wersja do wydruku Beata Białek 13.02.2004 08:10

Statut


Załącznik do decyzji Nr 14

Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych

z dnia 7 maja 2013 r.

zmienony:

decyzją nr 38

Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych

z dnia 18 września 2013 r.

oraz decyzją nr 14

Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 30 stycznia 2014 r.

 

 

STATUT

ARCHIWUM PAŃSTWOWEGO W KIELCACH

 

Rozdział 1

Przepisy ogólne

 

§1

Archiwum Państwowe w Kielcach, utworzone decyzją Nr 215/S/20 Ministra Wyznań i Oświecenia Publicznego z dnia 17 lutego 1920 r., zwane dalej „Archiwum", działa na podstawie:

1)      ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2011 r. Nr 123, poz. 698, z późn, zm.), zwanej dalej „ustawą";

2)       niniejszego statutu;

3)       innych przepisów.

§2

1.       Siedziba Archiwum mieści się w Kielcach.

2.        Zasięgiem działania Archiwum jest:

1)      na terenie województwa świętokrzyskiego obszar obejmujący:

a)       miasto na prawach powiatu Kielce,

b)       wszystkie gminy wchodzące w skład powiatów: buskiego, jędrzejowskiego, kazimierskiego, kieleckiego, opatowskiego, ostrowieckiego, pińczowskiego, sandomierskiego, skarżyskiego, starachowickiego, staszowskiego,

c)       gminy: Końskie, Radoszyce, Ruda Maleniecka, Słupia (Konecka), Smyków i Stąporków powiatu koneckiego,

d)       gminy: Krasocin i Włoszczowa powiatu włoszczowskiego,

2)       na terenie województwa lubelskiego obszar obejmujący:

a)       wszystkie gminy wchodzące w skład powiatu janowskiego,

b)       gminy: Annopol, Gościeradów, Szastarka i Trzydnik Duży powiatu kraśnickiego,

3)       na terenie województwa małopolskiego obszar obejmujący:

a)       gminy: Charsznica, Kozłów, Książ Wielki, Miechów, Racławice i Słaboszów powiatu miechowskiego,

b)       gminy: Koszyce i Pałecznica powiatu proszowickiego,

4)      na terenie województwa podkarpackiego obszar obejmujący:

c)       miasto na prawach powiatu Tarnobrzeg,

d)       wszystkie gminy wchodzące w skład powiatów: niżańskiego, stalowowolskiego i tarnobrzeskiego,

e)        gminę Majdan Królewski powiatu kolbuszowskiego,

f)         gminę Padew Narodowa powiatu mieleckiego.

§3

Archiwum podlega Naczelnemu Dyrektorowi Archiwów Państwowych.

§4

Archiwum używa pieczęci urzędowej okrągłej z Godłem Państwa pośrodku i napisem w otoku: „Archiwum Państwowe w Kielcach".

 

Rozdział 2

Zadania i zakres działania

 

§5

1.        Do zadań Archiwum należy:

1)      kształtowanie i nadzór nad państwowym zasobem archiwalnym;

2)      przejmowanie, przechowywanie i zabezpieczanie materiałów archiwalnych;

3)      ewidencjonowanie i opracowywanie materiałów archiwalnych;

4)      udostępnianie materiałów archiwalnych;

5)      urzędowe potwierdzanie treści przechowywanych materiałów archiwalnych;

6)      prowadzenie działalności naukowej i wydawniczej;

7)      prowadzenie działalności informacyjnej i popularyzatorskiej na temat materiałów archiwalnych i Archiwum;

8)      prowadzenie spraw przechowywania dokumentacji o czasowym okresie przechowywania w zakresie ustalonym ustawą.

2.        Oprócz działalności podstawowej Archiwum wykonuje usługi archiwalne w zakresie:

1)       prowadzenia kwerend w zasobie archiwalnym;

2)       kopiowania materiałów archiwalnych dla potrzeb, o których mowa w ust. 1 pkt 4;

3)       przetwarzania i przekazywania danych przy użyciu systemów teleinformatycznych lub informatycznych nośników danych,

4)       konserwacji materiałów archiwalnych.

3.       Archiwum może również prowadzić działalność usługową polegającą na:

1)       przechowywaniu dokumentacji o czasowym okresie przechowywania, w tym dokumentacji osobowo-płacowej;

2)       wydawaniu odpisów i kopii z dokumentacji o czasowym okresie przechowywania, w tym dokumentacji osobowo-płacowej;

3)       konserwacji dokumentacji o czasowym okresie przechowywania, w tym dokumentacji osobowo-płacowej.

§6

W szczególności do zakresu działania Archiwum należy:

1)       w zakresie kształtowania i nadzoru nad państwowym zasobem archiwalnym:

a)       ustalanie państwowych jednostek organizacyjnych oraz jednostek samorządu terytorialnego i innych samorządowych jednostek organizacyjnych, w których powstają materiały archiwalne wchodzące do państwowego zasobu archiwalnego i które są zobowiązane do prowadzenia archiwów zakładowych, oraz prowadzenie ich ewidencji,

b)       inicjowanie i zatwierdzanie dla jednostek organizacyjnych, o których mowa w lit. a - w ramach posiadanego upoważnienia - instrukcji określających zasady i tryb postępowania z dokumentacją w formie instrukcji kancelaryjnych i instrukcji o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego (składnicy akt) oraz ich zmian,

c)       inicjowanie i uzgadnianie dla jednostek organizacyjnych, o których mowa w lit. a, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz ich zmian,

d)       kontrola archiwów zakładowych, składnic akt, jednostek z powierzonym zasobem archiwalnym oraz innych miejsc przechowywania materiałów archiwalnych stanowiących państwowy zasób archiwalny, wydawanie zaleceń pokontrolnych i sprawdzanie ich realizacji,

e)       nadzór nad brakowaniem dokumentacji niearchiwalnej w państwowych i samorządowych jednostkach organizacyjnych, wykonywanie ekspertyz archiwalnych oraz wydawanie jednorazowych zgód na zniszczenie dokumentacji niearchiwalnej,

f)        nadzór nad prawidłowością przygotowania i przekazywania materiałów archiwalnych do Archiwum,

g)       współdziałanie z podmiotami działającymi w sferze państwowego i niepaństwowego zasobu archiwalnego w zakresie prawidłowości zarządzania dokumentacją zgodnie z prawem powszechnie obowiązującym oraz przepisami wydanymi dla tych podmiotów,

h)       prowadzenie instruktaży, konsultacji i doradztwa w zakresie postępowania z dokumentacją, w tym z materiałami archiwalnymi w państwowych i samorządowych jednostkach organizacyjnych;

2)       w zakresie przejmowania, przechowywania i zabezpieczania materiałów archiwalnych:

a)       przejmowanie materiałów archiwalnych wraz ze sporządzoną do nich ewidencją,

b)       rozmieszczanie i zabezpieczanie materiałów archiwalnych oraz zapewnienie im optymalnych warunków przechowywania,

c)       profilaktyka konserwatorska i konserwacja właściwa materiałów archiwalnych,

d)       prowadzenie kopiowania zabezpieczającego materiałów archiwalnych,

e)       ochrona i zabezpieczenie zasobu archiwalnego;

3)        w zakresie ewidencjonowania i opracowywania materiałów archiwalnych:

a)       prowadzenie ewidencji materiałów archiwalnych,

b)       opracowywanie materiałów archiwalnych zgodnie z obowiązującymi normami i przepisami metodycznymi,

c)       opracowywanie pomocy ewidencyjno-informacyjnych oraz pomocy archiwalnych wyższego rzędu;

4)        w zakresie udostępniania materiałów archiwalnych:

a)       udostępnianie materiałów archiwalnych w pracowni naukowej,

b)       udzielanie informacji o zasobie i udostępnianie pomocy ewidencyjno- informacyjnych,

c)       wypożyczanie reprodukcji materiałów archiwalnych w ramach wymiany międzyarchiwalnej;

d)       udostępnianie kopii cyfrowych materiałów archiwalnych w sieciach teleinformatycznych.

5)       w zakresie urzędowego potwierdzania treści przechowywanych materiałów archiwalnych - wydawanie ich uwierzytelnionych odpisów, wypisów, wyciągów oraz reprodukcji, a także zaświadczeń na podstawie tych materiałów;

6)       w zakresie prowadzenia działalności naukowej i wydawniczej:

a)       prowadzenie badań indywidualnych i zespołowych z zakresu archiwistyki i dziedzin pokrewnych oraz udział w komisjach i zespołach powołanych przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych, a także udział w realizacji przedsięwzięć inicjowanych przezeń w tym zakresie,

b)       opracowywanie ekspertyz i opinii naukowych,

c)       organizowanie zebrań, konferencji i sesji naukowych,

d)       współdziałanie ze szkołami wyższymi oraz z innymi instytucjami naukowymi i wydawniczymi,

e)       przygotowywanie do druku wydawnictw źródłowych i pomocy ewidencyjno-informacyjnych oraz publikacji z zakresu teorii i praktyki archiwalnej;

7)        w zakresie prowadzenia działalności informacyjnej i popularyzatorskiej:

a)       przygotowywanie informatorów o materiałach archiwalnych i Archiwum,

b)       współpraca z placówkami informacyjnymi, naukowymi, kulturalnymi i oświatowymi,

c)       organizowanie wystaw i pokazów materiałów archiwalnych oraz współudział w ich przygotowaniu,

d)       organizowanie oraz prowadzenie wykładów i odczytów o tematyce historyczno-archiwalnej dla zainteresowanych środowisk,

e)       prowadzenie wykładów i zajęć lekcyjnych dla młodzieży szkolnej oraz studentów,

f)        przyjmowanie wycieczek młodzieży szkolnej, studentów oraz przedstawicieli innych środowisk społecznych,

g)       upowszechnianie wiedzy o Archiwum i jego zasobie w środkach masowego przekazu oraz w sieciach informatycznych dostępnych publicznie,

h)       współpraca ze stowarzyszeniami naukowymi oraz regionalnymi,

i)         wyszukiwanie i upowszechnianie informacji o zawartości zasobu Archiwum, w szczególności w ramach kwerend tematycznych;

8)       w zakresie spraw dotyczących dokumentacji o czasowym okresie przechowywania:

a)       współpraca z archiwum państwowym realizującym zadania okreslone w art. 51 ust. 3 ustawy oraz z innymi archiwami państwowymi w zakresie przejmowania dokumentacji o czasowym okresie przechowywania,

b)       zbieranie i udzielanie informacji o miejscach przechowywania dokumentacji osobowo-płacowej po byłych pracodawcach, którzy mieli siedzibę na obszarze działania Archiwum,

c)       prowadzenie ewidencji dokumentacji   zlikwidowanych  pracodawców, przejętej przez Archiwum od likwidowanych pracodawców i przedsiębiorców wykreślonych z rejestru przechowawców akt osobowych,

d)       udostępnianie dokumentacji o czasowym okresie przechowywania uprawnionym osobom fizycznym oraz jej udostępnianie i wypożyczanie innym uprawnionym podmiotom.

§7

1.       Zasób Archiwum stanowią materiały archiwalne powstałe w wyniku działalności organów państwowych oraz państwowych jednostek organizacyjnych, organów jednostek samorządu terytorialnego oraz samorządowych jednostek organizacyjnych z obszaru działania Archiwum, a także jego zasób historyczny.

2.       Do zasobu Archiwum wchodzą również materiały archiwalne zaliczane do niepaństwowego zasobu archiwalnego przejmowane na podstawie art. 44 ust. 1 i 2 oraz nabywane na podstawie art. 9 ust. 1 ustawy, a także nabyte w innej drodze.

§8

1.       Realizując zadania statutowe Archiwum współpracuje z organami oraz przedstawicielami władz państwowych i samorządowych na obszarze jego działania.

2.       Archiwum współpracuje z innymi archiwami mającymi siedzibę na obszarze jego działania oraz z jednostkami organizacyjnymi, w których powstaje niepaństwowy zasób archiwalny.

 

Rozdział 3

Struktura organizacyjna

 

§9

1.       W skład Archiwum wchodzą;

1)       Oddział I - Nadzoru Archiwalnego i Gromadzenia Zasobu, w skład którego wchodzi stanowisko ds. przechowalnictwa dokumentacji o czasowym okresie przechowywania;

2)       Oddział II - Ewidencji, Opracowania i Zabezpieczania Zasobu Archiwalnego, w skład którego wchodzi:

a)       Pracownia konserwacji,

b)       Pracownia digitalizacji i reprografii;

3)       Oddział III - Udostępniania, Informacji i Edukacji Archiwalnej, w skład którego wchodzi:

a)       Samodzielne stanowisko ds. popularyzacji,

b)       Pracownia naukowa,

c)       Biblioteka,

d)       Punkt Obsługi Klienta;

4)       Samodzielne stanowisko ds. informatyzacji;

5)       Dział Finansowo-Księgowy, w skład którego wchodzi stanowisko ds. kadr i płac;

6)       Dział Administracyjno-Gospodarczy, w skład którego wchodzi archiwum zakładowe.

2.       W skład Archiwum wchodzi ponadto oddział w Sandomierzu noszący nazwę: „Archiwum Państwowe w Kielcach Oddział w Sandomierzu".

§10

1.       Dyrektor Archiwum określa w regulaminie organizacyjnym szczegółowe zadania i organizację komórek organizacyjnych oraz zadania wykonywane na samodzielnych stanowiskach wymienionych w § 9, a także tryb realizacji powierzonych im zadań.

2.       W razie uzasadnionej potrzeby dyrektor Archiwum może tworzyć lub likwidować sekcje, pracownie i samodzielne stanowiska pracy w obrębie komórek organizacyjnych wymienionych w § 9.

§11

Schemat organizacyjny Archiwum stanowi załącznik do statutu.

 

Rozdział 4

Kierownictwo Archiwum, pracownicy

 

§12

1.       Archiwum kieruje dyrektor, którego powołuje i odwołuje Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych.

2.       Dyrektor Archiwum podlega Naczelnemu Dyrektorowi Archiwów Państwowych, przed którym jest odpowiedzialny za całokształt działalności Archiwum.

3.       Dyrektor Archiwum może zatrudnić zastępcę dyrektora.

§13

1.        Dyrektor Archiwum kieruje całokształtem działalności Archiwum oraz czuwa nad prawidłową realizacją wypełnianych przez nie zadań.

2.        Do zakresu działania dyrektora Archiwum należy w szczególności:

1)       ogólne kierownictwo w sprawach organizacyjnych, administracyjnych, metodycznych, naukowo-badawczych oraz związanych z działalnością archiwalną;

2)       ogólny nadzór nad zasobem i majątkiem Archiwum;

3)       reprezentowanie Archiwum na zewnątrz;

4)       przedkładanie Naczelnemu Dyrektorowi Archiwów Państwowych planów Archiwum, w tym rzeczowych i finansowych, oraz sprawozdań i wniosków dotyczących ich realizacji;

5)       dokonywanie wydatków budżetowych w ramach zatwierdzonych planów finansowych;

6)       wydawanie decyzji administracyjnych, postanowień i zaświadczeń w sprawach dotyczących działalności Archiwum oraz w sprawach wynikających z odrębnych przepisów;

7)       wydawanie zarządzeń wewnętrznych oraz wprowadzanie na ich podstawie regulaminów i instrukcji;

8)       wykonywanie zadań przewidzianych dla dyrektora generalnego urzędu w przepisach ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (Dz. U. Nr 227, poz. 1505, z późn. zm.);

9)       tworzenie warunków sprzyjających podnoszeniu przez pracowników kwalifikacji zawodowych, zdobywaniu stopni i tytułów naukowych oraz sprawowanie nadzoru w tym zakresie;

10)   kierowanie realizacją zadań z zakresu ochrony przeciwpożarowej, bezpieczeństwa i higieny pracy, odpowiednio do odrębnych przepisów;

11)   kierowanie realizacją zadań w zakresie spraw obronnych i zarządzania kryzysowego;

12)   odpowiedzialność za ochronę przetwarzanych informacji niejawnych.

§14

Dyrektor Archiwum współdziała, odpowiednio, ze związkami zawodowymi działającymi w Archiwum w zakresie określonym odrębnymi przepisami lub przedstawicielem pracowników przy ustalaniu regulaminu korzystania z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.

§15

Do zatrudnionych w Archiwum pracowników stosuje się odpowiednio przepisy:

1)       ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (Dz. U. Nr 227, poz. 1505, z późn. zm.);

2)       ustawy z dnia 16 września 1982 r. o pracownikach urzędów państwowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 86, poz. 953, z późn. zm.);

3)       ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94, z późn. zm.).

§16

1.       Kierownicy komórek organizacyjnych, wymienionych w § 9, ponoszą odpowiedzialność za całokształt działalności podległej im komórki i są odpowiedzialni przed dyrektorem Archiwum za prawidłową i terminową realizację zadań.

2.       Kierownicy komórek organizacyjnych, o których mowa w § 9, dokonują opisu podległych im stanowisk pracy, określają zakresy czynności podległych im pracowników oraz przydzielają im zadania wynikające z opisu stanowiska oraz planu pracy komórki organizacyjnej bądź potrzeb bieżących Archiwum, a także kontrolują ich wykonanie.

3.       Dyrektor Archiwum ustala zakresy czynności kierowników oddziałów, działów oraz pracowników zatrudnionych na samodzielnych stanowiskach, on też dokonuje opisu ich stanowisk pracy.

 

Rozdział 5

Organy doradcze i opiniodawcze

 

§17

1.       W Archiwum działają następujące organy doradcze i opiniodawcze:

1)       Kolegium;

2)       Komisja Metodyczna;

3)       Komisja Archiwalnej Oceny Dokumentacji Archiwum Państwowego w Kielcach i Archiwum Państwowego w Radomiu - wspólna dla Archiwum Państwowego w Kielcach i Archiwum Państwowego w Radomiu;

4)       Zespół Zakupu Archiwaliów.

2.       Dyrektor Archiwum może powołać inne komisje i zespoły do rozpatrywania określonych spraw oraz organy przewidziane odrębnymi przepisami.

§18

1. Dyrektor Archiwum powołuje organ wymieniony w § 17 ust. 1 pkt 1, określa jego zakres działania i skład osobowy, a także powołuje organy wymienione w § 17 ust. 1 pkt 2 i 4 określając ich skład osobowy.

2. W przypadku komisji, o której mowa w § 17 ust. 1 pkt 3 w zakresie określania ich składu osobowego dyrektor współdziała z dyrektorem Archiwum Państwowego w Radomiu.

 

Rozdział 6

Mienie i finanse Archiwum

 

§ 19

Archiwum jest państwową jednostką budżetową, działającą według zasad określonych w ustawie z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240, z późń. zm.) oraz przepisach wydanych na jej podstawie.

§ 20

Majątek Archiwum stanowi własność Skarbu Państwa i może być wykorzystywany jedynie do celów związanych z działalnością statutową Archiwum.

§21

1.       Do podejmowania zobowiązań finansowych lub składania oświadczeń w zakresie praw i obowiązków majątkowych upoważniony jest wyłącznie dyrektor Archiwum lub ustanowieni przez niego pełnomocnicy w zakresie określonym w pełnomocnictwie.

2.       Do dysponowania środkami pieniężnymi na rachunku bankowym Archiwum upoważniony jest dyrektor Archiwum i główny księgowy oraz ustanowieni przez nich pełnomocnicy, działający w zakresie określonym w pełnomocnictwie.

 

Rozdział 7

Przepisy końcowe

 

§22

Zmiany w statucie mogą być dokonane w trybie określonym dla jego nadania.

Powrót

Załączniki

Metryka dokumentu

ukryj
Tytuł dokumentu:Statut
Podmiot udostępniający informację:Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych
Informację opublikował:Beata Białek
Informację wytworzył:
Data na dokumencie:Brak
Data publikacji:13.02.2004 08:10