wersja do wydruku Paweł Dudek 09.03.2004 14:13

Regulamin organizacyjny

Regulamin Organizacyjny

Archiwum Państwowego w Rzeszowie

Zakres Regulaminu

§ 1

1.      Do zakresu działania i zadań Archiwum Państwowego w Rzeszowie należą sprawy określone w:

1)      ustawie o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach z dnia 14 lipca 1983 r.  (Dz. U. z 2011 r. Nr 123, poz. 698),

2)      statucie nadanym Archiwum decyzją nr 47 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 31 marca 2011 r. w sprawie likwidacji Oddziału w Skołyszynie Archiwum Państwowego w Rzeszowie oraz w sprawie nadania statutu Archiwum Państwowemu w Rzeszowie, zwanym dalej Statutem,

3)      innych aktach prawnych dotyczących działalności archiwalnej.

2.      Ramową organizację Archiwum Państwowego w Rzeszowie określa Statut.

3.      Do pracowników Archiwum Państwowego Rzeszowie stosuje się przepisy:

1)      ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (Dz. U. Nr 227, poz. 1505, z późn. zm.);

2)      ustawy z dnia 16 września 1982 r. o pracownikach urzędów państwowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 86, poz. 953, z późn. zm.);

3)      ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94, z późn. zm.).

§ 2

Regulamin określa:

1)      ogólne zasady pracy Archiwum,

2)      zakresy działania komórek organizacyjnych.

§ 3

Ilekroć w regulaminie organizacyjnym, zwanym dalej Regulaminem, mówi się o:

1)      Archiwum - należy przez to rozumieć Archiwum Państwowe w Rzeszowie,

2)      komórce organizacyjnej i kierowniku komórki organizacyjnej - należy przez to rozumieć komórki organizacyjne i stanowiska wymienione w § 5 Statutu Archiwum.

Organizacja i zasady funkcjonowania Archiwum

§ 4

1.      Pracą Archiwum kieruje Dyrektor, a z jego upoważnienia i w zakresie przez niego określonym kierownicy komórek organizacyjnych.

2.      W czasie nieobecności dyrektora Archiwum zastępuje Kierownik Działu Administracyjno-Gospodarczego.

3.      Szczegółowy zakres działania i kompetencje dyrektora określa § 13 Statutu Archiwum.

4.      Do zadań dyrektora należy w szczególności:

1)      reprezentowanie Archiwum wobec zewnętrznych instytucji i osób fizycznych,

2)      organizowanie i koordynowanie prac w Archiwum w tym zatwierdzanie planów pracy i sprawozdań z działalności Archiwum,

3)      wydawanie normatywów wewnętrznych regulujących sposoby realizacji zadań statutowych,

4)      wykonywanie zadań przewidzianych dla dyrektora generalnego urzędu w ustawie z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (Dz. U. z 2008 r., Nr 227, poz. 1505 z późn. zm.),

5)      zarządzanie zasobami ludzkimi Archiwum ,

6)      nadzorowanie działalności komórek organizacyjnych,

7)      przewodniczenie Komisji Metodycznej,

8)      podejmowanie decyzji związanych z dochodami  i wydatkami budżetowymi oraz dysponowanie środkami pieniężnymi na rachunkach Archiwum,

9)      składanie oświadczeń w zakresie praw i obowiązków majątkowych oraz podejmowanie zobowiązań finansowych w zakresie posiadanych pełnomocnictw,

10)  podejmowanie decyzji w sprawach udostępniania materiałów archiwalnych i kwerend, w tym wydawanie zezwoleń na wcześniejsze udostępnianie materiałów archiwalnych,

11)  organizowanie procesu tworzenia kopii zabezpieczających i użytkowych zasobu,

12)  ustalanie jednostek organizacyjnych, w których powstają materiały archiwalne wchodzące do państwowego zasobu archiwalnego, innych niż obejmujące swoją działalność obszar całego państwa,

13)  wydawanie zgody na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej,

14)  nadzorowanie wykonywania kontroli archiwalnych przez Archiwum,

15)  wydawanie postanowień w toku postępowania administracyjnego,

16)  współdziałanie z organizacjami związkowymi działającymi na terenie Archiwum w zakresie określonym przez przepisy prawa,

17)  zapewnianie przestrzegania przez podległych pracowników dyscypliny, bezpieczeństwa w miejscu pracy oraz ochrony danych osobowych,

18)  udzielanie pełnomocnictw pracownikom Archiwum,

19)  informowanie na bieżąco podległych pracowników o decyzjach, instrukcjach i innych materiałach otrzymywanych z Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych,

20)  wykonywanie innych zadań z zakresu kierowania Archiwum. - kierownicy komórek organizacyjnych odpowiadają przed dyrektorem Archiwum za wykonanie powierzonych im zadań.

§ 5

1.      W skład struktury organizacyjnej Archiwum wchodzą:

1)     Dyrektor Archiwum (symbol DA)

2)     Oddział I – nadzoru nad narastającym zasobem archiwalnym (symbol NZ);

3)     Oddział II – gromadzenia, opracowania i zabezpieczania zasobu (symbol GO), w skład którego wchodzi:

a)      Magazyn główny,

b)      Pracownia konserwacji,

c)      Pracownia reprograficzna;

4)      Oddział III – informacji i udostępniania (symbol IU), w skład którego wchodzi:

a)      Pracownia naukowa,

b)      Biblioteka naukowa.

5)      Ośrodek Badań Historii Żydów (symbol OZ);

6)      Dział Administracyjno-Gospodarczy (symbol AG);

7)      Dział Finansowo-Księgowy (symbol FK);

8)      Samodzielne stanowisko ds. przechowalnictwa (symbol PD).

2.      W skład Archiwum wchodzi ponadto oddział zamiejscowy w Sanoku noszący nazwę „Archiwum Państwowe w Rzeszowie, Oddział w Sanoku” (symbol OS).

3.      Do wykonywaniu zadań związanych z ochroną informacji niejawnych dyrektor Archiwum powołuje podległego mu pełnomocnika do spraw ochrony informacji niejawnych.

4.      Schemat graficzny struktury organizacyjnej znajduje się w załączniku do Regulaminu.

§ 6

W Archiwum działają następujące zespoły kolegialne

1.      Kolegium Dyrektora Archiwum Państwowego w Rzeszowie (symbol KD),

2.      Komisja Metodyczna (symbol KM),

3.      Komisja Archiwalnej Oceny Dokumentacji (symbol KO),

4.      Zespół Zakupu Materiałów Archiwalnych (symbol ZZ).

§ 7

1.      Zasięgiem działania Archiwum jest:

1)      na terenie województwa podkarpackiego obszar obejmujący:

a)      miasta na prawach powiatu: Rzeszów i Krosno,

b)      wszystkie gminy wchodzące w skład powiatów: bieszczadzkiego, brzozowskiego, jasielskiego, krośnieńskiego, leskiego, leżajskiego, łańcuckiego, ropczycko-sędziszowskiego, sanockiego i strzyżowskiego,

c)      gminy: Cmolas, Kolbuszowa, Niwiska, Raniżów i Dzikowiec powiatu kolbuszowskiego,

d)     miasto Mielec oraz gminy: Borowa, Czermin, Gawłuszowice, Mielec, Przecław i Tuszów Narodowy powiatu mieleckiego,

e)      gminy: Błażowa, Boguchwała, Chmielnik, Głogów Małopolski, Hyżne, Kamień, Krasne, Lubenia, Sokołów Małopolski, Świlcza, Trzebownisko i Tyczyn powiatu rzeszowskiego;

2)      na terenie województwa małopolskiego obszar obejmujący gminy: Biecz i Lipinki powiatu gorlickiego.

2.      Terytorialny zasięg działania centrali Archiwum:

1)     na terenie województwa podkarpackiego obszar obejmujący:

a)      miasta na prawach powiatu: Rzeszów, Krosno

b)      wszystkie gminy wchodzące w skład powiatów: jasielskiego, krośnieńskiego, leżajskiego, łańcuckiego, ropczycko-sędziszowskiego i strzyżowskiego,

c)      gminy: Brzozów i Domaradz powiatu brzozowskiego

d)     gminy: Cmolas, Kolbuszowa, Niwiska, Raniżów i Dzikowiec powiatu kolbuszowskiego,

e)      miasto Mielec oraz gminy: Borowa, Czermin, Gawłuszowice, Mielec, Przecław i Tuszów Narodowy powiatu mieleckiego

f)       gminy: Błażowa, Boguchwała, Chmielnik, Głogów Małopolski, Hyżne, Kamień, Krasne, Lubenia, Sokołów Małopolski, Świlcza, Trzebownisko i Tyczyn powiatu rzeszowskiego

2)      na terenie województwa małopolskiego obszar obejmujący gminy: Biecz i Lipinki powiatu gorlickiego

3.      Terytorialny zasięg działania Archiwum Państwowego w Rzeszowie Oddział w Sanoku:

1)      wszystkie gminy wchodzące w skład powiatów: bieszczadzkiego, leskiego i sanockiego,

2)      Times New Roman gminy: Błażowa, Boguchwała, Chmielnik, Głogów Małopolski, Hyżne, Kamień, Krasne, Lubenia, Sokołów Małopolski, Świlcza, Trzebownisko i Tyczyn powiatu rzeszowskiego

2) na terenie województwa małopolskiego obszar obejmujący gminy: Biecz i Lipinki powiatu gorlickiego

3. Terytorialny zasięg działania Archiwum Państwowego w Rzeszowie Oddział w Sanoku:

1)"> wszystkie gminy wchodzące w skład powiatów: bieszczadzkiego, leskiego i sanockiego,

2) gminy: Dydnia, Haczów, Jasienica Rosielna i Nozdrzec powiatu brzozowskiego,

§ 8

1.      Pracą komórek organizacyjnych Archiwum i Oddziałów zamiejscowych Archiwum kierują ich kierownicy.

2.      Pracą głównego księgowego kieruje dyrektor Archiwum.

3.      Zakresy czynności kierowników i głównego księgowego ustala dyrektor Archiwum.

4.      Zakresy czynności pracowników ustala dyrektor Archiwum w oparciu o projekty przedstawione przez kierowników oddziałów/działów.

§ 9

Komórki organizacyjne Archiwum – oddziały, działy i samodzielne stanowiska pracy -realizują zadania wynikające z Ustawy, aktów wykonawczych do Ustawy, Statutu oraz innych przepisów obowiązujących w zakresie dotyczącym działalności Archiwum, w szczególności zaś:

1.      kształtują państwowy zasób archiwalny i prowadzą nadzór nad tym zasobem, przejmują, gromadzą, prowadzą ewidencję, przechowują, opracowują, zabezpieczają i udostępniają materiały archiwalne oraz prowadzą działalność informacyjną, naukową i wydawniczą,

2.      rozpatrują podania, wnioski oraz przygotowują projekty pism rozstrzygających sprawy,

3.      przygotowują opinie, wnioski i informacje dla dyrektora Archiwum oraz gromadzą materiały w sprawach należących do ich kompetencji,

4.      wykonują decyzje wydane przez dyrektora Archiwum,

5.      przygotowują sprawozdania z działalności rocznej oraz inne sprawozdania zlecone przez dyrektora Archiwum

§ 10

Kierownik komórki organizacyjnej kieruje i odpowiada za całokształt jej działalności, a w szczególności:

1)      organizuje pracę komórki organizacyjnej i zapewnia warunki umożliwiające realizację zadań,

2)      opracowuje projekty planu i sprawozdania z działalności,

3)      przedkłada dyrektorowi projekty decyzji i ustaleń wchodzących do zakresu działania komórki organizacyjnej,

4)      inicjuje przedsięwzięcia w zakresie usprawnienia organizacji i funkcjonowania kierowanej komórki organizacyjnej,

5)      sprawuje merytoryczny nadzór nad działalnością komórki, kontroluje prawidłowe wykonanie jej zadań, przestrzegania dyscypliny pracy oraz przepisów o ochronie danych osobowych,

6)      występuje z wnioskami w sprawach zatrudnienia, awansowania i odznaczania pracowników oraz ich nagradzania i karania,

7)      informuje podległych pracowników o bieżących i planowanych zadaniach Archiwum,

8)      realizuje zadania określone w indywidualnym zakresie czynności,

9)      opracowuje zakresy czynności dla podległych pracowników,

10)  organizuje współpracę merytoryczną z innymi wewnętrznymi komórkami organizacyjnymi.

§ 12

1.      Projekty pism, decyzji i innych dokumentów, przedkładanych dyrektorowi do podpisu, są parafowane przez kierownika właściwej komórki organizacyjnej.

2.      Dokumenty, z których wynikają dla Archiwum zobowiązania finansowe podpisują: dyrektor Archiwum Państwowe w Rzeszowie i główny księgowy lub ustanowieni przez nich pełnomocnicy.

§ 13

Pracownicy Archiwum są zobowiązani w szczególności do:

1)      wykonywania zadań wynikających z ich indywidualnych zakresów czynności oraz zadań zleconych do wykonywania przez kierownika komórki organizacyjnej oraz dyrektora Archiwum,

2)      przestrzegania przepisów w powierzonym im zakresie działania,

3)      wykazywania inicjatywy i zaangażowania w celu i właściwego wykonywania zadań Archiwum,

4)      podnoszenia poziomu wiedzy i umiejętności oraz kwalifikacji zawodowych w zakresie wykonywanych obowiązków,

5)      przestrzegania ustalonych zasad organizacji pracy, porządku i dyscypliny pracy, a także zasad bhp i przepisów o ochronie przeciwpożarowej,

6)      przestrzegania przepisów w zakresie pracy urzędu, taktownego, terminowego i sprawnego załatwiania interesantów, należytego i wyczerpującego informowania ich o okolicznościach faktycznych i prawnych, istotnych dla załatwienia sprawy,

7)      przestrzeganie zasad etycznych obowiązujących w Archiwum i w służbie cywilnej,

8)      przestrzegania ustalonych zasad organizacji pracy, porządku i dyscypliny pracy, a także zasad bhp i przepisów o ochronie przeciwpożarowej,

6) przestrzegania przepisów w zakresie pracy urzędu, taktownego, terminowego i sprawnego załatwiania interesantów, należytego i wyczerpującego informowania ich o okolicznościach faktycznych i prawnych, istotnych dla załatwienia sprawy,

7) przestrzeganie zasad etycznych obowiązujących w Archiwum i w służbie cywilnej,

8) dbałości o mienie Archiwum, porządek i estetykę w miejscu pracy.

Zakres czynności komórek organizacyjnych

§ 14

1)      Oddział I - nadzoru nad narastającym zasobem archiwalnym (NZ);

1)      przygotowywanie decyzji w sprawie tworzenia archiwów zakładowych w państwowych jednostkach organizacyjnych oraz w jednostkach samorządu terytorialnego i innych samorządowych jednostkach organizacyjnych,

2)      wnioskowanie do dyrektora Archiwum w sprawach objęcia lub wyłączenia spod nadzoru archiwalnego państwowych jednostek organizacyjnych,

3)      prowadzenie ewidencji państwowych jednostek organizacyjnych oraz jednostek samorządu terytorialnego oraz innych samorządowych jednostek organizacyjnych wytwarzających materiały archiwalne i zobowiązanych do prowadzenia archiwów zakładowych,

4)      prowadzenie dokumentacji (teczek) nadzorowanych jednostek organizacyjnych,

5)      inicjowanie, opiniowanie i rozpatrywanie wniosków o zatwierdzenie lub uzgodnienie normatywów kancelaryjnych i archiwalnych przesyłanych do Archiwum,

6)      przeprowadzanie kontroli archiwów zakładowych i lustracji, według zatwierdzonego przez dyrektora Archiwum planu, sporządzanie protokołów kontroli i lustracji, przygotowywanie projektów zaleceń pokontrolnych oraz sprawdzanie terminowości i jakości ich wykonania,

7)      nadzorowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej, prowadzenie rejestru zgód na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej,

8)      przeprowadzanie ekspertyz archiwalnych,

9)      kontrola nad prawidłowym przygotowaniem materiałów archiwalnych do przekazania Archiwum oraz we współpracy z Oddziałem II uzgadnianie terminów i warunków przejmowania archiwaliów,

10)  przygotowywanie i opiniowanie projektów umów użyczenia (na czasowe przechowywanie) materiałów archiwalnych (należących do Archiwum) urzędom, instytucjom, osobom prawnym i innym jednostkom organizacyjnym, w związku z likwidacją lub przekształceniem organizacyjno-prawnym, państwowych i samorządowych jednostek organizacyjnych, prowadzenie ewidencji umów użyczenia,

11)  instruktaż, konsultacje i doradztwo w zakresie spraw nadzoru archiwalnego

12)  sporządzanie planów pracy i sprawozdań z działalności oddziału

13)  sprawowanie nadzoru w zakresie kontroli archiwów zakładowych wykonywanych przez Oddział w Sanoku

14)  udział w tworzenie i realizacji budżetu zadaniowego, w zakresie spraw realizowanych przez pracowników Oddziału.

2.      Oddział II - gromadzenia, opracowania i zabezpieczania zasobu (GO)

1)     przejmowanie materiałów archiwalnych,

2)     prowadzenie magazynu akt zgodnie z obowiązującymi wymogami,

3)     prowadzenie ewidencji zbiorczej zasobu Archiwum (łącznie z zasobem Oddziałów zamiejscowych): księgi nabytków i ubytków, spisu zespołów (baza danych SEZAM) i kartoteki zbiorczej, drugiego egzemplarza spisów zdawczo-odbiorczych, inwentarzy skarbowych zespołów,

4)     dostarczanie materiałów do korzystania w pracowni naukowej,

5)     prowadzenie prac w zakresie porządkowania i archiwalnego opracowania zasobu Archiwum, zgodnie z zasadami archiwistyki oraz obowiązującymi przepisami metodycznymi,

6)     opracowywanie archiwalnych pomocy ewidencyjno-informacyjnych i wyższego rzędu,

7)     zgłaszanie projektów i inicjowanie prac badawczych w zakresie archiwistyki, historii i nauk pokrewnych,

8)     prowadzenie badań indywidualnych organizowanych w Archiwum lub w ramach międzyarchiwalnych zespołów naukowych,

9)     przygotowywanie opinii i ekspertyz naukowych w zakresie postępowania z materiałami archiwalnymi w archiwum państwowym,12) opiniowanie projektów w zakresie rozmieszczania materiałów archiwalnych,

13) utrzymywanie kontaktów z innymi archiwami państwowymi w zakresie wymiany doświadczeń metodycznych,

14) współdziałanie w zakresie zasad przechowywania oraz rozmieszczania zasobu w magazynach archiwalnych,

15) przedkładanie komisji metodycznej Archiwum propozycji w zakresie metod opracowywania materiałów archiwalnych,

16) organizacja prac konserwatorskich materiałów archiwalnych i stała współpraca z Centralnym Laboratorium Konserwacji Archiwaliów,

17) badanie przyczyn uszkodzenia konserwowanego obiektu i ustalanie prawidłowego wykonania zabiegów restauracyjnych,

18) nadzorowanie materiałów archiwalnych w zakresie zagwarantowania stałych i optymalnych warunków przechowywania materiałów archiwalnych,

19) zgłaszanie potrzeb w zakresie wyposażenia magazynów archiwalnych w niezbędne urządzenia i sprzęt,

20) opiniowanie projektów dotyczących typowania materiałów archiwalnych do kopiowania w celu zabezpieczenia zasobu oraz jego profilaktyki i konserwacji.

21) wykonywanie kopii zabezpieczających i użytkowych materiałów archiwalnych (mikrofilmowanie, digitalizacja),

22) sporządzanie planów pracy i sprawozdań z działalności oddziału,

23) udział w tworzenie i realizacji budżetu zadaniowego, w zakresie spraw realizowanych przez pracowników Oddziału.

3.      Oddział III - informacji i udostępniania (IU)

1)      prowadzenie rejestru udostępniania archiwaliów,

2)      prowadzenie rejestru użytkowników Pracowni Naukowej,

3)      przyjmowanie zamówień od użytkowników i ich realizacja we współpracy z magazynem akt,

4)      udostępnianie materiałów archiwalnych w pracowni naukowej, zgodnie z obowiązującymi przepisami (regulaminami),

5)      wykonywanie kopii na potrzeby użytkowników,

6)      nadzór nad samodzielnym kopiowaniem materiałów archiwalnych własnym sprzętem użytkownika,

7)      wypożyczanie materiałów archiwalnych na żądanie organów wymiaru sprawiedliwości i kontrola ich terminowego zwrotu,

8)      gromadzenie pomocy ewidencyjno-informacyjnych,

9)      udzielanie informacji o zasobie i udostępnianie archiwalnych pomocy ewidencyjno-informacyjnych,

10)  wykonywanie kwerend krajowych i zagranicznych i przygotowywanie uwierzytelnionych odpisów, wypisów i reprodukcji przechowywanych materiałów archiwalnych, a także zaświadczeń na podstawie tych materiałów oraz prowadzenie prac dokumentacyjnych,

11)  przygotowanie informatorów o materiałach archiwalnych,

12)  prowadzenie ewidencji mikrofilmów,

13)  gromadzenie, opracowywanie i udostępnianie księgozbioru Biblioteki Archiwum,

14)  prowadzenie działalności popularyzatorskiej i edukacyjnej (organizowanie wystaw i pokazów materiałów archiwalnych, prowadzenie zajęć archiwalnych i historycznych dla młodzieży szkolnej, przyjmowanie wycieczek młodzieży, studentów i przedstawicieli innych środowisk społecznych),

15)  współpraca z ośrodkami naukowymi, Stowarzyszeniem Archiwistów Polskich, Polskim Towarzystwem Historycznym, stowarzyszeniami genealogicznymi, regionalnymi i in.,

16)  prowadzenie działalności informacyjnej we współpracy ze środkami masowego przekazu,

17)  programowanie, organizowanie i koordynacja działalności informacyjnej (tworzenie i wypełnianie baz danych),

18)  prowadzenie strony internetowej Archiwum

19)  inicjowanie i współudział w pracach badawczych i wdrożeniowych w dziedzinie teorii i praktyki informacyjnej w Archiwum,

20)  wdrażanie nowych metod i technik gromadzenia i przetwarzania informacji,

21)  sporządzanie planów pracy i sprawozdań z działalności oddziału,

22)  udział w tworzenie i realizacji budżetu zadaniowego, w zakresie spraw realizowanych przez pracowników Oddziału.

4.      Ośrodek Badań Historii Żydów (OZ)

1)      rejestrowanie ze zbiorów archiwalnych wszelkich materiałów o tematyce żydowskiej dotyczących Polski południowo-wschodniej,

2)      zbieranie informacji o judaikach w zbiorach muzeów, bibliotek i placówek naukowo-badawczych,

3)      sporządzanie pomocy informacyjnych dotyczących problematyki żydowskiej w zasobie Archiwum,

4)      współpraca z placówkami naukowymi zajmującymi się problematyką żydowską,

5)      prowadzenie badań naukowych nad dziejami Żydów,

6)      popularyzowanie problematyki żydowskiej,

7)      wykonywanie kwerend genealogicznych i własnościowych dotyczących ludności żydowskiej z kraju i zagranicy,

8)      wykonywanie prac redakcyjnych i wydawniczych,

9)      sporządzanie planów pracy i sprawozdań z działalności oddziału

10)  udział w tworzenie i realizacji budżetu zadaniowego, w zakresie czynności realizowanych przez Ośrodek.

5.      Dział Administracyjno-Gospodarczy (AG)

1)      Sprawy administracyjne i gospodarcze

a.       prowadzenie całokształtu spraw związanych z administrowaniem i utrzymywaniem w należytym stanie użytkowanych budynków i pomieszczeń, zabezpieczanie przed pożarem i włamaniem,

b.      utrzymanie porządku i czystości posesji i pomieszczeń użytkowanych budynków,

c.       utrzymywanie w należytym stanie technicznym urządzeń i sprzętu stanowiącego wyposażenie budynków archiwalnych,

d.      prowadzenie całokształtu spraw związanych z administrowaniem i utrzymywaniem w należytym stanie użytkowanych budynków i pomieszczeń, zabezpieczanie przed pożarem i włamaniem,

b. utrzymanie porządku i czystości posesji i pomieszczeń użytkowanych budynków,

e.       prowadzenie ewidencji budynków Archiwum,

f.       przeprowadzenie inwentaryzacji środków trwałych, przedmiotów nietrwałych, bilansowanie wyników inwentaryzacyjnych, sporządzanie sprawozdań z przeprowadzonych inwentaryzacji,

g.      prowadzenie spraw związanych z działalnością inwestycyjną, (przygotowanie dokumentacji technicznej, kosztorysowej)

h.      opracowanie planów remontów kapitalnych i bieżących,

i.        organizowanie wykonawstwa na planowane roboty remontowe,

j.        przygotowywanie umów i organizowanie nadzoru technicznego nad realizowanymi remontami,

k.      obsługa dokumentacyjna i realizacja zamówień, zgodnie z prawem zamówień publicznych,

l.        usuwanie zgłoszonych przez komórki organizacyjne drobnych usterek,

m.    organizowanie wykonawstwa przeglądów, konserwacji i badań technicznych instalacji w budynkach Archiwum,

n.      administrowanie siecią komputerową,

o.      nadzór nad sprzętem komputerowym i pomoc informatyczna dla komórek organizacyjnych

p.      sporządzanie planów pracy i sprawozdań z działalności działu.

2)      Zaopatrzenie

a.       analiza rynku dostawców urządzeń, materiałów i usług biurowych na potrzeby realizowanych zakupów,

b.      realizacja zakupów inwestycyjnych i bieżących urządzeń i sprzętu

c.       realizacja zakupów przedmiotów nietrwałych i materiałów dla potrzeb komórek organizacyjnych

d.      organizacja dostaw urządzeń i materiałów.

3)      Sprawy kadrowe

a.       prowadzenie dokumentacji i ewidencji pracowników, zgodnie z obowiązującymi przepisami,

b.      sporządzanie sprawozdań i statystyki pracowniczej,

c.       realizowanie procedury naboru pracowników, zgodnie z obowiązującymi przepisami,

d.      wykonywanie czynności wynikających z nawiązania i trwania stosunku pracy z pracownikiem Archiwum oraz czynności związanych z ustaniem stosunku pracy,

e.       wykonywanie czynności wynikających z nawiązania i trwania stosunku pracy z pracownikiem Archiwum oraz czynności związanych z ustaniem stosunku pracy,

e. prowadzenie spraw związanych ze szkoleniem pracowników, 

f.       załatwianie spraw dotyczących nagród i odznaczeń,

g.      wydawanie legitymacji pracowniczych i ubezpieczeniowych, świadectw pracy i zaświadczeń na podstawie posiadanych dokumentów,

h.      załatwianie spraw z zakresu dyscypliny pracy, prowadzenie ewidencji obecności pracowników i wykorzystanych urlopów,

i.        załatwianie formalności związanych z wyjazdami służbowymi pracowników,

j.        obsługa środków Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych,

k.      organizacja i koordynacja staży i praktyk organizowanych w Archiwum.

4)     Bezpieczeństwo i higiena pracy

a.       kontrola warunków pracy w Archiwum, oraz przestrzegania przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy,

b.      sporządzanie i przedstawianie dyrektorowi Archiwum rocznych analiz stanu bezpieczeństwa i higieny pracy zawierających propozycje przedsięwzięć organizacyjnych mających na celu zapobiegania zagrożeniom życia i zdrowia pracowników oraz poprawę warunków pracy,

c.       prowadzenie rejestru wypadków oraz przechowywanie dokumentacji wypadkowej i innej niezbędnej dokumentacji, sporządzanie i przedstawianie dyrektorowi Archiwum rocznych analiz i ocen wypadkowości,

d.      ustalanie okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy oraz prowadzenie dokumentacji w ustalonym zakresie,

e.       udzielanie wstępnego instruktażu bhp, organizacja szkoleń bhp,

f.       udział w pracach komisji doraźnych zajmujących się problematyką bhp,

g.      zaznajamianie się z obowiązującymi przepisami i informowanie o nich dyrekcję i kierowników komórek organizacyjnych.

5)      Ochrona przeciwpożarowa

a.       sporządzanie i przedstawianie dyrektorowi Archiwum rocznych analiz stanu ochrony przeciwpożarowej zawierających propozycje w zakresie kierunków działania dotyczących zabezpieczenia przeciwpożarowego,

b.      sprawowanie kontroli nad właściwą pracą urządzeń p.poż., instalacji samoczynnego wykrywania pożaru, łączności telefonicznej oraz czuwanie nad prawidłowym oznakowaniem i utrzymaniem dróg ewakuacyjnych,

c.       przeprowadzenie okresowych kontroli stanu ochrony przeciwpożarowej oraz opracowanie i przedkładanie wniosków odnośnie stwierdzonych nieprawidłowości w zabezpieczeniu przeciwpożarowym,- instruowanie pracowników w zakresie zapobiegania pożarom i zwalczania pożarów, - prowadzenie dokumentacji w sprawie zabezpieczenia przeciwpożarowego Archiwum.

6)      Obsługa sekretarsko-kancelaryjna (Sekretariat/Kancelaria)

a.       przyjmowanie korespondencji Archiwum i przedstawianie jej dyrektorowi lub upełnomocnionej przez niego osobie do wglądu i dekretacji,

b.      przekazywanie zadekretowanej korespondencji do poszczególnych komórek organizacyjnych,

c.       obsługa komórek organizacyjnych Archiwum w zakresie przyjmowania i rozdziału wszelkiego rodzaju korespondencji,

d.      rejestrowanie spraw w spisach spraw (jeżeli nie należy to do kompetencji pracowników odpowiedzialnych za merytoryczne i formalne załatwienie sprawy), a także gromadzenie i przechowywanie akt spraw załatwionych przez Archiwum lub w zakresie wyznaczonym przez dyrektora,

e.       przygotowywanie korespondencji do wysłania i jej ekspedycja,

f.       prowadzenie rejestru przesyłek poleconych,

g.      obsługa centrali telefonicznej, faksu i poczty elektronicznej,

h.      przejmowanie interesantów i upotrzeby - kierowanie ich do właściwych komórek organizacyjnych,

i.        prowadzenie rejestru kontroli zewnętrznych i wewnętrznych,

j.        przechowywanie korespondencji załatwianej bezpośrednio przez dyrektora,

k.      rejestracja i przechowywanie zarządzeń wewnętrznych,

l.        pisanie protokołów i notatek służbowych w zakresie ustalonym przez dyrektora,

m.    prowadzenie archiwum zakładowego, zgodnie z instrukcją archiwalną,

n.      obsługa uroczystości i gości.

7)      Sprawy obronne i ochrona informacji niejawnych

a.       realizacja zadań wynikających z powszechnego obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej,

b.      przygotowanie warunków do funkcjonowania Archiwum na okres zagrożenia bezpieczeństwa państwa (kryzysu polityczno-militarnego) i wojny,

c.       opracowywanie rocznych planów do działalności obronnej Archiwum,

d.      realizowanie prac reklamacyjnych od obowiązku pełnienia czynnej służby wojskowej w razie ogłoszenia mobilizacji i w czasie wojny w odniesieniu do pracowników Archiwum,

e.       wykonywanie zadań obrony cywilnej,

f.       organizowanie szkolenia obronnego, w tym dla osób funkcyjnych struktur obronnych Archiwum,

g.      wykonywanie zadań związanych z funkcjonowaniem systemu zarządzania kryzysowego Archiwum

h.      wykonywanie czynności w zakresie pełnomocnika do spraw informacji niejawnych,

i.        prowadzenie obsługi kancelaryjnej pism zawierających informację niejawną (ewidencja i obieg pism),

j.        zabezpieczenie dokumentacji niejawnej.

6.      Dział Finansowo – Księgowy (FK)

1)      opracowywanie projektu budżetu oraz sprawozdawczości budżetowej,

2)      sporządzanie planów i sprawozdań finansowych,

3)      prowadzenie spraw finansowych określanymi odrębnymi przepisami,

4)      rejestrowanie zaszłości gospodarczych w ewidencji księgowej,

5)      współdziałanie z dyrektorem Archiwum w zakresie realizacji działalności finansowej Archiwum,

6)      prowadzenie sprawozdawczości GUS,

7)      ewidencjonowanie wynagrodzeń i świadczeń pracowniczych,

8)      sporządzanie list wypłat, obliczanie podatku dochodowego oraz sporządzanie sprawozdawczości w tym zakresie,

9)      dokonywanie wypłat wynagrodzeń i innych należności bezgotówkowych, wynikających z odrębnych przepisów,- obsługa kasowa Archiwum, ochrona wartości pieniężnych,

10)  prowadzenia rozliczeń z ZUS i urzędami skarbowymi,

11)  analizowanie przebiegu realizacji bieżącego planu finansowego,

12)  prowadzenie obsługi Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych,

13)  prowadzenie sprawozdawczości GUS,

7) ewidencjonowanie wynagrodzeń i świadczeń pracowniczych,

8) sporządzanie list wypłat, obliczanie podatku dochodowego oraz sporządzanie sprawozdawczości w tym zakresie,

9) dokonywanie wypłat wynagrodzeń i innych należności bezgotówkowych, wynikających z odrębnych przepisów,- 

10) prowadzenia rozliczeń z ZUS i urzędami skarbowymi,

11) analizowanie przebiegu realizacji bieżącego planu finansowego,

12) prowadzenie obsługi Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych,

13) oraz wykonywanie innych obowiązków wynikających z obowiązującego prawa, w szczególności przepisów dotyczących finansów publicznych i rachunkowości.

7.      Samodzielne stanowisko ds. przechowalnictwa (PD)

1)      prowadzenie działalności usługowej polegającej na przechowywaniu, kopiowaniu i konserwacji dokumentacji o czasowym okresie przechowywania, w tym dokumentacji osobowo – płacowej,

2)      zbieranie i udzielanie informacji o  miejscach przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej po byłych pracodawcach, którzy mieli siedzibę na obszarze działania Archiwum,

3)      prowadzenie ewidencji dokumentacji pracodawców przejętej od zlikwidowanych przedsiębiorców,

4)      wydawanie odpisów i kopii z przechowywanej dokumentacji,

5)      udostępnianie dokumentacji upoważnionym osobom i organom,

6)      współpraca z Archiwum Państwowym Dokumentacji Osobowej i Płacowej oraz z innymi archiwami państwowymi w zakresie przekazywania dokumentacji o czasowym okresie przechowywania w związku z orzeczeniem sądów rejestrowych,

8.      Archiwum Państwowe w Rzeszowie Oddział w Sanoku (OS)

1)      Do zakresu działania Archiwum Państwowego w Rzeszowie Oddział w Sanoku, obejmującego obszar działania określony w § 6 mniejszego Regulaminu, należą wszystkie zadania (możliwe do realizacji w jego warunkach) wymienione w Statucie Archiwum oraz zadania realizowane przez komórki organizacyjne centrali Archiwum.

2)      Do zakresu działania Kierownika Oddziału w Sanoku należą sprawy określone w przydziale czynności oraz sprawy w zakresie udzielonego upoważnienia.

Przepisy końcowe

§ 14

1.      Zasady i tryb działania organów kolegialnych określają:

1)      Decyzja Nr 2 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 8 lutego 2006 r. w sprawie utworzenia w archiwach państwowych komisji metodycznych oraz określenia zakresu i trybu ich działania

o ochronie informacji niejawnych (Dz.U. 2010, Nr 182, poz. 1228).


Powrót

Pokaż komentarz

Załączniki

Metryka dokumentu

ukryj
Tytuł dokumentu:Regulamin organizacyjny
Podmiot udostępniający informację:Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych
Informację opublikował:Paweł Dudek
Informację wytworzył:
Data na dokumencie:Brak
Data publikacji:09.03.2004 14:13

Rejestr zmian dokumentu

pokaż