanki, Miłki, Wydminy,

  13. powiat gołdapski, a w nim Miasto i Gmina Gołdap oraz gminy Banie Mazurskie i Dubeninki,

  14. powiat olecki, a w nim Miasto i Gmina Olecko oraz gminy: Kowale Oleckie, Świętajno, Wieliczki,

  15. powiat piski, a w nim miasta i gminy: Biała Piska, Orzysz, Pisz, Ruciane-Nida,

  16. powiat węgorzewski, a w nim Miasto i Gmina Węgorzewo oraz gminy Budry i Pozezdrze,

  17. gminę Mikołajki powiatu mrągowskiego.

     

    § 5

  18. W Archiwum obowiązuje struktura organizacyjna określona w § 9 Statutu Archiwum, w skład której wchodzą wymienione poniżej komórki organizacyjne i stanowiska pracy, o symbolach:

  19. Oddział Ewidencji, Informacji, Opracowania, Zabezpieczania i Udostępniania Zasobu - OEZ;

  20. Stanowisko ds. Nadzoru nad Narastającym Zasobem Archiwalnym - SNA,

  21. Stanowisko ds. Niepaństwowego Ewidencjonowanego Zasobu Archiwalnego i Dokumentacji o Czasowym Okresie Przechowywania - SEP,

  22. Dział Administracyjno-Gospodarczy - DAG,

  23. Stanowisko ds. Finansowo-Księgowych - SFK,

  24. Archiwum Zakładowe - AZ.

  25. Ponadto w skład Archiwum wchodzi oddział zamiejscowy w Ełku noszący nazwę: „Archiwum Państwowe w Suwałkach Oddział w Ełku” - OE.

  26. Podporządkowanie komórek organizacyjnych Archiwum określa schemat organizacyjny, stanowiący załącznik do Statutu Archiwum.

  27. W Archiwum działają następujące organy opiniodawcze i doradcze:

  28. Kolegium,

  29. Zespół Zakupu Archiwaliów

  30. Na rzecz Archiwum działają następujące organy opiniodawcze i doradcze:

  31. Komisja Metodyczna, utworzona w Archiwum Państwowym w Białymstoku, wspólna dla Archiwum Państwowego w Białymstoku i Archiwum Państwowego w Suwałkach,

  32. Komisja Archiwalnej Oceny Dokumentacji Archiwum Państwowego w Białymstoku i Archiwum Państwowego w Suwałkach, utworzona w Archiwum Państwowym w Białymstoku, wspólna dla Archiwum Państwowego w Białymstoku i Archiwum Państwowego w Suwałkach.

  33. Dyrektor Archiwum może powołać inne komisje i zespoły do rozpatrywania określonych spraw oraz organy przewidziane odrębnymi przepisami, określając ich skład, zadania i zasady działania.

     

    III. Ogólne zasady organizacji pracy Archiwum

    § 6

  34. Działalnością Archiwum i realizacją zadań kieruje Dyrektor, a z jego upoważnienia i w zakresie przez niego określonym kierownicy komórek organizacyjnych.

  35. Szczegółowy zakres działania i kompetencji Dyrektora określa § 13 Statutu Archiwum.

  36. Do zadań Dyrektora należy w szczególności:

  37. reprezentowanie Archiwum wobec władz oraz urzędów administracji rządowej i samorządowej, sądów, instytucji, osób prawnych i osób fizycznych, bądź innych jednostek organizacyjnych,

  38. organizowanie i koordynowanie prac w Archiwum, w tym zatwierdzanie planów pracy i sprawozdań z działalności Archiwum,

  39. inicjowanie zmian organizacyjnych i wydawanie normatywów wewnętrznych regulujących sposoby realizacji zadań statutowych,

  40. wykonywanie zadań przewidzianych dla dyrektora generalnego urzędu w ustawie o służbie cywilnej, w tym w zakresie zatrudniania i wartościowania stanowisk w służbie cywilnej,

  41. sporządzanie opisów stanowisk kierowników oddziałów i działuoraz stanowisk samodzielnych, a także przeprowadzanie ocen okresowych pracowników korpusu służby cywilnej, zatrudnionych na tych stanowiskach,

  42. dokonywanie czynności z zakresu prawa pracy wobec osób zatrudnionych w Archiwum w tym nawiązywanie i rozwiązywanie stosunku pracy,

  43. nadzorowanie działalności komórek organizacyjnych,

  44. podejmowanie decyzji związanych z wydatkami budżetowymi i pozabudżetowymi,

  45. składanie oświadczeń w zakresie praw i obowiązków majątkowych oraz podejmowanie zobowiązań finansowych,

  46. dysponowanie środkami pieniężnymi na rachunkach bieżących Archiwum,

  47. rozpatrywanie spraw udostępniania materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej oraz wykonywania kwerend,

  48. nadzorowanie prowadzonych spraw związanych z przechowywaniem dokumentacji o czasowym okresie przechowywania zlikwidowanych przedsiębiorców i pracodawców,

  49. organizowanie działań w zakresie reprografii w celu zabezpieczenia zasobu archiwalnego,

  50. ustalanie jednostek organizacyjnych, nie obejmujących swoją działalnością obszaru całego państwa, a z terenu właściwości Archiwum, w których powstają materiały archiwalne wchodzące do państwowego zasobu archiwalnego i które są zobowiązane do tworzenia i prowadzenia archiwów zakładowych,

  51. wydawanie zgód na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej,

  52. nadzorowanie wykonywania kontroli archiwalnych przez Archiwum i wydawanie zaleceń pokontrolnych,

  53. wydawanie decyzji i postanowień w toku postępowania administracyjnego,

  54. współdziałanie z organizacjami, komisjami i zespołami, działającymi na terenie Archiwum w zakresie określonym przez przepisy prawa,

  55. zapewnianie przestrzegania przez pracowników dyscypliny, bezpieczeństwa w miejscu pracy oraz ochrony danych osobowych,

  56. udzielanie upoważnień i pełnomocnictw,

  57. przyjmowanie i rozpatrywanie skarg i wniosków obywateli,

  58. wykonywanie innych zadań i poleceń służbowych Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych,

  59. informowanie na bieżąco podległych pracowników o sprawach związanych z działalnością Archiwum, w szczególności o decyzjach, instrukcjach i innych materiałach otrzymywanych z Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych,

  60. nadzorowanie prowadzonych spraw związanych z ochroną danych osobowych i informacji niejawnych, a także spraw obronnych, obrony cywilnej i zarządzania kryzysowego,

  61. wykonywanie innych zadań z zakresu kierowania Archiwum.

  62. W razie nieobecności dyrektora, w sprawach określonych w ust. 3 pkt. 1, 2, 5, 7, 11, 12, 13, 15, 16, 17, 18, 19, 21, 22, 23, 24 jego obowiązki wypełnia kierownik Oddziału Ewidencji, Informacji, Opracowania, Zabezpieczania i Udostępniania Zasobu, a w razie również jego nieobecności inny wyznaczony pracownik.

  63. Zastrzeżone do podpisu Dyrektora są:

    1. normatywy wewnętrzne dotyczące działalności Archiwum,

    2. dokumenty kadrowe dotyczące nawiązania i rozwiązania stosunku pracy, ustalenia warunków pracy i płacy, awansowania, nagradzania, karania,

    3. umowy zawierane przez Archiwum, dotyczące działalności archiwalnej, finansowo-budżetowej i inwestycyjnej,

    4. korespondencja wychodząca z Archiwum, kierowana do organów władz państwowych i samorządowych oraz wymiaru sprawiedliwości, do Rzecznika Praw Obywatelskich oraz Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych,

    5. korespondencja do dyrektorów, prezesów, kierowników instytucji, zakładów pracy i innych jednostek organizacyjnych,

    6. wnioski o nadanie odznaczeń państwowych, resortowych i odznak honorowych,

    7. odpowiedzi na pisma posłów i senatorów oraz na wnioski, skargi i zażalenia,

    8. dokumenty bankowe, finansowe, rachunkowe i korespondencja w sprawach finansowych Archiwum,

    9. plany i sprawozdania opisowe, statystyczne i rachunkowe z działalności Archiwum,

    10. zgody na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej,

    11. zalecenia pokontrolne,

    12. zaświadczenia, wypisy, kserokopie, odpisy, wyciągi, wydruki skanów wykonywane na podstawie materiałów archiwalnych.

  64. Na podstawie i w granicach upoważnienia udzielonego przez Dyrektora, pisma określone w ust. 5 może podpisywać osoba zastępująca Dyrektora lub inny wyznaczony pracownik Archiwum.

  65. Dyrektor może upoważnić kierowników komórek organizacyjnych, a także innych pracowników Archiwum do załatwiania określonych spraw w jego imieniu, w ustalonym zakresie.

  66. Osoba upoważniona przez Dyrektora do załatwiania spraw oraz podpisywania pism używa pieczątki zawierającej tekst: „z upoważnienia Dyrektora Archiwum” z dodaniem imienia i nazwiska oraz stanowiska służbowego.

 

§ 7

  1. Do podejmowania zobowiązań finansowych i składania oświadczeń majątkowych upoważniony jest wyłącznie Dyrektor Archiwum lub ustanowieni przez niego pełnomocnicy w zakresie określonym w pełnomocnictwie.

  2. Do dysponowania środkami pieniężnymi na rachunku bankowym Archiwum upoważniony jest Dyrektor Archiwum i główny księgowy oraz upoważnieni przez nich pełnomocnicy, działający wyłącznie w zakresie wyraźnie określonego pełnomocnictwa.

  3. Dokumenty, z których wynikają zobowiązania finansowe dla Archiwum, parafuje główny księgowy (pieczątka imienna, podpis, data, stwierdzenie zabezpieczenia środków finansowych).

 

§ 8

  1. Pracą Oddziałów i Działu kierują ich kierownicy, a w przypadku nie powołania kierownika Dyrektor może wyznaczyć pracownika tej komórki, koordynującego jej pracę. Do takiego pracownika stosuje się odpowiednio przepisy o kierowniku komórki organizacyjnej.

  2. Pracą samodzielnych stanowisk pracy, w tym głównego księgowego, kieruje Dyrektor.

  3. Zakresy czynności kierowników i pracowników zajmujących samodzielne stanowiska pracy, w tym głównego księgowego, ustala dyrektor Archiwum.

  4. Kierownicy komórek organizacyjnych i pracownicy zajmujący samodzielne stanowiska pracy, w tym główny księgowy, odpowiadają przed Dyrektorem Archiwum za wykonanie powierzonych im zadań.

§ 9

  1. Kierownik komórki organizacyjnej na czas swojej nieobecności wyznacza osobę go zastępującą. Zakres zastępstwa regulowany jest przez odpowiednie upoważnienie.

  2. Z wnioskiem o udzielenie upoważnienia dla pracownika występuje do Dyrektora kierownik komórki organizacyjnej (nie dotyczy upoważnień do przetwarzania danych osobowych).

  3. Wniosek powinien zawierać imiona, nazwisko, zakres merytoryczny upoważnienia, okres ważności upoważnienia, datę i miejsce wniosku oraz podpis wnioskodawcy.

  4. Projekt upoważnienia w dwóch egzemplarzach jest przekazywany do podpisu Dyrektora.

  5. Po podpisaniu, jeden egzemplarz upoważnienia jest przekazywany osobie, której upoważnienie dotyczy, drugi egzemplarz trafia do akt. Kopię upoważnienia umieszcza się w aktach osobowych pracownika.

  6. Wydawanie upoważnień do przetwarzania danych osobowych regulują odrębne przepisy.

 

§ 10

 

  1. Komórki organizacyjne Archiwum realizują zadania wynikające z Ustawy, aktówwykonawczych do Ustawy, Statutu oraz innych przepisów obowiązujących w zakresie dotyczącym działalności Archiwum, w szczególności zaś:

  2. kształtują państwowy zasób archiwalny i prowadzą nadzór nad tym zasobem, przejmują, gromadzą, prowadzą ewidencję, przechowują, opracowują, zabezpieczają i udostępniają materiały archiwalne oraz prowadzą działalność informacyjną, naukową i wydawniczą,

  3. rozpatrują podania, wnioski oraz przygotowują projekty pism rozstrzygających sprawy,

  4. przygotowują opinie, wnioski i informacje dla dyrektora Archiwum oraz gromadzą materiały w sprawach należących do ich kompetencji,

  5. wykonują decyzje wydane przez dyrektora Archiwum,

  6. przygotowują sprawozdania z działalności rocznej oraz inne sprawozdania zlecone przez Dyrektora Archiwum,

  7. przekazują zgodnie z przepisami kancelaryjno-archiwalnymi, dokumentację wytworzoną w związku z wykonywanymi zadaniami do archiwum zakładowego.

  8. Jeżeli do wykonania określonego zadania konieczne jest współdziałanie kilku komórek, Dyrektor Archiwum wyznacza komórkę koordynującą.

  9. Komórki organizacyjne mają obowiązek udzielania innym komórkom niezbędnych do wykonania zadań informacji, wyjaśnień i materiałów

 

§ 11

 

1.   Kierownicy komórek organizacyjnych, a także pracownicy na samodzielnych stanowiskach kierują i odpowiadają za całokształt działalności swoich komórek organizacyjnych, a w szczególności:

  1. organizują pracę komórki organizacyjnej i zapewniają warunki umożliwiające realizację zadań,

  2. opracowują projekty planu i sprawozdania z działalności,

  3. przedkładają Dyrektorowi projekty decyzji i ustaleń wchodzących do zakresu działania komórek organizacyjnych,

  4. inicjują przedsięwzięcia w zakresie usprawnienia organizacji i funkcjonowania kierowanych komórek organizacyjnych,

  5. realizują zadania określone w indywidualnym zakresie czynności,

  6. organizują współpracę merytoryczną z innymi wewnętrznymi komórkami organizacyjnymi,

  7. współpracują z Działem Administracyjno-Gospodarczym w sprawach administracyjno-gospodarczych podległych im komórek organizacyjnych w zakresie:

a)   gospodarowania i administrowania powierzonymi środkami rzeczowymi,

b) zgłaszania konieczności zakupu i współudziału w zakupach wyposażenia i materiałów niezbędnych do ich funkcjonowania,

c)   zgłaszania konieczności przeprowadzenia napraw i konserwacji obiektów, urządzeń   

      i wyposażenia.

2.   Kierownicy komórek organizacyjnych, określonych w § 4 ust. 1 pkt. 1 i 4 oraz  ust. 2:

  1. sprawują merytoryczny nadzór nad działalnością komórki, kontrolują prawidłowe wykonanie jej zadań, przestrzeganie dyscypliny pracy oraz przepisów o ochronie danych osobowych,

  2. występują z wnioskami w sprawach zatrudnienia, awansowania i odznaczania pracowników oraz ich nagradzania i karania,

  3. informują podległych pracowników o bieżących i planowanych zadaniach Archiwum,

  4. sporządzają opisy stanowisk pracy w służbie cywilnej oraz przeprowadzają oceny okresowe pracowników korpusu służby cywilnej, zatrudnionych w podległych im komórkach,

  5. opracowują zakresy czynności podległych pracowników.

3. Kierownicy komórek organizacyjnych zapewniają zgodne z prawem i w ramach prawa wykonanie przypisanych im zadań oraz funkcjonowanie komórek organizacyjnych.

 

§ 12

 

  1. Projekty pism, decyzji i innych dokumentów, przedkładanych dyrektorowi do podpisu, są parafowane przez kierownika właściwej komórki organizacyjnej.

  2. Dokumenty, z których wynikają dla Archiwum zobowiązania finansowe podpisują: dyrektor Archiwum i główny księgowy lub ustanowieni przez nich pełnomocnicy.

     

     

     

    § 13

     

    Pracownicy Archiwum są zobowiązani w szczególności do:

  3. wykonywania zadań wynikających z ich indywidualnych zakresów czynności oraz zadań zleconych do wykonania przez kierownika komórki organizacyjnej oraz Dyrektora Archiwum,

  4. przestrzegania przepisów w powierzonym im zakresie działania,

  5. wykazywania inicjatywy i zaangażowania w celu pełnego i właściwego wykonania zadań Archiwum,

  6. podnoszenia poziomu wiedzy i umiejętności oraz kwalifikacji zawodowych w zakresie wykonywanych obowiązków,

  7. przestrzegania ustalonych zasad organizacji pracy, porządku i dyscypliny pracy, a także zasad bhp i przepisów o ochronie przeciwpożarowej,

  8. przestrzegania przepisów w zakresie pracy urzędu, taktownego, terminowego i sprawnego załatwiania interesantów, należytego i wyczerpującego informowania ich o okolicznościach faktycznych i prawnych, istotnych dla załatwiania sprawy,

  9. dbałości o mienie Archiwum, zachowania porządku i estetyki w miejscu pracy.

     

    IV. Zakresy działania komórek organizacyjnych i organów doradczych

     

    1. Oddział Ewidencji, Informacji, Opracowania, Zabezpieczania i Udostępniania Zasobu

     

    § 14

     

  10. Pracą Oddziału Ewidencji, Informacji, Opracowania, Zabezpieczania i Udostępniania Zasobu kieruje Kierownik

  11. Do zakresu działania Oddziału należy:

  12. przechowywanie i zabezpieczanie materiałów archiwalnych, a w szczególności:

    1. udział w przejmowaniu i zakupie materiałów archiwalnych,

    2. rozmieszczanie i oznakowanie materiałów archiwalnych w magazynach,

    3. prowadzenie inwentarza topograficznego obrazującego rozmieszczenie materiałów archiwalnych,

    4. zgłaszanie potrzeb w zakresie powierzchni magazynowej i wyposażenia magazynów w niezbędne do przechowywania materiałów archiwalnych urządzenia i sprzęt,

    5. ochrona zasobu przed kradzieżą, włamaniem, dostępem osób nieupoważnionych, pożarem itp.,

    6. nadzorowanie i organizowanie zabezpieczania materiałów archiwalnych w zakresie zagwarantowania stałych i optymalnych warunków przechowywania materiałów archiwalnych,

    7. organizacja i prowadzenie prac z zakresu profilaktyki zasobu i konserwacji zachowawczej,

    8. organizacja i prowadzenie w ramach posiadanych możliwości konserwacji materiałów archiwalnych,

    9. badanie przyczyn uszkodzenia konserwowanego obiektu, ewentualnie zainfekowania zasobu oraz ustalanie prawidłowych metod i sposobów wykonania zabiegów restauracyjnych i odkażających we współpracy z Centralnym Laboratorium Konserwacji Archiwaliów,

    10. opiniowanie projektów dotyczących typowania materiałów archiwalnych do kopiowania zabezpieczającego w celu zabezpieczenia oraz profilaktyki zasobu,

    11. przygotowywanie materiałów archiwalnych do kopiowania, w szczególności zabezpieczającego,

    12. wypożyczanie archiwaliów w obiegu wewnętrznym z magazynów do pracowni naukowej oraz do innych potrzeb i celów;

  13. ewidencjonowanie i opracowywanie materiałów archiwalnych, a w szczególności:

    1. < >ewidencji zasobu Archiwum, a więc księgi nabytków, ubytków i przesunięć międzyzespołowych, spisu zespołów i kartoteki zbiorczej, ewidencji skarbowej,

      prowadzenie prac w zakresie porządkowania i archiwalnego opracowania zasobu Archiwum zgodnie z zasadami archiwistyki oraz obowiązującymi przepisami metodycznymi,

    2. przedkładanie Komisji Metodycznej propozycji w zakresie metod opracowania materiałów archiwalnych, planów opracowania zasobu oraz propozycji tematów i problemów,

    3. przedkładanie Komisji Metodycznej opracowanych zespołów (zbiorów) archiwalnych do zatwierdzenia,

    4. opracowywanie archiwalnych pomocy ewidencyjno-informacyjnych i wyższego rzędu;

  14. informacja i udostępnianie materiałów archiwalnych, a w szczególności:

    1. gromadzenie i udostępnianie archiwalnych pomocy ewidencyjno-informacyjnych oraz udzielanie informacji o zasobie,

    2. organizowanie i koordynacja działalności informacyjnej, w tym wypełnienie baz danych,

    3. udostępnianie materiałów archiwalnych w pracowni naukowej,

    4. prowadzenie rejestrów udostępnionych materiałów archiwalnych oraz użytkowników pracowni naukowej,

    5. wypożyczanie materiałów archiwalnych i ich kopii poza Archiwum oraz sprowadzanie materiałów archiwalnych i ich kopii do Archiwum w ramach wypożyczeń międzyarchiwalnych,

    6. wykonywanie kwerend krajowych i zagranicznych oraz przygotowywanie i wydawanie uwierzytelnionych odpisów, wypisów i reprodukcji przechowywanych materiałów archiwalnych, a także zaświadczeń na podstawie tych materiałów,

    7. przygotowywanie informatorów o materiałach archiwalnych,

    8. prowadzenie ewidencji mikrofilmów;

  15. prowadzenie działalności naukowej i wydawniczej, a w szczególności:

    1. organizowanie zebrań, seminariów, konferencji i sesji naukowych,

    2. przygotowywanie wydawnictw źródłowych, publikacji naukowych z archiwistyki i historii oraz wystąpień i referatów na zebrania, seminaria, konferencje i sesje naukowe,

    3. współpraca z ośrodkami naukowymi oraz stowarzyszeniami prowadzącymi działalność naukową;

  16. działalność informacyjna, popularyzacyjna i edukacyjna:

    1. prowadzenie działalności informacyjnej we współpracy ze środkamimasowego przekazu i opracowywanie materiałów informacyjnych,

    2. prowadzenie strony domowej Archiwum,

    3. organizowanie wystaw, pokazów i prezentacji,

    4. przyjmowanie wycieczek młodzieży szkolnej, studentów i przedstawicieli innych środowisk,

    5. prowadzenie wykładów i lekcji historyczno-archiwalnych dla młodzieży szkolnej,

    6. współpraca z Naczelną Dyrekcją Archiwów Państwowych, uczelniami, szkołami, instytucjami kultury, stowarzyszeniami, w tym regionalnymi oraz innymi środowiskami w upowszechnianiu wiedzy o archiwach, materiałach archiwalnych i historii regionu,

  17. działalność reprograficzna, a w szczególności:

    1. wykonywanie kopii zabezpieczających zasób Archiwum,

    2. wykonywanie kopii na potrzeby Archiwum, w tym do potrzeb popularyzacyjnych i edukacyjnych,

    3. wykonywanie kopii na zlecenie osób trzecich, zwłaszcza do potrzeb użytkowników pracowni naukowej oraz interesantów,

  18. < > opracowywanie, zabezpieczanie i udostępnianie księgozbioru biblioteki Archiwum;

    koordynacja i prowadzenie we współpracy z podmiotem zewnętrznym oraz Działem Administracyjno-Gospodarczym spraw w zakresie użytkowania i administrowania sprzętem informatycznym, oprogramowaniem, sieciami informatycznymi i bazami danych w skali całego Archiwum oraz wdrażania nowych metod i technik gromadzenia i przetwarzania informacji;

  19. merytoryczna organizacja i prowadzenie praktyk studenckich oraz staży.

     

    2. Stanowisko ds. Nadzoru nad Narastającym Zasobem Archiwalnym

     

§ 15

 

1.  Stanowisko ds. Nadzoru nad Narastającym Zasobem Archiwalnym jest stanowiskiem   

     samodzielnym i podlega bezpośrednio Dyrektorowi Archiwum.

2.  Do zakresu działania Stanowiska należy:

  1. typowanie państwowych jednostek organizacyjnych oraz jednostek samorządu terytorialnego i innych samorządowych jednostek organizacyjnych, w których tworzy się archiwa zakładowe,

  2. prowadzenie postępowań, w tym wykonywanie ekspertyz, mających na celu, czy jednostka organizacyjna jest wytwórcą materiałów archiwalnych,

  3. przygotowywanie aktów, ustalających jednostki organizacyjne jako tworzące materiały archiwalne oraz zobowiązane do utworzenia i prowadzenia archiwów zakładowych

  4. prowadzenie ewidencji państwowych jednostek organizacyjnych oraz jednostek samorządu terytorialnego i innych samorządowych jednostek organizacyjnych, wytwarzających materiały archiwalne i zobowiązanych do prowadzenia archiwów zakładowych,

  5. prowadzenie ewidencji materiałów archiwalnych wchodzących w skład państwowego zasobu archiwalnego, gromadzonych w jednostkach organizacyjnych pod nadzorem,

  6. prowadzenie stosownej bazy danych oraz dokumentacji nadzorowanych jednostek organizacyjnych,

  7. inicjowanie i wnioskowanie o wydanie normatywów kancelaryjnych i archiwalnych w nadzorowanych jednostkach organizacyjnych,

  8. uzgadnianie i opiniowanie normatywów kancelaryjnych i archiwalnych opracowywanych przez jednostki organizacyjne z terenu właściwości całego Archiwum,

  9. opracowywanie i przedkładanie do uzgodnienia i zatwierdzenia Dyrektorowi Archiwum planów kontroli postępowania z materiałami archiwalnymi w jednostkach nadzorowanych,

  10. przeprowadzanie kontroli i lustracji archiwów zakładowych na określonym przez Dyrektora Archiwum terenie według zatwierdzonego przez dyrektora Archiwum planu, sporządzanie protokołów i notatek z kontroli i lustracji, przygotowywanie projektów zaleceń pokontrolnych oraz sprawdzanie terminowości i jakości ich wykonania,

  11. nadzorowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej, wykonywanie ekspertyz archiwalnych i opiniowanie wniosków, dotyczących generalnych i jednorazowych zgód na brakowanie oraz prowadzenie rejestru zgód na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej,

  12. współpraca z archiwami zakładowymi w zakresie odpowiedniego przygotowania i systematycznego przekazywania materiałów archiwalnych oraz organizowanie i udział w przejmowaniu materiałów archiwalnych,

  13. gromadzenie i opracowywanie informacji o działalności archiwów zakładowych,

  14. przygotowywanie, opiniowanie i wnioskowanie projektów umów o użyczeniu (na czasowe przechowywanie) materiałów archiwalnych (należących do Archiwum) urzędom, instytucjom, osobom prawnym i innym jednostkom organizacyjnym na całym terenie właściwości Archiwum, w związku z likwidacją lub przekształceniem organizacyjno-prawnym, państwowych i samorządowych jednostek organizacyjnych, prowadzenie ewidencji umów użyczenia,

  15. szkolenie personelu biurowego oraz archiwów zakładowych, prowadzenie instruktażu, udzielanie wskazówek i konsultacji, dotyczących funkcjonowania archiwów zakładowych i składnic akt oraz stosowania właściwych aktów prawnych, przepisów kancelaryjnych i archiwalnych,

  16. współpraca z innymi komórkami organizacyjnymi Archiwum w zakresie udzielania im informacji, niezbędnych do poprawnego i terminowego rozpatrywania załatwianych przez nie spraw,

  17. przedkładanie Komisji Archiwalnej Oceny Dokumentacji wniosków w sprawach, dotyczących kształtowania narodowego i państwowego zasobu archiwalnego,

  18. współpraca z innymi komórkami organizacyjnymi w przygotowywaniu opinii, ekspertyz naukowych i projektów normatywów metodycznych w zakresie postępowania z materiałami archiwalnymi

  19. przygotowywanie planów i sprawozdań w zakresie kompetencji Stanowiska,

  20. koordynacja spraw nadzoru nad narastającym zasobem archiwalnym w skali całego Archiwum.

     

    3. Stanowisko ds. Niepaństwowego Ewidencjonowanego Zasobu Archiwalnego i Dokumentacji o Czasowym Okresie Przechowywania

     

§ 16

 

  1. Stanowisko ds. Niepaństwowego Ewidencjonowanego Zasobu Archiwalnego i Dokumentacji o Czasowym Okresie Przechowywania jest stanowiskiem samodzielnym i podlega bezpośrednio Dyrektorowi Archiwum.

  2. Do zakresu działania Stanowiska należy:

  3. przygotowywanie ofert, negocjowanie projektów umów, uzgodnień lub decyzji, dotyczących przejmowanej dokumentacji o czasowym okresie przechowywania, a także negocjowanie cen w zakresie jej przechowywania przez Archiwum,

  4. konsultacje z syndykami, likwidatorami i innymi upoważnionymi przedstawicielami likwidowanych podmiotów w sprawie przygotowania dokumentacji do przekazania do Archiwum,

  5. przejmowanie dokumentacji o czasowym okresie przechowywania do Archiwum, sprawdzenie zgodności z dostarczonymi spisami oraz jej rozmieszczanie, zabezpieczanie i oznaczanie,

  6. informowanie centrali Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych o przejętej przez Archiwum na przechowywanie dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców o czasowym okresie przechowywania,

  7. prowadzenie ewidencji dokumentacji pracodawców, przejętej ze zlikwidowanych podmiotów,

  8. współpraca z archiwum państwowym realizującym zadania określone w art. 51 ust. 3 ustawy oraz innymi archiwami państwowymi w zakresie przejmowania dokumentacji o czasowym okresie przechowywania,

  9. udostępnianie dokumentacji pracodawców upoważnionym organom i osobom,

  10. wypożyczanie dokumentacji pracodawców poza Archiwum upoważnionym osobom i organom,

  11. udzielanie informacji o przechowywanych zbiorach i udostępniania pomocy ewidencyjno-informacyjnych,

  12. wykonywanie kwerend oraz przygotowywanie i wydawanie kopii, odpisów i wypisów oraz informacji z przechowywanej dokumentacji pracodawców upoważnionym osobom i organom, a także określanie odpłatności za te usługi,

  13. dokonywanie wstępnej oceny dokumentacji przeznaczonej do brakowania, przygotowywanie spisów tej dokumentacji oraz wniosków do Komisji Archiwalnej Oceny Dokumentacji, a także nadzór nad jej zniszczeniem ze sporządzeniem stosownych protokołów,

  14. współpraca z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych, Naczelną Dyrekcją Archiwów Państwowych, urzędami administracji publicznej, przedsiębiorcami prowadzącymi działalność przechowalniczą i innymi podmiotami w zakresie ustalania miejsc przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej,

  15. współpraca z innymi komórkami organizacyjnymi Archiwum w zakresie przechowywania, zabezpieczenia i obsługi zgromadzonej dokumentacji o czasowym okresie przechowywania,

  16. realizacja zadań z zakresu współpracy z podmiotami, których materiały archiwalne wchodzą w skład ewidencjonowanego niepaństwowego zasobu, a ich siedziby znajdują się na obszarze właściwości terytorialnej określonej w § 4 ust. 2 pkt. 1 Regulaminu,

  17. realizacja innych zadań we współpracy z Oddziałem Ewidencji, Opracowania, Zabezpieczania i Udostępniania Zasobu, a w szczególności w zakresie gromadzenia, opracowywania, zabezpieczania i udostępniania księgozbioru biblioteki Archiwum oraz porządkowania i archiwalnego opracowania zasobu Archiwum zgodnie z zasadami archiwistyki oraz obowiązującymi przepisami metodycznymi.

     

4. Dział Administracyjno-Gospodarczy

 

§ 17

 

  1. Pracą Działu Administracyjno-Gospodarczego kieruje kierownik.

  2. Do zakresu zadań wykonywanych w Dziale należy:

  3. prowadzenie całokształtu spraw administracyjno-gospodarczych, związanych z administrowaniem, zabezpieczaniem i utrzymywaniem w należytym stanie użytkowanych budynków, pomieszczeń i ich wyposażenia oraz spraw z zakresu zaopatrzenia, inwestycji i remontów, a w szczególności:

    1. utrzymanie porządku i czystości pomieszczeń, użytkowanych budynków i ich otoczenia,

    2. usuwanie drobnych usterek, zgłoszonych przez komórki organizacyjne, a nie wymagających specjalistycznych badań i uprawnień,

    3. zabezpieczenie obiektów i pomieszczeń Archiwum przed włamaniem, pożarem i innymi zagrożeniami,

    4. zabezpieczenie kluczy od pomieszczeń oraz kluczy zapasowych do pomieszczeń i szaf oraz nadzór nad ich pobieraniem i zwracaniem,

    5. organizacja otwierania i zamykania budynku Archiwum,

    6. utrzymywanie w sprawności instalacji: wodno-kanalizacyjnej, elektrycznej, centralnego ogrzewania, telefonicznej, teleinformatycznej, sygnalizacji pożaru, sygnalizacji włamania, odgromowej oraz zlecanie ich przeglądów i napraw oraz nadzór nad tymi pracami,

    7. dbałość o należyty stan techniczny urządzeń i wyposażenia oraz zgłaszanie awarii,

    8. organizowanie i zlecanie okresowych przeglądów technicznych budynków i instalacji zgodnie z przepisami prawa budowlanego oraz prowadzenie lub nadzorowanie prowadzenia książek budynków,

    9. współpraca z pracownikami i podmiotami odpowiedzialnymi za sprawy ochrony osób i mienia, ochrony informacji niejawnych, obronne, zarządzania kryzysowego i obrony cywilnej, bezpieczeństwa i higieny pracy, przeciwpożarowe w celu przestrzegania i realizacji przepisów z tego zakresu, w tym dokonywanie z tymi pracownikami i podmiotami przeglądów budynków i pomieszczeń dla ustalenia niezbędnych potrzeb w zakresie prac remontowych oraz zabezpieczeń pod względem bhp, ppoż., antywłamaniowym, sytuacji kryzysowych,

    10. przygotowywanie umów na dostawy, usługi, roboty budowlane, umów zleceń i o dzieło oraz prowadzenie ich ewidencji,

    11. przygotowywanie planów remontów i inwestycji oraz zakupów inwestycyjnych we współpracy z Dyrektorem i innymi komórkami organizacyjnymi Archiwum,

    12. sporządzanie rocznych planów zamówień publicznych oraz sprawozdań z zamówień publicznych,

    13. przygotowanie lub udział w przygotowywaniu zamówień publicznych, w tym przetargów, na dostawy, usługi i roboty budowlane,

    14. udział w przygotowaniu dokumentacji technicznej, projektowej i kosztorysowej, jej ocenie, uzgadnianiu i opiniowaniu oraz w uzyskiwaniu niezbędnych zgód i pozwoleń,

    15. organizowanie nadzoru autorskiego i inwestorskiego nad realizowanymi remontami i inwestycjami budowalnymi oraz udział w organizacji i koordynacji robót budowalnych przy remontach i inwestycjach, nadzorze nad ich przebiegiem oraz w ich odbiorze i rozliczaniu,

    16. realizacja zakupów towarów, usług oraz robót remontowych i budowalnych na rzecz Archiwum zgodnie z obowiązującymi procedurami,

    17. wyposażanie budynków i pomieszczeń w określone przepisami ilości i rodzaje sprzętu i urządzeń,

    18. dokonywanie zakupów, przechowywanie oraz wydawanie materiałów biurowych, środków czystości, wyposażenia osobistego i odzieży ochronnej dla potrzeb komórek organizacyjnych,

    19. prowadzenie spraw, związanych z prenumeratą gazet i czasopism na potrzeby Archiwum,

    20. organizowanie transportu zakupionego sprzętu, wyposażenia, materiałów archiwalnych,

  4. udział w analizowaniumożliwości uczestnictwa Archiwum w projektachfinansowanych ze źródeł Unii Europejskiej, przygotowanie dokumentacji w tym zakresie, a także udział w przygotowywaniu i realizacji wniosków na wykorzystanie funduszy europejskich (programów operacyjnych),

  5. sprawdzanie pod względem merytorycznym, w tym zgodności z prawem zamówień publicznych, dokumentów księgowych (rachunków, faktur), umów, protokołów odbioru robót, konserwacji,

  6. inwentaryzacja środków trwałych, pozostałych środków trwałych i wyposażenia nisko cennego/przedmiotów nietrwałych wspólnie ze Stanowiskiem ds. Finansowo-Księgowych,

  7. przygotowywanie sprawozdań, dotyczących podatków i opłat oraz ustalanie wysokości zobowiązań Archiwum,

  8. sporządzanie planów i sprawozdań dotyczących działalności Działu oraz udział w tworzeniu planów i sprawozdań Archiwum,

  9. prowadzenie spraw związanych z bezpieczeństwem informacji w Archiwum,

  10. załatwianie formalności związanych z zagranicznymi wyjazdami służbowymi pracowników,

  11. prowadzenie we współpracy z podmiotem zewnętrznym oraz Oddziałem spraw w zakresie użytkowania i administrowania sprzętem, oprogramowaniem, sieciami informatycznymi i bazami danych w skali całego Archiwum oraz wdrażania nowych metod i technik gromadzenia i przetwarzania informacji,

  12. prowadzenie spraw związanych z eksploatacją i korzystaniem z pomieszczeń socjalnych Archiwum,

  13. obsługa sekretarsko-kancelaryjna, a w szczególności:

    1. przyjmowanie i rejestrowanie przesyłek wpływających do Archiwum i przedstawianie ich Dyrektorowi lub upoważnionej przez niego osobie do wglądu i dekretacji,

    2. przekazywanie zadekretowanej korespondencji do poszczególnych komórek organizacyjnych, zapewnienie przepływu informacji i korespondencji wewnątrz Archiwum,

    3. rejestrowanie spraw w spisach spraw (jeżeli nie należy to do kompetencji pracowników odpowiedzialnych za merytoryczne i formalne załatwienie sprawy), a także gromadzenie i przechowywanie akt spraw załatwionych przez Archiwum w zakresie wynikającym z obowiązujących przepisów,

    4. prowadzenie rejestru przesyłek wychodzących, przygotowywanie korespondencji do wysłania i jej ekspedycja,

    5. przechowywanie korespondencji załatwianej przez dyrektora,

    6. prowadzenie dokumentacji, dotyczącej pełnomocnictw i upoważnień oraz rejestrów upoważnień,

    7. prowadzenie rejestru kontroli zewnętrznych oraz dokumentacji tych kontroli,

    8. prowadzenie rejestru skarg i wniosków,

    9. prowadzenie ewidencji wzorów odcisków i pieczęci,

    10. rejestracja i przechowywanie przepisów wewnętrznych Archiwum,

    11. prowadzenie zbioru zarządzeń i decyzji Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych,

    12. sporządzanie pism, protokołów i notatek służbowych w zakresie ustalonym przez dyrektora,

    13. załatwianie formalności związanych z krajowymi wyjazdami służbowymi pracowników, prowadzenie ewidencji wydawanych delegacji służbowych,

    14. obsługa centrali telefonicznej, faksu, wideodomofonu, Elektronicznej Skrzynki Podawczej na Platformie Usług Administracji Publicznej (e-PUAP) i poczty elektronicznej,

    15. nadzorowanie ruchu interesantów,

    16. wystawianie rachunków za usługi archiwalne oraz działalność usługową prowadzoną w ramach przejmowania i obsługi dokumentacji niearchiwalnej, w tym zwłaszcza osobowo-płacowej,

    17. prowadzenie tradycyjnych tablic ogłoszeń,

    18. obsługa uroczystości i gości,

    19. monitorowanie i gromadzenie informacji z mediów oraz z portali internetowych, a dotyczących działalności Archiwum,

    20. wykonywanie zadań związanych z obsługą interesantów:

- przyjmowanie interesantów i w uzgodnieniu z pracownikami komórek organizacyjnych, prowadzących sprawy w zakresie merytorycznym, udzielanie interesantom informacji o sposobie, trybie i terminach załatwiania spraw, łącznie z przekazywaniem informacji o wysokości opłat skarbowych oraz opłat za usługi,

- przyjmowanie podań od interesantów wraz z załącznikami  i ustnymi oświadczeniami oraz wydawanie im przygotowanych dokumentów,

- w razie potrzeby kierowanie interesantów do komórek organizacyjnych, prowadzących sprawy w zakresie merytorycznym, a także przekazywanie uwag interesantów kierownikowi właściwej komórki organizacyjnej prowadzącej sprawę lub Dyrektorowi,

u) wypisywanie rachunków za usługi oraz prowadzenie ksiąg druków ścisłego   zarachowania;

  1. prowadzenie spraw osobowych Archiwum, a w szczególności:

    1. dokonywanie czynności wynikających z nawiązania, trwania i ustania stosunku pracy pracowników,

    2. organizowanie i prowadzenie naboru kandydatów do pracy w Archiwum, w tym członków korpusu służby cywilnej

    3. prowadzenie akt osobowych pracowników Archiwum oraz dokumentacji z tym związanej,

    4. kontrolowanie dyscypliny pracy w Archiwum, w tym prowadzenie ewidencji obecności pracowników, wyjść w godzinach pracy, zwolnień lekarskich, wykorzystanych urlopów,

    5. załatwianie spraw związanych z wyjazdami służbowymi pracowników Archiwum, w tym prowadzenie rejestru delegacji służbowych,

    6. prowadzenie spraw związanych z zaopatrzeniem emerytalnym i rentowym pracowników,

    7. organizowanie okresowych badań lekarskich pracowników,

    8. wydawanie legitymacji pracowniczych,

    9. planowanie, organizowanie i obsługa administracyjna szkoleń powszechnych, specjalistycznych i w ramach indywidualnego programu rozwoju zawodowego członków korpusu służby cywilnej oraz dokształcania pozostałych pracowników,

    10. prowadzenie spraw dotyczących nagród i odznaczeń, w tym ustalanie prawa do nagród jubileuszowych, odpraw, dodatków stażowych, udział w ustalaniu indywidualnych wynagrodzeń, polityki płacowej, zasad wynagradzania i gospodarowania środkami na wynagrodzenia, a także opracowywanie i prowadzenie dokumentacji związanej z wynagradzaniem i awansowaniem pracowników,

    11. koordynowanie i współudział w prowadzeniu spraw związanych z ocenami okresowymi członków korpusu służby cywilnej, opisem i wartościowaniem stanowisk pracy,

    12. organizowanie i prowadzenie spraw związanych z odbywaniem służby przygotowawczej,

    13. przygotowywanie dokumentacji niezbędnej do uzyskania świadczeń emerytalnych lub rentowych,

    14. organizacja i koordynacja praktyk studenckich, wolontariatu i staży odbywanych w Archiwum,

    15. prowadzenie statystyk i przygotowywanie sprawozdań dotyczących spraw kadrowych, w tym struktury zatrudnienia, szkoleń, czasu pracy,

  2. prowadzenie spraw bhp we współpracy z podmiotem zewnętrznym, a w szczególności w zakresie:

    1. kontroli warunków pracy w Archiwum oraz przestrzegania przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy,

    2. sporządzania wymaganych okresowych sprawozdań/analiz stanu bezpieczeństwa i higieny pracy, a także przedkładania dyrektorowi Archiwum propozycji przedsięwzięć mających na celu zapobieganie zagrożeniom życia i zdrowia pracowników oraz poprawę warunków pracy,

    3. prowadzeniarejestru wypadków oraz prowadzenia dokumentacji wypadkowej i innej niezbędnej dokumentacji, sporządzania i przedstawiania dyrektorowi Archiwum rocznych analiz i ocen wypadkowości,

    4. ustalania okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy oraz w drodze do i z pracy,

    5. nadzoru nad udzielaniem instruktaży, wstępnego i stanowiskowego bhp, oraz organizacji szkoleń bhp,

    6. zaznajamiania się z obowiązującymi przepisami i informowania o nich dyrektora i kierowników komórek organizacyjnych,

    7. opracowywania ocen ryzyka zawodowego i projektów normatywów w zakresie bhp,

    8. bieżącego informowania Dyrektora Archiwum o stwierdzonych zagrożeniach wraz z wnioskami, zmierzającymi do usuwania tych zagrożeń,

  3. prowadzenie spraw ochrony przeciwpożarowej, a w szczególności:

    1. sporządzanie wymaganych okresowych sprawozdań/analiz stanu ochrony przeciwpożarowej oraz przedstawianie dyrektorowi Archiwum propozycji w zakresie kierunków działania dotyczących zabezpieczenia przeciwpożarowego,

    2. sprawowanie nadzoru nad właściwą pracą urządzeń ppoż., instalacji samoczynnego wykrywania pożaru, instalacji antywłamaniowej, łączności telefonicznej oraz czuwanie nad prawidłowym oznakowaniem i utrzymaniem dróg ewakuacyjnych,

    3. przeprowadzanie okresowych kontroli stanu ochrony przeciwpożarowej oraz opracowanie i przekładanie wniosków odnośnie stwierdzonych nieprawidłowości w zabezpieczeniu przeciwpożarowym,

    4. organizacja szkoleń i instruowanie pracowników w zakresie zapobiegania pożarom i zwalczania pożarów,

    5. prowadzenie dokumentacji w sprawie zabezpieczenia przeciwpożarowego Archiwum, opracowywanie i aktualizowanie zarządzeń, planów i instrukcji,

    6. zaznajamianie się z obowiązującymi przepisami i informowanie o nich Dyrektora i kierowników komórek organizacyjnych,

    7. bieżące informowanie Dyrektora Archiwum o stwierdzonych zagrożeniach wraz z wnioskami, zmierzającymi do usuwania tych zagrożeń.

       

5. Stanowisko ds. Finansowo-Księgowych

 

§ 18

 

  1. Stanowisko ds. Finansowo-Księgowych jest stanowiskiem samodzielnym i podlega bezpośrednio Dyrektorowi Archiwum.

  2. Do zakresu zadań wykonywanych na stanowisku należy:

  3. prowadzenie rachunkowości Archiwum, gospodarki finansowej i materiałowej wg zasad określonych w ustawie o finansach publicznych oraz w ustawie o rachunkowości i wydanych na ich podstawie rozporządzeniach wykonawczych,

  4. opracowywanie projektu rocznego planu finansowego, projektuplanu kont oraz innych planów finansowych, w tym budżetu zadaniowego,

  5. opracowywanie planu funduszu świadczeń socjalnych oraz informacji o jego wykorzystaniu,

  6. wykonywanie dyspozycji środkami pieniężnymi, monitorowanie wydatków oraz prowadzenie bieżącej analizy stanu środków na rachunkach,

  7. dokonywanie wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym,

  8. dokonywanie wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów, dotyczących operacji finansowych i gospodarczych,

  9. opracowywanie sprawozdań finansowych, w tym rocznego (bilansu) oraz okresowych,

  10. sporządzanie rocznego sprawozdania Archiwum, dotyczącego funduszy pozabudżetowych oraz ewidencji księgowej środków pozabudżetowych,

  11. opracowywanie sprawozdań finansowych i statystycznych do GUS i ZUS,

  12. ewidencjonowanie dokumentów finansowych, kontrola formalno-rachunkowa dokumentów finansowych, prowadzenie rozliczeń z dostawcami i odbiorcami,

  13. prowadzenie ewidencji księgowej dochodów budżetowych i wydatków budżetowych
    oraz ich zaangażowania,

  14. współdziałanie przy przygotowywaniu dokumentacji projektów finansowanych z funduszy europejskich, w których uczestniczy Archiwum, oraz prowadzenie ich rozliczeń,

  15. współdziałanie w przygotowywaniu dokumentacji i wniosków o dofinansowanie,

  16. przygotowywanie projektów wystąpień w sprawie zmian w budżecie,

  17. przygotowywanie, wspólnie z Działem Administracyjno-Gospodarczym, planów inwestycji i remontów oraz sprawozdań finansowych z ich wykonania,

  18. współpraca z Działem Administracyjno-Gospodarczym w zakresie prowadzenia ewidencji środków trwałych i w przeprowadzaniu ich okresowych inwentaryzacji,

  19. rozliczanie inwentaryzacji, bilansowanie wyników inwentaryzacyjnych,

  20. przygotowywanie sprawozdań, dotyczących podatków i opłat oraz ustalanie wysokości zobowiązań Archiwum,

  21. obsługa budżetu w systemie TREZOR,

  22. współpraca z dysponentem II stopnia w zakresie przepływu środków finansowych,

  23. współpraca z Narodowym Bankiem Polskim i innymi bankami w zakresie obsługi rachunków bankowych,

  24. prowadzenie ewidencji analitycznej i syntetycznej,

  25. przekazywanie zrealizowanych dochodów budżetowych na rachunek budżetu państwa,

  26. współpraca w rozliczaniu należności za usługi archiwalne,

  27. dokonywanie rozliczeń z urzędami, w tym z ZUS, US,

  28. ewidencjonowanie i dokonywanie wypłat wynagrodzeń i innych należności, wynikających z zawartych umów i odrębnych przepisów,

  29. rozliczanie krajowych i zagranicznych kosztów podróży służbowych pracowników,

  30. < >spółdziałanie w sprawie ustalania nagród jubileuszowych, odpraw pracowników, indywidualnych wynagrodzeń i nagród pracowników, w zakresie realizacji zasad polityki płacowej i zasad wynagradzania w Archiwum oraz
    w zakresie gospodarowania środkami na wynagrodzenia,

    sporządzanie sprawozdań budżetowych i statystycznych z zakresu wykorzystania środków na wynagrodzenia,

  31. wykonywanie innych obowiązków wynikających z przepisów szczególnych regulujących księgowość jednostek organizacyjnych sektora finansów publicznych oraz zadań zleconych przez Dyrektora,

  32. opracowywanie i aktualizowanie procedur kontroli finansowej zgodnie z obowiązującymi przepisami,

  33. prowadzenie spraw dotyczących wynagrodzeń:

  34. zgłaszanie do ubezpieczeń społecznych i wyrejestrowywanie pracowników i członków ich rodzin oraz zleceniobiorców i zgłaszanie zmian danych osób ubezpieczonych,

  35. naliczanie, ewidencjonowanie, wypłata wynagrodzeń i świadczeń pracowniczych oraz należności z tytułu umów zlecenia i o dzieło, sporządzanie list wypłat oraz sporządzanie sprawozdań, informacji i deklaracji wynikających z odrębnych przepisów,

  36. obliczanie podatków, składek ubezpieczeń społecznych i innych obciążeń publicznoprawnych dotyczących wynagrodzeń oraz prowadzenie dokumentacji w tym zakresie,

  37. sporządzanie i rozliczanie deklaracji do ZUS, US oraz innych wymaganych dokumentów,

  38. obsługa ubezpieczenia grupowego pracowników Archiwum,

  39. przygotowywanie dokumentacji niezbędnej do uzyskania świadczeń emerytalnych lub rentowych,

  40. współdziałanie z Dyrektorem Archiwum w zakresie działalności finansowej Archiwum.

 

6.   Archiwum Państwowe w Suwałkach Oddział w Ełku

 

§ 19

 

  1. Do zakresu działania oddziału zamiejscowego, obejmującego obszar działania określony w § 4 ust. 2 pkt 2 niniejszego Regulaminu, należą wszystkie zadania wymienione w Statucie Archiwum oraz zadania realizowane przez komórki organizacyjne centrali Archiwum z wyjątkiem określonych:

  2. w § 14 w ust. 2: pkt 1 lit. h, i, pkt 5 lit. b, pkt 6 lit. a, pkt 8,

  3. w § 15 w ust. 2 pkt: 3, 8, 14, 19, 20,

  4. w § 16,

  5. w § 17 w ust. 2 pkt 1 lit. j – t, pkt 2 - 10, pkt 12-14,

  6. w § 18.

  7. Ponadto do zakresu działania oddziału zamiejscowego należy realizacja zadań z zakresu współpracy z podmiotami, których materiały archiwalne wchodzą w skład ewidencjonowanego niepaństwowego zasobu, a ich siedziby znajdują się na obszarze właściwości terytorialnej określonej w § 4 ust. 2 pkt. 2 Regulaminu, a także prowadzenie biblioteki oddziału.

  8. Do zakresu działania kierownika oddziału zamiejscowego należą sprawy:

    1)  w zakresie udzielonego upoważnienia:

    1. reprezentowanie Oddziału wobec władz oraz urzędów administracji rządowej i samorządowej, sądów, instytucji, osób prawnych i osób fizycznych, bądź innych jednostek organizacyjnych w zakresie udzielonych pełnomocnictw,

    2. rozpatrywanie spraw udostępniania materiałów archiwalnych, w tym zgłoszeń użytkowników, a także wykonywania kwerend podmiotom krajowym, zagranicznym lub międzynarodowym z wyjątkiem wydawania decyzji o odmowie udostępniania wskazanych materiałów archiwalnych oraz o wcześniejszym udostępnianiu materiałów archiwalnych,

    3. składanie do Dyrektora Archiwum wniosków o wydanie decyzji o odmowie udostępniania wskazanych materiałów archiwalnych oraz o wcześniejszym udostępnianiu materiałów archiwalnych,

    4. wydawanie postanowień w toku postępowania administracyjnego,

    5. rozpatrywanie wniosków i wydawanie zgód oraz opinii na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej,

    6. podpisywanie pism wynikających z działalności oddziału, w tym wydawanych zaświadczeń, odpisów, wypisów, kopii,

    7. informowanie na bieżąco podległych pracowników o decyzjach, instrukcjach i innych materiałach otrzymywanych od Dyrektora Archiwum,

    8. wgląd do korespondencji napływającej do oddziału i jej dekretacja,

        2) kontrola przestrzegania przez pracowników oddziału dyscypliny i bezpieczeństwa w miejscu pracy,

  9. opiniowanie urlopów pracowników oddziału,

  10. prowadzenie ewidencji czasu pracy i obecności pracowników,

  11. udzielanie stanowiskowego instruktażu bhp,

  12. załatwianie spraw związanych z wyjazdami służbowymi pracowników,

  13. ustalanie dyżurów w pracowni naukowej,

  14. przyjmowanie w wyznaczonym dniu i godzinach skarg i wniosków obywateli,

  15. współpraca ze

  16. współpraca z Działem Administracyjno-Gospodarczym, zwłaszcza w zakresie spraw, określonych w § 17 w ust. 2 pkt 12 – 14 i w ust. 3,

  17. współpraca ze Stanowiskiem ds. Finansowo-Księgowych w ramach jego kompetencji, określonych w § 18, w sprawach dotyczących oddziału i jego pracowników,

  18. współpraca z pracownikami realizującym zadania określone w § 20.

     

    V. Inne zadania

     

    1. Sprawy obronne, zarządzania kryzysowego, obrony cywilnej i ochrony informacji niejawnych

     

    § 20

     

1. Archiwum realizuje zadania w zakresie spraw obronnych i zarządzania kryzysowego, obrony cywilnej oraz ochrony informacji niejawnych według odrębnych przepisów, w szczególności poprzez:

  1. przygotowanie warunków funkcjonowania Archiwum na okres zagrożenia bezpieczeństwa państwa (kryzysu polityczno-militarnego) i wojny,

  2. ustalenie we współpracy z Działem Administracyjno-Gospodarczympotrzeb w zakresie prac remontowych oraz zabezpieczeń pod względem sytuacji kryzysowych,

  3. opracowanie planów działalności obronnej Archiwum,

  4. zapewnienie realizacji zadań wynikających z powszechnego obowiązku obrony w Rzeczypospolitej Polskiej,

  5. realizowanie prac reklamacyjnych w odniesieniu do pracowników Archiwum od obowiązku pełnienia czynnej służby wojskowej w razie ogłoszenia mobilizacji i w czasie wojny,

  6. wykonywanie zadań obrony cywilnej,

  7. organizowanie szkoleń obronnych, w tym dla osób funkcyjnych struktur obronnych Archiwum,

  8. wykonywanie zadań związanych z funkcjonowaniem systemu zarządzania kryzysowego w Archiwum,

  9. podejmowanie i prowadzenie działań związanych z przestrzeganiem przepisów o ochronie informacji niejawnych w Archiwum w celu zapewnienia ochrony informacji niejawnych,

  10. wykonywanie zadań pełnomocnika do spraw ochrony informacji niejawnych oraz wykonywanie zadań kierownika kancelarii pism niejawnych.

    2.  Pracownika lub pracowników odpowiedzialnych za wykonywanie zadań, określonych w ust. 1, spośród osób posiadających odpowiednie uprawnienia i kwalifikacje, wyznacza Dyrektor.

 

2. Archiwum zakładowe

 

§ 21

 

  1. Prowadzenie archiwum zakładowego należy do zadań osoby wyznaczonej przez Dyrektora.

  2. Oddział w Ełku prowadzi filię archiwum zakładowego.

  3. Archiwum zakładowe jest prowadzone zgodnie z obowiązującymi przepisami kancelaryjno - archiwalnymi.

 

3. Pozostałe zadania pracowników Archiwum

 

§ 22

 

1.  Dodatkowe zadania wykonywane przez wyznaczonych przez Dyrektora lub kierowników komórek organizacyjnych pracowników Archiwum:

  1. zgłaszanie projektów i inicjowanie prac badawczych w zakresie archiwistyki, historii i nauk pokrewnych,

  2. prowadzenie badań indywidualnych organizowanych w Archiwum lub w ramach międzyarchiwalnych zespołów naukowych,

  3. przygotowywanie opinii i ekspertyz naukowych w zakresie postępowania z materiałami archiwalnymi w archiwum państwowym,

  4. uczestniczenie w pracach związanych z przygotowaniem projektów normatywów metodycznych,

  5. opiniowanie projektów w zakresie rozmieszczania materiałów archiwalnych,

  6. udział w pracach popularyzatorskich i wydawniczych,

  7. utrzymywanie kontaktów z innymi archiwami państwowymi w zakresie wymiany doświadczeń metodycznych,

  8. udział w posiedzeniach lub członkostwo w Komisji Archiwalnej Oceny Dokumentacji, Komisji Metodycznej, Zespole Zakupu Archiwaliów, Kolegium przy Dyrektorze Archiwum,

  9. współpraca z Komisją Zakupu Archiwaliów przy Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych w Warszawie w zakresie dokonywania zakupów archiwaliów,

  10. uzyskiwanie stopni naukowych,

  11. redagowanie Biuletynu Informacji Publicznej,

  12. opracowywanie projektów planów, celów działalności, budżetu zadaniowego, ze szczególnym uwzględnieniem mierników,

  13. wykonywanie zadań z zakresu kontroli zarządczej, w tym analizy ryzyka,

  14. wykonywanie zadań z zakresu ochrony danych osobowych.

    2. Wyznaczeni pracownicy mogą realizować zadania w ramach zespołów i komisji powoływanych przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych. 

 

VI. Organy kolegialne opiniodawcze i doradcze

 

§ 23

 

  1. Kolegium, złożone z kierowników komórek organizacyjnych, pracowników zatrudnionych na samodzielnych stanowiskach i innych powołanych przez Dyrektora Archiwum, jest organem opiniodawczo-doradczym Dyrektora w sprawach merytorycznych, administracyjnych, finansowych i personalnych Archiwum, a skład, zakres i tryb działania określa Dyrektor.

  2. Zespół Zakupu Archiwaliów, złożony z pracowników powołanych przez dyrektora, wykonuje czynności wynikające z zarządzeń Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych, dotyczących działalności zespołów zakupu archiwaliów w archiwach państwowych oraz ustaleń wprowadzonych przez Dyrektora Archiwum.

  3. Komisja Metodyczna wykonuje czynności wynikające z decyzji Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych, dotyczących działalności komisji metodycznych w archiwach państwowych, oraz z ustaleń dokonanych przez Dyrektora Archiwum w porozumieniu z Dyrektorem Archiwum Państwowego w Białymstoku.

  4. Komisja Archiwalnej Oceny Dokumentacji wykonuje czynności wynikające z decyzji Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych, dotyczących działalności komisji archiwalnej oceny dokumentacji w archiwach państwowych, oraz z ustaleń dokonanych przez Dyrektora Archiwum w porozumieniu z Dyrektorem Archiwum Państwowego w Białymstoku.

  5. Obsługa kolegium, komisji lub zespołów, także doraźnych, każdorazowo jest ustalana przez Dyrektora Archiwum.

  6. W przypadku komisji, o których mowa w ust. 3 i 4 Dyrektor współdziała z Dyrektorem Archiwum Państwowego w Białymstoku w zakresie określenia ich składu osobowego, wyznaczając dońpracowników Archiwum.

 

VII. Ogólne zasady kontroli zarządczej

§ 24

  1. Kontrolę zarządczą w Archiwum stanowi ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy oraz obejmuje ona formułowanie celów i zadań archiwum a następnie monitorowanie
    i sprawdzanie ich realizacji.

  2. Organizacja funkcjonowania kontroli zarządczej w archiwum unormowana jest
    w odrębnych przepisach.

     

     

VIII. Ogólne zasady postępowania ze skargami i wnioskami

§ 25

Szczegółową organizację przyjmowania, udzielania odpowiedzi, rejestracji skarg
i wniosków określają odrębne przepisy.

 

 

VI. Przepisy końcowe

 

§ 26

 

  1. Zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w Archiwum określa Instrukcja kancelaryjna wprowadzona Zarządzeniem nr 18 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 21 grudnia 2012 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt i instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych.

  2. Koordynatora lub koordynatorów czynności kancelaryjnych wyznacza Dyrektor.

 

§ 27

 

1.   Pozostałe prawa i obowiązki pracowników Archiwum określa Regulamin pracy.

2.   W sprawach nie określonych niniejszym Regulaminem mają zastosowanie przepisy

      zawarte w Statucie oraz Regulaminie pracy Archiwum.

 

§ 28

 

  1. Zmiany w niniejszym Regulaminie są dokonywane wraz ze zmianą lub nowelizacją Statutu Archiwum Państwowego w Suwałkach, bądź w przypadku zmian organizacyjnych albo zmian w zakresie zadań lub obowiązków poszczególnych komórek, niezwiązanych ze zmianą Statutu.

  2. W przypadku sprzeczności postanowień niniejszego Regulaminu ze zmienionymi postanowieniami Statutu, do czasu nowelizacji Regulaminu, stosuje się postanowienia Statutu.

Powrót

Pokaż komentarz

Załączniki

Brak załączników w dokumencie.

Metryka dokumentu

ukryj
Tytuł dokumentu:Regulamin organizacyjny
Podmiot udostępniający informację:Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych
Informację opublikował:Sławomir Filipowicz
Informację wytworzył:
Data na dokumencie:Brak
Data publikacji:12.07.2004 09:10