Regulamin organizacyjny

 

Regulamin Organizacyjny

Archiwum Państwowego w Lesznie

 

Przepisy wstępne

§ 1

1. Do zakresu działania i zadań Archiwum Państwowego w Lesznie należą sprawy określone w:

- ustawie z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, zwanej dalej Ustawą (tekst jedn. Dz.U. z 2002 r. Nr 171, poz.1396 z późniejszymi zmianami),

- statucie nadanym decyzją Nr 5 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 15 lutego 2012 r. w sprawie nadania statutu Archiwum Państwowemu w Lesznie, zwanym dalej Statutem,

- innych aktach prawnych dotyczących działalności archiwalnej.

2. Ramową organizację Archiwum Państwowego w Lesznie określa Statut.

 

§ 2

Ilekroć w regulaminie organizacyjnym , zwanym dalej Regulaminem, mówi się o:

1)      Archiwum – należy przez to rozumieć Archiwum Państwowe w Lesznie,

2)      dyrektorze – należy przez to rozumieć dyrektora Archiwum Państwowego w Lesznie,

3) komórce organizacyjnej i kierowniku komórki organizacyjnej - należy przez to rozumieć komórki organizacyjne i stanowiska wymienione w § 9 Statutu Archiwum.

 

§ 3

Regulamin określa :

1) ogólne zasady pracy Archiwum.

2) zakresy działania komórek organizacyjnych.

 

Przepisy ogólne

 

§ 4

1. Dyrektor kieruje działalnością Archiwum, a z jego upoważnienia i w zakresie przez niego określonym – osoba wyznaczona przez dyrektora.

2. Szczegółowy zakres działania i kompetencje dyrektora określa § 13 Statutu Archiwum.

3. Do zadań dyrektora należy w szczególności:

1) reprezentowanie Archiwum wobec władz oraz urzędów administracji rządowej i samorządowej, sądów, instytucji, osób prawnych i osób fizycznych, bądź innych jednostek organizacyjnych,

2) organizowanie i koordynowanie prac w Archiwum, w tym zatwierdzanie planów pracy
i sprawozdań z działalności Archiwum,

3) inicjowanie zmian organizacyjnych i wydawanie normatywów wewnętrznych regulujących sposoby realizacji zadań statutowych,

4) wykonywanie zadań przewidzianych dla dyrektora generalnego urzędu
w ustawie o służbie cywilnej,

5) kierowanie sprawami związanymi z obsadą personalną, przyjmowanie i zwalnianie pracowników,

6) nadzorowanie działalności komórek organizacyjnych,

7) podejmowanie decyzji związanych z wydatkami budżetowymi i pozabudżetowymi,

8) składanie oświadczeń w zakresie praw i obowiązków majątkowych oraz podejmowanie zobowiązań finansowych,

9) dysponowanie środkami pieniężnymi na rachunkach bieżących Archiwum,

10) decydowanie w sprawach udostępniania materiałów archiwalnych i kwerend podmiotom krajowym, zagranicznym lub międzynarodowym,

11) wydawanie zezwoleń na wcześniejsze udostępnianie materiałów archiwalnych,

12) organizowanie mikrofilmowania lub reprografowania na innym nośniku materiałów archiwalnych w celu zabezpieczenia zasobu,

13) ustalanie jednostek organizacyjnych, w których powstają materiały archiwalne wchodzące do państwowego zasobu archiwalnego, innych niż obejmujące swoją działalnością obszar całego państwa,

14) wydawanie zezwoleń na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej,

15) nadzorowanie wykonywania kontroli archiwalnych przez Archiwum,

16) wydawanie decyzji w toku postępowania administracyjnego,

17) współdziałanie z organizacjami, komisjami i zespołami  działającymi na terenie Archiwum
w zakresie określonym przez przepisy prawa,

18) zapewnienie przestrzegania przez podległych pracowników dyscypliny, bezpieczeństwa
w miejscu pracy oraz ochrony danych osobowych,

19) udzielanie pełnomocnictw,

20) wykonywanie innych zadań i poleceń służbowych Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych,

21) informowanie na bieżąco podległych pracowników o decyzjach, instrukcjach i innych materiałach otrzymywanych z Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych,

22) wykonywanie innych zadań z zakresu kierowania Archiwum,

23) nadzorowanie prowadzonych spraw związanych z przechowywaniem dokumentacji o czasowym okresie przechowywania zlikwidowanych przedsiębiorców i pracodawców.

4. Do zadań osoby wyznaczonej do zastępowania dyrektora podczas jego nieobecności należy

wykonywanie zadań w granicach udzielonych mu pełnomocnictw i przyznanych kompetencji.

5. Zastrzeżone do podpisu dyrektora są:

1) normatywy wewnętrzne dotyczące działalności Archiwum,

2) dokumenty kadrowe dotyczące nawiązywania i rozwiązywania stosunku pracy, ustalanie warunków pracy i płacy, nagród i kar,

3) umowy zawierane przez Archiwum,

4) pisma adresowane do organów władz państwowych i samorządowych,

5) pisma w sprawach wcześniejszego udostępniania  materiałów archiwalnych, składane przez podmioty zagraniczne i inne zastrzeżone do jego kompetencji przez przepisy szczególne lub upoważnienia wydane przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych,

6) odpowiedzi na skargi i zażalenia,

7) dokumenty bankowe, finansowe, rachunkowe i korespondencja w sprawach finansowych Archiwum,

8) sprawozdania opisowe, statystyczne i rachunkowe z działalności Archiwum,

9) zezwolenia na brakowanie akt,

10) zalecenia pokontrolne.

6. Osoba wskazana do zastępowania dyrektora może podpisywać  pisma określone w § 4 ust. 5  na podstawie upoważnienia udzielonego mu przez dyrektora.

7. Zaświadczenia, uwierzytelnione wypisy, odpisy i kopie materiałów archiwalnych oraz odpowiedzi na kwerendy podpisuje dyrektor  lub w czasie jego nieobecności osoba wskazana do zastępowania, posiadająca odpowiednie pełnomocnictwo.

8. Dyrektor może upoważnić pracownika Archiwum do podpisywania określonych kategorii pism.

9. Osoba wyznaczona do zastępowania dyrektora i pracownicy odpowiadają przed dyrektorem Archiwum za wykonanie powierzonych im zadań.

 

 

§ 5

1. W Archiwum obowiązuje struktura organizacyjna określona w § 9 Statutu Archiwum, w skład której wchodzą wymienione poniżej komórki organizacyjne i stanowiska pracy :

1) Oddział ewidencji, opracowania, zabezpieczania i udostępniania zasobu:

-         pracownia naukowa i biblioteka,

-         stanowisko do spraw kwerend.

2) Pracownia digitalizacji.

3) Stanowisko do spraw nadzoru nad narastającym zasobem archiwalnym.

4) Stanowisko do spraw przechowalnictwa i informatyzacji.

5) Stanowisko do spraw administracyjno-gospodarczych.

6) Stanowisko do spraw finansowo-księgowych.

2. W Archiwum działają następujące organy kolegialne i doradcze:

1)      Kolegium,

2)      Zespół zakupów materiałów archiwalnych.

3. Dyrektor Archiwum może powołać inne komisje i zespoły określając w drodze wewnętrznego zarządzenia sposób ustalania ich składu, zadania i zasady działania.

 

§ 6

1 Kierownik oddziału ewidencji, opracowania, zabezpieczania i udostępniania zasobu oraz osoby zatrudnione na poszczególnych stanowiskach pracy odpowiadają przed dyrektorem Archiwum za wykonanie powierzonych im zadań.

2. Pracą głównego księgowego kieruje dyrektor Archiwum.

3. Zakresy czynności kierownika, głównego księgowego i samodzielnych stanowisk pracy ustala dyrektor Archiwum.

 

§ 7

Komórki organizacyjne Archiwum realizują zadania wynikające z Ustawy, aktów wykonawczych do Ustawy, Statutu oraz innych przepisów obowiązujących w zakresie dotyczącym działalności Archiwum, w szczególności:

1) kształtują państwowy zasób archiwalny i prowadzą nadzór nad tym zasobem, przejmują, gromadzą, prowadzą ewidencję, przechowują, opracowują, zabezpieczają i udostępniają materiały archiwalne oraz prowadzą działalność informacyjną , naukową i wydawniczą,

2) rozpatrują podania, wnioski oraz przygotowują projekty pism rozstrzygających sprawy,

3) przygotowują opinie, wnioski i informacje dla dyrektora Archiwum oraz gromadzą materiały w sprawach należących do ich kompetencji,

4) wykonują decyzje wydane przez dyrektora Archiwum,

5) przygotowują sprawozdania z działalności rocznej oraz inne sprawozdania zlecone przez dyrektora Archiwum.

§ 8

1. Jeżeli do wykonania określonego zadania konieczne jest współdziałanie kilku komórek, dyrektor Archiwum wyznacza komórkę koordynującą.

2. Komórki organizacyjne mają obowiązek udzielania innym komórkom niezbędnych do wykonywania zadań informacji, wyjaśnień i materiałów.

 

§ 9

Kierownik komórki organizacyjnej kieruje i odpowiada za całokształt jej działalności, w szczególności:

1) organizuje pracę komórki organizacyjnej i zapewnia warunki umożliwiające realizację zadań,

2) opracowuje projekty planu i sprawozdania z działalności,

3) przedkłada dyrektorowi projekty decyzji i ustaleń wchodzących do zakresu działania komórki organizacyjnej,

4) inicjuje przedsięwzięcia w zakresie usprawniania organizacji i funkcjonowania kierowanej komórki organizacyjnej,

5) sprawuje merytoryczny nadzór nad działalnością komórki, kontroluje prawidłowe wykonanie jej zadań, przestrzeganie dyscypliny pracy oraz przepisów o ochronie danych osobowych,

6) występuje z wnioskami w sprawach zatrudnienia, awansowania i odznaczania pracowników oraz ich nagradzania i karania,

7) informuje podległych pracowników o bieżących i planowanych zadaniach Archiwum,

8) realizuje zadania określone w indywidualnym zakresie czynności,

9) opracowuje zakresy czynności dla podległych pracowników,

10) organizuje współpracę merytoryczną z innymi wewnętrznymi komórkami organizacyjnymi.

 

§ 10

1. Projekty pism, decyzji i innych dokumentów, przedkładanych dyrektorowi do podpisu, są parafowane przez kierownika właściwej komórki organizacyjnej lub pracowników zatrudnionych na samodzielnych stanowiskach.

2. Dokumenty, z których wynikają dla Archiwum zobowiązania finansowe podpisują:

dyrektor Archiwum i główny księgowy lub ustanowieni przez nich pełnomocnicy.

 

§ 11

Pracownicy Archiwum są zobowiązani w szczególności do:

1) wykonywania zadań wynikających z ich indywidualnych zakresów czynności oraz zadań zleconych do wykonywania przez kierownika komórki organizacyjnej oraz dyrektora Archiwum,

2) przestrzegania przepisów w powierzonym im zakresie działania,

3) wykazywania inicjatywy i zaangażowania w celu pełnego i właściwego wykonywania

zadań Archiwum,

4) podnoszenia poziomu wiedzy i umiejętności oraz kwalifikacji zawodowych w zakresie wykonywanych obowiązków,

5) przestrzegania ustalonych zasad organizacji pracy, porządku i dyscypliny pracy, a także zasad bhp i przepisów o ochronie przeciwpożarowej,

6) przestrzegania przepisów w zakresie pracy urzędu, taktownego, terminowego i sprawnego załatwiania interesantów, należytego i wyczerpującego informowania ich o okolicznościach faktycznych i prawnych, istotnych dla załatwienia sprawy,

7) dbałości o mienie Archiwum, zachowanie porządku i estetyki w miejscu pracy.

 

Przepisy szczegółowe

 

§ 12

 

I. Oddział ewidencji, opracowania, zabezpieczania i udostępniania zasobu

 

Do zadań Oddziału należy w szczególności:

1) prowadzenie ewidencji zbiorczej zasobu Archiwum - spisu zespołów oraz księgi nabytków, księgi przesunięć międzyzespołowych i księgi ubytków (baza danych SEZAM ) i kartoteki zbiorczej, drugiego egzemplarza spisów zdawczo – odbiorczych,

2) weryfikacja środków ewidencyjnych pod względem ich poprawności formalnej i wzajemnej spójności,

3) gromadzenie egzemplarzy skarbowych inwentarzy i innych środków ewidencyjnych,

4) gromadzenie danych  o pomocach ewidencyjno-informacyjnych,

5) współpraca w przejmowaniu materiałów archiwalnych,

6) prowadzenie ewidencji mikrofilmów,

7) przygotowywanie informatorów o materiałach archiwalnych i inne prace wydawnicze,

8) współpraca ze szkołami wyższymi w zakresie kształcenia studentów archiwistyki i innych dziedzin humanistycznych oraz z innymi instytucjami naukowymi i wydawniczymi,

9) organizowanie zebrań, konferencji i sesji naukowych,

10) prowadzenie działalności popularyzatorskiej (organizowanie wystaw i pokazów materiałów archiwalnych, przyjmowanie wycieczek młodzieży, studentów i przedstawicieli innych środowisk społecznych),

11) prowadzenie zajęć lekcyjnych dla młodzieży szkolnej oraz studentów,

12) współpraca z ośrodkami naukowymi, Stowarzyszeniem Archiwistów Polskich,  Polskim Towarzystwem Historycznym, stowarzyszeniami regionalnymi i innymi,

13) prowadzenie działalności informacyjnej we współpracy ze środkami masowego przekazu,

14) organizowanie i koordynacja działalności informacyjnej (wypełnianie baz danych),

15) inicjowanie i współudział w pracach badawczych i wdrożeniowych w dziedzinie teorii i praktyki informacyjnej w Archiwum,

16) organizacja i koordynacja praktyk studenckich organizowanych w Archiwum,

17) prowadzenie prac w zakresie porządkowania i archiwalnego opracowania zasobu Archiwum, zgodnie z zasadami archiwistyki oraz obowiązującymi przepisami metodycznymi, opracowywanie archiwalnych pomocy ewidencyjno-informacyjnych i wyższego rzędu,

18) koordynowanie prac związanych z opracowaniem zasobu i przedkładaniem  Komisji Metodycznej opracowanych zespołów archiwalnych wraz z inwentarzami do zatwierdzenia,

19) zgłaszanie projektów i inicjowanie prac badawczych w zakresie archiwistyki, historii,  nauk pokrewnych,

20) prowadzenie badań indywidualnych organizowanych w Archiwum lub w ramach międzyarchiwalnych zespołów naukowych,

21) przygotowywanie opinii i ekspertyz naukowych w zakresie postępowania z materiałami archiwalnymi w archiwach państwowych,

22) uczestniczenie w pracach związanych z przygotowaniem projektów normatywów metodycznych,

23) typowanie materiałów archiwalnych do konserwacji, mikrofilmowania zabezpieczającego lub innych form reprografowania,

24) opiniowanie projektów w zakresie rozmieszczania materiałów archiwalnych,

25) utrzymywanie kontaktów z innymi archiwami państwowymi w zakresie wymiany doświadczeń metodycznych,

26) określanie zasad przechowywania oraz rozmieszczania zasobu w magazynach archiwalnych,

27) przedkładanie komisji metodycznej propozycji w zakresie metod opracowywania materiałów archiwalnych,

28) nadzorowanie zabezpieczenia materiałów archiwalnych w zakresie zagwarantowania stałych i optymalnych warunków przechowywania materiałów archiwalnych oraz zgłaszanie potrzeb w zakresie wyposażenia magazynów archiwalnych w niezbędne urządzenia i sprzęt,

29) przygotowanie materiałów archiwalnych do mikrofilmowania i digitalizacji,

30) wydawanie i przyjmowanie jednostek z i do magazynu,

31) prowadzenie działań z zakresu profilaktyki.

W ramach Oddziału działa:

1. Pracownia naukowa i biblioteka, do której zadań należy:

1) prowadzenie rejestru udostępnianych archiwaliów,

2) prowadzenie rejestru użytkowników pracowni naukowej,

3) wypożyczanie archiwaliów w obiegu wewnętrznym z magazynów do pracowni naukowej,

4) udostępnianie materiałów archiwalnych, kopii cyfrowych i mikrofilmów w pracowni naukowej,

5) wypożyczanie materiałów archiwalnych i mikrofilmów poza Archiwum oraz sprowadzanie materiałów archiwalnych i mikrofilmów do Archiwum w ramach wypożyczeń międzyarchiwalnych,

6) gromadzenie pomocy ewidencyjno-informacyjnych,

7) udzielanie informacji o zasobie i udostępnianie archiwalnych pomocy ewidencyjno informacyjnych,

8) przyjmowanie od użytkowników zamówień na reprografie materiałów archiwalnych i rozliczanie finansowe zamówień,

9) reprografia materiałów archiwalnych (kserokopiowanie, skanowanie) na potrzeby użytkowników pracowni,

10) gromadzenie i opracowywanie księgozbioru pod kątem potrzeb pracowników Archiwum oraz jego użytkowników.

2. Stanowisko do spraw kwerend, do którego zadań należy:

1) udzielanie informacji o zasobie archiwalnym oraz warunkach jego udostępniania,

2) wykonywanie kwerend krajowych i zagranicznych i naukowych,

3) wykonywanie kwerend naukowych,

4) przygotowywanie uwierzytelnionych odpisów, wypisów i reprodukcji przechowywanych materiałów archiwalnych, a także zaświadczeń na podstawie tych materiałów oraz prowadzenie prac dokumentacyjnych,

5) reprografia materiałów archiwalnych (kserokopiowanie, skanowanie) na potrzeby kwerend.

 

§ 13

 

 II Pracownia digitalizacji

 

Do zakresu działań Pracowni digitalizacji należy:

1) wykonywanie cyfrowych kopii materiałów archiwalnych w ramach digitalizacji planowej,

2) wykonywanie kopii cyfrowych wielkoformatowych w ramach realizacji zamówień pracowni naukowej,

3) prowadzenie ewidencji dla kopii cyfrowych oraz współpraca w zakresie prowadzenia ewidencji mikrofilmów,

4) współpraca z Oddziałem ewidencji, opracowania, zabezpieczania i udostępniania zasobu w sprawie zabezpieczania i przygotowania materiałów archiwalnych do reprodukowania.

 

 

§ 14

 

III. Stanowisko do spraw nadzoru nad  narastającym zasobem archiwalnym

 

Do zakresu działania należy w szczególności:

1) przygotowywanie decyzji w sprawie tworzenia archiwów zakładowych w państwowych jednostkach organizacyjnych oraz w jednostkach samorządu terytorialnego i innych samorządowych jednostkach organizacyjnych,

2) prowadzenie ewidencji państwowych jednostek organizacyjnych oraz jednostek samorządu terytorialnego i innych samorządowych jednostek organizacyjnych wytwarzających materiały archiwalne i zobowiązanych do prowadzenia archiwów zakładowych,

3) prowadzenie ewidencji materiałów archiwalnych wchodzących w skład państwowego zasobu archiwalnego, gromadzonych w jednostkach organizacyjnych będących pod nadzorem Archiwum,

4) prowadzenie baz danych z zakresu nadzoru archiwalnego,

5) prowadzenie dokumentacji nadzorowanych jednostek organizacyjnych,

6) inicjowanie i zatwierdzanie instrukcji określających zasady i tryb postępowania z dokumentacją w formie instrukcji kancelaryjnych i instrukcji o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego (składnicy akt) oraz ich zmian,

7) inicjowanie i uzgadnianie dla jednostek organizacyjnych jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz ich zmian,

8) przeprowadzanie kontroli archiwów zakładowych i lustracji, według zatwierdzonego przez dyrektora Archiwum planu, sporządzanie protokołów kontroli i lustracji, przygotowywanie projektów zaleceń pokontrolnych oraz sprawdzanie terminowości i jakości ich wykonania,

9) nadzorowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej, opiniowanie wniosków dotyczących generalnych i jednorazowych decyzji na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej, prowadzenie rejestru decyzji na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej oraz  wykonywanie ekspertyz archiwalnych,

10) kontrola prawidłowego przygotowania materiałów archiwalnych do przekazania Archiwum, uzgadnianie terminów i warunków przejmowania archiwaliów,

11) przejmowanie materiałów archiwalnych,

12) przygotowywanie, opiniowanie i wnioskowanie projektów umów użyczenia (na czasowe przechowywanie) materiałów archiwalnych (należących do Archiwum) urzędom, instytucjom, osobom prawnym i innym jednostkom organizacyjnym, w związku z likwidacją lub przekształceniem organizacyjno-prawnym państwowych i samorządowych jednostek organizacyjnych, prowadzenie ewidencji umów użyczenia,

13) szkolenie personelu archiwów zakładowych,

14) instruktaż, konsultacje i doradztwo w zakresie spraw nadzoru archiwalnego,

15) zgłaszanie projektów i inicjowanie prac badawczych w zakresie archiwistyki, historii i nauk pokrewnych,

16) prowadzenie badań indywidualnych organizowanych w Archiwum lub w ramach międzyarchiwalnych zespołów naukowych,

17) przygotowywanie opinii i ekspertyz naukowych w zakresie postępowania z materiałami archiwalnymi oraz metod ich opracowania w archiwach państwowych,

18) udział w pracach popularyzatorskich i wydawniczych,

19) utrzymywanie kontaktów z innymi archiwami państwowymi w zakresie wymiany doświadczeń metodycznych,

20) prace związane z opracowywaniem zasobu archiwalnego

§ 15

 

IV. Stanowisko do spraw przechowalnictwa i informatyzacji

 

Do zakresu działania należy w szczególności:

1) prowadzenie teczek spraw w zakresie przejmowania, przechowywania, kopiowania
i konserwacji dokumentacji o czasowym okresie przechowywania zlikwidowanych jednostek organizacyjnych, w tym dokumentacji osobowej i płacowej,

2) współpraca z archiwami państwowymi w zakresie dokumentacji o czasowym okresie przechowywania, zwłaszcza z Archiwum Dokumentacji Osobowej i Płacowej w Milanówku,

3) współdziałanie z urzędami marszałkowskimi w zakresie przechowalnictwa dokumentacji osobowo-płacowej,
4) wydawanie odpisów i kopii z przechowywanej dokumentacji osobowo-płacowej i udostępnianie tej dokumentacji upoważnionym osobom i organom,
5) przyjmowanie interesantów poszukujących dokumentacji osobowo-płacowej i udzielanie im informacji,
6) prowadzenie ewidencji dokumentacji zlikwidowanych pracodawców, przejętej przez Archiwum  od zlikwidowanych ,

7) zbieranie informacji o podmiotach, które przystąpiły do zakończenia swojej działalności,

8) współudział w prowadzeniu negocjacji handlowych z podmiotami, które dokumentację pracowniczą  będą przekazywać Archiwum na dalsze przechowywanie,

9) przekazywanie informacji o przejętej dokumentacji osobowo – płacowej do ZUS i NDAP,

10) przygotowywanie,  rejestrowanie i przechowywanie zawartych umów przechowalniczych,

11) udział w pracach popularyzatorskich i wydawniczych,
12) administrowanie strony www i sieci Archiwum,

13) prowadzenie spraw związanych z planowaniem zakupu sprzętu komputerowego,

14) współudział w administrowaniu archiwalnymi bazami danych,

15) tworzenie i przechowywanie kopii bezpieczeństwa z komputerów znajdujących się w sieci,

16) weryfikacja stanu zabezpieczenia kopii cyfrowych,

17) realizacja polityki bezpieczeństwa w zakresie przetwarzania danych w postaci elektronicznej.

18) współdziałanie w przejmowaniu i przechowywaniu w zasobie Archiwum materiałów archiwalnych wytworzonych w formie elektronicznej,

19) prace związane z opracowywaniem zasobu archiwalnego.

.

§ 16

 

V. Stanowisko do spraw administracyjno- gospodarczych

 

Podstawowym obowiązkiem Działu jest zapewnienie prawidłowej eksploatacji budynku archiwalnego, jego instalacji, ochrony przed pożarem, włamaniem, utrzymanie porządku oraz czystości pomieszczeń i posesji, a także zaspokojenie potrzeb komórek organizacyjnych działalności podstawowej dla utrzymania ciągłości pracy Archiwum.

1. W zakresie spraw administracyjno – gospodarczych:

1) prowadzenie całokształtu spraw związanych z administrowaniem i utrzymywaniem w należytym stanie użytkowanych budynków i pomieszczeń, zabezpieczanie przed pożarem i włamaniem,

2) utrzymanie porządku i czystości posesji i pomieszczeń użytkowych budynków,

3) dokonywanie z udziałem pracownika odpowiedzialnego za bhp i ppoż. oraz społecznym inspektorem pracy przeglądów technicznych budynków i pomieszczeń dla ustalenia niezbędnych potrzeb w zakresie prac remontowych,

4) prowadzenie ewidencji budynków Archiwum,

5) opracowanie planu remontów kapitalnych i bieżących,

6) organizowanie wykonawstwa na planowane roboty remontowe,

7) przygotowywanie umów, organizowanie nadzoru technicznego nad realizowanymi remontami,

8) prowadzenie dokumentacji dotyczącej przetargów,

9) usuwanie zgłoszonych przez komórki organizacyjne drobnych usterek,

10) zlecanie przeglądów i konserwacji głównych instalacji i urządzeń w budynkach Archiwum.

2. W zakresie zaopatrzenia:

1) wyposażenie budynków i pomieszczeń w określone przepisami ilości i rodzaje sprzętu i urządzeń ppoż.,

2) zakupy materiałów i przedmiotów nietrwałych, materiałów biurowych dla potrzeb komórek organizacyjnych.

3. W zakresie obsługi sekretarsko- kancelaryjnej:

1) przyjmowanie korespondencji Archiwum i przedstawianie jej dyrektorowi lub upełnomocnionej przez niego osobie do wglądu i dekretacji,

2) przekazywanie zadekretowanej korespondencji do poszczególnych komórek organizacyjnych,

3) obsługa komórek organizacyjnych Archiwum w zakresie przyjmowania i rozdziału wszelkiego rodzaju korespondencji,

4) rejestrowanie spraw w spisach (jeżeli nie należy to do kompetencji pracowników odpowiedzialnych za merytoryczne i formalne załatwienie sprawy ), a także gromadzenie i przechowywanie akt spraw załatwionych przez Archiwum lub w zakresie wyznaczonym przez dyrektora,

5) prowadzenie archiwum zakładowego zgodnie z instrukcją archiwalną,

6) przygotowywanie korespondencji do wysłania i jej ekspedycja,

7) prowadzenie rejestru przesyłek poleconych,

8) obsługa centrali telefonicznej, faksu i telefonogramów,

9) przyjmowanie interesantów i udzielanie im informacji, a w razie potrzeby kierowanie ich do właściwych komórek organizacyjnych,

10) prowadzenie rejestru kontroli zewnętrznych i wewnętrznych,

11) przechowywanie korespondencji załatwianej bezpośrednio przez dyrektora i jego zastępcę,

12) rejestracja i przechowywanie zarządzeń wewnętrznych,

13) pisanie protokołów i notatek służbowych w zakresie ustalonym przez dyrektora,

14) załatwianie formalności związanych z wyjazdami służbowymi pracowników,

15) prowadzenie ewidencji wydawanych kluczy,

15) obsługa uroczystości i gości.

4. W zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy:

1) kontrola warunków pracy w Archiwum oraz przestrzegania przepisów i zasad bhp,

2) sporządzanie i przedstawianie dyrektorowi Archiwum rocznych analiz stanu bezpieczeństwa i higieny pracy, zawierających propozycje przedsięwzięć organizacyjnych mających na celu zapobieganie zagrożeniom życia i zdrowia pracowników oraz poprawę warunków pracy,

3) prowadzenie rejestru wypadków oraz przechowywanie dokumentacji wypadkowej i innej niezbędnej dokumentacji, sporządzanie i przedstawianie dyrektorowi Archiwum rocznych analiz i ocen wypadkowości,

4) ustalanie okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy oraz prowadzenie dokumentacji w ustalonym zakresie,

5) udzielanie wstępnego instruktażu bhp, organizacja szkoleń bhp,

6) udział w pracach komisji doraźnych zajmujących się problematyką bhp,

7) zaznajamianie się z obowiązującymi przepisami i informowanie o nich dyrekcję oraz kierowników komórek organizacyjnych.

5. W zakresie ochrony przeciwpożarowej:

1) sporządzanie i przedstawianie dyrektorowi Archiwum rocznych analiz stanu ochrony przeciwpożarowej, zawierających propozycje w zakresie kierunków działania dotyczących zabezpieczenia przeciwpożarowego,

2) sprawowanie kontroli nad właściwą pracą urządzeń ppoż. instalacji samoczynnego wykrywania pożaru, łączności telefonicznej oraz czuwanie nad prawidłowym oznakowaniem i utrzymaniem dróg ewakuacyjnych,

3) przeprowadzanie okresowych kontroli stanu ochrony przeciwpożarowej oraz opracowywanie i przedkładanie wniosków odnośnie stwierdzonych nieprawidłowości w zabezpieczeniu przeciwpożarowym,

4) instruowanie pracowników w zakresie zapobiegania pożarom i zwalczania pożarów,

5) prowadzenie dokumentacji w sprawie zabezpieczenia przeciwpożarowego Archiwum.

6. W zakresie spraw obronnych:

Wykonywanie czynności związanych z realizacją zadań w zakresie obronności państwa, zgodnie z odrębnymi przepisami, a w szczególności:

1) zapewnienie realizacji zadań wynikających z powszechnego obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej,

2) przygotowanie warunków do funkcjonowania Archiwum na okres zagrożenia bezpieczeństwa państwa ( kryzysu polityczno-militarnego) i wojny,

3) opracowywanie rocznych planów do działalności obronnej Archiwum,

4) realizowanie prac reklamacyjnych w odniesieniu do pracowników Archiwum od obowiązku pełnienia czynnej służby wojskowej w razie ogłoszenia mobilizacji i w czasie wojny,

5) wykonywanie zadań obrony cywilnej,

6) organizowanie szkolenia obronnego, w tym dla osób funkcyjnych struktur obronnych Archiwum,

7) wykonywanie zadań związanych z funkcjonowaniem systemu zarządzania kryzysowego w Archiwum.

7. Współudział w analizowaniu możliwości uczestnictwa Archiwum w projektach finansowanych ze źródeł Unii Europejskiej i przygotowywanie dokumentacji w tym zakresie.

8. Pełnienie funkcji pełnomocnika ochrony informacji niejawnych.

 

§ 17

 

VI. Stanowisko do spraw finansowo-księgowych

 

1. Do zakresu działania należy w szczególności:

1) opracowywanie projektu budżetu oraz sprawozdawczości budżetowej, przedstawianie dyrektorowi propozycji wydatkowania środków z konta specjalnego,

2) sporządzanie planów i sprawozdań finansowych,

3) prowadzenie spraw finansowych określonych odrębnymi przepisami,

4) rejestrowanie zaszłości gospodarczych w ewidencji księgowej,

5) współdziałanie z dyrektorem Archiwum w zakresie realizacji działalności finansowej Archiwum,

6) prowadzenie sprawozdawczości GUS ,

7) ewidencjonowanie wynagrodzeń i świadczeń pracowniczych,

8) sporządzanie list płac, obliczanie podatku dochodowego oraz sporządzanie sprawozdawczości w tym zakresie,

9) dokonywanie wypłat wynagrodzeń i innych zobowiązań bezgotówkowych,

10) obsługa środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych,

11) prowadzenie ewidencji środków trwałych i przedmiotów nietrwałych,

12) wykonywanie innych obowiązków wynikających z przepisów szczególnych regulujących księgowość jednostek organizacyjnych sektora finansów publicznych oraz zadań zleconych przez dyrektora.

W zakresie spraw osobowych:

1) prowadzenie dokumentacji i ewidencji pracowników, sporządzanie sprawozdań i prowadzenie statystyki,

2) dokonywanie czynności wynikających z nawiązania i trwania stosunku pracy z pracownikiem Archiwum oraz czynności związanych z ustaniem stosunku,

3) przygotowywanie sprawozdań dotyczących struktury zatrudnienia,

4) prowadzenie spraw związanych z dokształcaniem pracowników,

5) załatwianie spraw dotyczących nagród i odznaczeń,

6) wydawanie legitymacji pracowniczych, świadectw pracy, zaświadczeń na podstawie posiadanych dokumentów,

7) załatwianie spraw z zakresu dyscypliny pracy, prowadzenie ewidencji obecności pracowników i wykorzystywanych urlopów.

 

Organy kolegialne.

 

§ 18

 

1. Kolegium jest organem opiniodawczo-doradczym w sprawach merytorycznych, administracyjnych, finansowych i personalnych dyrektora Archiwum.

2. Skład, zakres i tryb działania Kolegium określa dyrektor w drodze wewnętrznego zarządzenia..

 

§ 19

1. Zespół zakupu materiałów archiwalnych wykonuje zadania określone w Zarządzeniu Nr 3 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 3 kwietnia 2000 r. w sprawie powołania oraz zasad i trybu działania Komisji Zakupu Archiwaliów przy Naczelnym Dyrektorze Archiwów Państwowych oraz Zespołów zakupu archiwaliów przy dyrektorach archiwów państwowych.

2. Członków Zespołu zakupów materiałów archiwalnych powołuje i odwołuje dyrektor Archiwum.

 

 

Przepisy końcowe

§ 20

1. Zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w Archiwum określa instrukcja kancelaryjna wprowadzona decyzją Nr 40 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 29 października 2004 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej i jednolitego rzeczowego wykazu akt archiwów państwowych.

 

§ 21

2. Zasady ochrony informacji niejawnych określają odrębne przepisy. (Ustawa z dnia 5 sierpnia 2110 r o ochronie informacji niejawnych – Dz. U. Nr 182, poz. 1228 z późn. zmianami).

 

 

 

 

§ 22

 

1. Zmiany w niniejszym regulaminie organizacyjnym są dokonywane wraz ze zmianą lub nowelizacją Statutu Archiwum Państwowego w Lesznie.

2. W przypadku sprzeczności postanowień niniejszego Regulaminu ze zmienionymi postanowieniami Statutu, do czasu nowelizacji Regulaminu stosuje się postanowienia Statutu.

 

Powrót

Pokaż komentarz

Załączniki

Brak załączników w dokumencie.

Metryka dokumentu

ukryj
Tytuł dokumentu:Regulamin organizacyjny
Podmiot udostępniający informację:Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych
Informację opublikował:Barbara Ratajewska
Informację wytworzył:
Data na dokumencie:Brak
Data publikacji:22.09.2003 14:21

Rejestr zmian dokumentu

pokaż