Regulamin organizacyjny

Regulamin Organizacyjny Archiwum Państwowego w Piotrkowie Trybunalskim

 

 

Przepisy wstępne 

 

§1

 

1. Do zakresu działania i zadań Archiwum Państwowego w Piotrkowie Trybunalskim należą sprawy określone w:

ustawie z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, zwanej dalej Ustawą (Dz. U. nr 38, poz. 173 z późniejszymi zmianami),

-    statucie nadanym zarządzeniem Nr 12 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 29 VI 1998 r. w sprawie nadania statutu Archiwum Państwowemu w Piotrkowie Tryb. (z późniejszymi zmianami zawartymi w Zarządzeniu nr 39 NDAP z 15 XII 2000 zwanym dalej Statutem),

-    innych aktach prawnych dotyczących działalności archiwalnej.

2.   Ramową organizację Archiwum Państwowego w Piotrkowie Trybunalskim określa Statut.

 

§2

 

Ilekroć w regulaminie organizacyjnym, zwanym dalej Regulaminem, mówi się:

1)  o  Archiwum  -  należy   przez   to   rozumieć   Archiwum   Państwowe   w   Piotrkowie Trybunalskim

2)  o komórce organizacyjnej  i kierowniku komórki organizacyjnej - należy przez to rozumieć komórki organizacyjne i stanowiska wymienione w § 9 Statutu Archiwum.

 

§3

 

Regulamin określa:

1) ogólne zasady pracy Archiwum,

2)  zakresy działania komórek organizacyjnych.

 

 Przepisy ogólne

 

§4

 

1.              Dyrektor kieruje działalnością Archiwum, a z jego upoważnienia i w zakresie przez niego określonym zastępca dyrektora i kierownicy komórek organizacyjnych.

 

2.              Szczegółowy zakres działania i kompetencje dyrektora określa § 13 Statutu Archiwum.

 

 

3.   Do zadań dyrektora należy w szczególności:

1) reprezentowanie Archiwum wobec władz oraz urzędów administracji rządowej i samorządowej, sądów, instytucji, osób prawnych i osób fizycznych, bądź innych jednostek organizacyjnych,

2)  organizowanie i koordynowanie prac w Archiwum w tym zatwierdzanie planów pracy i sprawozdań z działalności Archiwum,

3)   inicjowanie zmian organizacyjnych i wydawanie normatywów wewnętrznych regulujących sposoby realizacji zadań statutowych,

4)  wykonywanie zadań przewidzianych w służbie cywilnej dla dyrektora generalnego urzędu w ustawie o służbie [Ustawa z dnia 18 grudnia 1998 r. o służbie cywilnej (Dz. U. 1999 r., nr 49 poz. 483 z późniejszymi zmianami],

5) kierowanie sprawami związanymi z obsadą personalną, przyjmowanie i zwalnianie pracowników,

6)  nadzorowanie działalności komórek organizacyjnych,

7)   podejmowanie decyzji związanych z wydatkami budżetowymi i pozabudżetowymi,

8)  składanie oświadczeń w zakresie praw i obowiązków majątkowych oraz podejmowanie zobowiązań finansowych,

9)  dysponowanie środkami pieniężnymi na rachunkach bieżących Archiwum,

10) decydowanie w sprawach udostępniania materiałów archiwalnych i kwerend podmiotom krajowym, zagranicznym lub międzynarodowym,

11) wydawanie zezwoleń na wcześniejsze udostępnianie materiałów archiwalnych,

12) organizowanie mikrofilmowania lub reprografowania na innym nośniku materiałów archiwalnych w celu zabezpieczenia zasobu,

13) ustalanie jednostek organizacyjnych w których powstają materiały archiwalne wchodzące do państwowego zasobu archiwalnego, innych niż obejmujące swoją działalnością obszar całego państwa,

14) wydawanie zezwoleń na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej,

15) nadzorowanie wykonywania kontroli archiwalnych przez Archiwum,

16) wydawanie decyzji w toku postępowania administracyjnego,

17) zapewnianie przestrzegania przez podległych pracowników dyscypliny, bezpieczeństwa w miejscu pracy oraz ochrony danych osobowych,

18) udzielanie pełnomocnictw,

19) wykonywanie innych zadań i poleceń służbowych Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych,

20) informowanie na bieżąco podległych pracowników o decyzjach, instrukcjach i innych materiałach otrzymanych z Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych,

21) wykonywanie innych zadań z zakresu kierowania Archiwum.

 

4.   Do zadań zastępcy dyrektora należy w szczególności:

1) wykonywanie zadań w granicach udzielonego mu pełnomocnictwa i przyznanych kompetencji, w tym:

a)  reprezentowanie Archiwum wobec władz oraz urzędów administracji rządowej i samorządowej, sądów, instytucji, osób prawnych i osób fizycznych, bądź innych jednostek organizacyjnych,

b) nadzorowanie działalności komórek organizacyjnych,

c)  dysponowanie środkami pieniężnymi na rachunkach bieżących Archiwum,

d) decydowanie w sprawach udostępniania materiałów archiwalnych i kwerend podmiotom krajowym, zagranicznym lub międzynarodowym,

e)  wydawanie zezwoleń na wcześniejsze udostępnianie materiałów archiwalnych,

f)  organizowanie mikrofilmowania lub reprografowania na innym nośniku materiałów archiwalnych w celu zabezpieczenia zasobu,

wydawanie zezwoleń na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej,

h) nadzorowanie wykonywania kontroli archiwalnych przez Archiwum,

i)   wydawanie decyzji w toku postępowania administracyjnego,

j)   zapewnianie przestrzegania przez podległych pracowników dyscypliny, bezpieczeństwa w miejscu pracy oraz ochrony danych osobowych,

k) wykonywanie innych zadań i poleceń służbowych Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych,

l) informowanie na bieżąco podległych pracowników o decyzjach, instrukcjach i innych materiałach otrzymanych z Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych,

m) wykonywanie innych zadań z zakresu kierowania Archiwum

2) prowadzenie spraw związanych z OC,

3) prowadzenie archiwum zakładowego zgodnie z instrukcją archiwalną.

5.  Zastępca dyrektora i kierownicy komórek organizacyjnych odpowiadają przed dyrektorem Archiwum za wykonywanie powierzonych im zadań.

 

§5

 

1.   W Archiwum obowiązuje struktura organizacyjna określona w § 9 Statutu Archiwum w skład której wchodzą wymienione poniżej komórki organizacyjne i stanowiska pracy:

-    Oddział I - Materiałów Archiwalnych, w skład którego wchodzi stanowisko do spraw reprografii i konserwacji,

Oddział II - Ewidencji, Informacji i Udostępniania, w skład którego wchodzą: pracownia naukowa,

-    biblioteka,

Oddział III do spraw Archiwów Zakładowych,

Główny księgowy,

Stanowisko do spraw administracyjnych,

2.   Ponadto w skład Archiwum wchodzi Oddział Zamiejscowy w Tomaszowie Mazowieckim noszący nazwę: „Archiwum Państwowe w Piotrkowie Trybunalskim - Oddział w Tomaszowie Mazowieckim".

 

§6

 

Terytorialny zasięg działania centrali Archiwum i Oddziału Zamiejscowego jest następujący:

1)  na terenie województwa łódzkiego:

a)  miasto na prawach powiatu Piotrków Trybunalski,

b)  wszystkie gminy wchodzące w skład powiatów: piotrkowskiego i tomaszewskiego,

c)  miasto Bełchatów i gminy Bełchatów, Drużbice, Kleszczów, Kluki, Szczerców i Żelów z powiatu bełchatowskiego,

d)  gminy: Koluszki i Tuszyn z powiatu łódzkiego wschodniego,

e)  gminy: Białaczów, Mniszków, Opoczno, Paradyż, Poświętne, Sławno i Żarnów z powiatu opoczyńskiego,

f)   gmina Dłutów z powiatu pabianickiego,

g)  gminy: Rząśnia i Sulmierzyce z powiatu pąjęczańskiego,

h) miasto Radomsko i gmny Dobryszyce, Gomunice, Kamieńsk, Kobicie Wielkie,

Kodrąb, Lgota Wielka, Ładzice, Masłowice, Przedbórz, Radomsko i Wielgomłyny z

powiatu radomszczańskiego;

2) na terenie województwa świętokrzyskiego:

a)  gmina Fałków z powiatu koneckiego,

b) gmina Kluczewsko z powiatu włoszczowskiego.

 

§7

 

1.   Pracą komórek organizacyjnych Archiwum, Oddziału zamiejscowego Archiwum kierują ich kierownicy.

2.   Pracą głównego księgowego kieruje dyrektor Archiwurn.

3.   Zakresy czynności kierowników i głównego księgowego ustala dyrektor Archiwum.

 

§8

 

Komórki organizacyjne Archiwum realizują zadania wynikające z Ustawy, aktów wykonawczych do Ustawy, Statutu oraz innych przepisów obowiązujących w zakresie dotyczącym działalności Archiwum, w szczególności zaś:

1)  kształtują państwowy zasób archiwalny i prowadzą nadzór nad tym zasobem, przejmują, gromadzą, prowadzą ewidencję, przechowują, opracowują, zabezpieczają i udostępniają materiały archiwalne oraz prowadzą działalność informacyjną, naukową i wydawniczą,

2)  rozpatrują podania, wnioski oraz przygotowują projekty pism rozstrzygających sprawy,

3)  przygotowują opinie, wnioski i informacje dla dyrektora Archiwum oraz gromadzą materiały w sprawach należących do ich kompetencji.

4)  wykonują decyzje wydane przez dyrektora Archiwum,

5)  przygotowują sprawozdania z działalności rocznej oraz inne sprawozdania zlecone przez dyrektora Archiwum.

 

§9

 

1.   Jeżeli do wykonania określonego zadania koniecznie jest współdziałanie kilku komórek, dyrektor Archiwum wyznacza komórkę koordynującą.

2.   Komórki organizacyjne mają obowiązek udzielania innym komórkom niezbędnych do wykonywania zadań informacji, wyjaśnień i materiałów.

 

§10

 

Kierownik komórki organizacyjnej kieruje i odpowiada za całokształt jej działalności, a w szczególności:

1)  organizuje pracę komórki organizacyjnej i zapewnia warunki umożliwiające realizację zadań,

2) opracowuje projekty planu i sprawozdania z działalności,

3)  przedkłada dyrektorowi projekty decyzji i ustaleń wchodzących do zakresu działania komórki organizacyjnej,

4)  inicjuje przedsięwzięcia w zakresie usprawnienia organizacji i funkcjonowania kierowanej komórki organizacyjnej,

5)  sprawuje merytoryczny nadzór nad działalnością komórki, kontroluje prawidłowe wykonanie jej zadań, przestrzeganie dyscypliny pracy oraz przepisów o ochronie danych osobowych,

6) występuje z wnioskami w sprawach zatrudnienia, awansowania i odznaczania pracowników oraz ich nagradzania i karania,

7)  informuje podległych pracowników o bieżących i planowanych zadaniach Archiwum,

8) realizuje zadania określone w indywidualnym zakresie czynności,

9) opracowuje zakresy czynności dla podległych pracowników,

10) organizuje     współpracę     merytoryczną     z     innymi     wewnętrznymi     komórkami organizacyjnymi.

 

§11

 

1.   Projekty pism, decyzji i innych dokumentów, przedkładanych dyrektorowi lub jego zastępcy do podpisu, są parafowane przez kierownika właściwej komórki organizacyjnej,

2.   Dokumenty, z których wynikają dla Archiwum zobowiązania finansowe podpisują dyrektor Archiwum i główny księgowy lub ustanowieni przez nich pełnomocnicy.

 

§12

 

Pracownicy Archiwum są zobowiązani w szczególności do:

1) wykonywania zadań wynikających z ich indywidualnych zakresów czynności oraz zadań zaleconych do wykonywania przez kierownika komórki organizacyjnej oraz dyrektora Archiwum lub jego zastępcę,

2) przestrzegania przepisów w powierzonym im zakresie działania,

3) wykazywania inicjatywy i zaangażowania w celu pełnego i właściwego wykonywania zadań Archiwum,

4) podnoszenia poziomu wiedzy i umiejętności oraz kwalifikacji zawodowych w zakresie wykonywania obowiązków,

5) przestrzegania ustalonych zasad organizacji pracy, porządku i dyscypliny pracy, a także zasad bhp i przepisów o ochronie przeciwpożarowej,

6) przestrzegania przepisów w zakresie pracy urzędu, taktownego, terminowego i sprawnego załatwiania interesantów, należytego i wyczerpującego informowania ich o okolicznościach faktycznych i prawnych, istotnych dla załatwienia sprawy,

7)  dbałość o mienie Archiwum, zachowanie porządku i estetyki w miejscu pracy.

 

Pzepisy szczegółowe

§13

 

Oddział I - Materiałów Archiwalnych

Do zadań Oddziału należy z zakresu opracowania zasobu:

1)  przejmowanie materiałów archiwalnych,

2) prowadzenie prac w zakresie porządkowania i archiwalnego opracowania zasobu Archiwum, zgodnie z zasadami archiwistyki oraz obowiązującymi przepisami metodycznym,

3) opracowywanie archiwalnych pomocy ewidencyjno - informacyjnych i wyższego rzędu,

4) zgłaszanie projektów i inicjowanie prac badawczych w zakresie archiwistyki, historii i nauk pokrewnych,

5) prowadzenie badań indywidualnych organizowanych w Archiwum lub w ramach międzyarchiwalnych zespołów naukowych,

6) przygotowywanie opinii i ekspertyz w zakresie postępowania z materiałami archiwalnymi w archiwum państwowym,

7)  uczestniczenie w pracach związanych z przygotowywaniem projektów normatywów metodycznych,

8)  współuczestnictwo w pracach popularyzatorskich i wydawniczych,

9)  opiniowanie projektów dotyczących typowania materiałów archiwalnych do mikrofilmowania zabezpieczającego lub innych form reprografowania w celu zabezpieczenia zasobu oraz jego profilaktyki i konserwacji,

10) opiniowanie projektów w zakresie rozmieszczania materiałów archiwalnych,

11) utrzymywanie kontaktów z innymi archiwami państwowymi w zakresie wymiany doświadczeń metodycznych,

12) współdziałanie w zakresie zasad przechowywania oraz rozmieszczania zasobu w magazynach archiwalnych,

13) przedkładanie komisji metodycznej archiwum propozycji w zakresie metod opracowywania materiałów archiwalnych.

 

Stanowisko ds. profilaktyki i reprografii:

 

1)  nadzorowanie zabezpieczania materiałów archiwalnych w zakresie zagwarantowania stałych i optymalnych warunków przechowywania materiałów archiwalnych,

2)  zgłaszanie potrzeb w zakresie wyposażenia magazynów archiwalnych w niezbędne urządzenia i sprzęt,

3)  reprografia materiałów archiwalnych ( mikrofilmowanie, fotografowanie i kserokopiowanie).

 

Oddział II - Ewidencji, Informacji i Udostępniania.

 

1)  prowadzenie ewidencji zbiorczej zasobu Archiwum (łączenie z zasobem Oddziału Zamiejscowego):

- księgi nabytków i ubytków ( baza danych KANAPA ),

- spisu zespołów ( baza danych SEZAM ) i kartoteki zbiorczej, drugiego egzemplarza spisów zdawczo - odbiorczych

2)  prowadzenie rejestru udostępniania archiwaliów.

3)  prowadzenie rejestru użytkowników Pracowni Naukowej,

4)  wypożyczanie archiwaliów w obiegu wewnętrznym z magazynów do Pracowni Naukowej,

5)  udostępnianie materiałów archiwalnych w Pracowni Naukowej,

6)  wypożyczanie materiałów archiwalnych poza Archiwum oraz sprowadzanie materiałów archiwalnych do Archiwum w ramach wypożyczeń międzyarchiwalnych,

7)  gromadzenie pomocy ewidencyjno - informacyjnych,

8)  udzielanie informacji o zasobie i udostępnianie archiwalnych pomocy ewidencyjno-informacyjnych,

9)  wykonywanie kwerend krajowych i zagranicznych i przygotowywanie uwierzytelnionych odpisów, wypisów i reprodukcji przechowywanych materiałów archiwalnych, a także zaświadczeń na podstawie tych materiałów oraz prowadzenie prac dokumentacyjnych,

10) przygotowanie informatorów o materiałach archiwalnych, i współpraca z Centralnym Ośrodkiem Informacji Archiwalnej,

11) współpraca w przejmowaniu materiałów archiwalnych,

12) prowadzenie ewidencji mikrofilmów,

13) gromadzenie, opracowywanie i udostępnianie księgozbioru Biblioteki Archiwum,

14) prowadzenie rejestru niepaństwowego zasobu archiwalnego,

15) organizowanie zebrań, konferencji i sesji naukowych,

16) prowadzenie działalności popularyzatorskiej ( organizowanie wystaw i pokazów materiałów archiwalnych, przyjmowanie wycieczek młodzieży, studentów i przedstawicieli innych środowisk społecznych),

17) prowadzenie zajęć szkolnych dla młodzieży szkolnej jako realizację systemu oświaty,

18) współpraca z ośrodkami naukowymi, Stowarzyszeniem Archiwistów Polskich, Polskim Towarzystwem Historycznym, stowarzyszeniami regionalnymi i in.,

19) pro wadzenie działalności informacyjnej we współpracy ze środkami masowego przekazu,

20) programowanie, organizowanie i koordynacja działalności informacyjnej ( tworzenie i wypełnienie baz danych),

21) inicjowanie i współudział w pracach badawczych i wdrożeniowych w dziedzinie teorii i praktyki informacyjnej w Archiwum,

22) wdrażanie nowych metod i technik gromadzenia i przetwarzania informacji.

 

Oddział III - ds. Archiwów Zakładowych

 

Kształtowanie i nadzór nad państwowym zasobem archiwalnym:

 

1) przygotowywanie decyzji w sprawie tworzenia archiwów zakładowych w państwowych jednostkach organizacyjnych oraz w jednostkach samorządu terytorialnego i innych samorządowych jednostkach organizacyjnych,

2) prowadzenie ewidencji państwowych jednostek organizacyjnych oraz jednostek samorządu terytorialnego i innych samorządowych jednostek organizacyjnych wytwarzających materiały archiwalne i zobowiązanych do prowadzenia archiwów zakładowych,

3) prowadzenie ewidencji materiałów archiwalnych wchodzących w skład państwowego zasobu archiwalnego, gromadzonych w jednostkach organizacyjnych pod nadzorem Archiwum,

4) prowadzenie dokumentacji nadzorowanych jednostek organizacyjnych,

5)  inicjowanie, opiniowanie i wnioskowanie o wydanie normatywów kancelaryjnych i archiwalnych przesłanych do zatwierdzenia do Archiwum,

6)  przeprowadzanie kontroli archiwów zakładowych i lustracji, według zatwierdzonego przez dyrektora Archiwum planu, sporządzanie protokołów kontroli i lustracji, przygotowywanie projektów zaleceń pokontrolnych oraz sprawdzanie terminowości i jakości ich wykonania,

7) nadzorowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej, wykonywanie ekspertyz archiwalnych i opiniowanie wniosków dotyczących generalnych i jednorazowych zezwoleń na brakowanie oraz prowadzenie rejestru zezwoleń na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej,

8) kontrola nad prawidłowym przygotowaniem materiałów archiwalnych do przekazania Archiwum oraz we współpracy z Oddziałem I uzgadnianie terminów i warunków przejmowania archiwaliów,

9)  przygotowywanie, opiniowanie i wnioskowanie projektów umów o użyczeniu (na czasowe przechowywanie) materiałów archiwalnych (należących do Archiwum) urzędom, instytucjom, osobom prawnym i innym jednostkom organizacyjnym, w związku z likwidacją lub przekształceniem organizacyjno - prawnym państwowych i samorządowych jednostek organizacyjnych, prowadzenie ewidencji umów użyczenia,

10) instruktaż, konsultacje i doradztwo w zakresie spraw nadzoru archiwalnego.

 

 

Księgowość:

 

1)  opracowywanie projektu budżetu oraz sprawozdawczości budżetowej, przedstawianie
propozycji wydatkowania środków z konta specjalnego,                   

2)  sporządzanie planów i sprawozdań finansowych,

3) prowadzenie spraw finansowych określanymi odrębnymi przepisami,

4) rejestrowanie zaszłości gospodarczych w ewidencji księgowej,

5) współdziałanie z dyrektorem Archiwum w zakresie realizacji działalności finansowej Archiwum,

6) prowadzenie sprawozdawczości GUS,

7)  ewidencjonowanie wynagrodzeń i świadczeń pracowniczych,

8)  sporządzanie   list   wypłat,    obliczanie   podatku   dochodowego   oraz   sporządzanie sprawozdawczości w tym zakresie,

9) dokonywanie wypłat wynagrodzeń i innych należności bezgotówkowych, wynikających z odrębnych przepisów,

10) obsługa kasowa Archiwum, ochrona wartości pieniężnych,

11) oraz wykonywanie innych obowiązków wynikających z przepisów rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 2 maja 1991 r. w sprawie praw i obowiązków głównych księgowych budżetów, jednostek budżetowych, zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych (Dz. U. nr 40 poz. 174 z późniejszymi zmianami) oraz zadań zleconych przez dyrektora.

 

Stanowisko ds. administracyjnych:

 

Obsługa w zakresie spraw administracyjno – gospodarczych

 

1) prowadzenie całokształtu spraw związanych z administrowaniem i utrzymaniem w należytym stanie budynków i pomieszczeń, zabezpieczanie przed pożarem i włamaniem,

2) utrzymanie porządku i czystości posesji i pomieszczeń użytkowanych budynków,

3) dokonywanie z udziałem pracownika odpowiedzialnego za bhp i p. poż i społecznym inspektorem pracy przeglądów technicznych budynków i pomieszczeń dla ustalenia niezbędnych potrzeb w zakresie prac remontowych,

4) prowadzenie inwentaryzacji środków trwałych, przedmiotów nietrwałych, bilansowanie wyników inwentaryzacyjnych, sporządzanie sprawozdań z przeprowadzonych inwentaryzacji,

5) przygotowywanie umów, organizowanie nadzoru technicznego nad realizowanymi remontami,

6)  prowadzenie dokumentacji dotyczącej przetargów.

7) zlecanie przeglądów i konserwacji głównych instalacji i urządzeń w budynkach Archiwum,

Obsługa w zakresie zaopatrzenia:

1) wyposażenie budynków i pomieszczeń w określone przepisami ilości i rodzaje sprzętu i urządzeń p. poż,

2) zakupywanie materiałów i przedmiotów nietrwałych, materiałów biurowych dla potrzeb komórek organizacyjnych,

 

Obsługa w zakresie spraw sekretarsko - kancelaryjnych:

 

1) przyjmowanie korespondencji Archiwum i przedstawianie jej dyrektorowi lub upełnomocnionej przez niego osobie do wglądu i dekretacji.

2) przekazywanie zadekretowanej korespondencji do poszczególnych komórek organizacyjnych,

3) obsługa komórek organizacyjnych Archiwum w zakresie przyjmowania i rozdziału wszelkiego rodzaju korespondencji,

4) rejestrowanie spraw w spisach spraw (jeżeli nie należy to do kompetencji pracowników odpowiedzialnych za merytoryczne i formalne załatwienie sprawy), a także gromadzenie i przechowywanie akt spraw załatwionych przez Archiwum lub w zakresie wyznaczonym przez dyrektora,

5) przygotowywanie korespondencji do wysłania i jej ekspedycja,

6) prowadzenie rejestru przesyłek poleconych,

7) obsługa centrali telefonicznej, faksu i telefonogramów,

8) przyjmowanie interesantów i udzielanie im informacji, a w razie potrzeby - kierowanie ich do właściwych komórek organizacyjnych,

9) prowadzenie rejestru kontroli zewnętrznych i wewnętrznych,

10) przechowywanie korespondencji załatwianej bezpośrednio przez dyrektora i jego zastępcę,

11) rejestracja i przechowywanie zarządzeń wewnętrznych,

12) pisanie protokołów i notatek służbowych w zakresie ustalonym przez dyrektora,

13) obsługa uroczystości i gości.

 

Obsługa w zakresie kadr:

 

1)  prowadzenie dokumentacji i ewidencji pracowników, sporządzanie sprawozdań i prowadzenie statystyki,

2)  dokonywanie czynności wynikających z nawiązania i trwania stosunku pracy z pracownikiem Archiwum oraz czynności związanych z ustaniem stosunku pracy,

3)  przygotowywanie sprawozdań dotyczących struktury zatrudnienia,

4)  prowadzenie spraw związanych z dokształcaniem pracowników,

5)  załatwianie spraw dotyczących nagród i odznaczeń,

6)  obsługa środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych,

7)  wydawanie legitymacji pracowniczych i ubezpieczonych, świadectw pracy i zaświadczeń na podstawie posiadanych dokumentów,

8)  załatwianie spraw z zakresu dyscypliny pracy, prowadzenie ewidencji obecności pracowników i wykorzystywanych urlopów,

9)  załatwianie formalności związanych z wyjazdami służbowymi pracowników,

 

Nieetatowi pracownicy ds. BHP i ppoż.

 

Obsługa w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy:

 

1)  kontrola warunków pracy w Archiwum, oraz przestrzegania przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy,

2)   sporządzanie i przedstawianie dyrektorowi Archiwum rocznych analiz stanu bezpieczeństwa i higieny pracy zawierających propozycje przedsięwzięć organizacyjnych mających na celu zapobiegania zagrożeniom życia i zdrowia pracowników oraz poprawę warunków pracy,

3)  prowadzenie rejestru wypadków oraz przechowywanie dokumentacji wypadkowej i innej niezbędnej dokumentacji, sporządzanie i przedstawianie dyrektorowi Archiwum rocznych analiz i ocen wypadkowości,

4)  ustalanie okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy oraz prowadzenie dokumentacji w ustalonym zakresie,

5)   udzielanie wstępnego instruktażu bhp, organizacja szkoleń bhp,

6)  udział w pracach komisji doraźnych zajmujących się problematyką bhp,

7)  zaznajamianie się z obowiązującymi przepisami i informowanie o nich dyrekcje i kierowników komórek organizacyjnych.

 

Obsługa w zakresie ochrony przeciwpożarowej:

 

1) sporządzanie i przedstawianie dyrektorowi Archiwum rocznych analiz stanu ochrony przeciwpożarowej zawierających propozycje w zakresie kierunków działania dotyczących zabezpieczenia przeciwpożarowego,

2) sprawowanie kontroli nad właściwą praca urządzeń p. poż, instalacji samoczynnego wykrywania pożaru, łączności telefonicznej oraz czuwanie nad prawidłowym oznakowaniem i utrzymaniem dróg ewakuacyjnych,

3) przeprowadzanie okresowych kontroli stanu ochrony przeciwpożarowej oraz opracowanie i przekładanie wniosków odnośnie stwierdzonych nieprawidłowości w zabezpieczeniu przeciwpożarowym,

4) instruowanie pracowników w zakresie zapobiegania pożarom i zwalczania pożarów,

5) prowadzenie dokumentacji w sprawie zabezpieczenia przeciwpożarowego Archiwum.

 

Sprawy obronne

 

Realizacja zadań z zakresu obrony cywilnej i spraw obronnych regulują odrębne przepisy.

 

Organy kolegialne:

 

1.   Kolegium

 

Prowadzenie spraw Kolegium, do którego zadań należy opiniowanie i wnioskowanie spraw i zagadnień związanych z działalnością Archiwum oraz zakresem kompetencji dyrektora.

 

2.   Komisja Metodyczna (wspólna z Archiwum Państwowym w Łodzi)

 

Obsługę organizacyjno - techniczną Komisji Metodycznej działającej zgodnie z zarządzeniem nr 10 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia l października 1986 r. w sprawie utworzenia w archiwach państwowych komisji metodycznych oraz określenia zakresu i trybu ich działania prowadzi Archiwum Państwowe w Łodzi.

 

3.   Komisja Archiwalnej Oceny Dokumentacji (wspólna z Archiwum Państwowym w Łodzi)

 

Obsługę organizacyjno - techniczną Komisji Archiwalnej Oceny Dokumentacji działającej zgodnie z zarządzeniem Nr 7 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 15 lipca 1986 r. w sprawie utworzenia w archiwach państwowych komisji archiwalnej oceny dokumentacji oraz zakresu i trybu ich działania ( z późniejszymi zmianami ) prowadzi Archiwum Państwowe w Łodzi.

 

4.   Zespół Zakupu Archiwaliów

 

Obsługa organizacyjno - techniczna Zespołu Zakupu Archiwaliów działającego zgodnie z zarządzeniem Nr 3 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 3 kwietnia 2000 r. w sprawie powołania oraz zasad i trybu działania Komisji Zakupu Archiwaliów przy Naczelnym Dyrektorze Archiwów Państwowych oraz zespołów zakupu archiwaliów przy dyrektorach archiwów państwowych prowadzona jest przez Oddział I.

5.   Obsługa komisji lub zespołów doraźnych jest każdorazowo ustalana zarządzeniem wewnętrznym dyrektora.

 

Archiwum Państwowe w Piotrkowie Trybunalskim

Oddział w Tomaszowie Mazowieckim

 

§14

 

Do zakresu działania Archiwum Państwowego w Piotrkowie Trybunalskim Oddziału Zamiejscowego w Tomaszowie Mazowieckim, obejmującego obszar działania określony w § 6 niniejszego Regulaminu, należą wszystkie zadania wymienione w Statucie Archiwum oraz zadania realizowane przez komórki organizacyjne centrali archiwum.

1. Ponadto do zakresu działania Kierownika Oddziału w Tomaszowie Maź. należą sprawy w zakresie udzielonego upoważnienia:

a)  podpisywania pism sporządzonych w kancelarii Oddziału,

b) prowadzenia księgi obiektu,

2.   Odpowiedzialność za powierzone mienie,

3.   Wykonywanie innych zadań z zakresu kierowania archiwum.

 

§15

 

1.   Zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w Archiwum określa instrukcja kancelaryjna wprowadzona zarządzeniem nr 25 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 8 grudnia 1998 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej i jednolitego rzeczowego wykazu akt archiwów państwowych.

2.  Zasady ochrony informacji niejawnych określają odrębne przepisy.

[Ustawa z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych ( Dz. U. nr 11 poz. 95 z późn. zmianami).]

 

§ 16

 

Zmiany w niniejszym regulaminie organizacyjnym są dokonywane wraz ze zmiana lub nowelizacją Statutu Archiwum Państwowego w Piotrkowie Trybunalskim.


 

 

Powrót

Załączniki

Brak załączników w dokumencie.

Metryka dokumentu

ukryj
Tytuł dokumentu:Regulamin organizacyjny
Podmiot udostępniający informację:Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych
Informację opublikował:Piotr Głowacki
Informację wytworzył:
Data na dokumencie:Brak
Data publikacji:28.11.2003 08:54

Rejestr zmian dokumentu

pokaż