wersja do wydruku Beata Białek 06.05.2004 14:24

Regulamin organizacyjny

Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 20/2013

Dyrektora Archiwum Państwowego w Kielcach

z dnia 13 czerwca 2013 roku

 

zmiany:

zarządzenie nr 24/2013 z dnia 4 października 2013

zarządzenie nr 7/2014 z dnia 18 lutego 2014

 

REGULAMIN ORGANIZACYJNY

ARCHIWUM PAŃSTWOWEGO W KIELCACH

 

 

Przepisy wstępne

§ 1

1. Do zakresu działania i zadań Archiwum Państwowego w Kielcach należą sprawy określone w:

- Ustawie z dnia 14 lipca 1983 roku o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, (Dz. U. z 2011 r. Nr 123, poz. 698, z późn. zm.), zwanej dalej Ustawą,

- statucie nadanym decyzją Nr 14 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 7 maja 2013 r., w sprawie nadania statutu Archiwum Państwowemu w Kielcach, zwanym dalej Statutem.

- innych aktach prawnych.

2. Ramową organizację Archiwum Państwowego w Kielcach określa Statut.

§ 2

Ilekroć w regulaminie organizacyjnym, zwanym dalej Regulaminem, mówi się:

1. O Archiwum – należy przez to rozumieć Archiwum Państwowe w Kielcach,

2. O Dyrektorze – należy przez to rozumieć dyrektora Archiwum Państwowego w Kielcach,

3. O komórce organizacyjnej i kierowniku komórki organizacyjnej – należy przez to rozumieć komórki organizacyjne i stanowiska wymienione w § 9 Statutu Archiwum.

§ 3

Regulamin określa:

1. Ogólne zasady pracy Archiwum.

2. Zakresy działania komórek organizacyjnych.

Przepisy ogólne

§ 4

1. Dyrektor kieruje działalnością Archiwum, a z jego upoważnienia i w zakresie przez niego określonym kierownicy komórek organizacyjnych.

2. Szczegółowy zakres działania i kompetencje dyrektora określa § 13 Statutu Archiwum.

3. Do zadań dyrektora należy w szczególności:

1) reprezentowanie Archiwum wobec władz oraz urzędów administracji rządowej i samorządowej, sądów, instytucji, osób prawnych i osób fizycznych, bądź innych jednostek organizacyjnych,

2) organizowanie i koordynowanie prac w Archiwum w tym zatwierdzanie planów pracy i sprawozdań z działalności Archiwum,

3) inicjowanie zmian organizacyjnych i wydawanie normatywów wewnętrznych regulujących sposoby realizacji zadań statutowych,

4) wykonywanie zadań przewidzianych w służbie cywilnej dla dyrektora generalnego urzędu w ustawie o służbie cywilnej [ustawa z dnia z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (Dz. U. Nr 227, poz.1505 ze zm.)],

5) kierowanie sprawami związanymi z obsadą personalną, przyjmowanie i zwalnianie pracowników,

6) nadzorowanie działalności komórek organizacyjnych,

7) przewodniczenie Komisji Metodycznej i Kolegium Archiwum Państwowego w Kielcach,

8) podejmowanie decyzji związanych z wydatkami budżetowymi i pozabudżetowymi,

9) składanie oświadczeń w zakresie praw i obowiązków majątkowych oraz podejmowanie zobowiązań finansowych,

10) dysponowanie środkami pieniężnymi na rachunkach bieżących Archiwum,

11) decydowanie w sprawach udostępniania materiałów archiwalnych i kwerend podmiotom krajowym, zagranicznym lub międzynarodowym,

12) wydawanie zezwoleń na wcześniejsze udostępnianie materiałów archiwalnych,

13) organizowanie kopiowania materiałów archiwalnych w celu zabezpieczenia zasobu,

14) ustalanie jednostek organizacyjnych, w których powstają materiały archiwalne wchodzące do państwowego zasobu archiwalnego, innych niż obejmujące swoją działalnością obszar całego państwa,

15) wydawanie zgód na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej,

16) nadzorowanie wykonywania kontroli archiwalnych przez Archiwum,

17) wydawanie decyzji w toku postępowania administracyjnego,

18) współdziałanie z organizacjami związkowymi działającymi na terenie archiwum w zakresie określonym przez przepisy prawa,

19) zapewnienie przestrzegania przez podległych pracowników dyscypliny, bezpieczeństwa w miejscu pracy oraz ochrony danych osobowych,

20) udzielanie pełnomocnictw,

21) wykonywanie innych zadań i poleceń służbowych Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych,

22) informowanie na bieżąco podległych pracowników o decyzjach, instrukcjach i innych materiałach otrzymanych z Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych,

23) wykonywanie innych zadań z zakresu kierowania Archiwum,

24) kierowanie realizacją zadań w zakresie spraw obronnych i zarządzania kryzysowego.

4. Kierownicy komórek organizacyjnych odpowiadają przed dyrektorem Archiwum za wykonanie powierzonych im zadań.

§ 5

1. W Archiwum obowiązuje struktura organizacyjna określona w § 9 Statutu Archiwum w skład, której wchodzą wymienione poniżej komórki organizacyjne i stanowiska pracy:

- Oddział I – Nadzoru Archiwalnego i Gromadzenia Zasobu. W ramach Oddziału funkcjonuje Stanowisko ds. przechowalnictwa dokumentacji o czasowym okresie przechowywania,

- Oddział II – Ewidencji, Opracowania i Zabezpieczania Zasobu Archiwalnego. W ramach Oddziału funkcjonuje pracownia konserwacji oraz pracownia digitalizacji i reprografii,

- Oddział III – Udostępniania,  Informacji  i Edukacji Archiwalnej. W ramach Oddziału funkcjonuje samodzielne stanowisko ds. popularyzacji, pracownia naukowa, biblioteka, punkt obsługi klienta,

- Dział Administracyjno – Gospodarczy. W ramach Działu funkcjonuje: archiwum zakładowe,

- Dział finansowo – księgowy. W ramach Działu funkcjonuje stanowisko ds. kadr i płac,

- Stanowisko ds. informatyzacji.

2. Ponadto w skład Archiwum wchodzi Oddział Zamiejscowy w Sandomierzu pod nazwą: „Archiwum Państwowe w Kielcach Oddział w Sandomierzu”.

§ 6

Terytorialny zasięg działania centrali Archiwum i oddziału zamiejscowego jest następujący:

Do obszaru działania Archiwum należą:

Miasto Kielce na prawach powiatu,

Gminy: Bodzentyn, Chęciny, Chmielnik, Bieliny, Daleszyce, Górno, Łagów, Łopuszno, Masłów, Miedziana Góra, Mniów, Morawica, Nowa Słupia, Piekoszów, Pierzchnica, Raków, Sitkówka – Nowiny, Strawczyn, Zagnańsk z powiatu kieleckiego;

Gminy: Końskie Radoszyce, Słupia Konecka, Smyków, Stąporków, Ruda Maleniecka z powiatu koneckiego;

Gminy: Imielno, Jędrzejów, Małogoszcz, Nagłowice, Oksa, Sędziszów, Słupia, Sobków, Wodzisław z powiatu jędrzejowskiego;

Gminy: Charsznica, Kozłów, Książ Wielki, Miechów, Racławice, Słaboszów z powiatu miechowskiego;

Gmina Pałecznica z powiatu proszowickiego;

Gminy: Krasocin i Włoszczowa z powiatu włoszczowskiego;

Gminy: Busko Zdrój, Gnojno, Nowy Korczyn, Pacanów, Solec – Zdrój, Stopnica, Tuczępy i Wiślica  z powiatu buskiego;

Gminy: Bejsce, Czarnocin, Kazimierza Wielka, Opatowiec i Skalbmierz z powiatu kazimierskiego;

Gminy: Działoszyce, Kije, Michałów, Pińczów i Złota z powiatu pińczowskiego;

Gminy: Oleśnica i Szydłów z  powiatu staszowskiego;

Gmina Koszyce z powiatu proszowickiego;

Gminy: Bałtów, Bodzechów, Kunów, Ostrowiec Świętokrzyski i Waśniów  z powiatu ostrowieckiego;

Gminy: Bliżyn, Łączna, Skarżysko – Kamienna, Skarżysko – Kościelne i Suchedniów z  powiatu skarżyskiego;

Gminy: Brody, Mirzec, Pawłów, Starachowice i Wąchock z powiatu starachowickiego.

Do Oddziału Zamiejscowego w Sandomierzu należą:

Gminy: Batorz, Chrzanów, Dzwola, Godziszów, Janów Lubelski, Modliborzyce i Potok Wielki  z powiatu janowskiego (woj. lubelskie);

Gminy: Annopol, Gościeradów, Szastarka i Trzydnik Duży z powiatu kraśnickiego (woj. lubelskie);

Gmina Majdan Królewski z powiatu kolbuszowskiego (woj. podkarpackie);

Gmina Padew Narodowa z powiatu mieleckiego (woj. podkarpackie);

Gminy: Harasiuki, Jarocin, Jeżowe, Krzeszów, Nisko, Rudnik i Ulanów z  powiatu niżańskiego (woj. podkarpackie);

miasto na prawach powiatu Tarnobrzeg (woj. podkarpackie);

Gminy: Baranów Sandomierski, Gorzyce, Grębów i Nowa Dęba z  powiatu tarnobrzeskiego (woj. podkarpackie);

Gminy: Bojanów, Pysznica, Radomyśl, Stalowa Wola, Zaklików i Zaleszany  powiatu stalowowolskiego (woj. podkarpackie);

Gminy: Baćkowice, Iwaniska, Lipnik, Opatów, Ożarów, Sadowie, Tarłów i Wojciechowice z powiatu opatowskiego;

Gmina Ćmielów z powiatu ostrowieckiego;

Gminy: Dwikozy, Klimontów, Koprzywnica, Łoniów, Obrazów, Samborzec, Sandomierz, Wilczyce i Zawichost z powiatu sandomierskiego;

Gminy: Bogoria, Łubnice, Osiek, Połaniec, Rytwiany i Staszów z powiatu staszowskiego.

§ 7

1. Pracą komórek organizacyjnych Archiwum i Oddziału Zamiejscowego kierują ich kierownicy.

2. Pracą samodzielnego stanowiska ds. popularyzacji oraz stanowiska ds. informatyzacji kieruje dyrektor Archiwum.

3. Pracą głównego księgowego kieruje dyrektor Archiwum.

4. Zakresy czynności kierowników, głównego księgowego i stanowisk samodzielnych ustala dyrektor Archiwum.

5. Dyrektor Archiwum może powierzyć pracownikowi kierowanie więcej niż jedną komórką organizacyjną.

§ 8

Komórki organizacyjne Archiwum realizują zadania wynikające z Ustawy, aktów wykonawczych do Ustawy, Statutu oraz innych przepisów obowiązujących w zakresie dotyczącym działalności Archiwum, w szczególności zaś:

1) kształtują państwowy zasób archiwalny i prowadzą nadzór nad tym zasobem, przejmują, gromadzą, prowadzą ewidencję, przechowują, opracowują, zabezpieczają i udostępniają materiały archiwalne oraz prowadzą działalność informacyjną, naukową i wydawniczą,

2) rozpatrują podania, wnioski oraz przygotowują projekty pism rozstrzygających sprawy,

3) przygotowują opinie, wnioski i informacje dla dyrektora Archiwum oraz gromadzą materiały w sprawach należących do ich kompetencji,

4) wykonują decyzje wydane przez dyrektora Archiwum,

5) przygotowują sprawozdania z działalności rocznej oraz inne sprawozdania zlecone przez dyrektora Archiwum.

§ 9

1. Jeżeli do wykonania określonego zadania konieczne jest współdziałanie kilku komórek, dyrektor Archiwum wyznacza komórkę koordynującą.

2. Komórki organizacyjne mają obowiązek udzielania innym komórkom niezbędnych do wykonywania zadań informacji, wyjaśnień i materiałów.

§ 10

Kierownik komórki organizacyjnej kieruje i odpowiada za całokształt jej działalności, a w szczególności:

1) organizuje pracę komórki organizacyjnej i zapewnia warunki umożliwiające realizację zadań,

2) opracowuje projekty planu i sprawozdania z działalności,

3) przedkłada dyrektorowi projekty decyzji i ustaleń wchodzących do zakresu działania komórki organizacyjnej,

4) inicjuje przedsięwzięcia w zakresie usprawnienia organizacji i funkcjonowania kierowanej komórki organizacyjnej,

5) sprawuje merytoryczny nadzór nad działalnością komórki, kontroluje prawidłowe wykonanie jej zadań, przestrzeganie dyscypliny pracy oraz przepisów o ochronie danych osobowych,

6) występuje z wnioskami w sprawach zatrudnienia, awansowania i odznaczania pracowników oraz ich nagradzania i karania,

7) informuje podległych pracowników o bieżących i planowanych zadaniach Archiwum,

8) realizuje zadania określone w indywidualnym zakresie czynności,

9) opracowuje zakresy czynności dla podległych pracowników,

10) organizuje współpracę merytoryczną z innymi wewnętrznymi komórkami organizacyjnymi.

§ 11

1. Projekty pism, decyzji i innych dokumentów, przedkładanych dyrektorowi lub osobie zastępującej dyrektora do podpisu, są parafowane przez kierownika właściwej komórki organizacyjnej.

2. Dokumenty, z których wynikają dla Archiwum zobowiązania finansowe podpisują: dyrektor Archiwum i główny księgowy lub ustanowieni przez nich pełnomocnicy.

§ 12

Pracownicy Archiwum są zobowiązani w szczególności do:

1) wykonywania zadań wynikających z ich indywidualnych zakresów czynności, zadań zleconych do wykonania przez kierownika komórki organizacyjnej oraz dyrektora Archiwum lub osobę zastępującą go,

2) przestrzegania przepisów w powierzonym im zakresie działania,

3) wykazywania inicjatywy i zaangażowania w celu pełnego i właściwego wykonywania zadań Archiwum,

4) podnoszenia poziomu wiedzy i umiejętności oraz kwalifikacji zawodowych w zakresie wykonywanych obowiązków,

5) przestrzegania ustalonych zasad organizacji pracy, porządku i dyscypliny pracy, a także zasad BHP i przepisów o ochronie przeciwpożarowej,

6) przestrzegania przepisów w zakresie pracy urzędu, taktownego, terminowego i sprawnego załatwiania interesantów, należytego i wyczerpującego informowania ich o okolicznościach faktycznych i prawnych, istotnych dla załatwiania sprawy,

7) dbałości o mienie Archiwum, zachowywanie porządku i estetyki w miejscu pracy.

Przepisy szczegółowe

§ 13

Oddział I – Nadzoru Archiwalnego i Gromadzenia Zasobu oraz Stanowisko ds. przechowalnictwa dokumentacji o czasowym okresie przechowywania

1. Do zadań Oddziału należy:

1) ustalanie państwowych jednostek organizacyjnych oraz jednostek samorządu terytorialnego i innych samorządowych jednostek organizacyjnych, w których tworzy się archiwa zakładowe,

2) prowadzenie ewidencji państwowych jednostek organizacyjnych oraz jednostek samorządu terytorialnego i innych samorządowych jednostek organizacyjnych wytwarzających materiały archiwalne i zobowiązanych do prowadzenia archiwów zakładowych,

3) prowadzenie ewidencji materiałów archiwalnych wchodzących w skład państwowego zasobu archiwalnego,

4) prowadzenie baz danych z zakresu nadzoru archiwalnego,

5) prowadzenie dokumentacji nadzorowanych jednostek organizacyjnych,

6) inicjowanie, opiniowanie i wnioskowanie o wydanie normatywów kancelaryjnych                                        i archiwalnych przesyłanych do zatwierdzenia przez Archiwum,

7) przeprowadzanie kontroli archiwów zakładowych i lustracji, według zatwierdzonego przez dyrektora Archiwum planu, sporządzanie protokołów kontroli i lustracji, przygotowywanie projektów zaleceń pokontrolnych oraz sprawdzanie terminowości i jakości ich wykonania,

8) nadzorowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej, wykonywanie ekspertyz archiwalnych, opiniowanie wniosków dotyczących generalnych i jednorazowych zgód na brakowanie oraz prowadzenie rejestru zgód na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej,

9) kontrola nad prawidłowym przygotowaniem materiałów archiwalnych przekazywanych do Archiwum,

10) współpraca z Oddziałem II w zakresie przejmowania materiałów archiwalnych,

11) przygotowywanie, opiniowanie i wnioskowanie projektów umów o użyczeniu (na czasowe przechowywanie) materiałów archiwalnych (należących do Archiwum) urzędom, instytucjom, osobom prawnym i innym jednostkom organizacyjnym, w związku z likwidacją lub przekształceniem organizacyjno-prawnym, państwowych i samorządowych jednostek organizacyjnych, prowadzenie ewidencji umów użyczenia,

12) koordynacja prac Oddziału Zamiejscowego w zakresie nadzoru archiwalnego,

13) instruktaż, konsultacje i doradztwo w zakresie spraw nadzoru archiwalnego,

14) obsługa organizacyjno – techniczna Komisji Archiwalnej Oceny Dokumentacji Archiwum Państwowego w Kielcach i Archiwum Państwowego w Radomiu,

15) zgłaszanie projektów i inicjowanie prac badawczych w zakresie archiwistyki, historii i nauk pokrewnych,

16) prowadzenie badań indywidualnych organizowanych w Archiwum lub w ramach między archiwalnych zespołów naukowych,

17) przygotowywanie opinii i ekspertyz naukowych w zakresie postępowania z materiałami archiwalnymi oraz metod ich opracowania w archiwum państwowym,

18) udział w pracach związanych z przygotowaniem projektów normatywów metodycznych,

19) udział w pracach popularyzatorskich, edukacyjnych i wydawniczych,

20) utrzymywanie kontaktów z innymi archiwami państwowymi w zakresie wymiany doświadczeń metodycznych,

21) współpraca z podmiotami przechowującymi niepaństwowy ewidencjonowany zasób archiwalny,

22) zgłaszanie potrzeb w zakresie wyposażenia w niezbędny sprzęt i urządzania.

2. Do zadań Stanowiska ds. przechowalnictwa należy:

1) przejmowanie, przechowywanie i brakowanie dokumentacji niearchiwalnej o czasowym okresie przechowywania, w szczególności dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców,

2) współpraca z archiwum państwowym realizującym zadania określone w art. 51 ust. 3 ustawy oraz innymi archiwami państwowymi w zakresie przejmowania dokumentacji o czasowym okresie przechowywania,

3) zbieranie informacji o miejscach przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej po byłych pracodawcach, których siedziba mieściła się na obszarze działania Archiwum i przekazywanie ich do Oddziału III,

4) prowadzenie ewidencji dokumentacji pracodawców przejętej w następstwie likwidacji przedsiębiorstw,

5) przygotowywanie projektów umów w zakresie przechowywania dokumentacji niearchiwalnej,

6) wydawanie odpisów i kopii z przejętej na przechowanie  dokumentacji osobowej, płacowej i innej,

7) udostępnianie dokumentacji upoważnionym osobom i organom.

§ 14

Oddział II – Ewidencji, Opracowania i Zabezpieczania Zasobu Archiwalnego

1. Do zadań Oddziału należy:

1) współpraca z Oddziałem I w zakresie przejmowania materiałów archiwalnych,

2) prowadzenie ewidencji zbiorczej zasobu Archiwum – spisu zespołów oraz księgi nabytków, księgi przesunięć międzyzespołowych i księgi ubytków (baza danych SEZAM) oraz kartoteki zbiorczej,

3) koordynacja działalności Oddziału Zamiejscowego w zakresie ewidencji,

4) weryfikacja środków ewidencyjnych pod względem ich poprawności formalnej i wzajemnej spójności,

5) gromadzenie egzemplarzy skarbowych inwentarzy i innych środków ewidencyjnych,

6) gromadzenie danych o pomocach ewidencyjno-informacyjnych,

7) współpraca z NDAP w zakresie ewidencji,

8) przeprowadzanie okresowych kontroli stanu kompletności zasobu,

9) przygotowywanie materiałów archiwalnych do digitalizacji (paginowanie, porządkowanie, przygotowywanie metryczek),

10) rozmieszczenie i zabezpieczanie materiałów archiwalnych,

11) nadzorowanie warunków przechowywania materiałów archiwalnych,

12) zgłaszanie potrzeb w zakresie wyposażenia magazynów archiwalnych w niezbędne urządzenia i sprzęt,

13) realizacja zamówień na materiały archiwalne dla pracowni naukowej i pracowników Archiwum,

14) przygotowanie materiałów archiwalnych do udostępnienia (paginowanie, porządkowanie, przygotowywanie metryczek, oczyszczanie z kurzu),

15) prowadzenie rejestru udostępniania archiwaliów (baza danych SUMA),

16) prowadzenie prac w zakresie porządkowania i opracowania zasobu Archiwum, zgodnie z zasadami archiwistyki oraz obowiązującymi przepisami metodycznymi,

17) przedkładanie Komisji Metodycznej opracowanych zespołów (zbiorów) archiwalnych wraz z inwentarzem do zatwierdzenia oraz propozycji w zakresie metod opracowania materiałów archiwalnych,

18) przygotowywanie spisów roboczych dla zespołów bez ewidencji,

19) opracowywanie archiwalnych pomocy ewidencyjno-informacyjnych, w tym zwłaszcza baz danych,

20) zgłaszanie projektów i inicjowanie prac badawczych w zakresie archiwistyki, historii i nauk pokrewnych,

21) prowadzenie badań indywidualnych organizowanych w Archiwum lub w ramach międzyarchiwalnych zespołów naukowych,

22) przygotowywanie opinii i ekspertyz naukowych w zakresie postępowania z materiałami archiwalnymi oraz metod ich opracowania w archiwum państwowym,

23) opiniowanie projektów dotyczących typowania materiałów archiwalnych do digitalizacji lub innych form reprografii w celu zabezpieczenia zasobu oraz profilaktyki i konserwacji archiwalnej,

24) udział w pracach związanych z przygotowaniem projektów normatywów metodycznych,

25) udział w pracach popularyzatorskich, edukacyjnych i wydawniczych,

26) utrzymywanie kontaktów z innymi archiwami państwowymi w zakresie wymiany doświadczeń metodycznych,

27) obsługa organizacyjno-techniczna Komisji Metodycznej,

28) zgłaszanie potrzeb w zakresie wyposażenia w niezbędny sprzęt i urządzenia.

2. Do zadań pracowni konserwacji należy:

1) działania profilaktyczne mające na celu zapewnienie jak najlepszych warunków przechowywania zasobu archiwalnego w postaci:

- przeprowadzania okresowych kontroli stanu zdrowotnego zasobu i typowania uszkodzonych akt do konserwacji,

- oczyszczania akt z kurzu,

- określenia odpowiednich warunków przechowywania archiwaliów,

- prowadzenia pomiarów temperatury i wilgotności w magazynach archiwalnych,

- analizy potrzeb w zakresie bezpieczeństwa wyposażenia magazynów archiwalnych,

- współpraca z Centralnym Laboratorium Konserwacji Materiałów Archiwalnych,

2) konserwacja właściwa materiałów archiwalnych poprzez:

- wykonywanie opraw archiwaliów oraz innych prac introligatorskich,

- uzupełnianie ubytków papieru w archiwaliach i dokumentach,

- dezynfekcja i dezynsekcja zasobu archiwalnego,

- prowadzenie innych, wynikających z potrzeb zabiegów konserwatorskich,

3) współpraca z innymi komórkami organizacyjnymi w zakresie doboru akt do konserwacji,

4) współpraca z Oddziałem I w zakresie oceny konserwatorskiej materiałów archiwalnych zakwalifikowanych do przejęcia przez Archiwum,

3. Do zadań pracowni digitalizacji i reprografii należy:

1) wykonywanie cyfrowych kopii materiałów archiwalnych w ramach digitalizacji planowej,

2) prowadzenie ewidencji (bazy danych) dla kopii cyfrowych,

3) wykonywanie kopii cyfrowych oraz kserokopii materiałów archiwalnych w ramach realizacji zamówień z pracowni naukowej i na potrzeby kwerend,

4) prowadzenie ewidencji wykonanych kopii materiałów archiwalnych.

§ 15

Oddział III – Udostępniania, Informacji i Edukacji Archiwalnej

1. Do zadań Oddziału należy:

1) wykonywanie kwerend krajowych i zagranicznych,

2) wykonywanie kwerend naukowych,

3) wydawanie uwierzytelnionych odpisów, wypisów i reprodukcji oraz zaświadczeń z przechowywanych materiałów archiwalnych,

4) zbieranie i udzielanie informacji o miejscach przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej po byłych pracodawcach, których siedziba mieściła się na obszarze działania Archiwum we współpracy ze Stanowiskiem ds. Przechowalnictwa,

5) inicjowanie i organizowanie zebrań, konferencji i sesji naukowych, we współpracy ze Stanowiskiem ds. Popularyzacji,

6) inicjowanie i współudział w pracach badawczych i wdrożeniowych w dziedzinie teorii i praktyki archiwalnej, we współpracy ze stanowiskiem ds. popularyzacji,

7) inicjowanie i współudział w przygotowywaniu informatorów o materiałach archiwalnych i innych pracach wydawniczych, we współpracy ze stanowiskiem ds. popularyzacji,

8) współdziałanie z ośrodkami naukowymi, Stowarzyszeniem Archiwistów Polskich, Polskim Towarzystwem Historycznym oraz innymi organizacjami i stowarzyszeniami naukowymi, zawodowymi i regionalnymi, we współpracy ze stanowiskiem ds. popularyzacji,

9) współdziałanie ze szkołami wyższymi w zakresie kształcenia studentów archiwistyki i innych dziedzin humanistycznych oraz z innymi instytucjami naukowymi i wydawniczymi, we współpracy ze stanowiskiem ds. popularyzacji,

10) prowadzenie działalności popularyzatorskiej, w szczególności inicjowanie i współudział w organizowaniu wystaw, pokazów materiałów archiwalnych, organizacja wycieczek i zajęć dla młodzieży szkolnej i akademickiej, we współpracy ze stanowiskiem ds. popularyzacji,

11) prowadzenie działalności popularyzatorskiej w środkach masowego przekazu oraz w rozległych sieciach komputerowych, we współpracy ze stanowiskiem ds. popularyzacji,

12) prowadzenie badań indywidualnych organizowanych w Archiwum lub w ramach między archiwalnych zespołów naukowych,

13) przygotowywanie opinii i ekspertyz naukowych w zakresie postępowania z materiałami archiwalnymi w archiwum państwowym,

14) udział w pracach związanych z przygotowaniem projektów normatywów metodycznych,

15) zgłaszanie projektów i inicjowanie prac badawczych w zakresie archiwistyki, historii i nauk pokrewnych,

16) opiniowanie projektów dotyczących typowania materiałów archiwalnych do digitalizacji lub innych form reprografii w celu zabezpieczenia zasobu oraz profilaktyki i konserwacji archiwalnej,

17) utrzymywanie kontaktów z innymi archiwami państwowymi w zakresie wymiany doświadczeń metodycznych,

18) opiniowanie projektów w zakresie rozmieszczania materiałów archiwalnych,

19) obsługa organizacyjno – techniczna Zespołu Zakupu Materiałów Archiwalnych

20) zgłaszanie potrzeb w zakresie wyposażenia w niezbędny sprzęt i urządzenia.

2. Do zadań samodzielnego stanowiska ds. popularyzacji należy:

1) inicjowanie,  koordynowanie i realizacja działań związanych z popularyzacją materiałów archiwalnych,

2) inicjowanie, koordynowanie i realizacja działań związanych z upowszechnianiem wiedzy o Archiwum,

3) inicjowanie i organizowanie zebrań, konferencji i sesji naukowych,

4) inicjowanie, koordynowanie i realizacja działań edukacyjnych prowadzonych przez Archiwum,

5) inicjowanie i koordynowanie wydarzeń o charakterze popularyzacyjnym i promocyjnym w Archiwum, w tym inicjowanie i koordynacja opracowania materiałów promocyjnych,

6) sporządzanie planów i sprawozdań w zakresie działalności popularyzatorskiej i edukacyjnej,

7) organizowanie praktyk studenckich, staży,

8) nadzór nad biblioteką Archiwum, gromadzenie i opracowywanie księgozbioru pod kątem potrzeb pracowników Archiwum oraz jego użytkowników.

9) zgłaszanie potrzeb w zakresie wyposażenia w niezbędny sprzęt i urządzenia.

3. Do zadań pracowni naukowej należy:

1) udostępnianie materiałów archiwalnych, kopii cyfrowych i mikrofilmów w pracowni naukowej,

2) udostępnianie archiwalnych pomocy ewidencyjno-informacyjnych,

3) prowadzenie rejestru użytkowników pracowni naukowej (baza danych SUMA),

4) przyjmowanie od użytkowników zamówień na reprografię materiałów archiwalnych (kserokopie, fotografie i skany),

5) wypożyczanie materiałów archiwalnych i mikrofilmów poza Archiwum oraz ich sprowadzanie do Archiwum,

6) prowadzenia baz danych dotyczących mikrofilmów,

7) udzielanie informacji o zasobie archiwalnym oraz warunkach jego udostępniania.

4. Do zadań punktu obsługi klienta należy:

1) udzielanie ogólnych informacji o zasobie archiwalnym oraz warunkach jego udostępniania,

2) przygotowanie korespondencji do ekspedycji,

3) prowadzenie rejestru przesyłek.

§ 16

Stanowisko ds. informatyzacji

Do zadań stanowiska należy:

1) administrowanie systemami informatycznymi, siecią LAN oraz nadzór nad prawidłowym funkcjonowaniem elektronicznych systemów bezpieczeństwa, działających w budynku Archiwum,

2) projektowanie i aktualizacja strony internetowej Archiwum,

3) opracowanie graficzne zaproszeń, plakatów i innych materiałów na potrzeby organizowanych w Archiwum wystaw i imprez,

4) współudział w administrowaniu archiwalnymi bazami danych, w tym tworzenie baz własnych,

5) tworzenie i przechowywanie kopii bezpieczeństwa z komputerów znajdujących się w sieci,

6) weryfikacja stanu zabezpieczenia kopii cyfrowych,

7) udostępnianie dokumentów drogą elektroniczną,

8) współudział w zarządzaniu bazami danych,

9) realizacja i nadzór nad polityką bezpieczeństwa w zakresie przetwarzania danych osobowych,

10) nadzór nad elektronicznym obiegiem dokumentacji w Archiwum,

11) współdziałanie z Oddziałem I i Oddziałem II w sprawie przejmowania i przechowywania w zasobie Archiwum materiałów archiwalnych wytwarzanych w formie elektronicznej oraz spisów zdawczo-odbiorczych w tej formie,

12) zakup sprzętu komputerowego (przygotowywanie specyfikacji, udział w komisjach przetargowych),

12) współdziałanie w zakresie spraw dotyczących inwentaryzacji sprzętu komputerowego stanowiącego składniki majątkowe w Archiwum,

13) pomoc dla pracowników Archiwum w bieżącej obsłudze sprzętu komputerowego,

14) organizacja i koordynacja szkoleń informatycznych dla pracowników Archiwum,

15) zgłaszanie potrzeb w zakresie wyposażenia w niezbędny sprzęt i urządzenia.

 

 

§ 17

Dział Księgowo – Finansowy

Do zadań Działu należy:

1. W ZAKRESIE KSIĘGOWO - FINANSOWYM

1) opracowanie projektu budżetu oraz sprawozdawczości budżetowej,

2) sporządzanie planów i sprawozdań finansowych,

3) prowadzenie spraw finansowych określonych odrębnymi przepisami,

4) rejestrowanie zaszłości gospodarczych w ewidencji księgowej,

5) współdziałanie z dyrektorem Archiwum w zakresie realizacji działalności finansowej Archiwum,

6) prowadzenie sprawozdawczości GUS,

7) ewidencjonowanie wynagrodzeń i świadczeń pracowniczych,

8) sporządzanie list wypłat, obliczanie podatku dochodowego oraz sporządzanie sprawozdawczości w tym zakresie,

9) dokonywanie wypłat wynagrodzeń i innych należności bezgotówkowych, wynikających z odrębnych przepisów,

10) wykonywanie innych obowiązków wynikających z przepisów szczegółowych regulujących księgowość jednostek organizacyjnych oraz zadań zleconych przez dyrektora Archiwum,

 12) przeprowadzenie inwentaryzacji środków trwałych, przedmiotów nietrwałych, bilansowanie wyników inwentaryzacyjnych, sporządzanie sprawozdań z przeprowadzonych inwentaryzacji,

13) zgłaszanie potrzeb w zakresie wyposażenia w niezbędny sprzęt i urządzenia.

2. W ZAKRESIE KADR I PŁAC (w zakresie kadr bezpośrednia podległość dyrektorowi Archiwum):

1) prowadzenie dokumentacji i ewidencji pracowników, sporządzanie sprawozdań i prowadzenie statystyki,

2) dokonywanie czynności wynikających z nawiązania i trwania stosunku pracy z pracownikiem Archiwum oraz czynności związanych  z ustaniem stosunku pracy,

3) przygotowanie sprawozdań dotyczących struktury zatrudnienia,

4) prowadzenie spraw związanych z dokształcaniem pracowników,

5) załatwianie spraw dotyczących nagród i odznaczeń,

6) obsługa środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych,

7) wydawanie świadectw pracy i zaświadczeń na podstawie posiadanych dokumentów,

8) załatwianie spraw z zakresu dyscypliny pracy, prowadzenie ewidencji obecności pracowników i wykorzystania urlopów,

9) załatwianie formalności związanych z wyjazdami służbowymi pracowników,

10) obsługa dokumentacyjna praktyk studenckich organizowanych w Archiwum.

§ 18

Dział Administracyjno – Gospodarczy

Do zadań Działu należy:

1. W ZAKRESIE OBSŁUGI SEKRETARSKO – KANCELARYJNEJ

1) przyjmowanie korespondencji i jej ewidencjonowanie

2) przedstawianie korespondencji dyrektorowi lub upełnomocnionej przez niego osobie do wglądu i dekretacji,

3) przekazywanie zadekretowanej korespondencji do poszczególnych komórek organizacyjnych,

4) obsługa komórek organizacyjnych Archiwum w zakresie przyjmowania i rozdziału wszelkiego rodzaju korespondencji,

5) rejestrowanie spraw w spisach spraw, jeżeli nie należy to do kompetencji pracowników odpowiedzialnych za merytoryczne i formalne załatwienie sprawy, a także gromadzenie i przechowywanie akt spraw załatwionych przez Dyrektora lub w zakresie wyznaczonym przez Dyrektora,

6) obsługa poczty elektronicznej oraz elektronicznej skrzynki podawczej (ePUAP)

7) obsługa urządzeń do komunikacji zewnętrznej i wewnętrznej.

8) prowadzenie rejestru kontroli zewnętrznych i wewnętrznych,

9) rejestracja i przechowywanie zarządzeń wewnętrznych,

10) sporządzanie protokołów i notatek służbowych w zakresie ustalonym przez dyrektora,

11) obsługa uroczystości i gości.

2. W ZAKRESIE SPRAW ADMINISTRACYJNO – GOSPODARCZYCH

1) prowadzenie całokształtu spraw związanych z administrowaniem i utrzymaniem w należytym stanie budynków i pomieszczeń, zabezpieczenie przed pożarem i włamaniem,

2) utrzymanie porządku i czystości na posesji i pomieszczeniach użytkowych budynków,

3) dokonywanie z udziałem pracownika odpowiedzialnego za BHP, p.poż. i społecznym inspektorem pracy przeglądów technicznych budynków i pomieszczeń dla ustalenia niezbędnych potrzeb w zakresie prac remontowych,

4) prowadzenie ewidencji: środków trwałych, ilościowo wartościowej, pozostałych składników niskocennych. Uzgadnianie stanu majątku z Działem Finansowo Księgowym,

5) opracowywanie projektów planów remontów kapitalnych i bieżących, projektów planów zakupów inwestycyjnych, sporządzanie informacji z realizacji tych zadań,

6) organizowanie: zakupów materiałów, przedmiotów i innych dla potrzeb komórek organizacyjnych oraz wykonawstwa robót remontowych,

7) przygotowywanie umów, organizowanie nadzoru technicznego nad realizowanymi remontami,

8) prowadzenie dokumentacji dotyczącej przetargów,

9) usuwanie zgłoszonych przez komórki organizacyjne drobnych usterek i awarii,

10) zlecanie przeglądów i konserwacji głównych instalacji i urządzeń w budynkach Archiwum,

11) zgłaszanie potrzeb w zakresie wyposażenia w niezbędny sprzęt i urządzenia.

4. W ZAKRESIE ZADAŃ P.POŻ.

1) sporządzanie i przedstawianie dyrektorowi Archiwum rocznej analizy stanu przeciwpożarowego zawierającą propozycje w zakresie kierunków działania dotyczących zabezpieczenia przeciwpożarowego,

2) sprawowanie kontroli nad właściwą pracą urządzeń p.poż., instalacji samoczynnego wykrywania pożaru oraz odpowiedzialność za prawidłowe oznakowanie i utrzymanie dróg ewakuacyjnych,

3) przeprowadzanie okresowych kontroli stanu ochrony przeciwpożarowej, opracowywanie i przekładanie wniosków odnośnie stwierdzonych nieprawidłowości w zabezpieczeniu przeciwpożarowym,

4) instruowanie pracowników w zakresie zapobiegania pożarom i ich zwalczania,

5) prowadzenie dokumentacji w sprawie zabezpieczenia przeciwpożarowego Archiwum.

§ 19

Sprawy BHP

1. Do zadań pracownika zajmującego się sprawami BHP należy:

1) kontrola warunków pracy w Archiwum oraz przestrzegania przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy,

2) sporządzanie i przedstawianie dyrektorowi Archiwum rocznych analiz stanu bezpieczeństwa i higieny pracy zawierających propozycje przedsięwzięć organizacyjnych mających na celu zapobieganie zagrożeniom życia i zdrowia pracowników oraz poprawę warunków pracy,

3) prowadzenie rejestru wypadków, sporządzanie i przechowywanie dokumentacji powypadkowej i innej niezbędnej zgodnie z obowiązującymi przepisami, sporządzanie i przedstawienie dyrektorowi Archiwum rocznych analiz i ocen wypadkowości,

4) ustalanie okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy oraz prowadzenie dokumentacji w ustalonym zakresie,

5) udzielanie wstępnego instruktażu BHP i organizacja szkoleń BHP zgodnie z obowiązującymi przepisami,

6) udział w pracach komisji doraźnych zajmujących się problematyką BHP, zaznajamianie się z obowiązującymi przepisami, informowanie o nich dyrektora i kierowników komórek organizacyjnych,

7) zgłaszanie potrzeb w zakresie wyposażenia w niezbędny sprzęt i urządzenia.

2. Stanowisko może być powierzone firmie zewnętrznej.

§ 20

Sprawy bezpieczeństwa i obronności

W zakresie spraw związanych z realizacją zadań dotyczących bezpieczeństwa informacji niejawnych i obronności państwa wykonuje się zadania zgodnie z odrębnymi przepisami, a w szczególności:

1) zapewnienie realizacji zadań wynikających z powszechnego obowiązku obrony w Rzeczypospolitej Polskiej,

2) przygotowanie warunków do funkcjonowania Archiwum na okres zagrożenia bezpieczeństwa państwa (kryzysu polityczno – militarnego) i wojny,

3) opracowanie planów do działalności obronnej Archiwum,

4) realizowanie prac reklamacyjnych w odniesieniu do pracowników Archiwum od obowiązku pełnienia czynnej służby wojskowej w razie ogłoszenia mobilizacji i w czasie wojny,

5) wykonywanie zadań obrony cywilnej,

6) organizowanie szkoleń obronnych w tym dla osób funkcyjnych struktur obronnych Archiwum,

7) wykonywanie zadań związanych z funkcjonowaniem systemu zarządzania kryzysowego w Archiwum,

8) pełnienie zadań pełnomocnika do spraw ochrony informacji niejawnych,

9) prowadzenie kancelarii pism niejawnych.

§ 21

Archiwum zakładowe

  1. W Archiwum Państwowym w Kielcach funkcjonuje archiwum zakładowe .
  2. Organizacja, zadania i zakres działania archiwum zakładowego, a także szczegółowe zasady i tryb postępowania z dokumentacją tam przechowywaną tj. wszelką dokumentacją spraw zakończonych reguluje instrukcja w sprawie organizacji iż zakresu działania archiwów zakładowych w archiwach państwowych (zarządzenie nr 18 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 21 grudnia 2012 r.)
  3. Prowadzenie archiwum zakładowego należy do zadań Działu Administracyjno - Gospodarczego.

§ 22

Organy kolegialne

1. KOLEGIUM

Za prowadzenie obsługi spraw Kolegium, do których należy opiniowanie i wnioskowanie spraw i zagadnień związanych z działalnością Archiwum Państwowego w Kielcach oraz zakresem kompetencji dyrektora, odpowiedzialny jest kierownik działu administracyjno – gospodarczego.

2. KOMISJA METODYCZNA

Obsługę organizacyjno – techniczną Komisji Metodycznej, działającej zgodnie z decyzją Nr 28 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 23 września 2008 r., w sprawie utworzenia w archiwach państwowych komisji metodycznych oraz określenia ich trybu działania zapewnia Oddział II.

3. KOMISJA ARCHIWALNEJ OCENY DOKUMENTACJI

Obsługa organizacyjna – techniczna Komisji Archiwalnej Oceny Dokumentacji Archiwum Państwowego w Kielcach i Archiwum Państwowego w Radomiu, działającej zgodnie z Decyzją Nr 14 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych 29 listopada 2013 r., w sprawie utworzenia oraz trybu działania komisji archiwalnej oceny dokumentacji w archiwach państwowych należy do Oddziału I.

4. ZESPÓŁ ZAKUPU ARCHIWALIÓW

Obsługa organizacyjno – techniczna Zespołu Zakupu Archiwaliów, działającego zgodnie z obowiązującym zarządzeniem Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych w sprawie powołania oraz zasad i trybu działania Komisji Zakupu Archiwaliów przy Naczelnym Dyrektorze Archiwów Państwowych oraz Zespołów Zakupów Archiwaliów przy Dyrektorach Archiwów Państwowych, należy do Oddziału III.

§ 23

Archiwum Państwowe w Kielcach Oddział w Sandomierzu

1. Do zadań Oddziału Zamiejscowego Archiwum Państwowego w Kielcach należą wszystkie zadania wymienione w Statucie Archiwum oraz zadania realizowane przez komórki organizacyjne centrali Archiwum na obszarze jego właściwości terytorialnej określonej w § 6.

2. Do zadań kierownika Oddziału Zamiejscowego należą sprawy określone w § 10 niniejszego regulaminu, a także:

1) administrowanie użytkowanymi przez Oddział budynkami, lokalami, wyposażeniem i majątkiem, kontrola ich stanu względem wypełniania wymogów zabezpieczenia materiałów archiwalnych, bezpieczeństwa budowlanego, BHP, przeciwpożarowego i antywłamaniowego, utrzymywanie porządku i czystości, prowadzenie dokumentacji budynków i lokali, zlecanie potrzeb przeglądów, konserwacji i napraw instalacji oraz urządzeń w lokalach i budynku Oddziału do Działu Administracyjno – Gospodarczego,

2) zakup materiałów i wyposażenia w porozumieniu z Dyrekcją i Działem Księgowo – Finansowym,

3) działania w zakresie nadzoru archiwalnego, w szczególności ustalanie terminarza kontroli, sprawdzanie protokołów kontroli i zaleceń pokontrolnych, nadzorowanie wykonywania zaleceń pokontrolnych, monitowanie jednostek nadzorowanych, zgłaszanie propozycji jednostek organizacyjnych do objęcia nadzorem w ścisłej współpracy z Oddziałem I.

3. Do kompetencji kierownika Oddziału zamiejscowego należą ponadto następujące czynności wykonywane z upoważnienia dyrektora:

1) reprezentowanie Archiwum w sprawach dotyczących działalności Oddziału w zakresie wynikającym z udzielonego przez dyrektora upoważnienia,

2) podpisywanie pism wynikających z działalności Oddziału w tym wydawanych zaświadczeń, uwierzytelnionych odpisów, wypisów i kopii, udostępnianie materiałów archiwalnych.

§ 24

1. Zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w Archiwum określa instrukcja kancelaryjna wprowadzona zarządzeniem nr 18 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 21 grudnia 2012 roku, w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt i instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych w archiwach państwowych.

2. Zasady ochrony informacji niejawnych określają odrębne przepisy (Ustawa z dnia 5 sierpnia 2010 r.,  Dz. U. Nr 182, poz. 1228).

§ 25

1. Zmiany w niniejszym Regulaminie organizacyjnym są dokonywane wraz ze zmianą lub nowelizacją Statutu Archiwum Państwowego w Kielcach.

2. W przypadku sprzeczności postanowień niniejszego Regulaminu ze zmienionymi postanowieniami Statutu, do czasu nowelizacji Regulaminu stosuje się postanowienia Statutu.

Powrót

Załączniki

Brak załączników w dokumencie.

Metryka dokumentu

ukryj
Tytuł dokumentu:Regulamin organizacyjny
Podmiot udostępniający informację:Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych
Informację opublikował:Beata Białek
Informację wytworzył:
Data na dokumencie:Brak
Data publikacji:06.05.2004 14:24

Rejestr zmian dokumentu

pokaż