Instrukcja załatwiania skarg i wniosków

Załącznik do zarządzenia nr 11/09.

 dyrektora Archiwum Państwowego w Opolu

z dnia 30 listopada 2009 r.

 

 

 

INSTRUKCJA

 w sprawie organizacji, przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków dotyczących działalności Archiwum Państwowego w Opolu

 

 

 

I.       Uwagi ogólne

 

 

§ 1

 

Podstawę prawną sposobu i trybu rozpatrywania skarg i wniosków stanowi art. 227-247 kodeksu postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2000 r., Nr 98, poz. 1071 z późn. zm.) oraz Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków (Dz. U. Nr. 5, poz. 46).

 

 

§ 2

 

Prawo składania skarg i wniosków na działalność Archiwum Państwowego w Opolu, zwanego dalej Archiwum,  przysługuje osobom prawnym i fizycznym, które mogą wnosić w interesie własnym, innych osób, a także w interesie społecznym.

 

 

§ 3

 

Przepisy niniejszej instrukcji mają zastosowanie również do skarg i wniosków przekazanych do Archiwum  przez redakcje prasowe, radio, telewizję, kroniki filmowe w postaci artykułów, notatek i innych opublikowanych wiadomości, jeżeli mają znamiona skargi lub wniosku.

 

 

§ 4

 

Złożenie skargi lub wniosku pociąga za sobą następujące obowiązki

1.       przyjęcie skargi (wniosku)

2.       rozpatrzenie i załatwienie skargi (wniosku)

3.       udzielenie odpowiedzi na skargę (wniosek)

 

§ 5

 

Przedmiotem skargi może być w szczególności zaniedbanie lub nienależyte wykonanie zadań przez  komórki organizacyjne Archiwum albo przez jego pracowników, poza tym naruszenie praworządności, słusznego interesu obywateli, a także przewlekłe lub biurokratyczne załatwienie spraw.

 

§ 6

 

Przedmiotem wniosku mogą być w szczególności sprawy ulepszenia organizacji, wzmocnienia praworządności, usprawnienia pracy, zapobieganie nadużyciom, ochrony własności społecznej i lepszego zaspokojenia potrzeb ludności.

 

§ 7

 

O tym, czy pismo jest skargą albo wnioskiem decyduje treść pisma, a nie forma zewnętrzna. Nie jest ważne jak strona tytułuje przesłane pismo, ani jaki tytuł swego wystąpienia zaproponuje do protokołu. Ważne jest natomiast, aby z treści wypowiedzi wynikało że strona wyraża niezadowolenie albo, że zamierza zaproponować ulepszenie działalności.

 

§ 8

Właściwym do rozpoznawania skarg dotyczących zadań lub działalności Archiwum jest jego dyrektor.

 

 

 

§ 9

 

Wnioski składa się do dyrektora Archiwum.

 

§ 10

 

Skargi i wnioski w celu ich rozpatrzenia i załatwienia powinny zawierać imię, nazwisko i nazwę organizacji społecznej oraz adres wnoszącego. Skargi lub wnioski nie zawierające w/w danych pozostawia się bez rozpatrzenia.

 

§ 11

 

Skargi i wioski mogą być wnoszone pisemnie, telegraficznie lub za pomocą dalekopisu, telefaksu, poczty elektronicznej, a także ustnie do protokołu.

 

II. Przyjmowanie i rejestrowanie skarg i wniosków

 

§ 12

 

Skargi i wnioski składane na piśmie są przyjmowane i ewidencjo­nowane w rejestrze skarg
i wniosków prowadzonym w kancelarii Archiwum. Wzór rejestru stanowi załącznik do Instrukcji.

 

§ 13

 

Na żądanie wnoszących potwierdzana jest na kopiach pism data przyjęcia pisma.

 

 

§ 14

 

Dyrektor Archiwum przyjmuje strony w sprawach skarg i wniosków codziennie w godzi­nach urzędowania.

 

 

§ 15

 

Informacje o godzinach przyjęć w sprawach skarg i wniosków są wywieszone w Archiwum na tablicy ogłoszeń. Krytyczne notatki prasowe przekazane przez redakcje prasowe, radiowe, telewizyjne rejestrowane są w kancelarii archiwum w  ewidencji notatek prasowych.

 

§ 16

 

W razie zgłoszenia skargi lub wniosku ustnego przyjmujący zgłosze­nie sporządza protokół przyjęcia skargi lub wniosku podając w nim imię, nazwisko, adres osoby zgłaszającej oraz zwięzły opis treści sprawy. Protokół podpisuje przyjmujący zgłoszenie. Protokół jest rejestrowany w rejestrze prowadzonym w kancelarii Archiwum.

 

§ 17

 

Na żądanie wnoszącego przyjmujący ustną skargę lub wniosek sporządza protokół w dwóch egzemplarzach potwierdzając datę przyjęcia.

 

III. Rozpatrywanie i załatwienie skarg i wniosków

 

§ 18

 

Skargi i wnioski powinny być rozpatrywane i załatwiane z należytą starannością, wnikliwie i terminowo.

Załatwienie skargi lub wniosku powinno być poprzedzone rozpa­trzeniem wszystkich okoliczności sprawy.

Załatwienie polega na rozstrzygnięciu, wydaniu poleceń lub podjęciu innych stosownych środków, usunięciu stwierdzonych uchybień i w mia­rę możliwości przyczyn ich powstawania oraz zawiadomienie w sposób wyczerpujący skarżącego (zgłaszającego wniosek) o wynikach załatwienia.

 

§ 19

 

Jeżeli z treści skargi lub wniosku nie można należycie ustalić ich przedmiotu, należy zażądać od wnoszącego skargę lub wniosek, złożenia wyjaśnienia lub uzupełnienia w określonym
7-dniowym terminie z pouczeniem, że nieusunięcie tych braków spowoduje pozostawienie skargi lub wniosku bez biegu.

 

§ 20

 

Osoba, która otrzymała do załatwienia skargę dotyczącą jej dzia­łalności jest zobowiązana, przekazać tę skargę niezwłocznie swojemu przełożonemu służbowemu w celu podjęcia decyzji.

 

§ 21

 

Skarga dotycząca określonej osoby nie może być przekazana do załatwienia tej osobie ani osobie, wobec której pozostaje ona w stosunku nadrzędności służbowej.

 

§ 22

 

Skargi i wnioski, które nie wymagają zbierania dowodów postępowa­nia wyjaśniającego oraz badania akt powinny być rozpatrzone niezwłocznie nie później jednak niż w terminie 14 dni. Każda skarga i wniosek bez względu na trudności związane z przygotowaniem odpowiedzi na jej treść, powinna być załatwiona w terminie jednego miesiąca od daty otrzymania skargi lub wniosku. W razie niezałatwienia skargi w powyższym terminie  załatwiający sprawę obowiązany jest zawiadomić stronę podając przyczynę zwłoki i wskazując nowy termin załatwienia sprawy.

§ 23

 

Archiwum jest zobowiązane zawiadomić wnoszącego skargę lub wniosek pisemnie o sposobie załatwienia skargi lub wniosku.

 

§ 24

 

Zawiadomienie o sposobie załatwienia skargi powinno wskazywać w jaki sposób skarga została załatwiona. Zawiadomienie o odmownym załatwieniu skargi powinno zawierać ponadto uzasadnienie faktyczne i prawne.

 

§ 25

 

W przypadku, gdy skarga w wyniku jej rozpatrzenia, uznana została ze bezzasadną i jej bezzasadność wykazano w odpowiedzi na skargę, a skarżący ponowił skargę bez wskazania nowych okoliczności, Archiwum w odpowiedzi na tę skargę może podtrzymać swoje poprzednie stanowisko.

 

§ 26

 

Jeżeli posłowie na Sejm, senatorowie lub radni wnieśli we własnym imieniu albo przekazali do załatwienia skargę lub wniosek stron powinni być zawiadomieni o sposobie załatwienia skargi lub wniosku w terminie 14 dni od dnia wniesienia lub przekazania skargi lub wniosku.

 

§ 27

 

Skarga w sprawie indywidualnej, która nie była i nie jest przedmio­tem postępowania administracyjnego, powoduje wszczęcie postępowania, jeżeli złożona została przez stronę. Jeżeli skarga taka pochodzi od innej osoby może spowodować wszczęcie postępowania administra­cyjnego z Urzędu, chyba że przepisy wymagają do wszczęcia postę­powania na żądanie strony.

 

§ 28

 

W sprawie, w której toczy się postępowanie administracyjne:

1.       skarga złożona przez stronę podlega rozpatrzeniu w toku postępowania zgodnie z przepisami Kpa,

2.       skarga pochodząca od innych osób stanowi materiał, który Archiwum powinno rozpatrzyć z Urzędu.

 

§ 29

 

Nadzór nad rozpatrywaniem i załatwianiem skarg i wniosków sprawuje Dyrektor Archiwum.

 

 

§ 30

Osoby winne naruszenia postanowień niniejszej instrukcji będą pociągane do odpowiedzialności dyscyplinarnej zgodnie z obowiązującym regulaminem pracy. 

 

Powrót

Załączniki

Brak załączników w dokumencie.

Metryka dokumentu

ukryj
Tytuł dokumentu:Instrukcja załatwiania skarg i wniosków
Podmiot udostępniający informację:Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych
Informację opublikował:Paweł Skawiński
Informację wytworzył:
Data na dokumencie:Brak
Data publikacji:18.02.2010 09:08

Rejestr zmian dokumentu

pokaż