Statut

Załącznik  do decyzji Nr 20/2009

Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych

z dnia 16 września 2009 r. zmieniony decyzją Nr 48

Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych

z dnia 18 września 2013 r. oraz decyzją Nr 29

Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych

z dnia 30 stycznia 2014 r.

 

 

 

STATUT

ARCHIWUM PAŃSTWOWEGO W SUWAŁKACH

I

POSTANOWIENIA OGÓLNE

§ 1

Archiwum Państwowe w Suwałkach utworzone na podstawie Zarządzenia Nr 4 Ministra Nauki, Szkolnictwa Wyższego i Techniki z dnia 21 stycznia 1976 r. w sprawie utworzenia wojewódzkich archiwów państwowych (Dz. Urz. M.N.Sz.W.iT., Nr 2, poz. 5) zwane dalej „Archiwum”, działa na podstawie:

1)     ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. z 2006 r., Nr 97, poz. 673 z późn. zm.), zwanej dalej „ustawą”,

2)     niniejszego Statutu,

3)     innych przepisów normujących działalność archiwalną.

§ 2

1.     Siedziba Archiwum mieści się w Suwałkach.

2.     Zasięgiem działania Archiwum jest:

1)     na terenie województwa podlaskiego obszar obejmujący:

a)     miasto na prawach powiatu Suwałki,

b)    wszystkie gminy wchodzące w skład powiatów: augustowskiego, sejneńskiego i suwalskiego,

2)     na terenie województwa warmińsko-mazurskiego obszar obejmujący:

a)     wszystkie gminy wchodzące w skład powiatów: ełckiego, giżyckiego, gołdapskiego, oleckiego, piskiego i węgorzewskiego,

b)    gminę Mikołajki w powiecie mrągowskim.

§ 3

Archiwum podlega Naczelnemu Dyrektorowi Archiwów Państwowych.

§ 4

Archiwum używa pieczęci urzędowej okrągłej z Godłem Państwa pośrodku i napisem w otoku: „Archiwum Państwowe w Suwałkach”.

II

ZADANIA I ZAKRES DZIAŁANIA

§ 5

1.     Do zadań Archiwum należy:

1)     kształtowanie i nadzór nad państwowym zasobem archiwalnym,

2)     przejmowanie, przechowywanie i zabezpieczanie materiałów archiwalnych,

3)     ewidencjonowanie i opracowywanie materiałów archiwalnych,

4)     udostępnianie materiałów archiwalnych,

5)     urzędowe potwierdzanie treści przechowywanych materiałów archiwalnych,

6)     prowadzenie działalności naukowej i wydawniczej,

7)     prowadzenie działalności informacyjnej i popularyzatorskiej na temat materiałów archiwalnych i archiwów,

8)     prowadzenie spraw przechowywania dokumentacji o czasowym okresie przechowywania w zakresie ustalonym ustawą.

2.     Oprócz działalności podstawowej Archiwum wykonuje usługi archiwalne w zakresie:

1)     prowadzenia kwerend w zasobie archiwalnym,

2)     kopiowania  materiałów archiwalnych dla potrzeb, o których mowa w ust. 1 pkt 4,

3)     przetwarzania i przekazywania danych przy użyciu systemów teleinformatycznych lub informatycznych nośników danych,

4)     konserwacji materiałów archiwalnych.

3. Archiwum może również prowadzić działalność usługową polegającą na:

1)      przechowywaniu dokumentacji o czasowym okresie przechowywania, w tym dokumentacji osobowo-płacowej,

2)     wydawaniu odpisów i kopii z dokumentacji o czasowym okresie przechowywania, w tym dokumentacji osobowo-płacowej,

3)     konserwacji dokumentacji o czasowym okresie przechowywania, w tym dokumentacji osobowo-płacowej.

§ 6

W szczególności do zakresu działania Archiwum należy:

1)     w zakresie kształtowania i nadzoru nad państwowym zasobem archiwalnym:

a)     ustalanie państwowych jednostek organizacyjnych oraz jednostek samorządu terytorialnego i innych samorządowych jednostek organizacyjnych, w których powstają materiały archiwalne wchodzące do państwowego zasobu archiwalnego i które są zobowiązane do prowadzenia archiwów zakładowych, oraz prowadzenie ich ewidencji,

b)    inicjowanie i zatwierdzanie dla jednostek, o których mowa w pkt 1 lit. a) – w ramach posiadanego upoważnienia – instrukcji określających zasady i tryb postępowania z dokumentacją w formie instrukcji kancelaryjnych i instrukcji o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego (składnicy akt) oraz ich zmian,

c)     inicjowanie i uzgadnianie dla jednostek, o których mowa w pkt 1) lit. a) jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz ich zmian,

d)    kontrola archiwów zakładowych, składnic akt, jednostek z powierzonym zasobem archiwalnym oraz innych miejsc przechowywania materiałów archiwalnych stanowiących państwowy zasób archiwalny, wydawanie zaleceń pokontrolnych i sprawdzanie ich realizacji,

e)     nadzór nad brakowaniem dokumentacji niearchiwalnej w państwowych i samorządowych jednostkach organizacyjnych, wykonywanie ekspertyz archiwalnych oraz wydawanie jednorazowych zgód na zniszczenie dokumentacji niearchiwalnej,

f)     nadzór nad prawidłowością przygotowania i przekazywania materiałów archiwalnych do Archiwum,

g)    współdziałanie z podmiotami działającymi w sferze państwowego i niepaństwowego zasobu archiwalnego w zakresie prawidłowości zarządzania dokumentacją zgodnie z prawem powszechnie obowiązującym oraz  przepisami wydanymi dla tych  podmiotów,

h)     prowadzenie instruktaży, konsultacji i doradztwa w zakresie postępowania z dokumentacją, w z tym materiałami archiwalnymi w państwowych i samorządowych jednostkach organizacyjnych,

2)     w zakresie przejmowania, przechowywania i zabezpieczania materiałów archiwalnych:

a)     przejmowanie materiałów archiwalnych wraz ze sporządzoną do nich ewidencją,

b)    rozmieszczanie i zabezpieczanie materiałów archiwalnych oraz zapewnienie im optymalnych warunków przechowywania,

c)     profilaktyka konserwatorska i konserwacja właściwa materiałów archiwalnych,

d)    prowadzenie kopiowania zabezpieczającego materiałów archiwalnych, w tym ich mikrofilmowania,

e)     ochrona i zabezpieczenie zasobu archiwalnego,

3)     w zakresie ewidencjonowania i opracowywania materiałów archiwalnych:

a)     prowadzenie ewidencji materiałów archiwalnych,

b)    opracowywanie materiałów archiwalnych zgodnie z obowiązującymi normami i przepisami metodycznymi,

c)     opracowywanie archiwalnych pomocy ewidencyjno-informacyjnych oraz pomocy archiwalnych wyższego rzędu,

4)     w zakresie udostępniania materiałów archiwalnych:

a)     udostępnianie materiałów archiwalnych w pracowni naukowej,

b)    udzielanie informacji o zasobie i udostępnianie archiwalnych pomocy ewidencyjno-informacyjnych,

c)     wypożyczanie reprodukcji materiałów archiwalnych w ramach wymiany międzyarchiwalnej,

5)     w zakresie urzędowego potwierdzania treści przechowywanych materiałów archiwalnych – wydawanie ich uwierzytelnionych odpisów, wypisów, wyciągów oraz reprodukcji, a także zaświadczeń na podstawie tych materiałów,

6)     w zakresie prowadzenia działalności naukowej i wydawniczej:

a)     prowadzenie badań indywidualnych i zespołowych z zakresu archiwistyki i dziedzin pokrewnych oraz udział w komisjach i zespołach  powołanych przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych, a także udział w realizacji przedsięwzięć inicjowanych przezeń w tym zakresie,

b)    opracowywanie ekspertyz i opinii naukowych,

c)     organizowanie zebrań, konferencji i sesji naukowych,

d)    współdziałanie ze szkołami wyższymi, a także z innymi instytucjami naukowymi i wydawniczymi,

e)     przygotowywanie do druku wydawnictw źródłowych i pomocy ewidencyjno-informacyjnych oraz publikacji z zakresu teorii i praktyki archiwalnej,

7)     w zakresie prowadzenia działalności informacyjnej i popularyzatorskiej:

a)     przygotowywanie informatorów o materiałach archiwalnych i Archiwum,

b)    współpraca z placówkami informacyjnymi, naukowymi, kulturalnymi i oświatowymi,

c)     organizowanie wystaw i pokazów materiałów archiwalnych oraz współudział w ich przygotowaniu,

d)    organizowanie oraz prowadzenie wykładów i odczytów o tematyce historyczno-archiwalnej dla zainteresowanych środowisk,

e)     prowadzenie wykładów i zajęć lekcyjnych dla młodzieży szkolnej oraz studentów,

f)     przyjmowanie wycieczek młodzieży szkolnej, studentów oraz przedstawicieli innych środowisk społecznych,

g)    upowszechnianie wiedzy o Archiwum i jego zasobie w środkach masowego przekazu oraz w sieciach informatycznych dostępnych publicznie,

h)     współpraca ze stowarzyszeniami naukowymi oraz regionalnymi,

i)      wyszukiwanie i upowszechnianie informacji o zawartości zasobu Archiwum, w szczególności w ramach kwerend tematycznych,

8)     w zakresie spraw dotyczących dokumentacji o czasowym okresie przechowywania:

a)     współpraca z Archiwum Państwowym Dokumentacji Osobowej i Płacowej oraz z innymi archiwami państwowymi w zakresie przejmowania dokumentacji o czasowym okresie przechowywania w związku z orzeczeniami sądów rejestrowych,

b)    zbieranie i udzielanie informacji o miejscach przechowywania dokumentacji osobowo-płacowej po byłych pracodawcach, którzy mieli siedzibę na obszarze działania Archiwum,

c)     prowadzenie ewidencji dokumentacji zlikwidowanych pracodawców, przejętej od likwidowanych pracodawców i przedsiębiorców wykreślonych z rejestru przechowawców akt osobowych,

d)    udostępnianie dokumentacji niearchiwalnej uprawnionym osobom fizycznym  oraz jej udostępnianie i wypożyczanie uprawnionym podmiotom.

§ 7

1.     Zasób Archiwum stanowią materiały archiwalne powstałe w wyniku działalności organów administracji rządowej oraz innych państwowych jednostek organizacyjnych, organów jednostek samorządu terytorialnego oraz  samorządowych jednostek organizacyjnych z obszaru działania Archiwum, a także jego zasób historyczny.

2.     Do zasobu Archiwum wchodzą również materiały archiwalne niepaństwowego zasobu archiwalnego przejmowane na podstawie art. 44 ust. 1 i 2 oraz nabywane na podstawie art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2006 r., Nr 97, poz. 673, z późn. zm.), a także nabyte w innej drodze.

§ 8

1.     Realizując zadania statutowe Archiwum współpracuje z organami oraz przedstawicielami władz państwowych i samorządowych na obszarze jego działania.

2.     Archiwum współpracuje z innymi archiwami mającymi siedzibę na obszarze jego działania oraz z jednostkami organizacyjnymi, w których powstaje niepaństwowy zasób archiwalny.

III

STRUKTURA

§ 9

1.     W skład Archiwum wchodzą:

1)     Oddział Ewidencji, Informacji, Opracowania, Zabezpieczania i Udostępniania Zasobu.

W skład Oddziału wchodzą:

a)     Stanowisko ds. Ewidencji i Informacji,

b)    Stanowisko ds. Opracowania Zasobu,

c)     Stanowisko ds. Kwerend,

d)    Pracownia Naukowa,

e)     Biblioteka,

f)     Pracownia Reprografii i Konserwacji.

2)     Stanowisko ds. Nadzoru nad Narastającym Zasobem Archiwalnym,

3)     Stanowisko ds. Przechowywania Dokumentacji,

4)     Archiwum zakładowe,

5)     Dział Księgowości i Administracji.

2.     W skład Archiwum wchodzi również oddział zamiejscowy w Ełku, noszący nazwę: „Archiwum Państwowe w Suwałkach Oddział w Ełku”.

§ 10

1.     Dyrektor Archiwum określa w Regulaminie organizacyjnym szczegółowe zadania i organizację komórek organizacyjnych oraz tryb realizacji tych zadań.

2.     W razie uzasadnionej potrzeby Dyrektor Archiwum może w ramach oddziałów tworzyć lub likwidować sekcje, pracownie i samodzielne stanowiska pracy.

3.     W przypadkach uzasadnionych potrzebami Archiwum Dyrektor Archiwum może zatrudnić Zastępcę Dyrektora Archiwum.

§ 11

Schemat organizacyjny Archiwum stanowi załącznik do niniejszego Statutu.

IV

KIEROWNICTWO ARCHIWUM, PRACOWNICY

§ 12

1.     Archiwum kieruje Dyrektor, którego powołuje i odwołuje Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych.

2.     Dyrektor Archiwum podlega Naczelnemu Dyrektorowi Archiwów Państwowych, przed którym jest odpowiedzialny za całokształt działalności Archiwum.

§ 13

1.     Dyrektor Archiwum kieruje całokształtem działalności Archiwum oraz czuwa nad prawidłową realizacją wypełnianych przez nie zadań.

2.     Do zakresu działania Dyrektora Archiwum należy w szczególności:

1)     ogólne kierownictwo w sprawach organizacyjnych, administracyjnych, metodycznych i naukowo-badawczych,

2)     ogólny nadzór nad zasobem i majątkiem Archiwum,

3)     reprezentowanie Archiwum na zewnątrz,

4)     przedkładanie Naczelnemu Dyrektorowi Archiwów Państwowych planów rzeczowych i finansowych oraz sprawozdań i wniosków dotyczących ich realizacji,

5)     dokonywanie wydatków budżetowych w ramach zatwierdzonych planów finansowych,

6)     wydawanie decyzji w sprawach dotyczących działalności Archiwum oraz w sprawach wynikających z odrębnych przepisów,

7)     wydawanie zarządzeń wewnętrznych oraz wprowadzanie na ich podstawie regulaminów i instrukcji,

8)     wykonywanie zadań przewidzianych dla dyrektora generalnego urzędu w art. 25 ust. 4 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (Dz. U. Nr 227, poz. 1505),

9)     tworzenie warunków sprzyjających podnoszeniu przez pracowników kwalifikacji zawodowych i zdobywaniu stopni naukowych oraz sprawowanie nadzoru w tym zakresie,

10)  kierowanie realizacją zadań z zakresu ochrony przeciwpożarowej, bezpieczeństwa i higieny pracy, odpowiednio do odrębnych przepisów,

11)  kierowanie realizacją zadań w zakresie obrony cywilnej oraz ochrony informacji niejawnych.

§ 14

Dyrektor Archiwum współdziała, odpowiednio, z organizacjami związkowymi działającymi w Archiwum w zakresie określonym odrębnymi przepisami lub przedstawicielem pracowników przy ustalaniu regulaminu korzystania z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.

§ 15

Do zatrudnionych w Archiwum pracowników stosuje się odpowiednio przepisy:

1)     ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (Dz. U. Nr 227, poz. 1505), w obowiązującym zakresie,

2)     ustawy z dnia 24 sierpnia 2006 r. o służbie cywilnej (Dz. U. z 2006 r. Nr 170, poz. 1218, z późn. zm.), w obowiązującym zakresie,

3)     ustawy z dnia 16 września 1982 r. o pracownikach urzędów państwowych (tekst jednolity: Dz. U. z 2001 r. Nr 86, poz. 95, 3 z późn. zm.),

4)     ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94, z późn. zm.).

§ 16

1.     Kierownicy komórek organizacyjnych wymienionych w § 9 ponoszą odpowiedzialność za całokształt działalności podległych im komórek i są odpowiedzialni przed Dyrektorem Archiwum za prawidłową i terminową realizację zadań.

2.     Kierownicy komórek organizacyjnych, o których mowa w § 9, dokonują opisu podległych im stanowisk pracy oraz przydzielają zadania podległym pracownikom wynikające z opisu stanowiska oraz planu pracy komórek organizacyjnych bądź potrzeb bieżących Archiwum, a także kontrolują ich wykonanie.

3.     Zakresy czynności kierowników oddziałów oraz pracowników zatrudnianych na samodzielnych stanowiskach ustala Dyrektor Archiwum.

V

ORGANY DORADCZE I OPINIODAWCZE

§ 17

1.     W Archiwum działają następujące organy opiniodawcze i doradcze:

1)     Kolegium,

2)     Zespół Zakupu Archiwaliów.

2.     Na rzecz Archiwum działają następujące organy opiniodawcze i doradcze:

1)     Komisja Metodyczna, utworzona w Archiwum Państwowym w Białymstoku, wspólna dla Archiwum Państwowego w Suwałkach oraz Archiwum Państwowego w Białymstoku,

2)     Komisja Archiwalnej Oceny Dokumentacji, utworzona w Archiwum Państwowym w Białymstoku, wspólna dla Archiwum Państwowego w Suwałkach oraz Archiwum Państwowego w Białymstoku.

2.     Dyrektor Archiwum może powołać inne komisje i zespoły do rozpatrywania określonych spraw oraz komisje przewidziane odrębnymi przepisami.

3.     Dyrektor Archiwum powołuje organ wymieniony w ust. 1, pkt 1, określa jego zakres działania i skład osobowy, a także powołuje organ wymieniony w ust. 1 pkt 2 i określa jego skład osobowy.

4.     W przypadku komisji, o których mowa w § 17 ust. 2 Dyrektor współdziała z Dyrektorem Archiwum Państwowego w Białymstoku w zakresie określania ich składu osobowego.

VI

MIENIE I FINANSE ARCHIWUM

§ 18

1.     Archiwum jest państwową jednostką budżetową, działającą według zasad określonych w ustawie z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 249, poz. 2104 z późn. zm.) oraz przepisach wydanych na jej podstawie.

2.     Dyrektor Archiwum może utworzyć rachunek dochodów własnych lub gospodarstwo pomocnicze po uprzednim uzyskaniu zgody Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych.

§ 19

Majątek Archiwum stanowi własność Skarbu Państwa i może być wykorzystywany jedynie do celów związanych z działalnością statutową Archiwum.


§ 20

1.     Do podejmowania zobowiązań finansowych lub składania oświadczeń w zakresie praw i obowiązków majątkowych upoważniony jest wyłącznie Dyrektor Archiwum lub ustanowieni przez niego pełnomocnicy w zakresie wyraźnie określonym w pełnomocnictwie.

2.     Do dysponowania środkami pieniężnymi na rachunku bankowym Archiwum upoważniony jest Dyrektor Archiwum i główny księgowy oraz ustanowieni przez nich pełnomocnicy, działający wyłącznie w zakresie wyraźnie określonego pełnomocnictwa.

VII

PRZEPISY KOŃCOWE

§ 21

Zmiany w Statucie mogą być dokonane w trybie określonym dla jego nadania.

Powrót

Pokaż komentarz

Załączniki

Brak załączników w dokumencie.

Metryka dokumentu

ukryj
Tytuł dokumentu:Statut
Podmiot udostępniający informację:Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych
Informację opublikował:Sławomir Filipowicz
Informację wytworzył:
Data na dokumencie:Brak
Data publikacji:09.07.2004 13:49