wersja do wydruku Izabela Mazur 24.02.2004 10:38

Zezwolenie na czasowy wywóz archiwaliów za granicę

Procedura uzyskania zezwolenia Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych na czasowy wywóz materiałów archiwalnych za granicę w celach wystawienniczych

 

Instytucja - zwana dalej „Wypożyczającym” - zainteresowana otrzymaniem zezwolenia na czasowy wywóz materiałów archiwalnych za granicę w celach wystawienniczych, zobowiązana jest zwrócić się do Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z wnioskiem, zawierającym następujące informacje:

-          szczegółowy opis wypożyczanych materiałów: nazwę zespołu, z którego pochodzą materiały, tytuł, sygnaturę, wymiary, formę fizyczną (np. księga, poszyt), liczbę stron, stan zachowania oraz informację czy Wypożyczający posiada reprografię wypożyczanego materiału;

-          nazwę i adres instytucji, ubiegającej się o wypożyczenie materiałów archiwalnych, ze wskazaniem czy Wypożyczający już wcześniej współpracował z tą instytucją, a jeżeli nie to jakie informacje o tej instytucji posiada;

-          tytuł, rangę, organizatora wystawy;

-          czas i miejsce ekspozycji lub przechowywania materiałów;

-          warunki ekspozycji materiałów.

Do wniosku należy dołączyć:

-          opinię konserwatorską, lub jeżeli Wypożyczający nie posiada własnej pracowni konserwatorskiej - opinię wydaną przez Centralne Laboratorium Konserwacji Archiwaliów;

-          jednostkową wycenę materiałów do celów ubezpieczeniowych

 

Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych podejmuje decyzję o wydaniu wstępnej zgody na wypożyczenie materiałów archiwalnych za granicę. Decyzja Naczelnego Dyrektora stanowi podstawę do:

-  zawarcia przez Wypożyczającego umowy użyczenia (wzór poniżej);

- ubezpieczenia przez organizatorów wystawy wypożyczanych materiałów (polisa musi potwierdzać objęcie ochroną ubezpieczeniową przez cały okres wypożyczenia – nie tylko ekspozycji - oraz transportu; jeżeli okres użyczenia wykracza czasowo poza datę końcową  ubezpieczenia, przed jej upływem Wypożyczający będzie zobligowany do przedłużenia ubezpieczenia)

Wypożyczający przesyła do NDAP:

- kopię podpisanej umowy użyczenia;

- kopię polisy ubezpieczeniowej;

- informację o dokładnej dacie wywozu i przywozu dokumentów;

- dane osobowe osoby/instytucji odpowiedzialnej za wywóz materiałów za granicę.

 

Zgodnie z art. 14 ust. 2 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2016 r., poz.1506 z późn. zm.) – zgodę na czasowy wywóz archiwaliów za granicę Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych wyraża w formie  decyzji.

 

Z uwagi na konieczność zastosowania powyższego trybu postępowania niezbędne jest kierowanie wniosków z odpowiednim wyprzedzeniem czasowym (około dwóch miesięcy przed planowaną datą wywozu archiwaliów).

 

 

Wzór

Umowa użyczenia materiałów archiwalnych za granicę

zawarta w dniu ........................

 

 

pomiędzy

Archiwum.....................................................................................................................................

(nazwa, adres)

reprezentowanym przez ...............................................................................................................

(imię i nazwisko, funkcja)

zwanym dalej „Użyczającym”

a

.......................................................................................................................................................

(nazwa, adres )

reprezentowanym przez ...............................................................................................................

(imię i nazwisko, funkcja)

zwanym dalej „Biorącym”.

 

&1

 

  1. Przedmiotem niniejszej umowy są materiały archiwalne, zwane dalej „materiałami”, opisane szczegółowe w wykazie, stanowiącym załącznik nr 1 do umowy.
  2. Użyczający użycza materiały na okres.................................na cele ........................., a Biorący materiały te przyjmuje i zobowiązuje się nie wykorzystywać ich w innym celu aniżeli umówiony.
  3. Przekazanie materiałów nastąpi na podstawie protokołu zdawczo-odbiorczego, podpisanego przez obie strony,  stanowiącego załącznik nr 2 do niniejszej umowy.

 

&2

 

  1. Biorący zobowiązuje się traktować użyczone mu materiały z należytą dbałością i starannością, tak aby uniknąć ich zaginięcia, uszkodzenia lub pogorszenia ich fizycznego stanu.
  2. Do wykonywania wszelkich czynności przy materiałach Biorący zapewni fachową obsługę.
  3. Biorący bez zgody Użyczającego nie może dokonywać żadnych czynności, które mogłyby zmienić stan fizyczny materiałów.
  4. Użyczający zostanie powiadomiony przez Biorącego o każdym fakcie uszkodzenia lub pogorszenia stanu materiałów najpóźniej 2 dni od takiego zdarzenia.

 

&3

 

  1. Biorący zobowiązuje się pokryć zwykłe koszty utrzymania materiałów, niezbędne do ich zachowania w niezmienionym stanie, a w szczególności zabezpieczy je przed zniszczeniem, kradzieżą lub uszkodzeniem.
  2. Użyczone materiały będą eksponowane w specjalnych warunkach zabezpieczających je przed kradzieżą oraz nieprawidłowym światłem, temperaturą, wilgocią i innymi czynnikami mogącymi wpłynąć na ich uszkodzenie.
  3. W razie użyczenia materiałów szczególnie cennych - Użyczający zastrzega sobie prawo do określenia dodatkowych warunków, w jakich materiały będą eksponowane.

 

&4

 

  1. Rodzaj transportu, sposób zabezpieczenia materiałów oraz środki ochrony, których zastosowanie jest wymagane w odniesieniu do użyczanych materiałów, określa szczegółowo protokół, stanowiący załącznik nr 3 do niniejszej umowy.
  2. Koszty pakowania i przewozu w obie strony pokryje w całości biorący.

 

&5

 

  1. Biorący przejmuje nadzór nad użyczonymi materiałami od chwili ich otrzymania  do momentu ich protokolarnego zwrotu Użyczającemu.
  2. Użyczający zastrzega sobie – w szczególnie uzasadnionych wypadkach – prawo wyznaczenia opiekuna na czas transportu i ekspozycji materiałów. Koszty przejazdu i pobytu opiekuna pokryje Biorący.

 

&6

 

  1. Biorący zobowiązuje się ubezpieczyć użyczane materiały od wszelkiego ryzyka na sumę równą ich wartości określonej w załączniku nr 1, na okres od chwili ich wydania do momentu zwrotu Użyczającemu. Kopia polisy ubezpieczeniowej stanowi załącznik nr 4 do niniejszej umowy.
  2. Jeżeli umowa ubezpieczenia została zawarta na czas krótszy aniżeli uzgodniony okres użyczenia materiałów – Biorący zobowiązany jest przedłożyć Użyczającemu dowód ponowienia ubezpieczenia (lub zawarcia nowego), pod rygorem natychmiastowego zwrotu użyczonych materiałów.

 

&7

 

  1. Przy ekspozycji każdego z materiałów, Biorący zobowiązany jest wskazać nazwę archiwum, z którego dany materiał pochodzi.
  2. Biorący nie może - bez pisemnej zgody Użyczającego - fotografować lub reprodukować użyczonych materiałów.
  3. Jeśli została wydana zgoda na reprodukowanie użyczonych materiałów to biorący zobowiązuje się umieścić nazwę archiwum, przy reprodukcji każdego z materiałów.

 

&8

 

  1. Biorący zobowiązuje się zwrócić użyczone materiały przed upływem okresu ustalonego w & 1 ust.2.
  2. Biorący na ..................................... przed zakończeniem umowy zawiadomi Użyczającego o podjętych przygotowaniach do zwrotu użyczonych materiałów.
  3. Odbiór materiałów zostanie potwierdzony przez Użyczającego protokołem zdawczo-odbiorczym, w którym określi stan fizyczny zwróconych materiałów.

 

&9

 

W razie niewykonania lub niewłaściwego wykonania zobowiązań wynikających z umowy - Biorący będzie zobowiązany do naprawienia wynikłej z jego postępowania szkody, na zasadach i warunkach określonych  przez Użyczającego.

 

&10

 

  1. Zmiany i uzupełnienia niniejszej umowy wymagają – pod rygorem nieważności – zachowania formy pisemnej.
  2. Ewentualne spory, mogące wyniknąć przy realizacji umowy, strony poddają pod rozstrzygnięcie sądu powszechnego, właściwego dla siedziby Użyczającego.
  3. W sprawach nieunormowanych mają zastosowanie przepisy prawa polskiego, a w szczególności Kodeksu cywilnego.
  4. Umowę sporządzono w ......egzemplarzach.

 

 

...................................

.......................................

(podpis biorącego)

(podpis użyczającego)

 

 

 

 

Załącznik nr 1

 

Wykaz materiałów użyczanych za granicę

 

.......................................................................................................................................................

(szczegółowy opis materiałów, sygnatura, opis stanu zachowania, wartość w Euro lub USD)

.......................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................

 

 

 

..................................................

(podpis dyrektora archiwum)

 

 

 

Załącznik nr 2

 

Protokół

zdawczo-odbiorczy sporządzony

w................................dnia.............................

 

przy udziale

.......................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................

Przekazaniu ulegają niżej wymienione materiały archiwalne:

.......................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................

Przekazanie następuje zgodnie z zawartą umową o użyczeniu materiałów archiwalnych za granicę z dnia........................

 

 

...........................................................

............................................................

(podpis biorącego/pieczęć/)

(podpis użyczającego/pieczęć/)

 

 

 

 

Załącznik nr 3

 

 

Protokół 

z ustaleń stron w sprawie warunków transportu,

sposobu zabezpieczenia materiałów i środków ochrony

niezbędnych w odniesieniu do użyczanych materiałów.

 

 

Sporządzony przy udziale

.......................................................................................................................................................

(imię i nazwisko, funkcja)                                                                      (nazwa firmy)

.......................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................

Treść ustaleń

.......................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................

 

 

 

...........................................................

............................................................

(podpis biorącego)

(podpis użyczającego)

 

Powrót

Załączniki

Brak załączników w dokumencie.

Metryka dokumentu

ukryj
Tytuł dokumentu:Zezwolenie na czasowy wywóz archiwaliów za granicę
Podmiot udostępniający informację:Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych
Informację opublikował:Izabela Mazur
Informację wytworzył:Izabela Mazur
Data na dokumencie:Brak
Data publikacji:24.02.2004 10:38

Rejestr zmian dokumentu

pokaż