Regulamin organizacyjny

Załącznik do Zarządzenia nr 4

Dyrektora Archiwum Państwowego w Siedlcach

z dnia 24 03 2014 r.


Regulamin Organizacyjny

Archiwum Państwowego w Siedlcach



Przepisy ogólne


§ 1

  1. Do zakresu działania i zadań Archiwum Państwowego w Siedlcach należą sprawy określone w:

  1. ustawie z dnia 14 lipca 1983 roku o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, zwanej dalej Ustawą (Dz. U. z 2011 r., Nr 123, poz. 698 z późn. zm),

  2. statucie nadanym decyzją Nr 16 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 5 czerwca 2013 r. w sprawie nadania statutu Archiwum Państwowemu w Siedlcach, zwanym dalej Statutem z późn. zm.,

  3. innych aktach prawnych dotyczących działalności archiwalnej.

2. Ramową organizację Archiwum Państwowego w Siedlcach określa Statut.


§ 2

Ilekroć w regulaminie organizacyjnym, zwanym dalej Regulaminem, mówi się:

  1. O Archiwum – należy przez to rozumieć Archiwum Państwowe w Siedlcach.

  2. O komórce organizacyjnej i kierowniku komórki organizacyjnej – należy przez to rozumieć komórki organizacyjne i stanowiska wymienione w § 9 Statutu Archiwum.


§ 3

Regulamin określa:

  1. Ogólne zasady pracy Archiwum.

  2. Zakresy działania komórek organizacyjnych.

§ 4

  1. Dyrektor kieruje działalnością Archiwum, a z jego upoważnienia i w zakresie przez niego określonym kierownicy komórek organizacyjnych.

  2. Szczegółowy zakres działania i kompetencje dyrektora określa § 13 Statutu Archiwum.

  3. Do zadań dyrektora należy w szczególności:

  1. ogólne kierownictwo w sprawach organizacyjnych, administracyjnych, metodycznych, naukowo – badawczych oraz związanych z działalnością archiwalną;

  2. ogólny nadzór nad zasobem i majątkiem Archiwum;

  3. reprezentowanie Archiwum na zewnątrz;

  4. przekładanie Naczelnemu Dyrektorowi Archiwów Państwowych planów Archiwum, w tym rzeczowych i finansowych oraz sprawozdań i wniosków dotyczących ich realizacji;

  5. dokonywanie wydatków budżetowych w ramach zatwierdzonych planów finansowych;

  6. wydawanie decyzji administracyjnych, postanowień i zaświadczeń w sprawach dotyczących działalności Archiwum oraz w sprawach wynikających z odrębnych przepisów;

  7. wydawanie zarządzeń wewnętrznych oraz wprowadzania regulaminów i instrukcji;

  8. wykonywanie zadań przewidzianych dla dyrektora generalnego urzędu przepisach ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (Dz. U. Nr 227, poz. 1505 z późn. zm.);

  9. tworzenie warunków sprzyjających podnoszeniu przez pracowników kwalifikacji zawodowych, zdobywaniu stopni i tytułów naukowych oraz sprawowanie nadzoru w tym zakresie;

  10. kierowanie realizacją zadań z zakresu ochrony przeciwpożarowej, bezpieczeństwa i higieny pracy, odpowiednio do odrębnych przepisów.

  11. kierowanie realizacją zadań w zakresie spraw obronnych i zarządzania kryzysowego;

  12. odpowiedzialność za ochronę przetwarzanych informacji niejawnych.

  1. Kierownicy komórek organizacyjnych odpowiadają przed dyrektorem Archiwum za wykonywanie powierzonych im zadań.

  2. W Archiwum funkcjonuje Kolegium. W skład Kolegium wchodzą: Kierownicy Oddziałów i Główny Księgowy.


§ 5

W Archiwum obowiązuje struktura organizacyjna określona w § 9 Statutu Archiwum w skład której wchodzą wymienione poniżej komórki organizacyjne i stanowiska pracy:

  1. Oddział I - Opracowywania Zasobu, Ewidencji i Konserwacji. w skład którego wchodzi Pracownia konserwatorska;

  2. Oddział II – Informacji, Udostępniania i Popularyzacji, w skład którego wchodzi:

  1. Pracownia Naukowa,

  2. Pracownia Digitalizacji,

  3. Biblioteka;

  1. Oddział III - Nadzoru Archiwalnego i Przechowalnictwa;

  2. Dział Finansowo-Księgowy;

  3. Dział Administracyjno – Gospodarczy.


§ 6

Terytorialny zasięg działania Archiwum jest następujący:

  1. na terenie województwa mazowieckiego obszar obejmujący:

    1. miasto na prawach powiatu Siedlce,

    2. wszystkie gminy wchodzące w skład powiatów garwolińskiego, siedleckiego, sokołowskiego i węgrowskiego,

    3. miasto Mińsk Mazowiecki i gminy Cegłów, Dębe Wielkie, Dobre, Jakubów, Kałuszyn, Latowicz, Mińsk Mazowiecki, Mrozy, Siennica i Stanisławów powiatu mińskiego,

    4. gminy Kołbiel, Osieck i Sobienie – Jeziory powiatu otwockiego,

    5. gminy Jadów, Poświętne i Strachówka powiatu wołomińskiego.

  1. na terenie województwa lubelskiego obszar obejmujący:

  1. wszystkie gminy wchodzące w skład powiatu łukowskiego,

  2. gminę Kłoczew powiatu ryckiego.


§ 7

1. Pracą komórek organizacyjnych Archiwum kierują ich kierownicy.

2. Pracą Głównego Księgowego kieruje dyrektor Archiwum.

3. Zakresy czynności kierowników i głównego księgowego ustala dyrektor Archiwum.



§ 8

Komórki organizacyjne Archiwum realizują zadania wynikające z Ustawy, aktów wykonawczych do Ustawy, Statutu oraz innych przepisów obowiązujących w zakresie dotyczącym działalności Archiwum, w szczególności zaś;

  1. kształtują państwowy zasób archiwalny i prowadzą nadzór nad tym zasobem, przejmują, gromadzą, prowadzą ewidencję, przechowują, opracowują, zabezpieczają i udostępniają materiały archiwalne,

  2. rozpatrują podania, wnioski oraz przygotowują projekty pism rozstrzygających sprawy,

  3. wykonują decyzje wydane przez dyrektora Archiwum,

  4. przygotowują opinie, wnioski i informacje dla dyrektora Archiwum oraz gromadzą materiały w sprawach należących do ich kompetencji,

  5. przygotowują okresowe plany i sprawozdania z działalności oraz inne sprawozdania i plany zlecone przez dyrektora Archiwum.



§ 9

  1. Jeśli do wykonania określonego zadania konieczne jest współdziałanie kilku komórek, dyrektor Archiwum wyznacza komórkę koordynującą.

  2. Komórki organizacyjne mają obowiązek udzielania innym komórkom niezbędnych do wykonania zadań informacji, wyjaśnień i materiałów.



§ 10

Kierownik komórki organizacyjnej kieruje i odpowiada za całokształt jej działalności, a w szczególności:

  1. organizuje pracę komórki organizacyjnej i zapewnia warunki umożliwiające realizację zadań,

  2. opracowuje projekty planu i sprawozdania z działalności,

  3. przedkłada dyrektorowi projekty decyzji i ustaleń wchodzących do zakresu działania komórki organizacyjnej,

  4. inicjuje przedsięwzięcia w zakresie usprawnienia organizacji i funkcjonowania kierowanej komórki organizacyjnej,

  5. sprawuje merytoryczny nadzór nad działalnością komórki, kontroluje prawidłowe wykonanie jej zadań, przestrzeganie dyscypliny pracy oraz przepisów o ochronie danych osobowych,

  6. występuje z wnioskami w sprawach zatrudnienia, awansowania i odznaczania pracowników oraz ich nagradzania i karania,

  7. informowanie podległych pracowników o bieżących i planowanych zadaniach Archiwum,

  8. realizuje zadania określone w indywidualnym zakresie czynności,

  9. dokonuje opisów podległych mu stanowisk pracy,

  10. opracowuje zakresy czynności dla podległych pracowników oraz ocenia ich pracę,

  11. organizuje współpracę merytoryczną z innymi wewnętrznymi komórkami organizacyjnymi.


§ 11

  1. Projekty pism, decyzji i innych dokumentów, przedkładanych dyrektorowi lub osobie przez dyrektora upoważnionej do podpisu, są parafowane przez kierownika właściwej komórki organizacyjnej,

  2. Dokumenty, z których wynikają dla Archiwum zobowiązania finansowe podpisują; dyrektor Archiwum i główny księgowy lub upoważnieni przez nich pełnomocnicy.


§ 12

Pracownicy Archiwum są zobowiązani w szczególności do:

  1. wykonywania zadań wynikających z ich indywidualnych zakresów czynności oraz zadań zleconych do wykonania przez kierownika komórki organizacyjnej oraz dyrektora Archiwum ,

  2. przestrzegania przepisów w powierzonym im zakresie działania,

  3. wykazywania inicjatywy i zaangażowania w celu pełnego i właściwego wykonywania zadań Archiwum,

  4. podnoszenia poziomu wiedzy i umiejętności oraz kwalifikacji zawodowych w zakresie wykonywania obowiązków,

  5. przestrzegania ustalonych zasad organizacji pracy, etyki, porządku i dyscypliny pracy, a także zasad bhp i przepisów o ochronie przeciwpożarowej,

  6. przestrzegania przepisów w zakresie pracy urzędu, taktownego, terminowego i sprawnego załatwiania interesantów, należytego i wyczerpującego informowania ich o okolicznościach faktycznych i prawnych, istotnych dla załatwienia sprawy,

  7. dbałości o mienie Archiwum, zachowanie porządku i estetyki w miejscu pracy.



Przepisy szczegółowe


§ 13

Do zadań komórek organizacyjnych należy w szczególności:

1) Oddział I – Opracowywania Zasobu, Ewidencji i Konserwacji

  1. przejmowanie materiałów archiwalnych wraz ze sporządzoną do nich ewidencją,

  2. rozmieszczanie i zabezpieczanie materiałów archiwalnych oraz zapewnienie

im optymalnych warunków przechowywania,

  1. profilaktyka konserwatorska i konserwacja właściwa materiałów archiwalnych,

  2. prowadzenie kopiowania zabezpieczającego materiałów archiwalnych, w tym ich digitalizacja

  3. ochrona i zabezpieczenie zasobu archiwalnego

  4. prowadzenie ewidencji materiałów archiwalnych,

  5. opracowywanie materiałów archiwalnych zgodnie z obowiązującymi normami i przepisami metodycznymi,

  6. opracowywanie pomocy ewidencyjno-informacyjnych oraz pomocy archiwalnych wyższego rzędu.

2) Oddział II – Informacji, Udostępniania i Popularyzacji

  1. udostępnianie materiałów archiwalnych w pracowni naukowej,

  2. udzielanie informacji o zasobie i udostępnianie pomocy

ewidencyjno-informacyjnych,

  1. wypożyczanie reprodukcji materiałów archiwalnych w ramach wymiany międzyarchiwalnej;

  2. wydawanie ich uwierzytelnionych odpisów, wypisów, wyciągów oraz reprodukcji, a także zaświadczeń na podstawie tych materiałów;

  3. prowadzenie badań indywidualnych i zespołowych z zakresu archiwistyki i dziedzin pokrewnych oraz udział w komisjach i zespołach powołanych przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych, a także udział w realizacji przedsięwzięć inicjowanych przezeń w tym zakresie,

  4. opracowywanie ekspertyz i opinii naukowych,

  5. organizowanie zebrań, konferencji i sesji naukowych,

  6. współdziałanie ze szkołami wyższymi oraz z innymi instytucjami naukowymi i wydawniczymi,

  7. przygotowywanie do druku wydawnictw źródłowych i pomocy ewidencyjno-informacyjnych oraz publikacji z zakresu teorii i praktyki archiwalnej;

  8. przygotowywanie informatorów o materiałach archiwalnych i Archiwum,

  9. współpraca z placówkami informacyjnymi, naukowymi, kulturalnymi i oświatowymi,

  10. organizowanie wystaw i pokazów materiałów archiwalnych oraz współudział w ich przygotowaniu,

  11. organizowanie oraz prowadzenie wykładów i odczytów o tematyce historyczno-archiwalnej dla zainteresowanych środowisk,

  12. prowadzenie wykładów i zajęć lekcyjnych dla młodzieży szkolnej oraz studentów,

  13. przyjmowanie wycieczek młodzieży szkolnej, studentów oraz przedstawicieli innych środowisk społecznych,

  14. upowszechnianie wiedzy o Archiwum i jego zasobie w środkach masowego przekazu oraz w sieciach informatycznych dostępnych publicznie,

  15. współpraca ze stowarzyszeniami naukowymi oraz regionalnymi,

  16. wyszukiwanie i upowszechnianie informacji o zawartości zasobu Archiwum, w szczególności w ramach kwerend tematycznych;

  17. prowadzenie kopiowania zabezpieczającego materiałów archiwalnych, w tym ich digitalizacja,

  18. organizacja i koordynacja praktyk studenckich organizowanych w Archiwum

  19. prowadzenie archiwum zakładowego

3) Oddział III – Nadzoru Archiwalnego i Przechowalnictwa

  1. ustalanie państwowych jednostek organizacyjnych oraz jednostek samorządu terytorialnego i innych samorządowych jednostek organizacyjnych, w których powstają materiały archiwalne wchodzące do państwowego zasobu archiwalnego i które są zobowiązane do prowadzenia archiwów zakładowych, oraz prowadzenie ich ewidencji,

  2. inicjowanie i zatwierdzanie dla organów państwowych, państwowych jednostek organizacyjnych i samorządowych jednostek organizacyjnych – w ramach posiadanego upoważnienia – instrukcji określających zasady i tryb postępowania z dokumentacją w formie instrukcji kancelaryjnych i instrukcji o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego (składnicy akt) oraz ich zmian,

  3. inicjowanie i uzgadnianie dla organów państwowych, państwowych jednostek organizacyjnych i samorządowych jednostek organizacyjnych jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz ich zmian,

  4. kontrola archiwów zakładowych, składnic akt, jednostek z powierzonym zasobem archiwalnym oraz innych miejsc przechowywania materiałów archiwalnych stanowiących państwowy zasób archiwalny, wydawanie zaleceń pokontrolnych i sprawdzanie ich realizacji,

  5. nadzór nad brakowaniem dokumentacji niearchiwalnej w państwowych i samorządowych jednostkach organizacyjnych, wykonywanie ekspertyz archiwalnych oraz wydawanie jednorazowych zgód na zniszczenie dokumentacji niearchiwalnej,

  6. nadzór nad prawidłowością przygotowania i przekazywania materiałów archiwalnych do Archiwum,

  7. współdziałanie z podmiotami działającymi w sferze państwowego i niepaństwowego zasobu archiwalnego w zakresie prawidłowości zarządzania dokumentacją zgodnie z prawem powszechnie obowiązującym oraz przepisami wydanymi dla tych podmiotów,

  8. prowadzenie instruktaży, konsultacji i doradztwa w zakresie postępowania z dokumentacją, w tym z materiałami archiwalnymi w państwowych i samorządowych jednostkach organizacyjnych;

  9. współpraca z archiwum państwowym realizującym zadania określone w art. 51 ust. 3 ustawy oraz z innymi archiwami państwowymi w zakresie przejmowania dokumentacji o czasowym okresie przechowywania,

  10. zbieranie i udzielanie informacji o miejscach przechowywania dokumentacji osobowo-płacowej po byłych pracodawcach, którzy mieli siedzibę na obszarze działania Archiwum,

  11. prowadzenie ewidencji dokumentacji zlikwidowanych pracodawców, przejętej przez Archiwum od likwidowanych pracodawców i przedsiębiorców wykreślonych z rejestru przechowawców akt osobowych,

  12. udostępnianie dokumentacji o czasowym okresie przechowywania uprawnionym osobom fizycznym oraz jej udostępnianie i wypożyczanie innym uprawnionym podmiotom.

4) Dział Finansowo-Księgowy

  1. opracowywanie projektu budżetu oraz sprawozdawczości budżetowej,

  2. sporządzanie planów i sprawozdań finansowych,

  3. prowadzenie spraw finansowych określonymi odrębnymi przepisami,

  4. rejestrowanie zaszłości gospodarczych w ewidencji księgowej,

  5. współdziałanie z dyrektorem Archiwum w zakresie realizacji działalności finansowej Archiwum,

  6. prowadzenie sprawozdawczości GUS,

  7. ewidencjonowanie wynagrodzeń i świadczeń pracowniczych,

  8. sporządzanie list wypłat, obliczanie podatku dochodowego oraz sporządzanie sprawozdawczości w tym zakresie,

  9. dokonywanie wypłat wynagrodzeń i innych należności bezgotówkowych, wynikających z odrębnych przepisów,

  10. obsługa kasowa Archiwum, ochrona wartości pieniężnych,

  11. wykonywanie innych obowiązków wynikających z przepisów rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 2 maja 1991 r. w sprawie praw i obowiązków głównych księgowych budżetów, jednostek budżetowych, zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych (Dz.U. nr 40 poz. 174 z późn. zmian.) oraz zadań zleconych przez dyrektora.

5) Dział Administracyjno – Gospodarczy

Sprawy administracyjno – gospodarcze:

  1. prowadzenie całokształtu spraw związanych z administrowaniem i utrzymaniem w należytym stanie użytkowania budynków i pomieszczeń, zabezpieczenie przed pożarem i włamaniem,

  2. utrzymanie porządku czystości posesji i pomieszczeń użytkowych budynków,

  3. dokonywanie z udziałem pracownika odpowiedzialnego za bhp i p.poż i społecznym inspektorem pracy przeglądów technicznych budynków i pomieszczeń dla ustalenia niezbędnych potrzeb w zakresie prac remontowych,

  4. prowadzenie ewidencji budynków Archiwum,

  5. prowadzenie inwentaryzacji środków trwałych, przedmiotów nietrwałych, bilansowanie wyników inwentaryzacyjnych, sporządzanie sprawozdań z przeprowadzonych inwentaryzacji,

  6. opracowanie planów remontów kapitalnych i bieżących,

  7. organizowanie wykonawstwa na planowane roboty remontowe,

  8. przygotowanie umów, organizowanie nadzoru technicznego nad realizowanymi remontami,

  9. prowadzenie dokumentacji przetargów,

  10. usuwanie zgłoszonych przez komórki organizacyjne drobnych usterek,

  11. zlecanie przeglądów i konserwacji głównych instalacji i urządzeń w budynkach Archiwum,

  12. wyposażenie budynków i pomieszczeń w określone przepisami ilości i rodzaje sprzętu i urządzeń p. poż,

  13. zakupywanie materiałów i przedmiotów nietrwałych, materiałów biurowych dla potrzeb komórek organizacyjnych.

Obsługa sekretarsko – kancelaryjna:

  1. prowadzenie ewidencji korespondencji, przyjmowanie korespondencji Archiwum i przedstawianie jej dyrektorowi lub upełnomocnionej przez niego osobie do wglądu i dekretacji,

  2. przekazywanie zadekretowanej korespondencji do poszczególnych komórek organizacyjnych,

  3. obsługa komórek organizacyjnych Archiwum w zakresie przyjmowania i rozdziału wszelkiego rodzaju korespondencji,

  4. gromadzenie i przechowywanie akt spraw załatwionych przez referat administracyjno – gospodarczy,

  5. prowadzenie rejestru kontroli zewnętrznych i wewnętrznych,

  6. przechowywanie korespondencji załatwianej bezpośrednio przez dyrektora,

  7. rejestracja i przechowywanie zarządzeń wewnętrznych,

  8. pisanie protokółów i notatek służbowych w zakresie ustalonym przez dyrektora,

  9. obsługa uroczystości i gości.

Kadry:

  1. prowadzenie dokumentacji i ewidencji pracowników, sporządzanie sprawozdań i prowadzenie statystyki,

  2. dokonywanie czynności wynikających z organizacji naborów, zawiązania i trwania stosunku pracy z pracownikiem Archiwum oraz czynności związanych z ustaniem stosunku pracy, przygotowywanie sprawozdań dotyczących struktury zatrudnienia,

  3. prowadzenie spraw związanych ze szkoleniami pracowników,

  4. załatwianie spraw dotyczących nagród i odznaczeń,

  5. wydawanie świadectw pracy i zaświadczeń na podstawie posiadanych dokumentów,

  6. załatwianie spraw z zakresu dyscypliny pracy, prowadzenie ewidencji obecności pracowników i wykorzystanych urlopów,

  7. załatwianie formalności związanych z wyjazdami służbowymi pracowników,

W zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy:

  1. kontrola warunków pracy w Archiwum, oraz przestrzeganie przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy,

  2. sporządzanie i przedstawianie dyrektorowi Archiwum rocznych analiz stanu bezpieczeństwa i higieny pracy zawierających propozycję przedsięwzięć organizacyjnych mających na celu zapobiegania zagrożeniom życia i zdrowia pracowników oraz poprawę warunków pracy,

  3. prowadzenie rejestru wypadków oraz przechowywanie dokumentacji wypadkowej i innej niezbędnej dokumentacji, sporządzanie i przedstawienie dyrektorowi Archiwum rocznych analiz i ocen wypadkowości,

  4. ustalanie okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy oraz prowadzenie dokumentacji w ustalonym zakresie,

  5. udzielanie wstępnego instruktażu bhp, organizacja szkoleń bhp,

  6. udział w pracach komisji doraźnych zajmujących się problematyką bhp,

  7. zaznajamianie się z obowiązującymi przepisami i informowanie o nich dyrekcję i kierowników komórek organizacyjnych.

W zakresie ochrony przeciwpożarowej:

  1. sporządzanie i przedstawianie dyrektorowi rocznych analiz stanu ochrony przeciwpożarowej zawierających propozycję w zakresie kierunków działania dotyczących zabezpieczenia przeciwpożarowego,

  2. sprawowanie kontroli nad właściwą pracą urządzeń p.poż, instalacji samoczynnego wykrywania pożaru, łączności telefonicznej oraz czuwanie nad prawidłowym oznakowaniem i utrzymaniem dróg ewakuacyjnych,

  3. przeprowadzanie okresowych kontroli stanu ochrony przeciwpożarowej oraz opracowaniem przedkładanie wniosków odnośnie stwierdzonych nieprawidłowości w zabezpieczeniu przeciwpożarowym,

  4. instruowanie pracowników w zakresie zapobiegania pożarom i zwalczania pożarów, prowadzenie dokumentacji w sprawie zabezpieczenia przeciwpożarowego Archiwum.

W zakresie spraw obronnych

Realizacja zadań z zakresu obrony cywilnej i spraw obronnych regulują odrębne przepisy.



§ 14

1. W Archiwum działają następujące organy doradcze i opiniodawcze:

1) Kolegium,

  1. Komisja Metodyczna,

  2. Zespół Zakupu Archiwaliów,

2. Na rzecz Archiwum działa Komisja Archiwalnej Oceny Dokumentacji Archiwum Państwowego w Warszawie, Archiwum Państwowego w Płocku i Archiwum Państwowego w Siedlcach utworzona w Archiwum Państwowym w Warszawie, wspólna dla Archiwum Państwowego w Warszawie, Archiwum Państwowego w Płocku i Archiwum Państwowego w Siedlcach

3. Dyrektor Archiwum może powołać inne komisje i zespoły do rozpatrywania określonych spraw oraz organy przewidziane odrębnymi przepisami.


§ 15

Dyrektor Archiwum powołuje organ wymieniony w § 14 ust.1 pkt 1, określa jego skład osobowy i zakres działania oraz powołuje i określa skład organów wymienionych w § 14 ust. 1 pkt 2 i 3.


§ 16

Zmiany w regulaminie mogą być dokonane w trybie określonym dla jego nadania.  

Powrót

Załączniki

Brak załączników w dokumencie.

Metryka dokumentu

ukryj
Tytuł dokumentu:Regulamin organizacyjny
Podmiot udostępniający informację:Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych
Informację opublikował:Grzegorz Welik
Informację wytworzył:
Data na dokumencie:Brak
Data publikacji:24.03.2014 12:02