Statut

Załącznik do decyzji Nr 46

Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych

z dnia 12 czerwca 2014 r.

zmieniony:
Zarządzeniem Nr 48
Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych
z dnia 19 lipca 2017 r.

 

STATUT

ARCHIWUM PAŃSTWOWEGO W SUWAŁKACH

 

I

POSTANOWIENIA OGÓLNE

 

§ 1

Archiwum Państwowe w Suwałkach, utworzone na podstawie Zarządzenia Nr 4 Ministra Nauki, Szkolnictwa Wyższego i Techniki z dnia 21 stycznia 1976 r. w sprawie utworzenia wojewódzkich archiwów państwowych (Dz. Urz. MNSzWiT Nr 2, poz. 5), zwane dalej „Archiwum”, działa na podstawie:

  1. ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2016 r. poz. 1506, z późn. zm.), zwanej dalej „ustawą”,
  2. niniejszego statutu,
  3. innych przepisów.

 

§ 2

  1. Siedziba Archiwum mieści się w Suwałkach.
  2. Zasięgiem działania Archiwum jest:
  1. na terenie województwa podlaskiego obszar obejmujący:
    1. miasto na prawach powiatu Suwałki,
    2. wszystkie gminy wchodzące w skład powiatów: augustowskiego, sejneńskiego i suwalskiego,
  2. na terenie województwa warmińsko-mazurskiego obszar obejmujący:
    1. wszystkie gminy wchodzące w skład powiatów: ełckiego, giżyckiego, gołdapskiego, oleckiego, piskiego i węgorzewskiego,
    2. gminę Mikołajki w powiecie mrągowskim.

 

§ 3

Archiwum podlega Naczelnemu Dyrektorowi Archiwów Państwowych.

 

 

 

§ 4

Archiwum używa pieczęci urzędowej okrągłej z Godłem Państwa pośrodku i napisem w otoku: „Archiwum Państwowe w Suwałkach”.

 

II

ZADANIA I ZAKRES DZIAŁANIA

 

§ 5

  1. Do zadań Archiwum należy:
  1. kształtowanie i nadzór nad państwowym zasobem archiwalnym;
  2. gromadzenie, przechowywanie i zabezpieczanie materiałów archiwalnych;
  3. ewidencjonowanie i opracowywanie materiałów archiwalnych;
  4. udostępnianie materiałów archiwalnych;
  5. urzędowe potwierdzanie treści przechowywanych materiałów archiwalnych;
  6. prowadzenie działalności naukowej i wydawniczej;
  7. prowadzenie działalności informacyjnej i popularyzatorskiej na temat materiałów archiwalnych i Archiwum;
  8. prowadzenie spraw przechowywania dokumentacji o czasowym okresie przechowywania w zakresie ustalonym ustawą;
  9. wykonywanie innych zadań określonych w przepisach prawa.
    1. Oprócz działalności podstawowej Archiwum wykonuje usługi archiwalne w zakresie:
      1. wyszukiwania informacji i danych zawartych w materiałach archiwalnych;
      2. sporządzania wyciągów, wypisów, odpisów albo odwzorowań wizualnych, dźwiękowych lub cyfrowych materiałów archiwalnych wraz z ich metadanymi;
      3. przetwarzania informacji i danych zawartych w materiałach archiwalnych konserwacji materiałów archiwalnych.
    2. Archiwum może również prowadzić działalność usługową polegającą na:
      1. przechowywaniu dokumentacji osobowej i płacowej o czasowym okresie przechowywania;
      2. wydawaniu odpisów i kopii z dokumentacji osobowej i płacowej o czasowym okresie przechowywania;
      3. konserwacji dokumentacji osobowej i płacowej o czasowym okresie przechowywania.

 

§ 6

W szczególności do zakresu działania Archiwum należy:

  1. w zakresie kształtowania i nadzoru nad państwowym zasobem archiwalnym:
    1. ustalanie państwowych jednostek organizacyjnych oraz jednostek samorządu terytorialnego i innych samorządowych jednostek organizacyjnych, w których powstają materiały archiwalne wchodzące do państwowego zasobu archiwalnego i które są obowiązane do prowadzenia archiwów zakładowych, oraz prowadzenie ich ewidencji,
    2. uzgadnianie dla organów i jednostek organizacyjnych, o których mowa w art. 6 ust. 1 ustawy - w ramach posiadanego upoważnienia - instrukcji kancelaryjnej i instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego lub składnicy akt i jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz zmian do nich,
    3. przeprowadzanie kontroli przestrzegania przepisów o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, w zakresie postępowania z materiałami archiwalnymi wchodzącymi do państwowego zasobu archiwalnego
      i dokumentacją niearchiwalną powstałą i zgromadzoną w organach
      i jednostkach organizacyjnych, o których mowa w art. 5 ust. 1 ustawy, bez względu na miejsce i tytuł prawny przechowywania tych materiałów lub dokumentacji, wydawanie zaleceń pokontrolnych i sprawdzanie ich realizacji oraz wykonywanie ekspertyz archiwalnych,
    4. nadzór nad prawidłowością przygotowania i przekazywania materiałów archiwalnych do Archiwum oraz wydawanie zgód na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej,
    5. współdziałanie z podmiotami działającymi w sferze państwowego i niepaństwowego zasobu archiwalnego w zakresie prawidłowości zarządzania dokumentacją zgodnie z prawem powszechnie obowiązującym oraz przepisami wydanymi dla tych podmiotów,
    6. prowadzenie instruktaży, konsultacji i doradztwa w zakresie postępowania z dokumentacją, w tym z materiałami archiwalnymi w państwowych i samorządowych jednostkach organizacyjnych;
  2. w zakresie gromadzenia, przechowywania i zabezpieczania materiałów archiwalnych:
    1. przejmowanie materiałów archiwalnych wraz ze sporządzoną do nich ewidencją,
    2. rozmieszczanie i zabezpieczanie materiałów archiwalnych oraz zapewnienie im optymalnych warunków przechowywania,
    3. profilaktyka konserwatorska i konserwacja właściwa materiałów archiwalnych,
    4. prowadzenie kopiowania zabezpieczającego materiałów archiwalnych, w tym ich digitalizacja,
    5. ochrona i zabezpieczenie zasobu archiwalnego;
  3. w zakresie ewidencjonowania i opracowywania materiałów archiwalnych:
    1. prowadzenie ewidencji materiałów archiwalnych,
    2. opracowywanie materiałów archiwalnych zgodnie z obowiązującymi normami i przepisami metodycznymi,
    3. opracowywanie pomocy ewidencyjno-informacyjnych oraz pomocy archiwalnych wyższego rzędu;
  4. w zakresie udostępniania materiałów archiwalnych:
    1. udostępnianie materiałów archiwalnych w czytelni oraz on-line
    2. udzielanie informacji o zasobie i udostępnianie pomocy ewidencyjno-informacyjnych,
    3. wypożyczanie reprodukcji materiałów archiwalnych w ramach wymiany między archiwalnej;
  5. w zakresie urzędowego potwierdzania treści przechowywanych materiałów archiwalnych – wydawanie ich uwierzytelnionych odpisów, wypisów, wyciągów oraz reprodukcji, a także zaświadczeń na podstawie tych materiałów;
  6. w zakresie prowadzenia działalności naukowej i wydawniczej:
    1. prowadzenie badań indywidualnych i zespołowych z zakresu archiwistyki i dziedzin pokrewnych oraz udział w komisjach i zespołach powołanych przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych, a także udział w realizacji przedsięwzięć inicjowanych przezeń w tym zakresie,
    2. opracowywanie ekspertyz i opinii naukowych,
    3. organizowanie zebrań, konferencji i sesji naukowych,
    4. współdziałanie ze szkołami wyższymi oraz z innymi instytucjami naukowymi i wydawniczymi,
    5. przygotowywanie do druku wydawnictw źródłowych i pomocy ewidencyjno-informacyjnych oraz publikacji z zakresu teorii i praktyki archiwalnej;
  7. w zakresie prowadzenia działalności informacyjnej i popularyzatorskiej:
    1. przygotowywanie informatorów o materiałach archiwalnych i Archiwum,
    2. współpraca z placówkami informacyjnymi, naukowymi, kulturalnymi i oświatowymi,
    3. organizowanie wystaw i pokazów materiałów archiwalnych oraz współudział w ich przygotowaniu,
    4. organizowanie oraz prowadzenie wykładów i odczytów o tematyce historyczno-archiwalnej dla zainteresowanych środowisk,
    5. prowadzenie wykładów i zajęć lekcyjnych dla młodzieży szkolnej oraz studentów,
    6. przyjmowanie wycieczek młodzieży szkolnej, studentów oraz przedstawicieli innych środowisk społecznych,
    7. upowszechnianie wiedzy o Archiwum i jego zasobie w środkach masowego przekazu oraz w sieciach informatycznych dostępnych publicznie,
    8. współpraca ze stowarzyszeniami naukowymi oraz regionalnymi,
    9. wyszukiwanie i upowszechnianie informacji o zawartości zasobu Archiwum, w szczególności w ramach kwerend tematycznych;
  8. w zakresie spraw dotyczących dokumentacji o czasowym okresie przechowywania:
    1. współpraca z archiwum państwowym realizującym zadania określone w art. 51 u ust. 3 ustawy oraz z innymi archiwami państwowymi w zakresie przejmowania dokumentacji o czasowym okresie przechowywania w związku z orzeczeniami sądów rejestrowych,
    2. zbieranie i udzielanie informacji o miejscach przechowywania dokumentacji osobowo-płacowej po byłych pracodawcach, którzy mieli siedzibę na obszarze działania Archiwum,
    3. prowadzenie ewidencji dokumentacji zlikwidowanych pracodawców, przejętej przez Archiwum od likwidowanych pracodawców i przedsiębiorców wykreślonych z rejestru przechowawców akt osobowych,
    4. udostępnianie dokumentacji o czasowym okresie przechowywania uprawnionym osobom fizycznym oraz jej udostępnianie i wypożyczanie innym uprawnionym podmiotom.

 

§ 7

  1. Zasób Archiwum stanowią materiały archiwalne powstałe w wyniku działalności organów państwowych oraz państwowych jednostek organizacyjnych, organów jednostek samorządu terytorialnego oraz samorządowych jednostek organizacyjnych z obszaru działania Archiwum, a także jego zasób historyczny.
  2. Do zasobu Archiwum wchodzą również materiały archiwalne zaliczane do niepaństwowego zasobu archiwalnego przejmowane na podstawie art. 44 ust. 1 i 2 oraz nabywane na podstawie art. 9 ust. 1 ustawy, a także nabyte w innej drodze.

 

§ 8

  1. Realizując zadania statutowe Archiwum współpracuje z organami oraz przedstawicielami władz państwowych i samorządowych na obszarze jego działania.
  2. Archiwum współpracuje z innymi archiwami mającymi siedzibę na obszarze jego działania oraz z jednostkami organizacyjnymi, w których powstaje niepaństwowy zasób archiwalny.

 

III

STRUKTURA

 

§ 9

1.  W skład Archiwum wchodzą:

  1. Oddział Ewidencji, Informacji, Opracowania, Zabezpieczania i Udostępniania Zasobu.
  2. Stanowisko ds. Nadzoru nad Narastającym Zasobem Archiwalnym,
  3. Stanowisko ds. Niepaństwowego Ewidencjonowanego Zasobu Archiwalnego i Dokumentacji o Czasowym Okresie Przechowywania,
  4. Archiwum zakładowe,
  5. Dział Administracyjno-Gospodarczy,
  6. Stanowisko ds. Finansowo-Księgowych.

2.  W skład Archiwum wchodzi również oddział zamiejscowy w Ełku, noszący nazwę: „Archiwum Państwowe w Suwałkach Oddział w Ełku”.

 

§ 10

  1. Dyrektor Archiwum określa w regulaminie organizacyjnym szczegółowe zadania i organizację komórek organizacyjnych oraz zadania wykonywane na samodzielnych stanowiskach wymienionych w § 9, a także tryb realizacji powierzonych zadań.
  2. W razie uzasadnionej potrzeby dyrektor Archiwum może tworzyć lub likwidować sekcje, pracownie i samodzielne stanowiska pracy w obrębie komórek organizacyjnych wymienionych w § 9.
  3. W przypadkach uzasadnionych potrzebami Archiwum Dyrektor Archiwum może zatrudnić Zastępcę Dyrektora Archiwum.

 

§ 11

Schemat organizacyjny Archiwum stanowi załącznik do statutu.

 

IV

KIEROWNICTWO ARCHIWUM, PRACOWNICY

 

§ 12

  1. Archiwum kieruje dyrektor, którego powołuje i odwołuje Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych.
  2. Dyrektor Archiwum podlega Naczelnemu Dyrektorowi Archiwów Państwowych, przed którym jest odpowiedzialny za całokształt działalności Archiwum.

 

§ 13

  1. Dyrektor Archiwum kieruje całokształtem działalności Archiwum oraz czuwa nad prawidłową realizacją wypełnianych przez nie zadań.
  2. Do zakresu działania dyrektora Archiwum należy w szczególności:
  1. ogólne kierownictwo w sprawach organizacyjnych, administracyjnych, metodycznych, naukowo-badawczych oraz związanych z działalnością archiwalną;
  2. ogólny nadzór nad zasobem i majątkiem Archiwum;
  3. reprezentowanie Archiwum na zewnątrz;
  4. przedkładanie Naczelnemu Dyrektorowi Archiwów Państwowych planów Archiwum, w tym rzeczowych i finansowych, oraz sprawozdań i wniosków dotyczących ich realizacji;
  5. dokonywanie wydatków budżetowych w ramach zatwierdzonych planów finansowych;
  6. wydawanie decyzji administracyjnych, postanowień i zaświadczeń w sprawach dotyczących działalności Archiwum oraz w sprawach wynikających z odrębnych przepisów;
  7. wydawanie zarządzeń wewnętrznych oraz wprowadzanie na ich podstawie regulaminów i instrukcji;
  8. wykonywanie zadań przewidzianych dla dyrektora generalnego urzędu w przepisach ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (Dz. U. z 2016 r. poz. 1345, z późn. zm,);
  9. tworzenie warunków sprzyjających podnoszeniu przez pracowników kwalifikacji zawodowych, zdobywaniu stopni i tytułów naukowych oraz sprawowanie nadzoru w tym zakresie;
  10. kierowanie realizacją zadań z zakresu ochrony przeciwpożarowej, bezpieczeństwa i higieny pracy, odpowiednio do odrębnych przepisów;
  11. kierowanie realizacją zadań w zakresie spraw obronnych i zarządzania kryzysowego;
  12. odpowiedzialność za ochronę przetwarzanych informacji niejawnych.

 

§ 14

Dyrektor Archiwum współdziała, odpowiednio, ze związkami zawodowymi działającymi w Archiwum w zakresie określonym odrębnymi przepisami lub przedstawicielem pracowników przy ustalaniu regulaminu korzystania z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.

 

§ 15

Do zatrudnionych w Archiwum pracowników stosuje się odpowiednio przepisy:

  1. ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (Dz. U. z 2016 r. poz. 1345, z późn. zm.);
  2. ustawy z dnia 16 września 1982 r. o pracownikach urzędów państwowych (Dz. U. z 2016 r. poz. 1511);
  3. ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 2016 r. poz. 1666).

 

 

§ 16

  1. Kierownicy komórek organizacyjnych, wymienionych w § 9, ponoszą odpowiedzialność za całokształt działalności podległej im komórki i są odpowiedzialni przed dyrektorem Archiwum za prawidłową i terminową realizację zadań.
  2. Kierownicy komórek organizacyjnych, o których mowa w § 9, dokonują opisu podległych im stanowisk pracy, określają zakresy czynności podległych im pracowników oraz przydzielają im zadania wynikające z opisu stanowiska oraz planu pracy komórki organizacyjnej bądź potrzeb bieżących Archiwum, a także kontrolują ich wykonanie.
  3. Dyrektor Archiwum ustala zakresy czynności kierowników oddziałów i działów, a także pracowników zatrudnionych na samodzielnych stanowiskach  oraz dokonuje opisu ich stanowisk pracy.

 

V

ORGANY DORADCZE I OPINIODAWCZE

 

§ 17

  1. W Archiwum działają następujące organy opiniodawcze i doradcze:
    1. Kolegium,
    2. Zespół Zakupu Archiwaliów.
  1. Na rzecz Archiwum działają następujące organy opiniodawcze i doradcze:
  1. Komisja Metodyczna, utworzona w Archiwum Państwowym w Białymstoku, wspólna dla Archiwum Państwowego w Białymstoku oraz Archiwum Państwowego w Suwałkach,
  2. Komisja Archiwalnej Oceny Dokumentacji Archiwum Państwowego w Białymstoku i Archiwum Państwowego w Suwałkach, utworzona w Archiwum Państwowym w Białymstoku, wspólna dla Archiwum Państwowego w Białymstoku oraz Archiwum Państwowego w Suwałkach.
  1. Dyrektor Archiwum może powołać inne komisje i zespoły do rozpatrywania określonych spraw oraz organy przewidziane odrębnymi przepisami.

 

§ 18

  1. Dyrektor Archiwum powołuje organ wymieniony w § 17 ust. 1 pkt 1, określa jego zakres działania i skład osobowy, a także powołuje organ wymieniony w § 17 ust. 1 pkt 2 i określa jego skład osobowy.
  2. W przypadku komisji, o których mowa w § 17 ust. 2 Dyrektor współdziała z Dyrektorem Archiwum Państwowego w Białymstoku w zakresie określania ich składu osobowego.

VI

MIENIE I FINANSE ARCHIWUM

 

§ 19

Archiwum jest państwową jednostką budżetową, działającą według zasad określonych w ustawie z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2016 r. poz. 1870) oraz w przepisach wydanych na jej podstawie.

 

§ 20

Majątek Archiwum stanowi własność Skarbu Państwa i może być wykorzystywany jedynie do celów związanych z działalnością statutową Archiwum.

 

§ 21

  1. Do podejmowania zobowiązań finansowych lub składania oświadczeń woli, w tym w zakresie praw i obowiązków majątkowych upoważniony jest wyłącznie dyrektor Archiwum lub ustanowieni przez niego pełnomocnicy w zakresie określonym w pełnomocnictwie.
  2. Do dysponowania środkami pieniężnymi na rachunku bankowym Archiwum upoważniony jest dyrektor Archiwum i główny księgowy działający łącznie oraz ustanowieni przez nich pełnomocnicy, działający w zakresie określonym w pełnomocnictwie.

 

Rozdział 6

Przepisy końcowe

 

§ 22

Zmiany w statucie mogą być dokonane w trybie określonym dla jego nadania.

Powrót

Pokaż komentarz

Załączniki

Brak załączników w dokumencie.

Metryka dokumentu

ukryj
Tytuł dokumentu:Statut
Podmiot udostępniający informację:Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych
Informację opublikował:Sławomir Filipowicz
Informację wytworzył:
Data na dokumencie:Brak
Data publikacji:09.07.2004 13:49