Załatwianie spraw

 

UDOSTĘPNIANIE ZASOBÓW

 

Materiały archiwalne udostępnia się po upływie 30 lat od chwili ich wytworzenia, o ile nie narusza to przepisów prawa. Wcześniejszy dostęp do akt możliwy jest po przedłożeniu przez użytkownika umotywowanego wniosku.

Archiwum udostępnia materiały archiwalne w formie bezpośredniej - umożliwiając zainteresowanym zapoznanie się z oryginałami lub kopiami dokumentów w Czytelni oraz w formie pośredniej - przekazując informacje zawarte w aktach w postaci pisemnej odpowiedzi lub reprodukcji dokumentu - na wniosek zainteresowanego. Udostępnienie archiwaliów do wglądu w Czytelni jest bezpłatne. Inne formy udostępniania związane z wyszukiwaniem archiwaliów przez pracowników lub sporządzaniem reprodukcji stanowią usługę odpłatną.

Osoba przystępująca do korzystania z materiałów archiwalnych w Czytelni składa Zgłoszenie użytkownika zasobu archiwalnego. W odniesieniu do informacji prawnie chronionych wymagane jest złożenie przez użytkownika pisemnego zobowiązania dotyczącego sposobu i zakresu ich wykorzystania. W uzasadnionych przypadkach Dyrektor Archiwum może odmówić udostępnienia akt. Udostępnia się archiwalia zewidencjonowane, tzn. wyposażone w pomoce ewidencyjno-informacyjne. Użytkownik może korzystać ze wszystkich dostępnych pomocy. Na ich podstawie użytkownik wyszukuje jednostki archiwalne i ich sygnatury, a następnie składa zamówienie na akta. Udostępnione materiały archiwalne mogą być odpłatnie reprodukowane w postaci kserokopii, skanów i fotografii wg obowiązującego w Archiwum Cennika usług świadczonych przez Archiwum Państwowe w Siedlcach.Użytkownik może wykonać nieodpłatnie kopie cyfrowe własnym aparatem.

Na pisemny wniosek zainteresowanego Archiwum może sprowadzić do Czytelni mikrofilmy archiwaliów przechowywanych w innych archiwach. Koszt przesyłki ponosi zamawiający.

Wykorzystanie w publikacjach reprodukcji z zasobu Archiwum powinno zostać odnotowane poprzez umieszczenie informacji o miejscu przechowywania, nazwie zespołu i sygnaturze akt. Podobne procedury obowiązują przy powoływaniu się na wykorzystane archiwalia. Zasady udostępniania i korzystania z materiałów archiwalnych regulujeRegulamin udostępniania materiałów archiwalnych w Archiwum Państwowym w Siedlcach wprowadzony Zarządzeniem nr 26/2013 Dyrektora Archiwum Państwowego w Siedlcach. 

Korzystanie do celów własnościowych

Na podstawie art. 17 ust. 1 ustawy z dn. 14 lipca 1983 r. (Dz. U nr 38, poz. 173 z późn. zm.) archiwa państwowe w Polsce udostępniają materiały archiwalne po 30 latach od ich wytworzenia, o ile nie narusza to prawnie chronionych interesów państwa i obywateli. W związku z tym zainteresowani uzyskaniem dostępu do archiwaliów związanych z prawami własnościowymi proszeni są o przedstawienie dowodów, iż są stroną w rozumieniu art. 28 Kodeksu Postępowania Administracyjnego, tj. że posiadają interes lub obowiązek prawny w odniesieniu do załatwianej sprawy. W przypadku prowadzenia poszukiwań na zlecenie osób trzecich należy przedstawić oryginał pełnomocnictwa (do wglądu) lub jego poświadczoną kopię lub wykonane przez tłumacza przysięgłego tłumaczenie (w przypadku pełnomocnictwa sporządzonego w języku obcym). Wykonywanie kopii odnalezionych archiwaliów jest odpłatne.

Korzystanie do celów urzędowych

Instytucje lub osoby prawne przeprowadzające poszukiwanie genealogiczne lub własnościowe dla celów urzędowych proszone są o przedstawienie dowodów, iż są stroną w rozumieniu art. 28 Kodeksu Postępowania Administracyjnego, tj. że posiadają interes lub obowiązek prawny w odniesieniu do załatwianej sprawy, wynikający z zadań statutowych instytucji lub decyzji Sądu. W przypadku prowadzenia poszukiwań na zlecenie osób prywatnych należy przedstawić oryginał pełnomocnictwa (do wglądu) lub jego poświadczoną kopię lub wykonane przez tłumacza przysięgłego tłumaczenie (w przypadku pełnomocnictwa sporządzonego w języku obcym). Osoby prowadzące badania w imieniu instytucji zobowiązane są przedstawić imienne upoważnienie do poszukiwań w konkretnej sprawie. Wykonywanie kopii odnalezionych archiwaliów jest odpłatne.

Kwerendy dla osób prywatnych

Pracownicy Archiwum przeprowadzają w zasobie kwerendy dla osób prywatnych w sprawach socjalnych, genealogicznych i własnościowych. Prowadzenie poszukiwań o charakterze naukowym wykracza poza obowiązki pracowników Archiwum. Bezpłatnie przeprowadzane są poszukiwania dotyczące represji okresu II wojny światowej i okresu stalinowskiego. Są to potwierdzenia: pobytów w więzieniach, obozach pracy, obozach koncentracyjnych, na robotach przymusowych w III Rzeszy; pracy na terenie Generalnego Gubernatorstwa; wysiedleń Polaków z ziem przyłączonych do Rzeszy; uciekinierów ze Wschodu, warszawiaków po Powstaniu Warszawskim; istnienia obozów pracy przymusowej, niemieckich gospodarstw i zakładów pracy a także ustalania losów osób zaginionych. Poszukiwania prowadzone przez pracowników Archiwum dla osób prywatnych do celów genealogicznych lub własnościowych są płatne.

 

W związku ze wzrostem poszukiwań genealogicznych Archiwum Państwowe w Siedlcach informuje, że w pierwszej kolejności realizowane są podania dotyczące spraw prawno-administracyjnych, skutkujące wydaniem dokumentów potrzebnych w obrocie prawnym. Zamówienia, które nie są związane z celami urzędowymi, realizuje się poza zakresem administracji publicznej.

 

Kwerendy do celów nieurzędowych (w tym m.in. genealogicznych) zaliczane są do sfery działalności usługowej archiwów i są wykonywane na zasadach umowy cywilnoprawnej między zamawiającym a wykonawcą. Usługi świadczone są przez Archiwum w miarę możliwości technicznych, organizacyjnych i kadrowych. Czas ich realizacji uzależniony jest od ilości wpływających podań oraz innych, statutowych zadań Archiwum. Archiwum Państwowe w  Siedlcach zastrzega sobie możliwość niepodjęcia usług archiwalnych ze względu na zły stan fizyczny zbiorów, brak danych lub, gdy wynika to z ustawowego zakazu naruszania prawnie chronionych interesów Państwa, jednostek organizacyjnych i obywateli. Archiwum nie podejmuje się przeprowadzania kwerend rozległych tematycznie obejmujących poszukiwania w znacznej partii materiałów archiwalnych.

 

Biorąc pod uwagę bardzo duże zainteresowanie dokumentami do celów genealogicznych, Archiwum rozpoczęło działania mające na celu udostępnienie on-line akt stanu cywilnego. We współdziałaniu z Narodowym Archiwum Cyfrowym na stronie www.szukajwarchiwach.pl zostało opublikowane ponad 142 000 skanów z ksiąg stanu cywilnego.

 

Archiwum zachęca do prowadzenia samodzielnych  poszukiwań, szczególnie genealogicznych, w Czytelni Archiwum oraz do korzystania z serwisu www.szukajwarchiwach.pl



Czytelnia


Czytelnia czynna jest od poniedziałku do piątku w godzinach 08.30-15.00, w czwartki w godzinach 11.45 - 17.45.

Udostępnianie materiałów archiwalnych i ich reprodukcji w Czytelni archiwum prowadzone jest od poniedziałku do piątku w godzinach 8.30 - 15.00 oraz w czwartek w godzinach 11.45 – 17.45.

Termin udostępnienia materiałów archiwalnych wymagających dodatkowego przygotowania (paginacja, zabiegi konserwatorskie) zostanie określony w trybie indywidualnych ustaleń dokonanych między użytkownikiem a archiwum.

 

Archiwum Państwowe w Siedlcach udostępnia posiadane archiwa, prowadzi poszukiwania w materiałach archiwalnych, udziela informacji na piśmie (drogą pocztową i e-mailem) i ustnie (bezpośrednio i telefonicznie), wykonuje reprodukcje z posiadanych materiałów archiwalnych; w oparciu o statut archiwum, zarządzenia i regulacje NDAP i zgodnie z KPA.

 

Archiwum Państwowe w Siedlcach informuje, że zgodnie z wymogami określonymi w art. 63 § 2 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeksu Postępowania Administracyjnego (Tekst jednolity: Dz. U. z 2000 r. Nr 98 poz. 1071 ze zm.) treść kierowanej korespondencji powinna zawierać wskazanie:

- osoby (imienia i nazwiska), od której pochodzi,
- adresu (kodu pocztowego, miejscowości, ulicy, i nr domu) tej osoby,
- przedmiotu sprawy, której dotyczy.

W przypadku braku powyższych danych w korespondencji prosimy o ich uzupełnienie i ponowne jej przesłanie.


 

 

 

Cennik usług świadczonych przez Archiwum Państwowe w Siedlcach

 

Zakres usług

§ 1

1.Cennik określa zasady świadczenia usług przez Archiwum Państwowe w Siedlcach (zwane dalej: Archiwum) w zakresie:

  1. a) wyszukiwania materiałów archiwalnych i informacji we własnym zasobie oraz prowadzenia na jego podstawie kwerend tematycznych
  2. b) wykonywania kopii materiałów archiwalnych i zbiorów bibliotecznych z własnego zasobu, c) przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców o czasowym okresie przechowywania oraz wykonywania jej odpisów, wypisów i kopii.

§ 2

  1. Do działalności usługowej nie zalicza się :
  2. a) czynności z zakresu bezpłatnego udostępniania materiałów archiwalnych w rozumieniu ustawy z dnia 14 lipca 1983 roku o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tekst jednolity: DZ.U. z 2015 r. poz.1446);
  3. b) wydawania do celów prawnych zaświadczeń oraz uwierzytelnionych kopii, odpisów lub wypisów mających rangę zaświadczenia w ramach działalności administracyjnej;
  4. c) wyszukiwania dokumentów dla potrzeb organów władzy publicznej z zastrzeżeniem, że Archiwum nie wykonuje przy tym zadań ciążących na zamawiającym oraz pod warunkiem, że zamawiający określi sprawę z zakresu swojej właściwości, do której załatwienia potrzebne jest zaznajomienie się z treścią tych dokumentów,
  5. d) sporządzania w jednym egzemplarzu uwierzytelnionych kopii materiałów archiwalnych, odpisów lub wypisów mających w obrocie prawnym rangę zaświadczenia,
  6. e) sporządzania wypisów, odpisów i reprodukcji dokumentów dla potrzeb organów władzy publicznej, z zastrzeżeniem, że zamawiający określi sprawę z zakresu swojej właściwości, do załatwienia której niezbędne są wymienione reprodukcje (odpisy, wypisy), a także wskaże poszczególne dokumenty objęte zamówieniem oraz zamawiający jest ustawowo upoważniony do zbierania określonych kategorii danych bez związku ze sprawami indywidualnymi.

Szczególne przypadki zastosowania cennika

§ 3

  1. W sprawach wydawania zaświadczeń oraz równorzędnych z nimi dokumentów przeznaczonych do obrotu prawnego (uwierzytelnionych kopii lub odpisów) Archiwum może kwalifikować wyszukiwanie dokumentów jako mające charakter usługi i pobierać z tego tytułu przychody, o ile wnioskodawca nie jest w stanie wskazać wystawcy i przybliżonego czasu powstania wymienionego przezeń dokumentu lub innych danych niezbędnych do identyfikacji dokumentu lub jego części potrzebnej w sprawie, a ich ustalenie przez Archiwum wymaga znacznego nakładu pracy.
  2. Kopie, odpisy, wypisy zamawiane przez organy władzy publicznej do własnych celów urzędowych do 10 stron formatu A4 lub A3 wykonywane są nieodpłatnie. Za zamówienia powyżej 10 stron pobierana jest należność zgodnie z obowiązującym cennikiem.
  3. Kopie, odpisy i wypisy zamawiane do celów urzędowych przez sądy, organy prokuratury i polskie urzędy konsularne wykonywane są nieodpłatnie.
  4. Kopie, odpisy i wypisy zamawiane do własnych celów urzędowych przez obce przedstawicielstwa dyplomatyczne wykonywane są na zasadach ogólnych, chyba że umowy międzynarodowe lub ustawy stanowią inaczej.
  5. Opłaty skarbowe od zaświadczenia lub uwierzytelnienia kopii lub odpisu (wypisu) pobierane są na podstawie odrębnych przepisów.

Warunki realizacji usług

§ 4

  1. Usługi są świadczone w ramach aktualnych możliwości technicznych i organizacyjnych Archiwum.
  2. Usługi świadczone są na podstawie pisemnego zamówienia, które powinno zawierać co najmniej dane o zamawiającym, celu usługi oraz szczegółowe określenie przedmiotu usługi.
  3. Nie wykonuje się kopii z materiałów przechowywanych w Archiwum wytworzonych przed 1800 r.
  4. Archiwum zastrzega sobie prawo określenia sposobu wykonania reprografii z materiałów (kserokopia, fotografia cyfrowa, skan) w przypadku narażenia materiałów archiwalnych lub zbiorów bibliotecznych na uszkodzenie lub ze względów technicznych. Usługę mogą wykluczyć np. format, ciężar, objętość obiektu, rodzaj i gramatura papieru, sposób oprawy materiałów, pieczęcie lakowe na dokumencie i inne uzasadnione troską o zabezpieczenie zasobu.
  5. Jeśli obiekt posiada kopię użytkową, reprodukcja zostanie wykonana z tej kopii użytkowej.

Zasady wyceny usług

§ 5

  1. Ustala się ceny świadczonych usług według tabeli opłat.
  2. Opłata za wykonane kopie pobierana jest przed ich wysłaniem.
  3. Archiwum może świadczyć odpłatne usługi w zakresie prowadzenia poszukiwań dokumentów (tzw. kwerend) we własnym zasobie, gdy wnioskodawca podaje dane niewystarczające do odszukania żądanego dokumentu, mimo wezwania do ich uzupełnienia, nie jest w stanie wskazać wystawcy, roku jego powstania albo innych informacji niezbędnych do identyfikacji dokumentu. Przed podjęciem czynności z zakresu usług archiwalnych (jeśli wnioskodawca nie wyrazi chęci samodzielnych poszukiwań) Archiwum powinno poinformować wnioskodawcę o odpłatnym charakterze tych świadczeń oraz uzyskać potwierdzenie przyjęcia kosztów. W przypadku nie przekazania informacji uzupełniających Archiwum zastrzega sobie prawo nie podjęcia poszukiwań z uwagi na zbyt ogólne dane uniemożliwiające przeprowadzenie poszukiwań.

4.Ceny podstawowe za usługi mogą być podwyższone o 100 % ze względu na:

  1. a) reprodukcje materiałów wymagających uprzednich zabiegów konserwatorskich, intensywnie wykorzystywanych, wielkoformatowych, oprawnych oraz zamówień wymagających wielokrotnej zmiany ustawień parametrów urządzeń kopiujących,
  2. b) prowadzenia przez Archiwum rozległych poszukiwań na podstawie materiałów obcojęzycznych, rękopiśmiennych lub trudno czytelnych.

5.Archiwum może odmówić wykonania usługi reprograficznej, jeżeli mogłaby powodować ryzyko uszkodzenia materiału podczas wykonywania reprodukcji albo jej wykonanie nie leży w możliwościach technicznych i organizacyjnych Archiwum.

  1. W przypadku gdy realizacja zamówienia nie leży w możliwościach Archiwum, dyrektor Archiwum może wyrazić zgodę na ich reprodukcję (kopiowanie, fotografowanie, skanowanie, filmowanie) przez zamawiającego własnym sprzętem. Wykonanie reprodukcji odbywa się na zasadach technicznych określonych przez Archiwum i pod nadzorem pracownika Archiwum.
  2. Do celów genealogicznych Archiwum wydaje nieuwierzytelnione kopie dokumentów.

§ 6

  1. Przed przystąpieniem do wykonania usługi może zostać pobrana zaliczka :
  2. a) w przypadku zlecenia poszukiwań zaliczkę stanowi równowartość kosztów jednej godziny przy wyszukiwaniu dokumentów. Kwota zaliczki jest rozliczana w ramach końcowej należności, jednak w przypadku negatywnego wyniku poszukiwań nie podlega zwrotowi.
  3. b) w przypadku zamówienia reprograficznego o szacowanej wycenie wyższej niż równowartość wykonania 100 kserokopii według ceny podstawowej w wysokości 20 % kosztów.
  4. 2W przypadku zamówienia wysyłki wykonanych reprodukcji, do kwoty należności dolicza się zryczałtowane opłaty pocztowo - bankowe.
  5. Opłaty za wykonane usługi mogą być dokonywane przelewem na konto Archiwum lub też bezpośrednio w kasie Archiwum.
  6. 4W rozliczeniach z zamawiającymi, którzy przebywają za granicą, dopuszczalne jest wnoszenie należności w euro lub w dolarach USA, przelewem na rachunek bankowy Archiwum, według średniego kursu Narodowego Banku Polskiego, obowiązującego w dniu realizacji zamówienia. Archiwum nie realizuje czeków bankowych .

5.Opłaty za kwerendy pobiera się jeżeli czas poszukiwań wyniósł przynajmniej 30 minut.

                              

Wykonywanie kopii na podstawie dokumentacji o czasowym okresie przechowywania

§ 7

Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Kultury w sprawie określenia maksymalnej wysokości opłat za sporządzenie odpisu lub kopii o czasowym  okresie przechowywania

(Dz.U. Nr 28. poz. 240 z 2005 r.) za wykonanie kopii lub odpisów dokumentów do celów emerytalno – rentowych na podstawie przechowywanych akt osobowo – płacowych pobierane są następujące opłaty:

  1. Za sporządzenie kopii świadectwa pracy – 17 zł,
  2. Za sporządzenie kopii, z zastrzeżeniem pkt. 3, innego niż świadectwo pracy dokumentu z zakresu stosunku pracy, w tym dokumentu potwierdzającego wysokość wynagrodzenia 4 zł,
  3. Za sporządzenie kopii każdej karty kartoteki zarobkowej lub zasiłkowej albo strony listy płac – 4 zł,
  4. Za sporządzenie odpisu świadectwa pracy, za każdą rozpoczętą stronę - 35 zł,
  5. Za sporządzenie innego niż świadectwo pracy dokumentu z zakresu stosunku pracy, w tym dokumentu potwierdzającego wysokość wynagrodzenia, za każdą rozpoczętą stronę – 8 zł,
  6. Za sporządzenie odpisu skróconego wysokości zarobków na podstawie list płac, za każdą pozycję zestawienia (kwotę wynagrodzenia rocznego albo wynagrodzenia za krótszy okres faktycznie przepracowany w ciągu roku) – 4 zł
  7. Łączna opłata do jednorazowego zamówienia nie może przekroczyć kwoty 200 zł

 

Obowiązywanie cennika

§ 8

Cennik wchodzi w życie z dniem 16 06 2016 roku.

 

Cennik usług Archiwum Państwowego w Siedlcach  ( usługi typowe)

 

Rodzaj usługi
Cena

            Wykonanie reprodukcji

Kserokopia z oryginałów ( czarno - biała)

Format A4

3,00

            

 Format A3

5,00

Skan lub  fotografia  cyfrowa 

5,00

Kopia cyfrowa z materiału zdigitalizowanego

2,00

Wydruk kopii cyfrowej  z materiału zdigitalizowanego

do formatu A3

2,00

Kserokopia ze zbiorów bibliotecznych i pomocy archiwalnych

FormatA4

1,00

Format A3

 2,00

Zryczałtowana cena za nośnik

CD/ DVD

1,50

Udostępnianie  raportów  z archiwalnych baz danych

Wydruk 1 strona

1,00

                                                    

Wyszukiwanie dokumentów

 

Za każde pół godziny poszukiwań prowadzonych przez Archiwum

25,00

Zaliczka ( pół godziny poszukiwań) 

25,00

                     

                       Odpisy i wypisy *

 

Odpisy ( wypisy) z druku  lub maszynopisu w języku polskim

20,00

Odpisy ( wypisy) z druku  lub maszynopisu w języku obcym

30,00

Odpisy ( wypisy) z rękopisu w języku polskim

40,00

Odpisy ( wypisy) z rękopisu w języku obcym

60,00

 

* Odpisy i wypisy : cena  dotyczy  każdej  rozpoczętej strony ( 1800 znaków)

 

 

Załącznik  do Zarządzenia nr 4 Dyrektora Archiwum Państwowego w Siedlcach

z dnia 14 czerwca 2017 roku

Regulamin udostępniania materiałów archiwalnych w Archiwum Państwowym w Siedlcach

 

§ 1

 

  1. Archiwum udostępnia przechowywane przez nie materiały archiwalne osobom zainteresowanym , zwanym dalej „użytkownikami” w następujący sposób:

a)      bezpośrednio, umożliwiając imiennie określonym użytkownikom osobiste zapoznawanie się z materiałami archiwalnymi albo reprodukcjami;

b)      pośrednio, przekazując imiennie określonym użytkownikom, w trybie usług archiwalnych, pisemną informację przetworzoną na podstawie treści materiałów archiwalnych bądź sporządzoną w postaci reprodukcji tych materiałów.

2.   Materiały archiwalne oraz ich reprodukcje udostępniane są bezpośrednio w przeznaczonym do tego pomieszczeniu archiwum, nieodpłatnie, w godzinach ustalonych przez dyrektora archiwum.

 

§ 2

 

1.   Osoba przystępująca do korzystania z materiałów archiwalnych składa przed dostarczeniem szczegółowych zamówień formularz Zgłoszenie użytkownika zasobu archiwalnego, zwane dalej „Zgłoszeniem” stanowiące Załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu. Zawiera ono imię i nazwisko, adres miejsca zamieszkania, adres do korespondencji (jeśli jest różny od adresu miejsca zamieszkania oraz rodzaj i numer dokumentu  tożsamości).

  1. Formularz Zgłoszenia zawiera również pola, w których użytkownik może fakultatywnie podać temat albo cel pracy, do której zamierza korzystać z materiałów archiwalnych oraz dane ułatwiające kontakt, w tym numer telefonu, adres email. Pominięcie tych danych nie powoduje ograniczenia uprawnień do korzystania z materiałów archiwalnych.
  2. Dane osobowe podane w Zgłoszeniu są przetwarzane tylko w zakresie potrzeb bieżącego zarządzania udostępnianiem materiałów archiwalnych.
  3. Użytkownik w każdej chwili może zaktualizować dane wpisane w Zgłoszeniu podając datę modyfikacji.
  4. Zgłoszenie uważa się za aktualne przez 12 miesięcy licząc od ostatniej wizyty  użytkownika w Czytelni archiwum.

§ 3

 

  1. Materiały archiwalne albo ich reprodukcje są udostępniane  na podstawie zamówienia użytkownika (rewersu). Zamówienia wypełnia się osobno dla każdej jednostki archiwalnej.
  2. Zamówienie powinno zawierać imię i nazwisko użytkownika, oznaczenie zespołów archiwalnych, do których należą zamawiane jednostki oraz sygnatury tych jednostek a także datę sporządzenia zamówienia.
  3. Informacje o materiałach archiwalnych  niezbędne  do złożenia zamówień  wyszukiwane są   przez użytkowników  samodzielnie.
  4. Pracownicy archiwum państwowego odpowiedzialni za udostępnienie zasobu archiwalnego są obowiązani udzielać użytkownikom wyjaśnień dotyczących zasad udostępniania zasobu archiwalnego oraz informacji o środkach ewidencyjnych oraz innych archiwalnych pomocach informacyjno – wyszukiwawczych.
  5. Każdorazowe udostępnienie materiałów archiwalnych lub ich reprodukcji w przeznaczonych w tym celu pomieszczeniu archiwum rejestrowane jest przez pracownika czuwającego nad prawidłowym  tokiem  ich udostępnienia w ewidencji,  poprzez wpisanie imienia i nazwiska, daty wizyty, numerów zespołów archiwalnych oraz sygnatur udostępnianych jednostek archiwalnych albo identyfikatorów reprodukcji.
  6. Udostępniane jednostki archiwalne opatrzone są drukami rejestru udostępnienia (metryczkami). Użytkownik zasobu zobowiązany jest wpisać w odpowiednie pola datę korzystania z jednostki oraz swoje imię i nazwisko. Fakultatywnie może też  podać temat swojej pracy czy przedmiotu badań.

 

§ 4

 

1.   Udostępnianiu bezpośredniemu podlegają archiwalia zewidencjonowane – tzn. wyposażone w pomoce ewidencyjno – archiwalne, które umożliwiają identyfikację poszczególnych jednostek archiwalnych oraz opatrzone paginacją lub foliacją (z tym, że  od tego wymogu można odstąpić w odniesieniu do materiałów oprawnych) i będące w stanie fizycznym niepowodującym istotnych przeciwwskazań konserwatorskich do ich użytkowania.

  1. W przypadku materiałów archiwalnych, z których  sporządzono  reprodukcje użytkowe (skany, mikrofilmy) udostępniane są te reprodukcje.
  2. Oryginalne jednostki archiwalne udostępnia się kolejno, co oznacza, że po zwróceniu wykorzystanej jednostki użytkownik otrzymuje następną. Wyjątki od tej zasady mogą być dopuszczone w przypadkach umotywowanych szczególnymi potrzebami badawczymi użytkownika.
  3. Na pisemny wniosek zainteresowanego użytkownika archiwum państwowe może

czasowo sprowadzić reprodukcje materiałów archiwalnych spoza swego zasobu, przechowywane w innym archiwum państwowym. Może też w celu udostępnienia wypożyczyć reprodukcje materiałów archiwalnych z własnego zasobu innemu archiwum państwowemu, a w szczególnych przypadkach także innej instytucji, na podstawie porozumienia. W przypadku wypożyczenia reprodukcji do innego archiwum koszty przesyłki reprodukcji pokrywa użytkownik.

  1. Udostępnianie materiałów archiwalnych i ich reprodukcji w Czytelni archiwum prowadzone jest od poniedziałku do piątku w godzinach 8.30 - 15 oraz w czwartek w godzinach 11.45 – 17.45. Termin udostępnienia materiałów archiwalnych wymagających dodatkowego przygotowania (paginacja, zabiegi konserwatorskie) zostanie określony w trybie indywidualnych ustaleń dokonanych między użytkownikiem a archiwum.

§ 5

 

1.   Pracownik czuwający nad prawidłowym tokiem udostępniania przyjmuje do podręcznego depozytu materiały archiwalne lub ich reprodukcje, a także wydaje je uprawnionym użytkownikom.

  1. Po każdorazowym zakończeniu pracy korzystający z materiałów archiwalnych lub ich reprodukcji zwraca je dyżurującemu pracownikowi, z dyspozycją ich zwrotu do magazynu lub zachowania w podręcznym depozycie.
  2. W przypadku szczególnie cennych materiałów archiwalnych (np. XVII - XVIII wiecznych) użytkownik przerywający pracę nad nimi i na krótki czas opuszczający pomieszczenie przeznaczone do ich udostępnienia jest zobowiązany do każdorazowego deponowania ich u dyżurującego pracownika.
  3. Maksymalna liczba jednostek udostępnionych użytkownikowi w danym dniu jest ustalana zgodnie z wymogami bezpieczeństwa i warunkami organizacyjnymi archiwum.
  4. Jeżeli przerwa w korzystaniu materiałów archiwalnych lub ich reprodukcji znajdujących się w podręcznym depozycie przekroczy 7 dni, są zwracane do magazynu bez dyspozycji użytkownika.
  5. 6. Użytkownik korzystający z mikrofilmów powinien po upływie 1 godziny przerwać pracę i wyłączyć czytnik na 15 minut.

§ 6

 

W toku korzystania z materiałów archiwalnych udostępnionych w przeznaczonym do tego pomieszczeniu archiwum państwowego użytkownicy mogą nieodpłatnie wykonywać ich fotografie cyfrowe własnym sprzętem, z zastrzeżeniem, że samodzielne kopiowanie:

a)      jest dopuszczalne w zakresie niekomercyjnego użytku osobistego, w szczególności dla wspierania pracy badawczej użytkowników, a nie ma na celu uzyskania reprodukcji o szczególnych cechach jakościowych, zwłaszcza do celów publicystycznych i wydawniczych;

b)       jest prowadzone w sposób nieinwazyjny dla materiałów archiwalnych, w szczególności bez użycia dodatkowego oświetlenia oraz bez  manipulowani tymi materiałami innego niż  w przypadku  zwykłego korzystania z nich;

c)      jest prowadzone w sposób niezakłócający pracy innych użytkowników, w szczególności bez użycia dodatkowego wyposażenia np. statywów

d)      nie może być przesłanką udostępnienia w celu samodzielnego kopiowana tych materiałów archiwalnych, które – jako posiadające kopie użytkowe albo ze względów konserwatorskich – podlegają wyłączeniu z udostępniania w postaci oryginałów;

e)      jest dokonywane w miejscu, w którym zwykle udostępnia się materiały archiwalne, bez tworzenia dodatkowych procedur i stanowisk pracy użytkowników;

f)        nie powoduje, w stosunku  do zwykłego korzystania z materiałów archiwalnych,  dodatkowego ryzyka naruszenia wolności i praw osób, których dane znajdują się w tych materiałach.

§ 7

 

  1. Dostęp do ewidencji zasobu archiwalnego może być ograniczony  tylko ze względu na przeszkody prawne – w szczególności w zakresie ochrony informacji niejawnych, danych osobowych albo dóbr osobistych – w trybie odmowy dostępu do materiałów archiwalnych.
  2. Dostęp do materiałów archiwalnych z zasobu archiwum państwowego może zostać ograniczony ze względu na zły stan fizyczny tych materiałów archiwalnych albo prawną  ochronę określonych informacji poprzez:

a)      uzasadniony wymóg złożenia przez użytkownika wyjaśnień bądź oświadczeń albo udokumentowania szczególnych uprawnień do zapoznania się z treścią żądanych przezeń materiałów archiwalnych – w szczególności poprzez przedłożenie upoważnienia zleceniodawcy, na którego rzecz użytkownik działa, albo zgody dysponenta dokumentacji zdeponowanej lub przekazanej do archiwum z zastrzeżeniem jej ograniczonej dostępności itp.;

b)      dołączenie do Zgłoszenia, na formularzu dostarczonym przez archiwum państwowe, pisemnego zobowiązania użytkownika do wykorzystania informacji uzyskanych na podstawie udostępnionych materiałów archiwalnych, a mających znamiona aktualności, w sposób nie naruszający wolności albo praw, wynikających w szczególności z przepisów chroniących dobra osobiste lub dane osobowe,  stanowiący  Załącznik nr 2 do niniejszego Regulaminu.

c)      ograniczenie korzystania z materiałów archiwalnych do poszczególnych jednostek archiwalnych bądź określonych dokumentów w obrębie jednostki archiwalnej;

d)      ograniczenie lub wykluczenie reprodukowania udostępnionych materiałów archiwalnych;

e)      całkowitą albo częściową odmowę udostępnienia materiałów archiwalnych.

 

§ 8

 

  1. Użytkownik materiałów archiwalnych korzysta z nich w ramach złożonego przezeń Zgłoszenia, nie ingerując w ich układ i treść, zachowując dbałość o ich stan fizyczny i bezpieczeństwo.
  2. Korzystanie z materiałów archiwalnych powinno być prowadzone w sposób nie zakłócający pracy innych użytkowników  korzystających z akt.
  3. Użytkownikowi nie wolno:

a)      zmieniać porządku w układzie wykorzystywanych  materiałów archiwalnych;

b)      zamieszczać na nich notatek, uwag i znaków;

c)      sporządzać notatek na papierze położonym bezpośrednio na archiwaliach;

d)      używać korektorów, pisaków fluorescencyjnych lub atramentu;

e)      kłaść otwartych ksiąg i książek grzbietem do góry;

f)        w jakikolwiek inny sposób szkodliwie oddziaływać na udostępniane archiwalia.

  1. Wynoszenie poza pomieszczenie, w którym  udostępniane są materiały archiwalne i  pomoce ewidencyjno – informacyjne przez użytkowników jest zabronione pod rygorem odmowy dalszego udostępniania archiwaliów, niezależnie od ewentualnych innych sankcji przewidzianych prawem.
  2. Do pomieszczenia, w którym udostępniane są materiały archiwalne nie należy wnosić przedmiotów i substancji mogących spowodować uszkodzenia dokumentów (w tym artykułów spożywczych, okrycia wierzchniego, środków łatwopalnych, a także wszelkich teczek i toreb).
  3. W przypadku dopuszczenia  się  przez użytkownika   czynności zagrażających bezpieczeństwu lub integralności  udostępnionych materiałów archiwalnych  lub rażącego nieprzestrzegania przez użytkownika zasad korzystania z materiałów archiwalnych dyrektor archiwum może wydać decyzję o odmowie bezpośredniego udostępniania materiałów archiwalnych.

 

§ 9

Reprodukcje wykonane w ramach udostępniania archiwaliów nie będą opatrywane pieczęciami Archiwum. Dotyczy to reprodukcji, które w świetle obowiązujących  przepisów nie powinny nosić cech dokumentu urzędowego.

 

§ 10

W zakresie nie unormowanym w niniejszym Regulaminie mają zastosowanie postanowienia  Zarządzenia nr 4 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 1 lutego 2013 r. w sprawie organizacji udostępniania materiałów archiwalnych w archiwach państwowych.

Powrót

Załączniki

Brak załączników w dokumencie.

Metryka dokumentu

ukryj
Tytuł dokumentu:Załatwianie spraw
Podmiot udostępniający informację:Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych
Informację opublikował:Grzegorz Welik
Informację wytworzył:
Data na dokumencie:Brak
Data publikacji:30.12.2003 14:52

Rejestr zmian dokumentu

pokaż