Regulamin organizacyjny



(Załącznik do zarządzenia nr 11 Dyrektora Archiwum Państwowego w Poznaniu z dnia 26 września 2008 r. w sprawie wprowadzenia regulaminu organizacyjnego Archiwum Państwowego w Poznaniu)

 
REGULAMIN ORGANIZACYJNY ARCHIWUM PAŃSTWOWEGO W POZNANIU


Rozdział I. Przepisy wstępne

§ 1

1. Do zakresu działania i zadań Archiwum Państwowego w Poznaniu należą sprawy określone w:

    * ustawie z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tekst jedn. Dz. U. z 2002 r. Nr 171, poz. 1396 z późniejszymi zmianami), zwanej dalej Ustawą,
    * statucie nadanym decyzją nr 12 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 9 czerwca 2006 r. w sprawie nadania statutu Archiwum Państwowemu w Poznaniu, zwanym dalej Statutem,
    * innych aktach prawnych dotyczących działalności archiwalnej.

2. Ramową organizację Archiwum Państwowego w Poznaniu określa Statut.

§ 2

Ilekroć w regulaminie organizacyjnym, zwanym dalej Regulaminem, mówi się o:
1) Archiwum - należy przez to rozumieć Archiwum Państwowe w Poznaniu,
2) dyrektorze – należy przez to rozumieć dyrektora Archiwum Państwowego w Poznaniu,
3) zastępcy dyrektora – należy przez to rozumieć zastępcę dyrektora Archiwum Państwowego w Poznaniu,
4) komórce organizacyjnej i kierowniku komórki organizacyjnej - należy przez to rozumieć komórki organizacyjne wymienione w § 9 Statutu oraz osoby kierujące ich pracą.

§ 3

Regulamin określa ogólne zasady pracy Archiwum oraz zakresy działania komórek organizacyjnych.


 Rozdział II. Przepisy ogólne

§ 4

1. Działalnością Archiwum kieruje dyrektor, a z jego upoważnienia i w zakresie przez niego określonym – zastępca dyrektora i kierownicy komórek organizacyjnych.

2. Szczegółowy zakres działania i kompetencje dyrektora określa § 13 Statutu.

3. Do zadań dyrektora należy w szczególności:
1) reprezentowanie Archiwum wobec władz oraz urzędów administracji rządowej i samorządowej, sądów, instytucji, osób prawnych, osób fizycznych oraz innych jednostek organizacyjnych,
2) organizowanie i koordynowanie prac w Archiwum, w tym zatwierdzanie planów pracy i sprawozdań z działalności Archiwum,
3) inicjowanie zmian organizacyjnych i wydawanie normatywów wewnętrznych regulujących sposoby realizacji zadań statutowych,
4) wykonywanie zadań przewidzianych dla dyrektora generalnego urzędu w ustawie o służbie cywilnej,
5) kierowanie sprawami związanymi z obsadą personalną, przyjmowanie i zwalnianie pracowników,
6) nadzorowanie działalności komórek organizacyjnych,
7) przewodniczenie Komisji Metodycznej Archiwum Państwowego w Poznaniu, Archiwum Państwowego w Kaliszu i Archiwum Państwowego w Lesznie,
8) podejmowanie decyzji związanych z wydatkami budżetowymi i pozabudżetowymi,
9) składanie oświadczeń w zakresie praw i obowiązków majątkowych oraz podejmowanie zobowiązań finansowych,
10) dysponowanie środkami pieniężnymi na rachunkach bieżących Archiwum,
11) decydowanie w sprawach udostępniania materiałów archiwalnych i kwerend podmiotom krajowym, zagranicznym lub międzynarodowym,
12) wydawanie zezwoleń na wcześniejsze udostępnianie materiałów archiwalnych,
13) organizowanie mikrofilmowania lub reprografowania na innym nośniku materiałów archiwalnych w celu zabezpieczenia zasobu,
14) ustalanie jednostek organizacyjnych, w których powstają materiały archiwalne wchodzące do państwowego zasobu archiwalnego, innych niż obejmujące swoją działalnością obszar całego państwa,
15) wydawanie zezwoleń na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej,
16) nadzorowanie wykonywania kontroli archiwalnych przez Archiwum,
17) wydawanie decyzji i postanowień w toku postępowania administracyjnego,
18) współdziałanie z organizacjami, komisjami i zespołami działającymi na terenie Archiwum w zakresie określonym przez przepisy prawa,
19) zapewnianie przestrzegania przez podległych pracowników dyscypliny, bezpieczeństwa w miejscu pracy oraz ochrony danych osobowych,
20) udzielanie pełnomocnictw,
21) wykonywanie innych zadań i poleceń służbowych Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych,
22) informowanie na bieżąco podległych pracowników o sprawach związanych z działalnością Archiwum, w szczególności o decyzjach, instrukcjach i innych materiałach otrzymywanych z Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych,
23) wykonywanie innych zadań z zakresu kierowania Archiwum.

4. Do zadań zastępcy dyrektora należy w szczególności:
1) wykonywanie zadań w granicach udzielonego mu pełnomocnictwa i przyznanych kompetencji,
2) nadzorowanie i kierowanie pracą komórek organizacyjnych w zakresie udostępniania zasobu i informacji w Archiwum,
3) ogólny nadzór nad pracą komórek organizacyjnych w zakresie funkcji administracyjnych i technicznych,
4) ogólny nadzór nad pracownikami w zakresie przestrzegania dyscypliny pracy,
5) przygotowywanie planów i sprawozdań z działalności Archiwum,
6) udział w opracowywaniu normatywów wewnętrznych wydawanych przez dyrektora Archiwum,
7) wykonywanie innych zadań i poleceń z zakresu działalności Archiwum,
8) zastępowanie dyrektora podczas jego nieobecności i kierowanie pracą Archiwum.

5. Zastrzeżone do podpisu dyrektora są:
1) normatywy wewnętrzne dotyczące działalności Archiwum,
2) dokumenty kadrowe dotyczące nawiązania i rozwiązania stosunku pracy, ustalenia warunków pracy i płacy, nagród i kar,
3) umowy zawierane przez Archiwum,
4) pisma adresowane do organów władz państwowych i samorządowych,
5) pisma w sprawach wcześniejszego udostępnienia materiałów archiwalnych, załatwiania wniosków o udostępnienie materiałów archiwalnych składanych przez podmioty zagraniczne i innych zastrzeżonych do jego kompetencji przez przepisy szczególne lub upoważnienia wydane przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych,
6) odpowiedzi na skargi i zażalenia,
7) dokumenty bankowe, finansowe, rachunkowe i korespondencja w sprawach finansowych Archiwum,
8) sprawozdania opisowe, statystyczne i rachunkowe z działalności Archiwum,
9) zgody na brakowanie akt,
10) zalecenia pokontrolne.

6. Zastępca dyrektora może podpisywać pisma określone w § 4 ust. 5 na podstawie upoważnienia udzielonego mu przez dyrektora.

7. Zaświadczenia, uwierzytelnione wypisy, odpisy i kopie materiałów archiwalnych oraz odpowiedzi na kwerendy podpisują dyrektor lub zastępca dyrektora, z zastrzeżeniem § 24.

8. Dyrektor może upoważnić kierowników komórek organizacyjnych Archiwum do podpisywania określonych kategorii pism, w szczególności odpowiedzi na kwerendy realizowane przez Archiwum.

9. Zastępca dyrektora i kierownicy komórek organizacyjnych odpowiadają przed dyrektorem Archiwum za wykonanie powierzonych im zadań.

§ 5

1. W Archiwum obowiązuje struktura organizacyjna określona w § 9 Statutu Archiwum, w skład której wchodzą wymienione poniżej komórki organizacyjne i stanowiska pracy:
1) Oddział gromadzenia i opracowania zasobu,
2) Oddział do spraw archiwów zakładowych,
3) Oddział udostępniania i informacji,
w ramach Oddziału funkcjonują:
- Pracownia Naukowa,
- Stanowisko ds. kwerend,
- Stanowisko ds. dokumentacji osobowo-płacowej,
- Biblioteka,
4) Stanowisko ds. ewidencji,
5) Stanowisko ds. prac naukowych i edukacji archiwalnej,
6) Stanowisko ds. komputeryzacji,
7) Pracownia konserwacji materiałów archiwalnych,
8) Pracownia reprograficzna,
9) Oddział finansowo-księgowy,
10) Oddział administracyjno-gospodarczy,
11) Stanowisko ds. osobowych.

2.  W skład Archiwum wchodzą również oddziały zamiejscowe w Gnieźnie, Koninie i Pile, noszące nazwy:
1) „Archiwum Państwowe w Poznaniu, Oddział w Gnieźnie”,
2) „Archiwum Państwowe w Poznaniu, Oddział w Koninie”,
3) „Archiwum Państwowe w Poznaniu, Oddział w Pile”.

3. W Archiwum działają następujące organy kolegialne i doradcze:
1) Kolegium,
2) Komisja Metodyczna – wspólna dla Archiwum Państwowego w Kaliszu i Archiwum Państwowego w Lesznie,
3) Komisja Archiwalnej Oceny Dokumentacji – wspólna dla Archiwum Państwowego w Kaliszu i Archiwum Państwowego w Lesznie,
4) Zespół zakupu materiałów archiwalnych.

4. Dyrektor Archiwum może powoływać inne komisje i zespoły, określając w drodze wewnętrznego zarządzenia sposób ustalenia ich składu, zadania i zasady działania.

§ 6

Terytorialny zasięg działania centrali Archiwum i oddziałów zamiejscowych jest następujący:
1) Centrala – na obszarze województwa wielkopolskiego miasto Poznań, powiaty: grodziski, obornicki, poznański, szamotulski, śremski, średzki oraz gminę Czempiń powiatu kościańskiego, gminy: Chrzypsko Wielkie, Kwilcz i Sieraków powiatu międzychodzkiego, gminy: Kuślin, Lwówek, Nowy Tomyśl
i Opalenica powiatu nowotomyskiego;
2) Oddział w Gnieźnie – na obszarze województwa wielkopolskiego miasto Gniezno, powiat wrzesiński oraz gminy: Czerniejewo, Gniezno, Kiszkowo, Kiecko, Łubowo, Mileszyn, Niechanowo i Witkowo powiatu gnieźnieńskiego;
3) Oddział w Koninie – na obszarze województwa wielkopolskiego miasto Konin, powiaty: kolski, koniński, słupecki i turecki oraz na obszarze województwa łódzkiego obszar obejmujący: gminę Uniejów powiatu poddębickiego oraz gminy: Grabów i Świnice Warckie powiatu łęczyckiego;
4) Oddział w Pile – na obszarze województwa wielkopolskiego powiaty: chodzieski, czarnkowsko-trzcianecki, pilski, wągrowiecki, wrzesiński i złotowski, na terenie województwa zachodniopomorskiego obszar obejmujący powiat wałecki.

§ 7

1. Pracą komórek organizacyjnych Archiwum i Oddziałów zamiejscowych Archiwum kierują ich kierownicy.

2. W przypadku niepowołania kierownika komórki organizacyjnej, dyrektor może wyznaczyć pracownika tej komórki koordynującego jej pracę. Do takiego pracownika stosuje się odpowiednio przepisy o kierowniku komórki organizacyjnej.

3. Pracą głównego księgowego kieruje dyrektor.

4. Zakresy czynności zastępcy dyrektora, głównego księgowego i kierowników komórek organizacyjnych ustala dyrektor.

§ 8

Komórki organizacyjne Archiwum realizują zadania wynikające z Ustawy, aktów wykonawczych do Ustawy, Statutu oraz innych przepisów obowiązujących w zakresie dotyczącym działalności Archiwum, w szczególności:
1) kształtują państwowy zasób archiwalny i prowadzą nadzór nad tym zasobem, przejmują, gromadzą, prowadzą ewidencję, przechowują, opracowują, zabezpieczają i udostępniają materiały archiwalne oraz prowadzą działalność informacyjną, naukową i wydawniczą,
2) rozpatrują podania, wnioski oraz przygotowują projekty pism rozstrzygających sprawy,
3) przygotowują opinie, wnioski i informacje dla dyrektora Archiwum oraz gromadzą materiały w sprawach należących do ich kompetencji,
4) wykonują decyzje wydane przez dyrektora Archiwum,
5) przygotowują sprawozdania z działalności rocznej oraz inne sprawozdania zlecone przez dyrektora Archiwum.

§ 9

1. Jeżeli do wykonania określonego zadania konieczne jest współdziałanie kilku komórek, dyrektor Archiwum wyznacza komórkę koordynującą.

2. Komórki organizacyjne mają obowiązek udzielania innym komórkom niezbędnych do wykonywania zadań informacji, wyjaśnień i materiałów.

§ 10

Kierownik komórki organizacyjnej kieruje i odpowiada za całokształt jej działalności, a w szczególności:
1) organizuje pracę komórki organizacyjnej i zapewnia warunki umożliwiające realizację zadań,
2) opracowuje projekty planu i sprawozdania z działalności,
3) przedkłada dyrektorowi projekty decyzji i ustaleń wchodzących do zakresu działania komórki organizacyjnej,
4) inicjuje przedsięwzięcia w zakresie usprawnienia organizacji i funkcjonowania kierowanej komórki organizacyjnej,
5) sprawuje merytoryczny nadzór nad działalnością komórki, kontroluje prawidłowe wykonanie jej zadań, przestrzeganie dyscypliny pracy oraz przepisów o ochronie danych osobowych,
6) występuje z wnioskami w sprawach zatrudnienia, awansowania i odznaczania pracowników oraz ich nagradzania i karania,
7) informuje podległych pracowników o bieżących i planowanych zadaniach Archiwum,
8) realizuje zadania określone w indywidualnym zakresie czynności,
9) opracowuje zakresy czynności dla podległych pracowników,
10) organizuje współpracę merytoryczną z innymi wewnętrznymi komórkami organizacyjnymi.

§ 11

1. Projekty pism, decyzji i innych dokumentów, przedkładanych dyrektorowi lub jego zastępcy do podpisu, są parafowane przez kierownika właściwej komórki organizacyjnej.

2. Dokumenty, z których wynikają dla Archiwum zobowiązania finansowe podpisują: dyrektor Archiwum i główny księgowy lub ustanowieni przez nich pełnomocnicy.

§ 12

Pracownicy Archiwum są zobowiązani w szczególności do:
1) wykonywania zadań wynikających z ich indywidualnych zakresów czynności, planów pracy oraz zadań zleconych do wykonywania przez kierownika komórki organizacyjnej oraz dyrektora Archiwum lub jego zastępcę,
2) przestrzegania przepisów w powierzonym im zakresie działania,
3) wykazywania inicjatywy i zaangażowania w celu pełnego i właściwego wykonywania zadań Archiwum,
4) podnoszenia poziomu wiedzy i umiejętności oraz kwalifikacji zawodowych w zakresie wykonywanych obowiązków,
5) przestrzegania ustalonych zasad organizacji pracy, porządku i dyscypliny pracy, a także zasad bhp i przepisów o ochronie przeciwpożarowej,
6) przestrzegania przepisów obowiązujących w zakresie pracy urzędu, taktownego, terminowego i sprawnego załatwiania klientów Archiwum, należytego i wyczerpującego informowania ich o okolicznościach faktycznych i prawnych, istotnych dla załatwienia sprawy,
7) dbałości o mienie Archiwum, zachowania porządku i estetyki w miejscu pracy.
 

Rozdział III. Zadania komórek organizacyjnych

§ 13

1. Oddział I – gromadzenia i opracowania zasobu – wykonuje zadania w zakresie gromadzenia i opracowania zasobu archiwalnego.

2. Do zadań Oddziału należy w szczególności:
1) przejmowanie materiałów archiwalnych,
2) prowadzenie prac w zakresie porządkowania i opracowania zasobu Archiwum, zgodnie z zasadami archiwistyki oraz obowiązującymi przepisami metodycznymi,
3) przedkładanie Komisji Metodycznej opracowanych zespołów (zbiorów) archiwalnych wraz z inwentarzem do zatwierdzenia oraz propozycji w zakresie metod opracowania materiałów archiwalnych,
4) przygotowywanie spisów roboczych dla zespołów bez ewidencji,
5) współpraca ze Stanowiskiem ds. ewidencji w zakresie ewidencji zasobu Archiwum,
6) opracowywanie archiwalnych pomocy ewidencyjno-informacyjnych, w tym zwłaszcza baz danych,
7) nadzór nad filmoteką oraz prowadzenie ewidencji mikrofilmów uzupełniających i zabezpieczających,
8) zgłaszanie projektów i inicjowanie prac badawczych w zakresie archiwistyki, historii i nauk pokrewnych,
9) prowadzenie badań indywidualnych organizowanych w Archiwum lub w ramach międzyarchiwalnych zespołów naukowych,
10) przygotowywanie opinii i ekspertyz naukowych w zakresie postępowania z materiałami archiwalnymi oraz metod ich opracowania w archiwach państwowym,
11) opiniowanie projektów dotyczących typowania materiałów archiwalnych do mikrofilmowania zabezpieczającego lub innych form reprografowania w celu zabezpieczenia zasobu oraz jego profilaktyki i konserwacji,
12) udział w pracach związanych z przygotowaniem projektów normatywów metodycznych,
13) udział w pracach popularyzatorskich i wydawniczych,
14) utrzymywanie kontaktów z innymi archiwami państwowymi w zakresie wymiany doświadczeń metodycznych,
15) opiniowanie projektów mikrofilmowania zabezpieczającego lub innych form reprografowania w celu zabezpieczenia zasobu oraz jego profilaktyki i konserwacji,
16) przygotowywanie materiałów archiwalnych do mikrofilmowania (paginowanie, porządkowanie, przygotowywanie metryczek),
17) opiniowanie projektów w zakresie rozmieszczania materiałów archiwalnych,
18) rozmieszczenie i zabezpieczenie materiałów archiwalnych,
19) nadzorowanie, we współpracy z Pracownią konserwacji materiałów archiwalnych, warunków przechowywania materiałów archiwalnych,
20) zgłaszanie potrzeb w zakresie wyposażenia magazynów archiwalnych w niezbędne urządzenia i sprzęt,
21) realizacja zamówień na materiały archiwalne dla pracowni naukowej i pracowników Archiwum,

3. Oddział I wykonuje zadania z zakresu obsługi organizacyjno-technicznej Zespołu zakupu materiałów archiwalnych.

§ 14

Oddział II – do spraw archiwów zakładowych – wykonuje zadania z zakresu kształtowania i nadzoru nad państwowym zasobem archiwalnym:
1) ustalanie państwowych jednostek organizacyjnych oraz w jednostek samorządu terytorialnego i innych samorządowych jednostek organizacyjnych, w których tworzy się archiwa zakładowe,
2) prowadzenie ewidencji państwowych jednostek organizacyjnych oraz jednostek samorządu terytorialnego i innych samorządowych jednostek organizacyjnych wytwarzających materiały archiwalne i zobowiązanych do prowadzenia archiwów zakładowych,
3) prowadzenie ewidencji materiałów archiwalnych wchodzących w skład państwowego zasobu archiwalnego,
4) prowadzenie baz danych z zakresu nadzoru archiwalnego,
5) prowadzenie dokumentacji nadzorowanych jednostek organizacyjnych,
6) inicjowanie, opiniowanie i wnioskowanie o wydanie normatywów kancelaryjnych i archiwalnych przesyłanych do zatwierdzenia do Archiwum,
7) przeprowadzanie kontroli archiwów zakładowych i lustracji, według zatwierdzonego przez dyrektora Archiwum planu, sporządzanie protokołów kontroli i lustracji, przygotowywanie projektów zaleceń pokontrolnych oraz sprawdzanie terminowości i jakości ich wykonania,
8) nadzorowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej, wykonywanie ekspertyz archiwalnych i opiniowanie wniosków dotyczących generalnych i jednorazowych zgód na brakowanie oraz prowadzenie rejestru zgód na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej,
9) kontrola nad prawidłowym przygotowaniem materiałów archiwalnych przekazywanych do Archiwum,
10) przygotowywanie, opiniowanie i wnioskowanie projektów umów o użyczeniu (na czasowe przechowywanie) materiałów archiwalnych (należących do Archiwum) urzędom, instytucjom, osobom prawnym i innym jednostkom organizacyjnym, w związku z likwidacją lub przekształceniem organizacyjno-prawnym, państwowych i samorządowych jednostek organizacyjnych, prowadzenie ewidencji umów użyczenia,
11) koordynacja prac Oddziałów zamiejscowych w zakresie nadzoru archiwalnego,
12) instruktaż, konsultacje i doradztwo w zakresie spraw nadzoru archiwalnego,
13) obsługa organizacyjno-techniczna Komisji Archiwalnej Oceny Dokumentacji,
14) zgłaszanie projektów i inicjowanie prac badawczych w zakresie archiwistyki, historii i nauk pokrewnych,
15) prowadzenie badań indywidualnych organizowanych w Archiwum lub w ramach międzyarchiwalnych zespołów naukowych,
16) przygotowywanie opinii i ekspertyz naukowych w zakresie postępowania z materiałami archiwalnymi oraz metod ich opracowania w archiwach państwowym,
17) udział w pracach popularyzatorskich i wydawniczych,
18) utrzymywanie kontaktów z innymi archiwami państwowymi w zakresie wymiany doświadczeń metodycznych.

§ 15

1. Oddział III – udostępniania i informacji archiwalnej – wykonuje zadania w zakresie realizacji kwerend
i udostępniania informacji archiwalnej.

2. Do zadań Oddziału należy w szczególności:
1) udzielanie informacji o zasobie archiwalnym oraz warunkach jego udostępniania,
2) wykonywanie kwerend krajowych i zagranicznych,
3) wykonywanie kwerend naukowych,
4) wydawanie uwierzytelnionych odpisów, wypisów i reprodukcji oraz zaświadczeń z przechowywanych materiałów archiwalnych,
5) nadzór nad biblioteką Archiwum oraz gromadzenie i opracowywanie księgozbioru pod kątem potrzeb pracowników Archiwum oraz jego użytkowników,
6) zgłaszanie projektów i inicjowanie prac badawczych w zakresie archiwistyki, historii i nauk pokrewnych,
7) prowadzenie badań indywidualnych organizowanych w Archiwum lub w ramach międzyarchiwalnych zespołów naukowych,
8) opiniowanie projektów dotyczących typowania materiałów archiwalnych do mikrofilmowania zabezpieczającego lub innych form reprografowania w celu zabezpieczenia zasobu oraz jego profilaktyki i konserwacji,
9) udział w pracach związanych z przygotowaniem projektów normatywów metodycznych,
10) udział w pracach popularyzatorskich i wydawniczych,
11) utrzymywanie kontaktów z innymi archiwami państwowymi w zakresie wymiany doświadczeń metodycznych,
12) opiniowanie projektów mikrofilmowania zabezpieczającego lub innych form reprografowania w celu zabezpieczenia zasobu oraz jego profilaktyki i konserwacji,
13) opiniowanie projektów w zakresie rozmieszczania materiałów archiwalnych.

3. W ramach Oddziału działa Pracownia naukowa, do której zadań należy:
1) udostępnianie materiałów archiwalnych, kopii cyfrowych i mikrofilmów w pracowni naukowej,
2) wypożyczanie materiałów archiwalnych i mikrofilmów poza Archiwum oraz ich sprowadzanie do Archiwum w ramach wypożyczeń międzyarchiwalnych,
3) prowadzenie rejestru udostępniania archiwaliów,
4) prowadzenie rejestru użytkowników pracowni naukowej,
5) przyjmowanie od użytkowników zamówień na reprografię materiałów archiwalnych (kserokopie, fotografie i skany).

4. W ramach Oddziału działa Stanowisko ds. dokumentacji osobowo  placowej, do zadań którego należy przejmowanie, przechowywanie, udostępnianie i brakowanie dokumentacji niearchiwalnej o czasowym okresie przechowywania, w szczególności dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców oraz wydawanie na jej podstawie odpisów, wypisów i kopii.

5. W szczególności do zadań Stanowiska ds. dokumentacji osobowo-płacowej należy:
1) współpraca z Archiwum Państwowym Dokumentacji Osobowej i Płacowej oraz z innymi archiwami państwowymi w zakresie przekazywania dokumentacji o czasowym okresie przechowywania w związku z orzeczeniami sądów rejestrowych,
2) zbieranie i udzielanie informacji o miejscach przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej po byłych pracodawcach, którzy mieli siedzibę na obszarze działania Archiwum,
3) prowadzenie ewidencji dokumentacji pracodawców przejętej od zlikwidowanych przedsiębiorstw,
4) przygotowywanie projektów umów w zakresie przechowywania dokumentacji niearchiwalnej,
5) wydawanie odpisów, wypisów i kopii z przechowywanej dokumentacji upoważnionym osobom i organom.

§ 16

1. Stanowisko ds. ewidencji – wykonuje zadania w zakresie ewidencji zasobu archiwalnego.

2. W szczególności do zadań Stanowiska ds. ewidencji należy:
1) prowadzenie ewidencji zbiorczej zasobu Archiwum – spisu zespołów oraz księgi nabytków, księgi przesunięć międzyzespołowych i księgi ubytków (baza danych SEZAM) oraz kartoteki zbiorczej,
2) koordynacja działalności Oddziałów zamiejscowych w zakresie ewidencji,
3) weryfikacja środków ewidencyjnych pod względem ich poprawności formalnej i wzajemnej spójności,
4) gromadzenie egzemplarzy skarbowych inwentarzy i innych środków ewidencyjnych,
5) gromadzenie danych o pomocach ewidencyjno-informacyjnych,
6) współpraca z Centralnym Ośrodkiem Informacji Archiwalnej

§ 17

1. Do zadań Stanowiska ds. prac naukowych i edukacji archiwalnej należy:
1) współpraca w organizowaniu zebrań, konferencji i sesji naukowych,
2) inicjowanie i współudział w pracach badawczych i wdrożeniowych w dziedzinie teorii i praktyki archiwalnej,
3) przygotowywanie informatorów o materiałach archiwalnych i inne prace wydawnicze,
4) udział we współpracy z ośrodkami naukowymi, Stowarzyszeniem Archiwistów Polskich, Polskim Towarzystwem Historycznym, Polskim Towarzystwem Heraldycznym oraz innymi organizacjami i stowarzyszeniami naukowymi, zawodowymi i regionalnymi,
5) współdziałanie ze szkołami wyższymi w zakresie kształcenia studentów archiwistyki i innych dziedzin humanistycznych oraz z innymi instytucjami naukowymi i wydawniczymi,
6) prowadzenie działalności popularyzatorskiej, w szczególności współudział w organizowaniu wystaw, pokazów materiałów archiwalnych, prowadzenie wycieczek i zajęć dla młodzieży szkolnej i akademickiej,
7) prowadzenie działalności popularyzatorskiej w środkach masowego przekazu oraz w rozległych sieciach komputerowych,
8) prowadzenie badań indywidualnych organizowanych w Archiwum lub w ramach międzyarchiwalnych zespołów naukowych,
9) prowadzenie prac z zakresu opracowania zasobu Archiwum,
10) przygotowywanie opinii i ekspertyz naukowych w zakresie postępowania z materiałami archiwalnymi w archiwum państwowym,
11) udział w pracach związanych z przygotowaniem projektów normatywów metodycznych,
12) organizowanie praktyk studenckich.

2. W miarę potrzeby dyrektor może powierzać realizację zadań stanowiska także pracownikom innych komórek organizacyjnych Archiwum.

§ 18

Do zadań Stanowiska ds. komputeryzacji należy:
1) administrowanie siecią LAN,
2) projektowanie i aktualizacja strony internetowej Archiwum,
3) opracowanie graficzne zaproszeń, plakatów i innych materiałów na potrzeby organizowanych w Archiwum wystaw i imprez,
4) współudział w administrowaniu archiwalnymi bazami danych, w tym tworzenie baz własnych,
5) tworzenie i przechowywanie kopii bezpieczeństwa z komputerów znajdujących się w sieci,
6) weryfikacja stanu zabezpieczenia kopii cyfrowych,
7) udostępnianie dokumentów drogą elektroniczną,
8) współudział w zarządzaniu bazami danych,
9) realizacja polityki bezpieczeństwa w zakresie przetwarzania danych w postaci elektronicznej,
10) nadzór nad elektronicznym obiegiem dokumentacji w Archiwum,
11) współdziałanie z oddziałami: I i II w sprawie przejmowania i przechowywania w zasobie Archiwum materiałów archiwalnych wytwarzanych w formie elektronicznej oraz spisów zdawczo-odbiorczych w tej formie,
12) zakup sprzętu komputerowego (przygotowywanie specyfikacji, udział w komisjach przetargowych),
13) współdziałanie w zakresie spraw dotyczących inwentaryzacji sprzętu komputerowego stanowiącego składniki majątkowe w Archiwum,
14) bieżąca obsługa sprzętu komputerowego,
15) szkolenia informatyczne dla pracowników Archiwum.

§ 19

Do zakresu działania Pracowni Konserwacji Materiałów Archiwalnych należy:

1. działania profilaktyczne mające na celu zapewnienie jak najlepszych warunków przechowywania zasobu archiwalnego w postaci:
a) określenia odpowiednich warunków przechowywania archiwaliów,
b) prowadzenia pomiarów temperatury i wilgotności w magazynach archiwalnych,
c) analiza potrzeb w zakresie bezpieczeństwa wyposażenia magazynów archiwalnych,
d) prowadzenie wewnętrznych szkoleń z zakresu warunków przechowywania i zabezpieczania materiałów archiwalnych,
e) współpraca z Centralnym Laboratorium Konserwacji Materiałów Archiwalnych;

2. konserwacja właściwa materiałów archiwalnych poprzez:
a) wykonywanie opraw akt oraz innych prac introligatorskich,
b) uzupełnianie ubytków papieru w aktach i dokumentach,
c) dezynfekcja i dezynsekcja akt,
d) prowadzenie innych, a wynikających z potrzeb zabiegów konserwatorskich,

3. współpraca z innymi komórkami organizacyjnymi w zakresie doboru akt do konserwacji,

4. współpraca z Oddziałem ds. archiwów zakładowych w zakresie oceny konserwatorskiej materiałów archiwalnych zakwalifikowanych do przejęcia przez Archiwum

§ 20

Do zakresu działania Pracowni Reprograficznej należy:
1) wykonywanie kopii cyfrowych oraz kserokopii materiałów archiwalnych w ramach realizacji zamówień z pracowni naukowej i na potrzeby kwerend,
2) wykonywanie cyfrowych kopii materiałów archiwalnych w ramach digitalizacji planowej,
3) wykonywanie mikrofilmów z materiałów archiwalnych przechowywanych w Archiwum,
4) prowadzenie ewidencji (bazy danych) dla kopii cyfrowych oraz współpraca w zakresie prowadzenia bazy danych do ewidencji mikrofilmów,
5) współpraca z Pracownią konserwacji materiałów archiwalnych w sprawie zabezpieczenia materiałów reprodukowanych od strony konserwatorskiej,
6) rozliczanie wykonywanych usług reprograficznych oraz prowadzenie ich ewidencji.

§ 21

Do zadań Oddziału finansowo-księgowego należy:
1) opracowywanie projektu rocznego planu finansowego, planu środków specjalnych oraz innych planów finansowych,
2) opracowywanie sprawozdań budżetowych, finansowych i statystycznych (GUS),
3) prowadzenie spraw finansowych w zakresie wynikającym z obowiązujących przepisów,
4) współdziałanie z dyrektorem Archiwum w zakresie działalności finansowej Archiwum,
5) ewidencjonowanie wynagrodzeń i świadczeń pracowniczych,
6) sporządzanie list wypłat oraz dokonywanie wypłat wynagrodzeń i innych należności wynikających z odrębnych przepisów,
7) obliczanie podatków, składek ubezpieczeń społecznych i innych obciążeń publicznoprawnych oraz prowadzenie dokumentacji w tym zakresie,
8) obsługa kasowa Archiwum, ochrona wartości pieniężnych,
9) wykonywanie innych obowiązków wynikających z przepisów szczególnych regulujących księgowość jednostek organizacyjnych sektora finansów publicznych oraz zadań zleconych przez dyrektora.

§ 22

Do zadań Oddziału administracyjno - gospodarczego należy:

1. obsługa administracyjno-gospodarcza Archiwum:
1) prowadzenie całokształtu spraw związanych z administrowaniem i utrzymywaniem w należytym stanie użytkowanych budynków i pomieszczeń: zabezpieczanie przed pożarem i włamaniem, dokonywanie przeglądów technicznych, utrzymanie porządku i czystości,
2) prowadzanie ewidencji budynków Archiwum,
3) prowadzenie, we współpracy z Odziałem finansowo-księgowym, ewidencji środków trwałych i przedmiotów nietrwałych oraz przeprowadzanie ich okresowych inwentaryzacji,
4) opracowanie planów remontów, koordynacja prac remontowych, przygotowywanie umów, organizowanie nadzoru technicznego nad realizowanymi remontami,
5) usuwanie zgłoszonych przez komórki organizacyjne drobnych usterek,
6) zlecanie przeglądów i konserwacji głównych instalacji i urządzeń w budynkach Archiwum,
7) zakup materiałów i wyposażenia,
8) opieka nad wyposażeniem technicznym Archiwum,

2. obsługa kancelaryjna Archiwum:
1) obsługa korespondencji: przyjmowanie korespondencji, przedstawianie jej dyrektorowi lub upełnomocnionej przez niego osobie do wglądu i dekretacji, przekazywanie zadekretowanej korespondencji do poszczególnych komórek organizacyjnych, obsługa komórek organizacyjnych Archiwum w zakresie przyjmowania i rozdziału wszelkiego rodzaju korespondencji, przygotowywanie korespondencji do wysłania i jej ekspedycja, prowadzenie rejestru przesyłek poleconych,
2) rejestrowanie spraw w spisach spraw, gromadzenie i przechowywanie akt spraw załatwionych obsługa klientów i udzielanie im informacji, a w razie potrzeby - kierowanie ich do właściwych komórek organizacyjnych,
3) rejestracja i przechowywanie zarządzeń wewnętrznych,
4) obsługa centrali telefonicznej, faksu, poczty elektronicznej,
5) prowadzenie rejestru kontroli zewnętrznych i wewnętrznych,
6) sporządzanie pism, protokołów i notatek służbowych w zakresie ustalonym przez dyrektora,
7) obsługa uroczystości i gości,
8) obsługa organizacyjno-techniczna Kolegium,

3. współudział w analizowaniu możliwości uczestniczenia Archiwum w projektach finansowanych ze źródeł Unii Europejskiej i przygotowywanie dokumentacji w tym zakresie,

4. prowadzenie spraw z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy:
1) kontrola warunków pracy w Archiwum oraz przestrzegania przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy oraz sporządzanie okresowych analiz i sprawozdań w tym zakresie,
2) ustalanie okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy, prowadzenie dokumentacji wypadkowej, rejestru wypadków i innej niezbędnej dokumentacji, sporządzanie i przedstawianie dyrektorowi  rocznych analiz i ocen wypadkowości,
3) udzielanie wstępnego instruktażu bhp, koordynacja szkoleń bhp, prowadzenie ewidencji szkoleń bhp,
4) udział w pracach komisji doraźnych zajmujących się problematyką bhp,
5) analiza regulacji prawnych w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy oraz informowanie o nich dyrekcji i kierowników komórek organizacyjnych,

5. prowadzenie spraw z zakresu ochrony przeciwpożarowej:
1) sprawowanie kontroli nad właściwą pracą instalacji, urządzeń i sprzętu ppoż.,
2) przeprowadzanie okresowych kontroli stanu ochrony przeciwpożarowej oraz opracowanie i przekładanie wniosków odnośnie stwierdzonych nieprawidłowości w zabezpieczeniu przeciwpożarowym,
3) sporządzanie i przedstawianie dyrektorowi Archiwum rocznych analiz stanu ochrony przeciwpożarowej zawierających propozycje w zakresie kierunków działania dotyczących zabezpieczenia przeciwpożarowego,
4) instruowanie pracowników w zakresie zapobiegania pożarom i zwalczania pożarów,
5) prowadzenie dokumentacji w sprawie zabezpieczenia przeciwpożarowego Archiwum,

6. wykonywanie czynności związanych z realizacją zadań w zakresie obronności państwa, zgodnie z obowiązującymi przepisami, a w szczególności:
1) zapewnienie realizacji zadań wynikających z powszechnego obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej,
2) przygotowanie warunków do funkcjonowania Archiwum na okres zagrożenia bezpieczeństwa państwa (kryzysu polityczno-militarnego) i wojny,
3) opracowywanie rocznych planów do działalności obronnej Archiwum,
4) realizowanie prac reklamacyjnych w odniesieniu do pracowników Archiwum od obowiązku pełnienia czynnej służby wojskowej w razie ogłoszenia mobilizacji i w czasie wojny,
5) wykonywanie zadań obrony cywilnej,
6) organizowanie szkolenia obronnego, w tym dla osób funkcyjnych struktur obronnych Archiwum,
7) wykonywanie zadań związanych z funkcjonowaniem systemu zarządzania kryzysowego w Archiwum.

§ 23

Do zadań Stanowiska ds. osobowych należy:
1) prowadzenie dokumentacji i ewidencji pracowników,
2) dokonywanie czynności wynikających z nawiązania, trwania i ustania stosunku pracy,
3) prowadzenie statystyk i przygotowywanie sprawozdań dotyczących struktury zatrudnienia,
4) prowadzenie spraw związanych z dokształcaniem pracowników,
5) załatwianie spraw dotyczących nagród i odznaczeń,
6) obsługa, wspólnie z Oddziałem finansowo-księgowym i komisją socjalną, środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych,
7) wydawanie legitymacji pracowniczych i ubezpieczeniowych, świadectw pracy i innych zaświadczeń potwierdzających zatrudnienie i wynagrodzenie,
8) prowadzenie dokumentacji zasiłkowej,
9) załatwianie spraw z zakresu dyscypliny pracy, prowadzenie ewidencji czasu pracy, nieobecności i urlopów,
10) załatwianie formalności związanych z wyjazdami służbowymi pracowników,

§ 24

1. Oddziały zamiejscowe Archiwum wykonują wszystkie zadania wymienione w Statucie Archiwum oraz zadania realizowane przez odpowiednie komórki organizacyjne centrali Archiwum, możliwe do realizacji na obszarze ich właściwości terytorialnej określonej w § 6 i w ich warunkach działania.

2. Do zakresu działania Kierowników Oddziałów zamiejscowych należą sprawy określone w § 10, a także:
1) kierowanie działalnością Oddziału w zakresie realizacji powierzonych zadań z zakresu nadzoru archiwalnego, a w szczególności ustalanie terminarza kontroli i zgłaszanie propozycji jednostek organizacyjnych do objęcia nadzorem,
2) bieżące administrowanie użytkowanymi przez Oddział budynkami, lokalami, wyposażeniem i majątkiem, kontrola ich stanu względem wypełniania wymogów zabezpieczenia materiałów archiwalnych, bezpieczeństwa budowlanego, bhp, przeciwpożarowego i antywłamaniowego, utrzymania porządku i czystości, prowadzenie dokumentacji budynków i lokali, zlecanie potrzeb przeglądów, konserwacji i napraw instalacji oraz urządzeń w lokalach i budynkach Oddziału do Oddziału administracyjno - gospodarczego,
3) zakup materiałów i wyposażenia w porozumieniu z Dyrekcją i Oddziałem finansowo-księgowym.

3. Do kompetencji kierowników Oddziałów zamiejscowych należą ponadto następujące czynności wykonywane z upoważnienia dyrektora:
1) reprezentowanie Archiwum w sprawach dotyczących działalności Oddziału w zakresie wynikającym z udzielonego przez dyrektora upoważnienia,
2) podpisywanie pism wynikających z działalności Oddziału w tym wydawanych zaświadczeń, uwierzytelnionych odpisów, wypisów i kopii oraz postanowień wydawanych na podstawie art. 65 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego,
3) udostępnianie materiałów archiwalnych.

 
Rozdział IV. Organy kolegialne i doradcze

§ 25

1. Kolegium jest organem opiniodawczo-doradczym dyrektora w sprawach merytorycznych, administracyjnych, finansowych i personalnych Archiwum.

2. Skład, zakres i tryb działania Kolegium określa dyrektor w drodze wewnętrznego zarządzenia.

§ 26

1. Komisja Metodyczna wykonuje zadania określone w decyzji Nr 1 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 20 stycznia 2003 r. w sprawie utworzenia w archiwach państwowych komisji metodycznych oraz określenia zakresu i trybu ich działania.

2. Członków Komisji Metodycznej powołuje i odwołuje dyrektor Archiwum w porozumieniu z dyrektorami archiwów państwowych w Kaliszu i Lesznie.

§ 27

1. Komisja Archiwalnej Oceny Dokumentacji wykonuje zadania określone w Decyzji nr 6 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 1 marca 2006 r. w sprawie utworzenia w archiwach państwowych komisji archiwalnej oceny dokumentacji oraz zakresu i trybu ich działania.

2. Członków Komisji Archiwalnej Oceny Dokumentacji powołuje i odwołuje dyrektor Archiwum w porozumieniu z dyrektorami archiwów państwowych w Kaliszu i Lesznie..

§ 28

1. Zespół zakupu materiałów archiwalnych wykonuje zadania określone w zarządzeniu Nr 3 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 3 kwietnia 2000 r. w sprawie powołania oraz zasad i trybu działania Komisji Zakupu Archiwaliów przy Naczelnym Dyrektorze Archiwów Państwowych oraz Zespołów zakupu archiwaliów przy dyrektorach archiwów państwowych.

2. Członków Zespołu zakupu materiałów archiwalnych powołuje i odwołuje dyrektor Archiwum.
 

Rozdział V. Postanowienia końcowe

§ 29

1. Zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w Archiwum określa instrukcja kancelaryjna wprowadzona zarządzeniem nr 25 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 8 grudnia 1998 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej i jednolitego rzeczowego wykazu akt archiwów państwowych.

2. Zasady ochrony informacji niejawnych określają odrębne przepisy.

§ 30

1. Zmiany w niniejszym Regulaminie są dokonywane wraz ze zmianą lub nowelizacją Statutu Archiwum Państwowego w Poznaniu.

2. W przypadku sprzeczności postanowień niniejszego Regulaminu ze zmienionymi postanowieniami Statutu, do czasu nowelizacji Regulaminu stosuje się postanowienia Statutu.

Powrót

Pokaż komentarz

Załączniki

Brak załączników w dokumencie.

Metryka dokumentu

ukryj
Tytuł dokumentu:Regulamin organizacyjny
Podmiot udostępniający informację:Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych
Informację opublikował:Henryk Krystek
Informację wytworzył:
Data na dokumencie:Brak
Data publikacji:12.12.2003 07:58

Rejestr zmian dokumentu

pokaż