Ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2011 r. Nr 123, poz. 698, z późn. zm.)

 

USTAWA

z dnia 14 lipca 1983 r.

o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

(tekst ujednolicony)

Rozdział 1

Przepisy ogólne

Art.1. Materiałami archiwalnymi wchodzącymi do narodowego zasobu archiwalnego, zwanymi dalej "materiałami archiwalnymi", są wszelkiego rodzaju akta i dokumenty, korespondencja, dokumentacja finansowa, techniczna i statystyczna, mapy i plany, fotografie, filmy i mikrofilmy, nagrania dźwiękowe i wideofonowe, dokumenty elektroniczne w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. Nr 64, poz. 565) oraz inna dokumentacja, bez względu na sposób jej wytworzenia, mająca znaczenie jako źródło informacji o wartości historycznej o działalności Państwa Polskiego, jego poszczególnych organów i innych państwowych jednostek organizacyjnych oraz o jego stosunkach z innymi państwami, o rozwoju życia społecznego i gospodarczego, o działalności organizacji o charakterze politycznym, społecznym i gospodarczym, zawodowym i wyznaniowym, o organizacji i rozwoju nauki, kultury i sztuki, a także o działalności jednostek samorządu terytorialnego i innych samorządowych jednostek organizacyjnych - powstała w przeszłości i powstająca współcześnie.

Art.2. 1. Narodowy zasób archiwalny służy nauce, kulturze, gospodarce narodowej oraz potrzebom obywateli.

2. Narodowy zasób archiwalny, w zależności od stosunku własności materiałów archiwalnych, dzieli się na:

1) państwowy zasób archiwalny;

2) niepaństwowy zasób archiwalny.

Art. 3. Materiały archiwalne stanowiące narodowy zasób archiwalny przechowuje się wieczyście.

Art. 4. 1. Nadzór nad narodowym zasobem archiwalnym sprawuje minister właściwy do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego za pośrednictwem Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych.

2. Zadania, o których mowa w art. 51b, art. 51f ust. 2, art. 51g ust. 1, 2, 4 i 5, art. 51h oraz art. 51j ust. 1 i 2, są zadaniami z zakresu administracji rządowej.

Rozdział 2

Postępowanie z materiałami archiwalnymi

Art. 5. 1. Dokumentacja powstająca w organach państwowych i państwowych jednostkach organizacyjnych, w organach jednostek samorządu terytorialnego i samorządowych jednostkach organizacyjnych oraz napływająca do nich jest przechowywana przez te organy i jednostki organizacyjne przez okres ustalony na podstawie upoważnienia zawartego w ust. 2, po tym zaś okresie:

1) dokumentacja stanowiąca materiał archiwalny jest przekazywana do właściwych archiwów państwowych;

2) dokumentacja inna niż wymieniona w pkt 1 może ulec brakowaniu.

2. Minister właściwy do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego, na wniosek Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych, w drodze rozporządzenia, ustala zasady klasyfikowania i

kwalifikowania dokumentacji ze względu na okresy jej przechowywania oraz zasady i tryb przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych, a także zasady i tryb brakowania innej dokumentacji.

2a. Minister właściwy do spraw informatyzacji, po zasięgnięciu opinii Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych, określi, w drodze rozporządzenia, niezbędne elementy struktury dokumentów elektronicznych powstałych i gromadzonych w podmiotach, o których mowa w ust. 1, uwzględniając minimalne wymagania dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w formie elektronicznej, a także potrzebę zapewnienia integralności dokumentów elektronicznych.

2b. Minister właściwy do spraw informatyzacji, po zasięgnięciu opinii Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych, określi, w drodze rozporządzenia, szczegółowy sposób postępowania z dokumentami elektronicznymi w podmiotach, o których mowa w ust. 1, w szczególności zasady ewidencjonowania, klasyfikowania i kwalifikowania dokumentów elektronicznych oraz zasady i tryb ich brakowania, uwzględniając potrzebę zapewnienia integralności dokumentów elektronicznych i długotrwałego ich przechowywania.

2c. Minister właściwy do spraw informatyzacji, w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego, na wniosek Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych, określi, w drodze rozporządzenia, wymagania techniczne, jakim powinny odpowiadać formaty zapisu i informatyczne nośniki danych w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, przekazywanych do archiwów państwowych materiałów archiwalnych utrwalonych na informatycznych nośnikach danych.

3. Sprawy, o których mowa w ust. 1, 2 i 2c, reguluje w odniesieniu do:

1) Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej - Szef Kancelarii Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej;

2) Sejmu Rzeczypospolitej Polskiej - Szef Kancelarii Sejmu Rzeczypospolitej Polskiej;

3) Senatu Rzeczypospolitej Polskiej - Szef Kancelarii Senatu Rzeczypospolitej Polskiej;

  1. 4) Rady Ministrów - Szef Kancelarii Prezesa Rady Ministrów;

4a) Biura Bezpieczeństwa Narodowego – Szef Biura Bezpieczeństwa Narodowego;

5) organów i jednostek organizacyjnych podległych i nadzorowanych przez Ministra Obrony Narodowej, ministra właściwego do spraw wewnętrznych, ministra właściwego do spraw zagranicznych, a także w odniesieniu do komórek organizacyjnych wykonujących czynności w zakresie wywiadu skarbowego w jednostkach organizacyjnych podległych i nadzorowanych przez ministra właściwego do spraw finansów publicznych - ministrowie, którym podlegają oraz przez których są nadzorowane te organy i jednostki organizacyjne;

6) Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego - Prezes Rady Ministrów na wniosek Szefa Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego;

6a) Agencji Wywiadu - Prezes Rady Ministrów na wniosek Szefa Agencji Wywiadu;

6b) Centralnego Biura Antykorupcyjnego – Prezes Rady Ministrów na wniosek Szefa Centralnego Biura Antykorupcyjnego;

7) Instytutu Pamięci Narodowej - Komisji Ścigania Zbrodni przeciwko Narodowi Polskiemu - Prezes Instytutu Pamięci Narodowej - Komisji Ścigania Zbrodni przeciwko Narodowi Polskiemu.

4. Minister Obrony Narodowej w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw wewnętrznych, po zasięgnięciu opinii Szefa Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, określi, w drodze rozporządzenia, dla komórek organizacyjnych wykonujących zadania w zakresie obronności i bezpieczeństwa państwa, utworzonych w urzędach obsługujących organy państwowe i państwowych jednostkach organizacyjnych, innych niż wymienione w ust.3, oraz w samorządowych jednostkach organizacyjnych:

1) zasady klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji ze względu na okresy jej przechowywania;

2) zasady i tryb:

a) przekazywania materiałów archiwalnych do Centralnego Archiwum Wojskowego,

b) brakowania dokumentacji niearchiwalnej;

3) wymagania techniczne, jakim powinny odpowiadać formaty zapisu i informatyczne nośniki danych w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne

- uwzględniając szczególny charakter dokumentacji oraz potrzebę jej ochrony przed nieuprawnionym ujawnieniem.

Art. 6. 1. Organy państwowe oraz państwowe jednostki organizacyjne, organy jednostek samorządu terytorialnego oraz samorządowe jednostki organizacyjne obowiązane są zapewnić odpowiednią ewidencję, przechowywanie oraz ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą:

1) powstającej w nich dokumentacji, w sposób odzwierciedlający przebieg załatwiania i rozstrzygania spraw;

2) nadsyłanej i składanej do nich dokumentacji, w sposób, o którym mowa w pkt 1.

2. W organach i jednostkach organizacyjnych, w których powstają materiały archiwalne wchodzące do państwowego zasobu archiwalnego, instrukcja określająca zasady i tryb postępowania z dokumentacją, o której mowa w ust. 1, wymaga zatwierdzenia przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych.

3. W odniesieniu do organów posiadających archiwa wyodrębnione nie ma zastosowania przepis ust. 2.

Art. 7. Materiały archiwalne wchodzące do państwowego zasobu archiwalnego nie mogą być zbywane; nie mogą być też, poza wypadkami określonymi w ustawie, przekazywane innym jednostkom organizacyjnym niż określone w art. 22.

Art. 8. Materiały archiwalne wchodzące do ewidencjonowanego niepaństwowego zasobu archiwalnego nie mogą być zbywane; ich przejście na własność Państwa następuje zgodnie z art. 44.

Art. 9. 1. Materiały archiwalne wchodzące do nieewidencjonowanego niepaństwowego zasobu archiwalnego mogą być zbywane. W razie ich zbywania w drodze umowy kupna-sprzedaży, archiwom państwowym oraz archiwom państwowym wyodrębnionym przysługuje prawo pierwokupu tych materiałów, zależnie do właściwości tych archiwów. Do pierwokupu tych materiałów mają zastosowanie przepisy Kodeksu cywilnego.

2. Prawo pierwokupu, o którym mowa w ust. 1, nie ma zastosowania, jeżeli materiały archiwalne wchodzące do nieewidencjonowanego niepaństwowego zasobu archiwalnego są oferowane do nabycia jednostkom organizacyjnym, o których mowa w art. 22 ust. 2, jeżeli materiały te uzupełniają aktualnie posiadany archiwalny zasób historyczny tych jednostek.

Art. 10. (uchylony)

Art. 11. Jednostki organizacyjne państwowej sieci archiwalnej mogą przyjmować na przechowanie materiały archiwalne będące własnością bądź na podstawie innego tytułu pozostające w posiadaniu niepaństwowych jednostek organizacyjnych oraz osób fizycznych.

Art. 12. Organy państwowe i państwowe jednostki organizacyjne, organy jednostek samorządu terytorialnego oraz samorządowe jednostki organizacyjne, partie polityczne, organizacje polityczne, spółdzielcze i inne organizacje społeczne oraz inne niepaństwowe jednostki organizacyjne, a także kościoły i związki wyznaniowe, u których powstają bądź które przechowują materiały archiwalne, są obowiązane zapewnić należyte warunki ich przechowywania, chronić je przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą oraz zapewnić konieczną konserwację tych materiałów.

Art.12a. Dyrektor właściwego archiwum państwowego może wydać decyzję o zabezpieczeniu materiałów archiwalnych wchodzących do narodowego zasobu archiwalnego przez przeniesienie ich do tego archiwum, aż do czasu ustania zagrożenia, jeżeli istnieje uzasadniona obawa ich zniszczenia, uszkodzenia lub wywiezienia za granicę bez zezwolenia, o którym mowa w art. 14.

Art. 13. Sprawy, o których mowa w art. 5 ust. 1, art. 6 ust. 1 oraz w art. 12, w odniesieniu do partii politycznych, organizacji politycznych, spółdzielczych i innych organizacji społecznych oraz innych niepaństwowych jednostek organizacyjnych, a także kościołów i związków wyznaniowych, regulują we własnym zakresie partie polityczne, organizacje i jednostki organizacyjne oraz kościoły i związki wyznaniowe.

 

Art. 14. 1. Wywóz za granicę materiałów archiwalnych stanowiących narodowy zasób archiwalny jest zabroniony.

2. Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych może zezwolić na czasowy wywóz za granicę materiałów archiwalnych, jeżeli za udzieleniem zezwolenia przemawia ważny interes społeczny lub indywidualny.

3. Wywóz za granicę materiałów archiwalnych niewchodzących do narodowego zasobu archiwalnego w rozumieniu ustawy jest dopuszczalny pod warunkiem stwierdzenia jego charakteru przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych.

4. Przepisy ust. 1-3 nie mają zastosowania do materiałów archiwalnych przywiezionych do kraju z zastrzeżeniem ich zwrotu.

Art. 14a. Do zwrotu, znajdujących się na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej i wywiezionych niezgodnie z prawem z terytorium państwa członkowskiego Unii Europejskiej, materiałów archiwalnych, od wytworzenia których upłynęło:

1) więcej niż 50 lat,

2) lat lub mniej, jeżeli stanowią państwowy zasób archiwalny

- stosuje się odpowiednio przepisy rozdziału 6 ustawy z dnia 23 lipca 2003 r. o ochronie zabytków i opiece nad zabytkami (Dz. U. Nr 162, poz. 1568 oraz z 2004 r. Nr 96, poz. 959), z tym że organem właściwym do prowadzenia postępowania dotyczącego zwrotu materiałów archiwalnych jest Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych.

Art. 14b. Przepis art. 14a nie wyklucza możliwości dochodzenia przez Rzeczpospolitą Polską zwrotu, na podstawie prawa lub zwyczajów międzynarodowych, wywiezionych niezgodnie z prawem polskim z terytorium Rzeczypospolitej Polskiej materiałów archiwalnych innych niż określone w art. 14a.

Rozdział 3

Państwowy zasób archiwalny

Art. 15. 1. Państwowy zasób archiwalny tworzą materiały archiwalne powstałe i powstające w wyniku działalności:

1) organów państwowych oraz innych państwowych jednostek organizacyjnych;

1a) organów jednostek samorządu terytorialnego oraz innych samorządowych jednostek organizacyjnych;

2) obcych organów władzy i administracji państwowej i innych organów, jednostek organizacyjnych i organizacji, związków wyznaniowych, a także okupacyjnych jednostek wojskowych, jeżeli materiały te znajdują się w Rzeczypospolitej Polskiej.

2. Państwowy zasób archiwalny tworzą również materiały archiwalne powstałe w wyniku działalności:

1) partii politycznych oraz innych organizacji o charakterze politycznym, społecznym, zawodowym i gospodarczym,

2) kościołów i związków wyznaniowych,

3) innych niepaństwowych organizacji i jednostek organizacyjnych,

4) działaczy politycznych, społecznych i gospodarczych, twórców w dziedzinie nauki i techniki, kultury i sztuki oraz innych osób, które wniosły swój historyczny wkład do rozwoju Państwa Polskiego, życia politycznego, społecznego i gospodarczego oraz do rozwoju nauki i techniki oraz kultury i sztuki,

5) rodzin i rodów, które wywierały historyczny wpływ na sprawy państwowe, stosunki polityczne, gospodarcze i społeczne, a także dotyczące ich majątków, przedsiębiorstw i innej aktywności gospodarczej,

jeżeli materiały te stały się własnością Państwa w wyniku zakupu, darowizny lub w innej drodze.

3. Materiały archiwalne, o których mowa w ust. 1 i 2, znajdujące się poza granicami Państwa w posiadaniu obcych organów lub organizacji są uważane za państwowy zasób archiwalny, jeżeli na podstawie prawa lub zwyczajów międzynarodowych powinny być przekazane Rzeczypospolitej Polskiej.

Art. 16. 1. Materiały archiwalne udostępnia się jednostkom organizacyjnym i obywatelom dla potrzeb nauki, kultury, techniki oraz gospodarki. Udostępnianie materiałów archiwalnych dla powyższych potrzeb jest bezpłatne.

2. (uchylony)

2a. Archiwa państwowe wykonują usługi archiwalne w zakresie wyszukiwania, prowadzenia kwerend, kopiowania, przetwarzania i przekazywania danych przy użyciu systemów teleinformatycznych lub informatycznych nośników danych oraz konserwacji materiałów archiwalnych na potrzeby, o których mowa w ust. 1. Archiwa państwowe mogą również prowadzić działalność usługową, polegającą na przechowywaniu, kopiowaniu i konserwacji dokumentacji o czasowym okresie przechowywania, w tym dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców.

2b-2e. (uchylone).

3. (uchylony)

4. (uchylony)

Art. 17. 1. Materiały archiwalne są udostępniane po upływie 30 lat od ich wytworzenia.

1a. Niezależnie od wieku materiałów archiwalnych, można odmówić ich udostępnienia, jeżeli:

  1. 1) stan fizyczny materiałów archiwalnych nie pozwala na udostępnienie;

. 2) udostępnienie miałoby spowodować naruszenie:

a) prawnie chronionych interesów Państwa, jednostek organizacyjnych i obywateli;

b) tajemnic ustawowo chronionych.

2. Minister właściwy do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego, w drodze rozporządzenia, może określić szczególne wypadki i tryb wcześniejszego udostępniania materiałów archiwalnych, jednakże z zachowaniem wymogu przewidzianego w ust. 1.

3. Rada Ministrów określi, w drodze rozporządzenia, sposób i tryb udostępniania materiałów archiwalnych znajdujących się w archiwach wyodrębnionych, uwzględniając:

1) sposób postępowania z materiałami archiwalnymi zawierającymi informacje niejawne stanowiące tajemnicę państwową lub służbową albo dane osobowe podlegające ochronie;

2) zakres udostępniania dokumentacji dotyczącej osób fizycznych tym osobom dla celów własnych;

3) szczególne wypadki wcześniejszego udostępniania materiałów archiwalnych;

4) odpłatność za udostępnianie materiałów archiwalnych w przypadku ponoszenia przez archiwum dodatkowych kosztów z tego tytułu;

5) odpłatność za sporządzenie reprodukcji materiałów archiwalnych.

4. Minister właściwy do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego po zasięgnięciu opinii Krajowej Rady Radiofonii i Telewizji ustali, w drodze rozporządzenia, szczegółowe zasady i tryb gromadzenia, ewidencjonowania, kwalifikowania, klasyfikacji oraz udostępniania materiałów archiwalnych tworzących zasób jednostek publicznej radiofonii i telewizji, uwzględniając:

1) szczególny zakres i sposób działania radia i telewizji;

2) potrzebę szczególnej ochrony materiałów archiwalnych przed utratą lub zniszczeniem.

Art. 18. 1. Centralnym organem administracji rządowej w sprawach państwowego zasobu archiwalnego jest Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych.

2. Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych wyłonionego w drodze konkursu spośród osób posiadających:

1) co najmniej 7-letni okres zatrudnienia na stanowiskach kierowniczych w Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych lub w archiwach państwowych, lub

2) stopień naukowy doktora habilitowanego w zakresie nauk związanych z działalnością archiwów, lub

3) tytuł naukowy w zakresie nauk związanych z działalnością archiwów

powołuje Prezes Rady Ministrów na wniosek ministra właściwego do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego. Prezes Rady Ministrów odwołuje Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych. Kadencja Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych trwa 5 lat, licząc od dnia powołania. Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych pełni obowiązki do dnia powołania jego następcy.

2a. W skład komisji konkursowej, o której mowa w ustawie z dnia 27 lipca 2005 r. o przeprowadzaniu konkursów na stanowiska kierowników centralnych urzędów administracji rządowej, prezesów agencji państwowych oraz prezesów zarządów państwowych funduszy celowych (Dz. U. Nr 163, poz. 1362), wchodzi przedstawiciel Rady Archiwalnej.

3. Zastępców Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych powołuje i odwołuje minister właściwy do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego na wniosek Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych.

4. Nadzór nad Naczelnym Dyrektorem Archiwów Państwowych sprawuje minister właściwy do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego.

Art. 19. 1. Właściwymi organami w sprawach archiwów wyodrębnionych w zakresie określonym przepisami ustawy są odpowiednio:

1) Minister Obrony Narodowej, minister właściwy do spraw wewnętrznych, minister właściwy do spraw zagranicznych i minister właściwy do spraw finansów publicznych;

2) Szef Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego i Szef Agencji Wywiadu;

3) Szef Centralnego Biura Antykorupcyjnego;

4) Szefowie: Kancelarii Sejmu, Kancelarii Senatu i Kancelarii Prezydenta;

5) Szef Biura Bezpieczeństwa Narodowego.

2. Właściwym organem w sprawach archiwum wyodrębnionego Instytutu Pamięci Narodowej - Komisji Ścigania Zbrodni przeciwko Narodowi Polskiemu w zakresie określonym przepisami ustawy jest Prezes Instytutu Pamięci Narodowej - Komisji Ścigania Zbrodni przeciwko Narodowi Polskiemu.

3. Organem właściwym w sprawach kontroli archiwów wyodrębnionych, o których mowa w art.29 ust.1 pkt 5 lit.d, jest Minister Obrony Narodowej. Minister może upoważnić do wykonywania kontroli Szefa Centralnego Archiwum Wojskowego.

Art. 20. 1. Przy Naczelnym Dyrektorze Archiwów Państwowych działa Rada Archiwalna jako organ doradczy i opiniodawczy.

2. Minister właściwy do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego powołuje członków Rady Archiwalnej na wniosek Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych, przedstawiony w porozumieniu ze Stowarzyszeniem Archiwistów Polskich.

3. Kadencja Rady Archiwalnej trwa trzy lata.

Art. 21. 1. Do zakresu działania Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych należy:

1) koordynowanie działalności archiwalnej na terenie Państwa;

2) (uchylony)

3) wydawanie zezwoleń na czasowy wywóz określonych materiałów archiwalnych;

4) nadzór nad gromadzeniem, brakowaniem, ewidencją, przechowywaniem, opracowywaniem, udostępnianiem i zabezpieczaniem materiałów archiwalnych;

5) nadzór nad działalnością naukową i wydawniczą prowadzoną w archiwach państwowych;

6) prowadzenie współpracy międzynarodowej w zakresie spraw archiwalnych;

7) (uchylony);

  1. 8) prowadzenie ewidencji przechowawców akt osobowych i płacowych.

1a. Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych w sprawach, o których mowa w ust.1 pkt 1 i 4, dotyczących podległych mu archiwów państwowych, może wydawać zarządzenia.

2. Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych uprawniony jest do kontroli jednostek organizacyjnych wchodzących w skład państwowej sieci archiwalnej w zakresie wykonywania przepisów ustawy.

3. Minister właściwy do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego, w drodze rozporządzenia, określi szczegółowy zakres działania Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych.

4. Przepisów ust. 1-3 nie stosuje się do archiwów wyodrębnionych.

Art. 22. 1. Działalność archiwalną w zakresie państwowego zasobu archiwalnego prowadzi państwowa sieć archiwalna, którą tworzą:

1) archiwa państwowe;

2) archiwa wyodrębnione;

3) archiwa zakładowe organów państwowych i innych państwowych jednostek organizacyjnych;

3a) archiwa zakładowe organów jednostek samorządu terytorialnego i samorządowych jednostek organizacyjnych;

4) (skreślony).

2. Działalność archiwalną w zakresie państwowego zasobu archiwalnego prowadzą ponadto:

1) jednostki organizacyjne, które posiadają powierzony zasób archiwalny;

  1. 2) biblioteki i muzea, przechowujące materiały archiwalne, które wchodzą do państwowego zasobu archiwalnego, oraz gromadzące określone w art.15 ust.2 materiały archiwalne stanowiące państwowy zasób archiwalny:

. a) których organizatorem jest:

- minister lub kierownik urzędu centralnego,

- jednostka samorządu terytorialnego,

- państwowa jednostka organizacyjna,

b) działające w państwowych jednostkach organizacyjnych i w samorządowych jednostkach organizacyjnych.

Art. 23. Działalność archiwalna obejmuje gromadzenie, ewidencję, przechowywanie, opracowanie, zabezpieczenie i udostępnianie materiałów archiwalnych oraz prowadzenie działalności informacyjnej.

Art. 24. 1. Archiwa państwowe tworzy i likwiduje minister właściwy do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego, w drodze rozporządzenia, na wniosek Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych.

2. Archiwa państwowe podlegają Naczelnemu Dyrektorowi Archiwów Państwowych.

3. Działalnością archiwów państwowych kierują dyrektorzy powoływani przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych.

4. Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych przy archiwach państwowych może powołać radę naukowo-programową jako organ doradczy i opiniodawczy. Dyrektor archiwum państwowego, w razie powołania rady naukowo-programowej, ustala jej skład osobowy.

Art. 25. 1. Archiwa państwowe o charakterze centralnym obejmują zasięgiem działania obszar całego Państwa.

2. Zasób archiwalny archiwów określonych w ust. 1 stanowią materiały archiwalne powstałe w wyniku działalności naczelnych i centralnych organów władzy i administracji rządowej oraz innych centralnych jednostek organizacyjnych, a także materiały archiwalne zgromadzone przez te archiwa w przeszłości (zasób historyczny).

Art. 26. 1. Archiwa państwowe niemające charakteru centralnego obejmują zasięgiem działania obszar jednego lub kilku województw.

2. Zasób archiwalny archiwów państwowych określonych w ust. 1 stanowią materiały archiwalne powstałe na terenie ich działania, a także ich zasób historyczny, z wyłączeniem materiałów archiwalnych wchodzących do zasobu archiwalnego archiwów państwowych o charakterze centralnym.

Art. 27. 1. Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych w uzasadnionych wypadkach, z uwagi na potrzeby nauki, kultury i gospodarki narodowej oraz w celu zabezpieczenia zasobów archiwalnych, może po zasięgnięciu opinii Rady Archiwalnej wprowadzić odstępstwa od zasad ich rozmieszczenia określonych w art. 25 i 26.

2. Przepis ust. 1 nie ma zastosowania do zasobów archiwalnych archiwów wyodrębnionych.

Art. 28. Do zakresu działania archiwów państwowych należy w szczególności:

1) kształtowanie państwowego zasobu archiwalnego;

2) (uchylony)

3) ewidencja, przechowywanie, opracowanie, zabezpieczenie i udostępnianie materiałów archiwalnych należących do ich zasobu archiwalnego;

4) kontrola postępowania z materiałami archiwalnymi wchodzącymi do państwowego zasobu archiwalnego w archiwach zakładowych, w składnicach akt oraz jednostkach organizacyjnych z powierzonym zasobem archiwalnym;

5) wydawanie uwierzytelnionych odpisów, wypisów, wyciągów i reprodukcji przechowywanych materiałów, a także zaświadczeń na podstawie tych materiałów;

6) prowadzenie prac naukowych oraz wydawniczych w dziedzinie archiwistyki i dziedzin pokrewnych;

7) popularyzacja wiedzy o materiałach archiwalnych i archiwach oraz prowadzenie działalności informacyjnej;

8) wykonywanie zadań określonych w ustawie lub w odrębnych przepisach.

Art.29. 1.Archiwami wyodrębnionymi są:

1) archiwum Sejmu Rzeczypospolitej Polskiej;

2) archiwum Senatu Rzeczypospolitej Polskiej;

  1. 3) archiwum Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej;
  2. 4) archiwum Biura Bezpieczeństwa Narodowego;

5) archiwa:

a) ministerstwa zapewniającego obsługę Ministra Obrony Narodowej oraz organów i jednostek organizacyjnych podległych i nadzorowanych przez tego Ministra - w zakresie działu obrona narodowa,

b) ministerstw zapewniających obsługę ministra właściwego do spraw wewnętrznych i ministra właściwego do spraw zagranicznych oraz organów i jednostek organizacyjnych podległych i nadzorowanych przez tych ministrów - w zakresie działów odpowiednio sprawy wewnętrzne i sprawy zagraniczne,

c) komórek organizacyjnych wykonujących czynności w zakresie wywiadu skarbowego w jednostkach organizacyjnych podległych i nadzorowanych przez ministra właściwego do spraw finansów publicznych - w zakresie tych czynności,

d) komórek organizacyjnych wykonujących zadania w zakresie obronności i bezpieczeństwa państwa, utworzonych w państwowych jednostkach organizacyjnych, innych niż wymienione w lit.a i b, oraz w samorządowych jednostkach organizacyjnych – w zakresie tych zadań;”,

  1. 6) archiwa Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego i Agencji Wywiadu;
  2. 7) archiwum Centralnego Biura Antykorupcyjnego;

8) archiwum Instytutu Pamięci Narodowej - Komisji Ścigania Zbrodni przeciwko Narodowi Polskiemu.:

2. Archiwa wyodrębnione obejmują zasięgiem działania obszar całego Państwa lub jego część.

3. Minister Obrony Narodowej, minister właściwy do spraw wewnętrznych, minister właściwy do spraw zagranicznych, minister właściwy do spraw finansów publicznych, Szef Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Szef Agencji Wywiadu i Szef Centralnego Biura Antykorupcyjnego, w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego, określą, w drodze zarządzeń, organizację podległych im i przez nich nadzorowanych archiwów wyodrębnionych, uwzględniając w szczególności zakres ich działania.

4. Szef Kancelarii Sejmu, Szef Kancelarii Senatu, Szef Kancelarii Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej, Szef Biura Bezpieczeństwa Narodowego oraz Prezes Instytutu Pamięci Narodowej - Komisji Ścigania Zbrodni przeciwko Narodowi Polskiemu, po zasięgnięciu opinii ministra właściwego do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego, określą, w drodze zarządzeń, organizację podległych im i przez nich nadzorowanych archiwów wyodrębnionych, uwzględniając w szczególności zakres ich działania.

5. Do spraw nieuregulowanych w przepisach wydanych na podstawie ust. 3 i 4 stosuje się odpowiednio przepisy dotyczące archiwów państwowych.

6. Archiwa wyodrębnione, o których mowa w ust.1 pkt 5 lit.d, tworzą i określają ich organizację, w drodze zarządzeń, po zasięgnięciu opinii Ministra Obrony Narodowej, kierownicy jednostek organizacyjnych, w których archiwa te działają.

Art. 30. Zasób archiwalny archiwów: Sejmu, Senatu i Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej stanowią materiały archiwalne powstałe i powstające w toku ich działalności, a także ich zasób historyczny.

Art.31. 1. Zasób archiwalny archiwów wyodrębnionych, o których mowa w art. 29 ust. 1 pkt 4 - 7, stanowią odpowiednio materiały archiwalne powstałe i powstające w toku działalności:

  1. 1) organów i jednostek organizacyjnych podległych i nadzorowanych przez Ministra Obrony Narodowej, ministra właściwego do spraw wewnętrznych, ministra właściwego do spraw zagranicznych, Szefa Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Szefa Agencji Wywiadu, Szefa Centralnego Biura Antykorupcyjnego i Szefa Biura Bezpieczeństwa Narodowego;

2) ministerstw zapewniających obsługę Ministra Obrony Narodowej, ministra właściwego do spraw wewnętrznych i ministra właściwego do spraw zagranicznych;

3) komórek organizacyjnych wykonujących czynności w zakresie wywiadu skarbowego w jednostkach organizacyjnych podległych i nadzorowanych przez ministra właściwego do spraw finansów publicznych;

4) komórek organizacyjnych wykonujących zadania w zakresie obronności i bezpieczeństwa państwa, utworzonych w państwowych jednostkach organizacyjnych, innych niż wymienione w art.29 ust.1 pkt 5 lit.a i b, oraz w samorządowych jednostkach organizacyjnych – w zakresie tych zadań.

2. Zasób archiwalny archiwum wyodrębnionego, podległego ministrowi właściwemu do spraw zagranicznych, obejmuje również dokumenty przesyłane i składane przez obce podmioty prawa międzynarodowego.

3. Zasób archiwalny archiwum wyodrębnionego, podległego Prezesowi Instytutu Pamięci Narodowej - Komisji Ścigania Zbrodni przeciwko Narodowi Polskiemu, określa ustawa z dnia 18 grudnia 1998 r. o Instytucie Pamięci Narodowej - Komisji Ścigania Zbrodni przeciwko Narodowi Polskiemu (Dz. U. Nr 155, poz. 1016, z późn. zm.).

Art. 32. 1. Archiwa wyodrębnione przekazują do archiwów państwowych o charakterze centralnym materiały archiwalne, znajdujące się dotychczas w ich zasobie, po ustaniu okoliczności uzasadniających ich przechowywanie w archiwach wyodrębnionych, nie później jednak niż po upływie 50 lat od daty ich wytworzenia, o ile nie narusza to prawnie chronionych interesów Państwa i obywateli.

2. Materiały archiwalne dotyczące wykonywania zadań w zakresie obronności i bezpieczeństwa państwa, wytworzone i zgromadzone w komórkach organizacyjnych, o których mowa w art.5 ust.4, przekazywane są do Centralnego Archiwum Wojskowego.

Art. 33. 1. Archiwa zakładowe tworzy się w państwowych jednostkach organizacyjnych oraz w jednostkach samorządu terytorialnego i innych samorządowych jednostkach organizacyjnych, w których powstają materiały archiwalne. W razie potrzeby w jednostkach tych można utworzyć więcej niż jedno archiwum zakładowe.

2. Jeżeli jednostką, o której mowa w ust. 1, jest ministerstwo, archiwum zakładowe tworzy się odrębnie dla każdego działu administracji rządowej, określonego w przepisach odrębnych.

3. Jednostki, w których tworzy się archiwa zakładowe, ustala:

1) w odniesieniu do jednostek obejmujących działalnością obszar całego Państwa - Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych;

2) w odniesieniu do innych jednostek - dyrektor właściwego archiwum państwowego.

Art. 34. 1. Kierownicy jednostek organizacyjnych, o których mowa w art. 33, obowiązani są zapewnić:

1) gromadzenie, przechowywanie, ewidencjonowanie i odpowiednie zabezpieczenie materiałów archiwalnych tworzących zasób archiwalny podległych im archiwów zakładowych;

2) klasyfikowanie, kwalifikowanie i brakowanie materiałów określonych w pkt 1, a także przekazywanie ich właściwym archiwom państwowym.

2. Kierownicy tych jednostek obowiązani są ponadto przed zlecaniem prac projektowych wykorzystać odpowiedni materiał archiwalny.

3. Jeżeli jednostką organizacyjną jest urząd administracji rządowej, kierownik jednostki wykonuje zadania określone w ust. 1 i 2 poprzez dyrektora generalnego tego urzędu, powołanego na podstawie przepisów odrębnych.

Art. 35. 1. Archiwa zakładowe obejmują zasięg działania jednostki organizacyjnej, w której zostały utworzone.

2. Zasób archiwalny archiwów zakładowych stanowią materiały archiwalne powstałe i powstające w związku z działalnością jednostek organizacyjnych, w których zostały utworzone. Archiwa zakładowe nie mogą posiadać zasobu historycznego; nie dotyczy to archiwów szkół wyższych.

3. Zasób archiwalny archiwów zakładowych służy potrzebom jednostek, w których archiwa te zostały utworzone. Do korzystania z tego zasobu przez osoby trzecie konieczne jest zezwolenie kierownika jednostki organizacyjnej, w której istnieje archiwum zakładowe.

Art. 36. 1. W państwowych i samorządowych jednostkach organizacyjnych innych niż określone w art. 33 powstałą w nich i powstającą dokumentację, niemającą już zastosowania w ich działalności, gromadzi się w składnicach akt.

2. Kierownicy jednostek określonych w ust. 1 obowiązani są:

1) zapewnić ochronę przed zniszczeniem lub utratą dokumentacji gromadzonej w składnicach akt;

  1. 2) umożliwić właściwemu archiwum państwowemu nadzór nad brakowaniem dokumentacji przechowywanej w składnicach akt;
  2. 3) zapewnić prowadzenie ewidencji dokumentacji przechowywanej w składnicach akt.

3. Dokumentacja przechowywana w składnicach akt służy potrzebom jednostek, w których składnice te zostały utworzone. W wyjątkowych wypadkach jest ona udostępniana osobom trzecim za zezwoleniem kierownika jednostki organizacyjnej, w której istnieje składnica akt.

Art. 37. (skreślony).

Art. 38. Jednostkom organizacyjnym, z uwagi na ich szczególny charakter lub zadania, na ich wniosek, Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych może powierzyć na stałe lub na czas określony gromadzenie i przechowywanie materiałów archiwalnych, określając przy tym warunki powierzenia.

Art. 39. 1. Biblioteki i muzea wymienione w art.22 ust.2 pkt 2, które gromadzą i przechowują materiały archiwalne wchodzące do państwowego zasobu archiwalnego, w zakresie tych materiałów pełnią funkcje jednostek państwowej sieci archiwalnej.

2. Jednostki organizacyjne określone w ust. 1 w zakresie posiadanego zasobu archiwalnego podlegają przepisom ustawy.

Art. 40. 1. Do pracowników działalności podstawowej zatrudnionych w Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych i w archiwach państwowych mają zastosowanie przepisy o pracownikach urzędów państwowych.

2. Do pracowników naukowo-badawczych zatrudnionych w Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych i w archiwach państwowych mają zastosowanie przepisy o pracownikach instytutów naukowo-badawczych.

 

Rozdział 4

Niepaństwowy zasób archiwalny

Art. 41. 1. Niepaństwowy zasób archiwalny tworzą materiały archiwalne, które nie wchodzą do państwowego zasobu archiwalnego.

2. Zasób ten jest:

1) ewidencjonowany;

2) nieewidencjonowany.

3. (uchylony)

Art. 42. Ewidencjonowany niepaństwowy zasób archiwalny tworzą materiały archiwalne powstałe i powstające w wyniku działalności:

1) partii politycznych,

2) organizacji politycznych, spółdzielczych i innych organizacji społecznych,

3) kościołów i związków wyznaniowych,

4) innych niż wymienione w pkt 2 niepaństwowych jednostek organizacyjnych

oraz stanowiące ich własność.

Art. 43. 1. Własność materiałów archiwalnych, o których mowa w art. 42, nie może być przedmiotem obrotu; jest ona ponadto ograniczona przepisami art. 6 oraz art. 8.

2. (uchylony)

3. (uchylony)

Art. 44. 1. Z chwilą ustania działalności jednostek organizacyjnych, o których mowa w art. 42, ich materiały archiwalne stają się własnością Państwa i wchodzą do państwowego zasobu archiwalnego. Podlegają przekazaniu do właściwej jednostki państwowej sieci archiwalnej wskazanej decyzją Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych.

2. Materiały, o których mowa w art. 42, mogą stać się własnością Państwa, z następstwami określonymi w ust. 1, na mocy decyzji właściwych organów niepaństwowych jednostek organizacyjnych.

3. Materiały, o których mowa w ust. 2, mogą być przekazywane w depozyt archiwom państwowym.

Art. 45. 1. Organy niepaństwowych jednostek organizacyjnych obowiązane są do ewidencjonowania, przechowywania i zabezpieczenia materiałów archiwalnych wchodzących w skład niepaństwowego zasobu archiwalnego.

2. Organy, o których mowa w ust. 1, określają zasady i tryb udostępniania materiałów archiwalnych wchodzących w skład niepaństwowego zasobu archiwalnego.

3. Archiwa niepaństwowych jednostek organizacyjnych mogą obejmować również zasób historyczny w rozumieniu art. 25 ust. 2.

4. Współpracę archiwów niepaństwowych jednostek organizacyjnych, o których mowa w art. 42, z państwową siecią archiwalną określają porozumienia zawarte między ich właściwymi organami a ministrem właściwym do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego.

Art. 46. Nieewidencjonowany niepaństwowy zasób archiwalny tworzą materiały powstałe i powstające w wyniku działalności osób fizycznych, stanowiące własność tych osób lub ich prawnych następców.

Art. 47. 1. Prawo własności przysługujące osobom, o których mowa w art. 46, jest ograniczone tylko przepisami art. 14.

2. Materiały archiwalne określone w art. 46 mogą być przedmiotem obrotu odpłatnie i nieodpłatnie, z zastrzeżeniem ograniczenia, o którym mowa w ust. 1 oraz w art. 9.

3. Przeniesienie własności w drodze kupna-sprzedaży materiałów, o których mowa w art. 46, na rzecz Państwa jest zwolnione od podatku od nabycia praw majątkowych oraz od opłat notarialnych.

4. Przeniesienie własności materiałów, o których mowa w art. 46, w drodze spadku lub zapisu jest zwolnione od podatku od spadków oraz od opłat notarialnych.

5. Przepis art. 44 ust. 3 stosuje się odpowiednio.

Art. 48. (uchylony)

Art. 49. (uchylony)

Art. 50. (uchylony)

Art. 51. (uchylony)

Rozdział 4a

Działalność gospodarcza w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców o czasowym okresie przechowywania

 

Art. 51a. 1. Działalność gospodarcza w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców o czasowym okresie przechowywania, zwanej dalej "dokumentacją", jest działalnością regulowaną w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (Dz. U. Nr 173, poz. 1807), wykonywaną przez przedsiębiorcę, i wymaga uzyskania wpisu do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych, zwanego dalej "rejestrem".

2. Działalność, o której mowa w ust. 1, może być wykonywana także przez:

1) archiwa państwowe;

2) Stowarzyszenie Archiwistów Polskich.

3. Przedsiębiorca może wykonywać działalność, o której mowa w ust. 1, wyłącznie w formie spółki kapitałowej, której kapitał zakładowy jest nie niższy od określonego w art. 154 § 1 lub art. 308 § 1 Kodeksu spółek handlowych.

Art. 51aa. 1. Przedsiębiorca może wykonywać działalność, o której mowa w art. 51a ust. 1, także w formie spółdzielni pracy, jeżeli działalność w tym zakresie i formie wykonywał w dniu 31 marca 2003 r.

2. Przedsiębiorca, o którym mowa w ust. 1, jest obowiązany uzyskać wpis do rejestru, o którym mowa w art. 51a, w terminie do dnia 31 grudnia 2005 r., a w przypadku nieuzyskania wpisu w tym terminie - zaprzestać wykonywania działalności.

Art. 51ab. Związki rewizyjne zrzeszające spółdzielnie oraz Krajowa Rada Spółdzielcza przechowują dokumentację wytworzoną przez zlikwidowane spółdzielnie i organizacje spółdzielcze w sposób określony w przepisach wydanych na podstawie art. 129 ustawy z dnia 16 września 1982 r. - Prawo spółdzielcze (Dz. U. z 2003 r. Nr 188, poz. 1848 oraz z 2004 r. Nr 99, poz. 1001).

Art. 51b. Organem prowadzącym rejestr jest marszałek województwa właściwy ze względu na miejsce wykonywania działalności objętej wpisem. Rejestr może być prowadzony w systemie informatycznym.

Art. 51c. 1. Wpisu do rejestru dokonuje się na podstawie pisemnego wniosku przedsiębiorcy zawierającego następujące dane:

1) firmę przedsiębiorcy oraz jego siedzibę i adres;

2) numer w rejestrze przedsiębiorców;

3) numer identyfikacji podatkowej (NIP), o ile przedsiębiorca taki numer posiada;

4) imiona i nazwiska osób uprawnionych do reprezentowania przedsiębiorcy;

5) określenie zakresu działalności, która ma być objęta wpisem;

6) określenie miejsca lub miejsc, w których będzie wykonywana działalność objęta wpisem i daty jej rozpoczęcia;

7) oświadczenie, że przedsiębiorca w dniu złożenia wniosku:

a) nie ma zaległości podatkowych,

b) nie ma zaległości w zakresie zobowiązań wobec Zakładu Ubezpieczeń Społecznych,

c) nie figuruje w rejestrze dłużników niewypłacalnych Krajowego Rejestru Sądowego.

2. Wraz z wnioskiem, o którym mowa w ust. 1, przedsiębiorca składa oświadczenie następującej treści:

"Oświadczam, że:

1) dane zawarte we wniosku o wpis do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych są kompletne i zgodne z prawdą;

2) znane mi są i spełniam warunki wykonywania działalności gospodarczej w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców o czasowym okresie przechowywania, określone w rozdziale 4a ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.".

3. Oświadczenie powinno również zawierać:

1) firmę przedsiębiorcy oraz jego siedzibę i adres;

2) oznaczenie miejsca i datę złożenia oświadczenia;

3) podpis osoby uprawnionej do reprezentowania przedsiębiorcy, ze wskazaniem imienia i nazwiska oraz pełnionej funkcji.

Art. 51d. 1. Warunkami wykonywania działalności, o której mowa w art. 51a ust. 1, są:

1) posiadanie przez przedsiębiorcę odpowiedniej do rozmiarów planowanej działalności bazy organizacyjno-technicznej, zapewniającej właściwe warunki przechowywania i udostępniania dokumentacji;

2) posiadanie przez przedsiębiorcę regulaminu usług, które będą świadczone w ramach działalności objętej wpisem;

3) zatrudnianie przez przedsiębiorcę do wykonywania czynności związanych z obsługą dokumentacji osoby posiadającej specjalistyczne wykształcenie i praktykę zawodową.

2. W skład zarządu przedsiębiorcy nie mogą wchodzić osoby, które były karane za przestępstwa przeciwko wiarygodności dokumentów lub mieniu.

Art. 51e. Wpisowi do rejestru podlegają dane określone w art.51c ust.1 pkt 1-6 oraz informacja o postawieniu przedsiębiorcy w stan likwidacji lub ogłoszeniu jego upadłości.

Art. 51f. 1. Przedsiębiorcy wpisanemu do rejestru jest wydawane zaświadczenie o wpisie zawierające następujące dane:

1) firmę przedsiębiorcy oraz jego siedzibę i adres;

2) zakres działalności gospodarczej objętej wpisem;

3) miejsce wykonywania działalności gospodarczej objętej wpisem;

4) datę rozpoczęcia działalności gospodarczej.

2. Przedsiębiorca jest obowiązany niezwłocznie zgłaszać marszałkowi województwa wszelkie zmiany danych, o których mowa w art. 51c ust. 1 pkt 1-6, a także informacje o postawieniu przedsiębiorcy w stan likwidacji lub ogłoszeniu jego upadłości.

Art. 51g. 1. O wpisaniu przedsiębiorcy do rejestru marszałek województwa zawiadamia Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych w terminie miesiąca od dnia dokonania wpisu, podając dane, o których mowa w ust. 4 pkt 1-4.

2. Na podstawie informacji uzyskanych od marszałków województw i przedsiębiorców Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych prowadzi ewidencję przechowawców akt osobowych i płacowych, zwaną dalej "ewidencją".

3. Ewidencja jest jawna.

4. Do ewidencji wpisuje się:

1) firmę przedsiębiorcy oraz jego siedzibę i adres;

2) zakres i miejsce (miejsca) wykonywania działalności;

3) informacje o wykreśleniu wpisu z rejestru oraz o zawieszeniu lub zakończeniu wykonywania działalności objętej wpisem;

4) informacje o postawieniu przedsiębiorcy w stan likwidacji lub ogłoszeniu jego upadłości;

5) oznaczenie marszałka województwa, który dokonał wpisu do rejestru;

6) informacje, o których mowa w ust. 6.

5. Marszałek województwa zawiadamia Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych o zmianie danych wymienionych w ust. 4 pkt 1-4 w terminie miesiąca od dnia powzięcia o nich wiadomości.

6. Przedsiębiorca przekazuje do centrali Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz Naczelnemu Dyrektorowi Archiwów Państwowych wykaz pracodawców, których dokumentację przedsiębiorca przejął w danym miesiącu kalendarzowym, oraz okres, z jakiego ta dokumentacja pochodzi, w terminie do końca następnego miesiąca kalendarzowego.

Art. 51h. Marszałek województwa wykreśla z urzędu, w drodze decyzji, wpis w rejestrze w przypadku:

1) wydania decyzji, o której mowa w art. 71 ust. 1 ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej;

2) wydania prawomocnego orzeczenia zakazującego przedsiębiorcy wykonywania działalności objętej wpisem;

3) gdy wobec przedsiębiorcy ukończono postępowanie likwidacyjne albo upadłościowe obejmujące likwidację majątku upadłego.

Art. 51i. Uprawnienia wynikające z wpisu do rejestru:

1) są niezbywalne;

2) spółki przejmowanej albo którejkolwiek ze spółek łączących się przez zawiązanie nowej spółki, a także spółki podlegającej podziałowi, nie przechodzą na spółkę przejmującą lub nowo zawiązaną,

3) spółdzielni pracy podlegającej podziałowi lub połączeniu z inną spółdzielnią, nie przechodzą na spółdzielnie powstałe w wyniku podziału lub połączenia.

Art. 51j. 1. Kontrolę działalności gospodarczej w zakresie objętym wpisem do rejestru przeprowadza marszałek województwa.

2. Do przeprowadzania kontroli działalności przedsiębiorcy wpisanego do rejestru marszałek województwa może upoważnić inny organ państwowy lub państwową jednostkę organizacyjną wyspecjalizowaną w kontroli danego rodzaju działalności, zawierając z takim organem lub jednostką porozumienie określające zasady przeprowadzenia kontroli, w tym zasady jej finansowania.

3. Pierwszą kontrolę przedsiębiorcy wpisanego do rejestru przeprowadza się nie później niż przed upływem roku od dnia dokonania wpisu.

Art. 51k. 1. Przedsiębiorca wykonuje działalność na podstawie regulaminu świadczenia usług, określającego w szczególności:

1) zakres świadczonych usług;

2) zasady przyjmowania dokumentacji na przechowanie, jej ewidencjonowania i przechowywania;

3) ogólne zasady zabezpieczenia dokumentacji przed osobami nieuprawnionymi;

4) miejsce świadczenia usług oraz terminy ich wykonywania;

5) tryb przyjmowania interesantów;

6) sposób i terminy udostępniania dokumentacji;

7) wysokość opłat pobieranych za usługi;

8) procedury dotyczące brakowania i niszczenia dokumentacji.

2. Regulamin, o którym mowa w ust. 1, przedsiębiorca udostępnia w lokalu, w którym przyjmowani są interesanci.

Art. 51l. Do wykonywania działalności objętej wpisem do rejestru stosuje się przepisy Kodeksu cywilnego dotyczące przechowania, z wyłączeniem art. 844 § 2.

Art. 51m. 1. Jeżeli w związku z działalnością gospodarczą objętą wpisem do rejestru są wykonywane czynności polegające na gromadzeniu, ewidencjonowaniu, opracowaniu i zabezpieczeniu dokumentacji oraz na wydawaniu z niej odpisów i kopii, przedsiębiorca jest obowiązany zatrudniać przy tych czynnościach osoby posiadające specjalistyczne wykształcenie i praktykę zawodową.

2. Minister właściwy do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego określi, w drodze rozporządzenia, rodzaje wykształcenia uznanego za specjalistyczne w rozumieniu ust. 1 oraz dokumenty potwierdzające posiadanie praktyki zawodowej, z uwzględnieniem w szczególności przydatności poszczególnych rodzajów wykształcenia do wykonywanych czynności, a także sposobu dokumentowania posiadania praktyki zawodowej, w tym rodzaje dokumentów.

Art. 51n. 1. Dokumentacja powinna być przechowywana w warunkach zapewniających jej należytą ochronę przed zniszczeniem i kradzieżą.

2. Minister właściwy do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego określi, w drodze rozporządzenia, warunki, w jakich dokumentacja może być przechowywana, z uwzględnieniem w szczególności jej ochrony przed wilgocią, zmianami temperatury oraz szkodliwym oddziaływaniem światła.

Art. 51o. 1. Minister właściwy do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego określi, w drodze rozporządzenia, maksymalną wysokość opłat pobieranych przez podmioty, o których mowa w art. 51a ust. 1 i 2, za sporządzenie odpisu lub kopii przechowywanej dokumentacji, uwzględniając ponoszone przez te podmioty koszty związane z przechowywaniem dokumentacji i sporządzaniem jej odpisów lub kopii, w szczególności koszty:

1) wyszukania dokumentów;

2) przygotowania dokumentów do sporządzenia odpisu lub skopiowania;

3) sporządzenia odpisu lub kopii;

4) zapewnienia odpowiednich warunków przechowywania dokumentacji.

2. Przepisy wydane na podstawie upoważnienia zawartego w ust. 1 stosuje się także do podmiotów innych niż wymienione w art. 51a ust. 1 i 2 przechowujących dokumentację.

Art. 51p. 1. W przypadku postawienia przedsiębiorcy w stan likwidacji lub ogłoszenia jego upadłości, odpowiednio, likwidator lub syndyk masy upadłości wskazuje przechowawcę, któremu dokumentacja zostanie przekazana do dalszego przechowywania, zapewniając na ten cel środki finansowe na okres, jaki pozostał do wygaśnięcia umów przechowania tej dokumentacji zawartych przez przedsiębiorcę. W braku takiego wskazania przechowawcę wyznacza sąd rejestrowy, po zapewnieniu przez likwidatora lub syndyka masy upadłości środków finansowych, o których mowa w zdaniu poprzedzającym.

2. Przechowawca, o którym mowa w ust. 1, powinien przed przejęciem dokumentacji uzyskać wpis do rejestru.

3. W przypadku stwierdzenia przez sąd rejestrowy, na wniosek likwidatora lub syndyka masy upadłości, niemożności zapewnienia środków na koszty dalszego przechowywania, dokumentację przejmuje podmiot nadzorujący jednostkę organizacyjną, do której dokumentacja należała, a w razie braku takiego podmiotu - archiwum państwowe właściwe miejscowo lub wskazane przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych. Przed wydaniem postanowienia sąd zasięga opinii naczelnika urzędu skarbowego właściwego miejscowo dla siedziby przedsiębiorcy o jego stanie majątkowym.

4. Przepisy ust. 1-3 stosuje się odpowiednio, jeżeli przed upływem okresu przechowywania dokumentacji znajdującej się u przedsiębiorcy nastąpi wykreślenie przedsiębiorcy z rejestru.

5. Przepisy ust. 1 i 2 stosuje się odpowiednio, jeżeli przed upływem okresu przechowywania dokumentacji znajdującej się u przedsiębiorcy zaprzestanie on wykonywania działalności objętej wpisem do rejestru.

6. W przypadku ogłoszenia upadłości przedsiębiorcy, środki, o których mowa w ust. 1, stanowią daninę publiczną w rozumieniu art. 342 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 28 lutego 2003 r. - Prawo upadłościowe i naprawcze (Dz. U. Nr 60, poz. 535, z późn. zm.).

7 . Środki finansowe na pokrycie kosztów przechowywania dokumentacji stanowią należność archiwum państwowego, które przejęło dokumentację w trybie określonym w ust. 3. Do środków tych stosuje się przepisy działu III ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2005 r. Nr 8,poz.60, z późn. zm.), z tym że uprawnienia organu podatkowego, przewidziane w tych przepisach, przysługują dyrektorowi archiwum państwowego. Jeżeli egzekucja kosztów przechowywania dokumentacji przejętej przez archiwum państwowe okaże się bezskuteczna, wówczas koszty te są pokrywane ze środków będących w dyspozycji Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych.

8. Wysokość środków finansowych na pokrycie kosztów, o których mowa w ust.7, ustala dyrektor archiwum państwowego w drodze decyzji, uwzględniając konieczne wydatki z tym związane.

9. Do postępowania w sprawie ustalenia kosztów, o których mowa w ust.7, stosuje się przepisy ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (Dz.U. z 2000 r. Nr 98,poz.1071, z późn. zm.).

Art. 51r. W przypadkach, o których mowa w art. 51p ust. 1 i 3-5, wraz z dokumentacją jest przekazywana pozostała dokumentacja o czasowym okresie przechowywania.

Art. 51s. Dokumentacja przekazywana do dalszego przechowywania w trybie określonym w art.51p ust.1 lub 3-5 powinna być przed przekazaniem uporządkowana; do porządkowania dokumentacji stosuje się odpowiednio przepisy wydane na podstawie art.5 ust.2, z wyłączeniem obowiązku opatrywania poszczególnych stron dokumentacji kolejnym numerem.

Art. 51t. W sprawach nieuregulowanych w niniejszym rozdziale stosuje się przepisy ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej.

Rozdział 4b

 

Postępowanie z dokumentacją osobową i płacową w przypadku likwidacji lub upadłości pracodawcy

Art. 51u. 1. W przypadku postawienia pracodawcy w stan likwidacji lub ogłoszenia jego upadłości pracodawca wskazuje podmiot prowadzący działalność w dziedzinie przechowywania dokumentacji, któremu zostanie ona przekazana do dalszego przechowywania, zapewniając na ten cel środki finansowe na czas, jaki pozostał do końca 50-letniego okresu przechowywania dokumentacji liczonego:

1) od dnia zakończenia pracy u danego pracodawcy - dla dokumentacji osobowej;

2) od dnia wytworzenia - dla dokumentacji płacowej.

2. Określony w ust. 1 obowiązek wskazania podmiotu przejmującego dokumentację oraz zapewnienia środków na jej przechowywanie nie dotyczy pracodawców, do których mają zastosowanie przepisy wydane na podstawie art. 5 ust. 2.

3. W przypadku stwierdzenia przez sąd rejestrowy, na wniosek pracodawcy podlegającego wpisowi do Krajowego Rejestru Sądowego lub do ewidencji działalności gospodarczej, niemożności zapewnienia środków na koszty dalszego przechowywania, dokumentację przejmuje archiwum państwowe, utworzone w tym celu przez ministra właściwego do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego.

4. Przed wydaniem postanowienia w sprawie wniosku, o którym mowa w ust. 3, sąd zasięga opinii naczelnika urzędu skarbowego właściwego miejscowo dla siedziby pracodawcy o jego stanie majątkowym.

5. Przepisy art.51p ust.6-9 stosuje się odpowiednio, przy czym środki finansowe na pokrycie kosztów przechowywania dokumentacji stanowią należność archiwum państwowego, o którym mowa w ust.3.

6. Dokumentacja przekazywana przez pracodawcę do dalszego przechowywania powinna być przed przekazaniem uporządkowana; do porządkowania dokumentacji stosuje się odpowiednio przepisy wydane na podstawie art.5 ust.2, z wyłączeniem obowiązku opatrywania poszczególnych stron dokumentacji kolejnym numerem.

Art. 51w. Do zadań archiwum państwowego, o którym mowa w art. 51u ust. 3 i 5, należy w szczególności ewidencjonowanie, przechowywanie, zabezpieczanie i udostępnianie przejętej dokumentacji oraz wydawanie z niej odpisów i kopii; archiwum może wykonywać także inne zadania przewidziane w ustawie dla archiwów państwowych.

Art.51z. 1. Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych może wydać decyzję nakazującą złożenie dokumentacji, która należała do pracodawcy wykreślonego z Krajowego Rejestru Sądowego lub z ewidencji działalności gospodarczej, na odpłatne przechowywanie we wskazanym archiwum państwowym, jeżeli istnieje zagrożenie jej zniszczenia, w szczególności na skutek oddziaływania czynników atmosferycznych lub bezprawnego działania osób trzecich, a brak jest podstaw prawnych do jej przekazania innemu podmiotowi do dalszego przechowywania.

2. Przed wydaniem decyzji Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych dokonuje oceny dokumentacji w miejscu, w którym się ona znajduje.

3. Decyzji, o której mowa w ust.1, może zostać nadany rygor natychmiastowej wykonalności.

4. Do wykonania przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych czynności związanych z oceną, o której mowa w ust.2, stosuje się odpowiednio przepisy ustawy z dnia 17 czerwca 1966r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz.U. z 2005 r. Nr 229,poz.1954), dotyczące zabezpieczenia wykonania obowiązków o charakterze niepieniężnym.

5.Koszty przejęcia, zewidencjonowania, przechowania i konserwacji dokumentacji przez archiwa państwowe ponoszą solidarnie osoby zarządzające lub pełniące funkcje organu zarządzającego pracodawcy w dniu jego wykreślenia z Krajowego Rejestru Sądowego lub ewidencji działalności gospodarczej.

6. Wysokość należności z tytułu ponoszenia kosztów, o których mowa w ust.5, w drodze decyzji, ustala dyrektor archiwum państwowego, o którym mowa w ust.1, w wysokości odpowiadającej średnim cenom rynkowym stosowanym dla tego rodzaju czynności, w dniu ich faktycznego wykonania.

7. Do środków finansowych na pokrycie kosztów, o których mowa w ust.5, stosuje się odpowiednio art.51p ust.7.

8. Do postępowania w sprawie ustalenia kosztów, o których mowa w ust.5, stosuje się przepisy ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego.

Rozdział 5

Przepisy karne

Art. 52. 1. Kto, posiadając szczególny obowiązek ochrony materiałów archiwalnych, uszkadza je lub niszczy,

podlega karze pozbawienia wolności do lat 3.

2. Jeżeli sprawca działa nieumyślnie,

podlega grzywnie albo karze ograniczenia wolności.

Art. 53. 1. Kto bez zezwolenia wywozi materiały archiwalne za granicę lub po wywiezieniu za granicę nie sprowadza ich do kraju w terminie ustalonym w zezwoleniu,

podlega karze pozbawienia wolności do lat 3.

2. Jeżeli sprawca działa nieumyślnie,

podlega grzywnie albo karze ograniczenia wolności.

3. Sąd może orzec przepadek materiałów archiwalnych stanowiących przedmiot przestępstwa.

Art. 54. 1. Kto zbywa, pomaga w zbyciu lub nabyciu materiałów archiwalnych wchodzących w skład narodowego zasobu archiwalnego, jeżeli wiedział, że nabywca chce je wywieźć za granicę bez zezwolenia,

podlega karze pozbawienia wolności do lat 3.

2. Jeżeli sprawca działał nieumyślnie,

podlega grzywnie albo karze ograniczenia wolności.

Art. 55. (uchylony)

Art.55a. 1. Kto, pełniąc w dniu wykreślenia pracodawcy z Krajowego Rejestru Sądowego lub z ewidencji działalności gospodarczej, funkcję osoby zarządzającej lub organu zarządzającego tego pracodawcy, pozostawia dokumentację w miejscu grożącym jej uszkodzeniem lub zniszczeniem,

podlega karze grzywny.

2. Orzekanie w sprawie o czyn określony w ust.1 następuje w trybie przepisów Kodeksu postępowania w sprawach o wykroczenia.

Rozdział 6

Zmiany w przepisach obowiązujących

Art. 56. (pominięty)

Rozdział 7

Przepisy przejściowe i końcowe

Art. 57. (pominięty)

Art. 58. 1. Działające dotychczas na podstawie aktów wykonawczych do dekretu z dnia 29 marca 1951 r. o archiwach państwowych (Dz. U. Nr 19, poz. 149 i z 1975 r. Nr 16, poz. 91) centralne i

 

wojewódzkie archiwa państwowe stają się z dniem wejścia w życie ustawy archiwami państwowymi w rozumieniu ustawy.

2. (pominięty)

3. (pominięty)

Art. 59. Traci moc dekret z dnia 29 marca 1951 r. o archiwach państwowych (Dz. U. Nr 19, poz. 149 i z 1975 r. Nr 16, poz. 91).

Art. 60. Ustawa wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 1984 r.

Powrót

Załączniki

Brak załączników w dokumencie.

Metryka dokumentu

ukryj
Tytuł dokumentu:Ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2011 r. Nr 123, poz. 698, z późn. zm.)
Podmiot udostępniający informację:Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych
Informację opublikował:Anna Bestian-Zając
Informację wytworzył:Anna Bestian-Zając
Data na dokumencie:Brak
Data publikacji:20.11.2009 10:39

Rejestr zmian dokumentu

pokaż