Akta osobowo - płacowe

Zasady poszukiwania dokumentacji pracowniczej

1. Jeżeli zakład pracy nadal istnieje, w sprawie dokumentacji pracowniczej należy zwrócić się do byłego pracodawcy.

2. Jeśli przedsiębiorstwo zostało zlikwidowane a na jego bazie powstała nowa jednostka organizacyjna o zmienionej formie prawnej (np. spółka), wówczas wnioski o wydanie stosownych zaświadczeń winno się kierować do następcy prawnego – posiadacza dokumentacji.

3. Jeśli nastąpiła upadłość lub całkowita likwidacja zakładu pracy wówczas dokumentacja mogła być przekazana organowi nadrzędnemu, założycielskiemu (np. ministerstwo, urząd wojewódzki), a w przypadku spółdzielni - Krajowej Radzie Spółdzielczej lub Związkowi Rewizyjnemu. Akta pracownicze mogą być również przekazane przez syndyka/likwidatora, na którym ciąży obowiązek zabezpieczenia dokumentacji, na odpłatne przechowywanie do Archiwum Państwowego Dokumentacji Osobowej i Płacowej, innego Archiwum Państwowego, Stowarzyszenia Archiwistów Polskich lub firmy przechowalniczej.

4. W przypadku trudności z ustaleniem miejsca przechowywania poszukiwanej dokumentacji można zwrócić się do właściwego terytorialnie siedzibie pracodawcy Wydziału Gospodarczego Krajowego Rejestru Sądowego w celu uzyskania informacji o statusie prawnym firmy, a w przypadku upadłości/ likwidacji o osobie syndyka / likwidatora.

VIII Wydział Gospodarczy KRS
65-364 Zielona Góra, ul. Kożuchowska 8
tel. sekretariat: (68) 322-02-63


Czas przechowywania akt pracowniczych

Akta osobowe i płacowe są dokumentacją niearchiwalną i posiadają ustalony przez ustawodawcę czasowy okres przechowywania, po upływie którego są brakowane (niszczone). Akta osobowe (umowy o pracę, świadectwa pracy, kwestionariusze osobowe itp.) przechowywane są 50 lat. Natomiast akta płacowe (listy płac, karty zarobkowe i zasiłkowe) przechowywano do 1991 r. przez 12 lat od wytworzenia, od 1991 r. – przez 20 lat, a od 2002 r. – przez 50 lat. Dlatego dokumentacja płacowa sprzed 1980 r. mogła zostać zgodnie z obowiązującymi wcześniej przepisami zniszczona.

Przechowywanie dokumentacji płacowej przez 12 lat regulowało Rozporządzenie Ministra Nauki, Szkolnictwa Wyższego i Techniki z dnia 25 lipca 1984 r. w sprawie zasad klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 041, poz.216).

Akty prawne wydłużające okres przechowywania akt płacowych do 20 lat to: Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 15 stycznia 1991 roku w sprawie zasad prowadzenia rachunkowości (Dz. U. Nr 10, poz. 35, par. 45) oraz Ustawa z dnia 17 października 1991 roku o rewaloryzacji emerytur i rent, o zasadach ustalania emerytur i rent oraz zmianie niektórych ustaw (Dz. U. Nr 104, poz. 450).

Natomiast przechowywanie dokumentacji płacowej przez 50 lat regulują: Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 167, poz. 1375) oraz Ustawa z dnia 18 grudnia 2002 r. o zmianie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz o zmianie niektórych innych ustaw (Dz. U. Nr 241, poz. 2074).

Wyjątek stanowią akta osobowe założone do 1950 roku, które zgodnie z Zarządzeniem nr 16 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 10 listopada 2014 roku nie podlegają niszczeniu.


Dokumenty potwierdzające zatrudnienie

Druk RP-7 ma prawo wystawić jedynie pracodawca własnemu pracownikowi. Archiwum przechowujące dokumentację po zlikwidowanym przedsiębiorcy może wydać byłym pracownikom uwierzytelnione kserokopie lub odpisy z dokumentów osobowych poświadczających wykonywanie takich prac, o ile zostały wcześniej wystawione przez pracodawcę.


Sposób uzyskania informacji o miejscu przechowywania dokumentacji

W celu otrzymania informacji o miejscu przechowywania dokumentacji osobowo-płacowej należy złożyć pisemny wniosek z nazwą i adresem poszukiwanej firmy oraz latami zatrudnienia. Można również skorzystać z wyszukiwarki pod adresem ewidencja.warszawa.ap.gov.pl lub www.firma.egospodarka.pl

Przeprowadzenie kwerendy wymaga złożenia wniosku pisemnego. 
Telefonicznie udzielane są jedynie informacje o sposobie, terminie i stanie załatwienia sprawy.

 

Powrót

Załączniki

Brak załączników w dokumencie.

Metryka dokumentu

ukryj
Tytuł dokumentu:Akta osobowo - płacowe
Podmiot udostępniający informację:Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych
Informację opublikował:Zbigniew Bujkiewicz
Informację wytworzył:
Data na dokumencie:Brak
Data publikacji:24.04.2015 15:18

Rejestr zmian dokumentu

pokaż