Regulamin organizacyjny

Załącznik do Zarządzenia Nr 1 
Dyrektora Archiwum Państwowego
 w Malborku z dnia 2 stycznia 2018 r,
 
Regulamin Organizacyjny
Archiwum Państwowego w Malborku
 
I. Przepisy wstępne
§ 1
Do zakresu działania i zadań Archiwum Państwowego w Malborku należą sprawy określone w:
1. ustawie z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2016 r., poz.1506 z późn.zm.), zwanej dalej Ustawą,
2. statucie nadanym Zarządzeniem Nr 91 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 18grudnia 2017 r. w sprawie nadania statutu Archiwum Państwowemu w Malborku, zwanym dalej Statutem,
3. niniejszym Regulaminie Organizacyjnym,
4. innych aktach prawnych.
5. Ramową organizację Archiwum Państwowego w Malborku określa Statut.
 
§ 2
Ilekroć w regulaminie organizacyjnym, zwanym dalej Regulaminem, mówi się o:
1. Archiwum – należy przez to rozumieć Archiwum Państwowe w Malborku,
2. Dyrektorze – należy przez to rozumieć Dyrektora Archiwum Państwowego w Malborku,
3. komórce organizacyjnej i kierowniku komórki organizacyjnej – należy przez to rozumieć komórki organizacyjne oraz stanowiska wymienione w § 9 Statutu Archiwum Państwowego w Malborku, kierowników tych komórek oraz pracowników zajmujących samodzielne stanowiska,
4. Ustawie – należy przez to rozumieć Ustawę z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach,
5. Statucie – należy przez to rozumieć Statut Archiwum Państwowego w Malborku, 
6. Regulaminie – należy przez to rozumieć Regulamin Organizacyjny Archiwum Państwowego w Malborku.
 
§ 3
Regulamin określa:
1. strukturę organizacyjną i terytorialny zakres działania Archiwum,
2. ogólne zasady organizacji pracy Archiwum,
3. zakresy działania i tryb pracy osoby zastępującej Dyrektora podczas jego nieobecności oraz kierowników komórek organizacyjnych,
4. zakresy działania i tryb pracy komórek organizacyjnych.
Zasięg terytorialny i struktura organizacyjna Archiwum
 
§ 4
1. Siedziba Archiwum mieści się w Malborku.
2. Zasięgiem działania Archiwum jest:
1) na terenie województwa pomorskiego obszar obejmujący wszystkie gminy wchodzące w skład powiatów: kwidzyńskiego, malborskiego, nowodworskiego, sztumskiego;
2) na terenie województwa warmińsko-mazurskiego obszar obejmujący:
a) miasto na prawach powiatu Elbląg;
b) wszystkie gminy wchodzące w skład powiatu braniewskiego i elbląskiego;
c) gminy Kisielice i Susz powiatu iławskiego;
d) gminę Orneta powiatu lidzbarskiego.
 
II. Przepisy ogólne
§ 5
1. Dyrektor kieruje działalnością Archiwum, a z jego upoważnienia i w zakresie przez niego określonym, kierownicy komórek organizacyjnych.
2. Szczegółowy zakres działania i kompetencje Dyrektora określa §13 i §14 Statutu Archiwum.
3. Do zadań Dyrektora należy w szczególności:
1) reprezentowanie Archiwum wobec władz oraz urzędów administracji rządowej i samorządowej, sądów, instytucji, osób prawnych i osób fizycznych, bądź innych jednostek organizacyjnych,
2) organizowanie i koordynowanie prac Archiwum, w tym zatwierdzenie planów pracy i sprawozdań z działalności Archiwum,
3) inicjowanie zmian organizacyjnych i wydawanie normatywów wewnętrznych regulujących sposoby realizacji zadań statutowych,
4) wydawanie zarządzeń wewnętrznych, regulaminów i instrukcji,
5) wykonywanie zadań przewidzianych w ustawie o służbie cywilnej dla dyrektora generalnego urzędu,
6) kierowanie sprawami związanymi z obsadą personalną, zatrudnianie i zwalnianie pracowników,
7) czuwanie nad podnoszeniem kwalifikacji naukowych i zawodowych pracowników,
8) nadzorowanie działalności komórki organizacyjnej i samodzielnych stanowisk pracy,
9) uczestniczenie w działalności Komisji Metodycznej,
10) przedkładanie Naczelnemu Dyrektorowi Archiwów Państwowych planów rzeczowych i finansowych oraz sprawozdań i wniosków dotyczących ich realizacji,
11) składanie oświadczeń w zakresie praw i obowiązków majątkowych oraz podejmowanie zobowiązań finansowych w ramach zatwierdzonych planów finansowych,
12) dysponowanie środkami pieniężnymi na rachunkach bieżących Archiwum,
13) decydowanie w sprawach udostępniania materiałów archiwalnych i kwerend podmiotom krajowym, zagranicznym lub międzynarodowym,
14) wydawanie zezwoleń na wcześniejsze udostępnianie materiałów archiwalnych,
15) organizowanie skanowania lub reprografowanie na innym nośniku materiałów archiwalnych w celu zabezpieczenia zasobu,
16) ustalenie jednostek organizacyjnych, w których powstają materiały archiwalne wchodzące do państwowego zasobu archiwalnego, innych niż obejmujące swoją działalnością obszar całego państwa,
17) wydawanie zezwoleń na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej,
18) nadzorowanie wykonywania kontroli archiwalnych przez Archiwum,
19) wydawanie decyzji w toku postępowania administracyjnego,
20) współdziałanie z organizacjami związkowymi działającymi na terenie Archiwum w zakresie określonym przez przepisy prawa,
21) zapewnienie przestrzegania przez podległych pracowników dyscypliny, zasad bezpieczeństwa i higieny w miejscu pracy oraz ochrony danych osobowych,
22) udzielanie pełnomocnictw,
23) wykonywanie innych zadań i poleceń służbowych Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych,
24) informowanie na bieżąco podległych pracowników o decyzjach, instrukcjach i innych materiałach otrzymywanych z Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych,
25) wykonywanie innych zadań z zakresu kierowania Archiwum.
4. Pracownicy komórek organizacyjnych odpowiadają przed Dyrektorem Archiwum za wykonanie powierzonych im zadań.
 
§ 6
W Archiwum obowiązuje struktura organizacyjna określona w § 9 Statutu Archiwum. W skład Archiwum wchodzą wymienione poniżej komórki organizacyjne i stanowiska pracy, oznaczone symbolami:
1. Oddział ewidencji, opracowania, zabezpieczania, udostępniania zasobu i informacji: 1-E
Oddział obsługuje magazyny archiwalne, czytelnię i bibliotekę. W skład Oddziału wchodzą: 
1) sekcja do spraw ewidencji , informacji , udostępniania i prowadzenia kwerend,
a) - stanowisko do spraw udostępniania, informacji oraz obsługi czytelni i biblioteki, 
b) – stanowiska do spraw kwerend,
2) sekcja do spraw opracowania i popularyzacji zasobu,
a) – stanowisko do spraw opracowania zasobu,
3) sekcja do spraw digitalizacji, reprografii i konserwacji;
a) -  stanowisko do spraw profilaktyki i konserwacji,
b) – stanowisko do spraw digitalizacji i technik komputerowych 
2. Samodzielne stanowisko do spraw narastającego zasobu archiwalnego: 3-N 
3. Dział administracyjno- finansowy 
a) - stanowisko do spraw finansowo-księgowych – Główny Księgowy Archiwum: 2-F 
b) -  stanowisko do spraw administracyjno-gospodarczych i obsługi sekretariatu: 2-A 
 
§ 7
W razie uzasadnionej potrzeby Dyrektor Archiwum może powołać w ramach Oddziału sekcje, pracownie lub stanowiska pracy.
 
§ 8
1. Dyrektor Archiwum kieruje pracą: 
1) Stanowiska do spraw narastającego zasobu archiwalnego, 
2) Stanowiska do spraw finansowo-księgowych, 
3) Stanowiska do spraw administracyjno-gospodarczych i obsługi sekretariatu.
2. Pracą Oddział ewidencji, opracowania, zabezpieczania, udostępniania zasobu i informacji kieruje Kierownik Oddziału.
3. Zakresy czynności pracowników ustala Dyrektor Archiwum.
4. Odrębnymi zarządzeniami Dyrektor Archiwum powierza wskazanym pracownikom Archiwum funkcje przewidziane przepisami prawa lub wynikające z bieżących potrzeb Archiwum.
 
§ 9
Komórki organizacyjne Archiwum realizują zadania wynikające z ustaw, aktów wykonawczych do ustaw, Statutu oraz innych przepisów obowiązujących w zakresie dotyczącym działalności Archiwum, w szczególności zaś:
1) kształtują państwowy zasób archiwalny i prowadzą nadzór nad tym zasobem, przejmują, gromadzą, prowadzą ewidencję, przechowują, opracowują, zabezpieczają i udostępniają materiały archiwalne oraz prowadzą działalność informacyjną, naukową, wydawniczą i edukacyjną,
2) prowadzą sprawy w zakresie gromadzenia, przechowywania dokumentacji o czasowym okresie przechowywania, zlikwidowanych przedsiębiorców i pracodawców – polegające na przechowywaniu, kopiowaniu, konserwacji i udostępnianiu tejże dokumentacji,
3) zbierają i udzielają informacji o miejscach przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej po byłych pracodawcach, którzy mieli siedzibę na obszarze działania Archiwum,
4) rozpatrują podania, wnioski oraz przygotowują projekty pism rozstrzygających sprawy,
5) przygotowują opinie, wnioski i informacje dla Dyrektora Archiwum oraz gromadzą materiały w sprawach należących do ich kompetencji,
6) wykonują decyzje wydane przez Dyrektora Archiwum,
7) przygotowują sprawozdania z działalności rocznej oraz inne sprawozdania zlecone przez Dyrektora Archiwum.
 
§ 10
1. Jeżeli do wykonania określonego zadania konieczne jest współdziałanie kilku komórek, Dyrektor Archiwum wyznacza jednostkę koordynującą.
2. Komórki organizacyjne mają obowiązek udzielania innym komórkom niezbędnych do wykonywania zadań informacji, wyjaśnień i materiałów.
 
§ 11
Kierownik Oddziału ewidencji, opracowania, zabezpieczania, udostępniania zasobu i informacji kieruje i odpowiada za całokształt jego działalności, a w szczególności:
1) organizuje pracę komórki organizacyjnej i zapewnia warunki umożliwiające realizację zadań,
2) opracowuje projekty planów i sprawozdania z działalności,
3) przedkłada Dyrektorowi projekty decyzji i ustaleń wchodzących do zakresu działania Oddziału,
4) inicjuje przedsięwzięcia w zakresie usprawnienia organizacji i funkcjonowania kierowanego Oddziału,
5) sprawuje merytoryczny nadzór nad działalnością Oddziału, kontroluje prawidłowe wykonanie jego zadań, przestrzeganie dyscypliny pracy oraz przepisów o ochronie danych osobowych,
6) występuje z wnioskami w sprawach zatrudnienia, awansowania, nagradzania i odznaczania pracowników oraz ich karania,
7) informuje podległych pracowników o bieżących i planowanych zadaniach Archiwum,
8) organizuje współpracę merytoryczną z innymi wewnętrznymi komórkami organizacyjnymi,
9) prowadzi ewidencję zbiorczą zasobu Archiwum w postaci teleinformatycznej bazy danych ZOSIA
10) przygotowuje informacje o materiałach archiwalnych i współpracuje w tym zakresie z Naczelną Dyrekcją Archiwów Państwowych,
11) współpracuje z jednostkami nadzorowanymi w zakresie przejmowania materiałów archiwalnych,
12) nadzoruje ewidencję mikrofilmów, skanów
13) organizuje zebrania, konferencja i sesje naukowe,
14) prowadzi działalność edukacyjną i popularyzatorską (organizowanie wystaw i pokazów materiałów archiwalnych, przyjmowanie wycieczek dzieci i młodzieży, studentów i przedstawicieli innych środowisk społecznych),
15) współpracuje z ośrodkami naukowymi, stowarzyszeniami regionalnymi i in.,
16) prowadzi działalność informacyjną we współpracy ze środkami masowego przekazu,
17) inicjuje i współuczestniczy w pracach badawczych i wdrożeniowych w dziedzinie teorii i praktyki informacyjnej w Archiwum,
18) wdraża nowe metody i techniki gromadzenia i przetwarzania informacji,
19) realizuje inne zadania określone w indywidualnym zakresie obowiązków.
 
§ 12
1. Projekty pism, decyzji i innych dokumentów, przedkładanych Dyrektorowi do podpisu, są konsultowane przy użyciu narzędzi informatycznych.
2. Dokumenty, z których wynikają dla Archiwum zobowiązania finansowe podpisują: Dyrektor Archiwum i Główny Księgowy lub ustanowieni przez Dyrektora pełnomocnicy.
 
§ 13
Pracownicy Archiwum są zobowiązani w szczególności do:
1) wykonywania zadań wynikających z ich indywidualnych zakresów czynności oraz zadań zleconych do wykonywania przez kierownika komórki organizacyjnej oraz Dyrektora Archiwum,
2) przestrzegania przepisów w powierzonym im zakresie działania,
3) wykazywania inicjatywy i zaangażowania w celu pełnego i właściwego wykonywania zadań Archiwum,
4) podnoszenia poziomu wiedzy i umiejętności oraz kwalifikacji zawodowych w zakresie wykonywanych obowiązków,
5) przestrzegania ustalonych zasad organizacji pracy, porządku i dyscypliny pracy, a także zasad BHP i przepisów o ochronie przeciwpożarowej,
6) przestrzegania przepisów w zakresie pracy urzędu, taktownego, terminowego i sprawnego załatwiania interesantów, należytego i wyczerpującego informowania ich o okolicznościach faktycznych i prawnych istotnych dla załatwienia sprawy,
7) dbałości o mienie Archiwum, zachowanie porządku i estetyki w miejscu pracy.
 
III. Przepisy szczegółowe
§ 14
Do zakresu działania Oddziału ewidencji, opracowania, zabezpieczania, udostępniania zasobu i informacji należy: 
1. Stanowiska do spraw opracowania zasobu: 
1) przejmowanie materiałów archiwalnych do zasobu Archiwum i ich wstępna inwentaryzacja,
2) prowadzenie prac w zakresie porządkowania i archiwalnego opracowania zasobu Archiwum, zgodnie z zasadami archiwistyki oraz obowiązującymi przepisami metodycznymi,
3) opracowywanie archiwalnych pomocy ewidencyjno-informacyjnych wyższego rzędu,
4) zgłaszanie projektów i inicjowanie prac badawczych w zakresie archiwistyki, historii i nauk pokrewnych,
5) prowadzenie badań indywidualnych organizowanych w Archiwum lub w ramach międzyarchiwalnych zespołów naukowych,
6) przygotowywanie opinii i ekspertyz naukowych w zakresie postępowania z materiałami archiwalnymi,
7) uczestniczenie w pracach związanych z przygotowaniem projektów normatywów metodycznych,
8) współuczestnictwo w pracach popularyzatorskich i wydawniczych,
9) opiniowanie projektów dotyczących typowania materiałów archiwalnych do mikrofilmowania zabezpieczającego lub innych form reprografowania w celu zabezpieczenia zasobu oraz jego profilaktyki i konserwacji,
10) współdziałanie w zakresie zasad przechowywania oraz rozmieszczenia zasobu w magazynach archiwalnych,
11) przedkładanie komisji metodycznej Archiwum propozycji w zakresie metod opracowywania materiałów archiwalnych.
12) realizowanie innych zadań określonych w indywidualnym zakresie obowiązków.
2. Stanowisko do spraw kwerend:
1) realizacja kwerend, a w ramach tego przygotowywanie uwierzytelnionych odpisów, wypisów i reprodukcji z przechowywanych materiałów, a także zaświadczeń na podstawie tych materiałów oraz prowadzenie prac dokumentacyjnych,
3) opracowywanie archiwalnych pomocy ewidencyjno-informacyjnych i wyższego rzędu,
4) przejmowanie materiałów archiwalnych do zasobu Archiwum i ich wstępna inwentaryzacja,
5) opiniowanie projektów dotyczących typowania materiałów archiwalnych do mikrofilmowania zabezpieczającego lub innych form reprografowania w celu zabezpieczenia zasobu oraz jego profilaktyki i konserwacji,
6) współdziałanie w zakresie zasad przechowywania oraz rozmieszczenia zasobu w magazynach archiwalnych,
7) zgłaszanie projektów i inicjowanie prac badawczych w zakresie archiwistyki, historii i nauk pokrewnych,
8) realizowanie innych zadań określonych w indywidualnym zakresie obowiązków.
3. Stanowisko do spraw udostępniania, informacji oraz obsługi czytelni i biblioteki: 
1) udostępnianie akt w Czytelni zgodnie z obowiązującymi przepisami,
2) prowadzenie dokumentacji elektronicznej i papierowej, w tym rejestrów, związanych z udostępnianiem akt oraz zamówieniami ich kopii,
3) udzielanie użytkownikom podstawowych informacji w zakresie działalności archiwum, realizowanych przez nie zadań oraz posiadanych materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej,
4) wypożyczanie na zewnątrz Archiwum oraz sprowadzanie z innych archiwów kopii materiałów archiwalnych,
5) realizacja kwerend, a w ramach tego przygotowywanie uwierzytelnionych odpisów, wypisów i reprodukcji z przechowywanych materiałów, a także zaświadczeń na podstawie tych materiałów oraz prowadzenie prac dokumentacyjnych,
6) realizacja zamówień na kopie,
7) opiniowanie projektów dotyczących typowania materiałów archiwalnych do digitalizacji, mikrofilmowania zabezpieczającego lub innych form reprografowania w celu zabezpieczenia zasobu oraz jego profilaktyki i konserwacji,
8) inwentaryzowanie i udostępnianie zbiorów bibliotecznych,
9) realizowanie innych zadań określonych w indywidualnym zakresie obowiązków.
4. Stanowisko do spraw digitalizacji i technik komputerowych: 
1) digitalizacja zabezpieczająca zasobu oraz realizacja zamówień użytkowników w tym zakresie, 
2) prowadzenie rejestru materiałów zdigitalizowanych,
3) projektowanie i aktualizowanie strony internetowej Archiwum,
4) instalowanie i aktualizowanie oprogramowania komputerowego oraz przechowywanie dokumentacji w tym zakresie,
5) zabezpieczanie danych zgromadzonych w systemach i sieciach komputerowych,
6) opiniowanie projektów dotyczących typowania materiałów archiwalnych do digitalizacji, mikrofilmowania zabezpieczającego lub innych form reprografowania w celu zabezpieczenia zasobu oraz jego profilaktyki i konserwacji,
7) współuczestnictwo w pracach popularyzatorskich i wydawniczych,
8) realizowanie innych zadań określonych w indywidualnym zakresie obowiązków.
5. Stanowisko do spraw profilaktyki i konserwacji: 
1) techniczny nadzór nad zabezpieczeniem i kompletnością zasobu,
2) badanie przyczyn uszkodzenia konserwowanego obiektu i ustalanie prawidłowego wykonania zabiegów restauracyjnych,
3) dostarczanie i odnoszenie akt z magazynów do Czytelni,
4) zgłaszanie potrzeb w zakresie wyposażenia magazynów archiwalnych w niezbędne urządzenia i sprzęt,
5) współdziałanie w zakresie zasad przechowywania oraz rozmieszczania zasobu w magazynach archiwalnych,
6) realizowanie innych zadań określonych w indywidualnym zakresie obowiązków.
 
§ 15
Stanowisko do spraw narastającego zasobu archiwalnego i dokumentacji o czasowym okresie przechowywania:
1) przygotowywanie decyzji w sprawie tworzenia archiwów zakładowych w państwowych jednostkach organizacyjnych oraz w jednostkach samorządu terytorialnego i innych samorządowych jednostkach organizacyjnych,
2) prowadzenie ewidencji państwowych jednostek organizacyjnych oraz jednostek samorządu terytorialnego i innych samorządowych jednostek organizacyjnych wytwarzających materiały archiwalne i zobowiązanych do prowadzenia archiwów zakładowych,
3) prowadzenie ewidencji materiałów archiwalnych wchodzących w skład państwowego zasobu archiwalnego, gromadzonych w jednostkach organizacyjnych pod nadzorem Archiwum,
4) prowadzi rejestr niepaństwowego zasobu archiwalnego,
5) prowadzenie dokumentacji nadzorowanych jednostek organizacyjnych,
6) inicjowanie opracowania, opiniowanie i wnioskowanie o wydanie normatywów kancelaryjnych i archiwalnych przesyłanych do zatwierdzenia do Archiwum,
7) przeprowadzanie kontroli archiwów i lustracji, według zatwierdzonego przez Dyrektora Archiwum planu, sporządzanie protokołów kontroli i lustracji, przygotowywanie projektów zaleceń pokontrolnych oraz sprawdzanie terminowości i jakości ich wykonania,
8) nadzorowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej, wykonywanie ekspertyz archiwalnych i opiniowanie wniosków dotyczących generalnych i jednorazowych zezwoleń na brakowanie oraz prowadzenie rejestru zezwoleń na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej,
9) nadzór nad prawidłowym przygotowaniem materiałów archiwalnych do przekazania Archiwum oraz uzgadnianie terminów i warunków przejmowania archiwaliów,
10) przygotowywanie, opiniowanie i wnioskowanie projektów umów o użyczeniu (na czasowe przechowywanie) materiałów archiwalnych (należących do Archiwum) urzędom, instytucjom, osobom prawnym i innym jednostkom organizacyjnym, w związku z likwidacją lub przekształceniem organizacyjno-prawnym, państwowych i samorządowych jednostek organizacyjnych, prowadzenie ewidencji umów użyczenia,
11) szkolenie personelu archiwów zakładowych,
12) instruktaż, konsultacje i doradztwo w zakresie spraw nadzoru archiwalnego.
13) prowadzenie spraw w zakresie pozyskiwania, przechowywania i udostępniania dokumentacji o czasowym okresie przechowywania,
14) realizowanie innych zadań określonych w indywidualnym zakresie obowiązków.
 
§ 16
Do zakresu działania Działu administracyjno- finansowego należy:
Stanowisko do spraw finansowo-księgowych: 
1) prowadzenie gospodarki finansowej i materiałowej wg zasad określonych w ustawie o finansach publicznych, ustawie o rachunkowości i wydanych na ich podstawach rozporządzeniach wykonawczych,
2) opracowywanie projektu budżetu Archiwum w roku poprzedzającym rok budżetowy oraz sprawozdawczości budżetowej, opracowywanie planu funduszu świadczeń socjalnych oraz informacji o jego wykorzystaniu,
3) sporządzanie rocznego sprawozdania Archiwum dotyczącego funduszy pozabudżetowych oraz ewidencji księgowej środków pozabudżetowych,
4) przygotowywanie okresowych sprawozdań budżetowych oraz sprawozdawczości dla GUS, ZUS,
5) współdziałanie w sprawie ustalania nagród jubileuszowych i odpraw pracowników,
6) prowadzenie i ewidencjonowanie wynagrodzeń i świadczeń pracowniczych, sporządzanie list wypłat, oraz sporządzanie sprawozdań, informacji, deklaracji wynikających z odrębnych przepisów,
7) dokonywanie wypłat wynagrodzeń i innych należności wynikających z odrębnych przepisów i zawartych umów,
8) naliczanie i dokonywanie wypłat wynagrodzeń z tytułu umów o pracę, zlecenia i o dzieło,
9) naliczanie i dokonywanie wypłat świadczeń z tytułu ubezpieczenia społecznego,
10) naliczanie pochodnych od wypłaconych wynagrodzeń z tytułu umowy o pracę, zlecenia i o dzieło oraz dokonywania rozliczeń ich z ZUS, funduszem pracy, PFRON w oparciu o sporządzane deklaracje,
11) dokonywanie rozliczeń z urzędami skarbowymi naliczonych i pobranych zaliczek podatku dochodowego,
12) ochrona wartości pieniężnych zgodnie z obowiązującymi przepisami,
13) ewidencjonowanie dokumentów finansowych, kontrola formalno-rachunkowa dokumentów finansowych, prowadzenia rozliczeń z dostawcami i odbiorcami,
14) prowadzenie ewidencji księgowej dochodów budżetowych, dochodów własnych i wydatków budżetowych oraz ich zaangażowania,
15) prowadzenie operacji bankowych,
16) wystawianie rachunków i pobieranie należności za usługi archiwalne świadczone dla użytkowników wg cennika usług archiwalnych,
17) nadzór nad  pracami komisji inwentaryzacji środków trwałych, przedmiotów nietrwałych,
19) prowadzenie rejestru umów-zleceń, o dzieło, honorariów,
20) monitorowanie wydatków Archiwum,
21) opracowywanie sprawozdań finansowych z remontów, inwestycji
22) przygotowywanie projektów wystąpień w sprawie zmian w budżecie, obsługa budżetu w systemie TREZOR,
23) współpraca z organami administracji w zakresie przepływu środków finansowych,
24) współpraca z Narodowym Bankiem Polskim i innymi bankami w zakresie obsługi rachunków bankowych,
25) prowadzenie ewidencji analitycznej i syntetycznej,
26) prowadzenie bieżącej analizy stanu środków na rachunkach,
27) przekazywanie zrealizowanych dochodów budżetowych na rachunek budżetu państwa,
28) dokonywanie wstępnej kontroli pod względem kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji finansowych i gospodarczych,
29) dokonywanie wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym,
30) nadzór nad obrotem walorami pieniężnymi i ich ochrona,
31) rozliczanie krajowych i zagranicznych kosztów podróży służbowych pracowników,
32) rozliczanie inwentaryzacji,
33) sporządzanie sprawozdań budżetowych i statystycznych z zakresu wykorzystania środków na wynagrodzenia,
34) współdziałanie w sprawie ustalania indywidualnych wynagrodzeń i nagród pracowników, w zakresie realizacji zasad polityki płacowej i zasad wynagradzania Archiwum oraz w zakresie gospodarowania środkami na wynagrodzenia,
35) prowadzenie, dystrybucja rozliczanie druków ścisłego zarachowania,
36) rejestracja spraw związanych z działalnością działu w spisach spraw,
37) obsługa środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych,
38) zgłaszanie do ubezpieczeń społecznych pracowników i członków ich rodzin, zgłaszanie zmian danych osób ubezpieczonych oraz wyrejestrowywanie z ubezpieczeń społecznych pracowników i ich rodzin,
39) wykonywanie innych obowiązków wynikających z przepisów prawnych dotyczących praw i obowiązków głównych księgowych oraz zadań zleconych przez Dyrektora.
Stanowisko do spraw administracyjno-gospodarczych i obsługi sekretariatu: 
1. W zakresie spraw administracyjno-gospodarczych:
1) prowadzenie całokształtu spraw związanych z: administrowaniem i utrzymywaniem w należytym stanie użytkowania budynku i pomieszczeń; zabezpieczeniem przed pożarem, włamaniem, zagrożeniami; ochroną i dozorem obiektów, zasobów archiwalnych,
2) utrzymywanie porządku, czystości pomieszczeń i użytkowanego budynku,
3) utrzymanie w sprawności instalacji wodno-kanalizacyjnej, elektrycznej, telefonicznej, ppoż., antywłamaniowej, teleinformatycznej, odgromowej,
4) organizowanie i dokonywanie przeglądów technicznych instalacji zgodnie z prawem budowlanym,
5) dokonywanie z pracownikami odpowiedzialnymi za bhp, ppoż., sprawy obronne i OC, społecznym inspektorem pracy, przeglądów budynków i pomieszczeń dla ustalenia niezbędnych potrzeb w zakresie prac remontowych oraz zabezpieczeń pod względem bhp, ppoż., antywłamaniowym, sytuacji kryzysowych,
6) rejestrowanie spraw związanych z działalnością działu w spisach spraw, 
7) prowadzenia rejestru umów usług i dostaw, robót budowlanych,
8) administrowanie i prowadzenie spraw lokalowych,
9) sprawdzanie dokumentów księgowych pod względem merytorycznym, w tym zgodności z prawem zamówień publicznych,
10) sporządzanie planów, sprawozdań dotyczących działalności Działu oraz udział w tworzeniu planów i sprawozdań Archiwum,
11)  udział w przygotowaniu przetargów w zakresie usług i dostaw,
12)  prowadzenie ewidencji wzorów odcisków pieczęci,
13) dokonywanie zakupów towarów i usług, robót budowlanych na rzecz Archiwum zgodnie z obowiązującymi procedurami,
2. W zakresie zaopatrzenia i obsługi transportowej:
1) wyposażenie budynków i pomieszczeń w określone przepisami ilości i rodzaje sprzętu i urządzeń,
2) dokonywanie zakupów materiałów i przedmiotów, materiałów biurowych itp. dla potrzeb komórek organizacyjnych,
3) organizowanie przewożenia zakupionego sprzętu, wyposażenia oraz transportu materiałów archiwalnych,
4) obsługa telekomunikacyjna,
3. W zakresie spraw remontowo-budowlanych:
1) współdziałanie z osobami odpowiedzialnymi za sprawy dotyczące informacji niejawnych, obronnych, bhp, ppoż. w zakresie ich przestrzegania i realizacji,
2) przygotowywanie projektów, kosztorysów, umów planowanych robót budowlanych, remontów i odbiór prac,
3) udział w przygotowaniu przetargów dotyczących robót budowlanych,
4) udział w pracach komisji zajmujących się problematyką budowlaną,
5) organizowanie nadzoru inwestorskiego, autorskiego nad realizowanymi remontami i inwestycjami,
6) ocena przygotowywanej dokumentacji technicznej, jej uzgadnianie, opiniowanie, uzyskiwanie zgód i pozwoleń,
7) koordynacja, organizacja oraz czuwanie nad prawidłowym przebiegiem robót przy remontach i inwestycjach oraz ich rozliczanie,
8) przygotowywanie planów remontów, inwestycji.
4. W zakresie spraw kadrowych: 
1) realizowanie zadań w zakresie kadr i rozwoju zawodowego:
a) dokonywanie czynności wynikających z nawiązania i trwania stosunku pracy z pracownikami oraz czynności związanych z ustaniem stosunku pracy,
b) prowadzenie spraw związanych z wykorzystywaniem urlopów oraz ewidencją czasu pracy i obecności pracowników,
c) przygotowywanie dokumentacji niezbędnej do uzyskania świadczeń emerytalnych i rentowych,
d) realizacja zadań związanych z uzyskaniem mianowania przez pracowników służby cywilnej – weryfikacja składanych zgłoszeń, potwierdzanie danych,
e) sporządzanie sprawozdań z zakresu statystyki i służby cywilnej oraz sprawozdań w zakresie zatrudniania, szkoleń, czasu pracy, kadr, struktury zatrudnienia,
f) ustalenie prawa do nagród jubileuszowych, odpraw, dodatków stażowych, prowadzenie dokumentacji związanej z wynagradzaniem i awansowaniem pracowników,
g) prowadzenie kontroli dyscypliny pracy, posiadania aktualnych badań lekarskich przez pracowników, szkoleń bhp,
h) prowadzenie akt osobowych pracowników, wystawianie świadectw pracy, zaświadczeń oraz duplikatów świadectw pracy,
i) prowadzenie spraw związanych z odpowiedzialnością służbową i dyscyplinarną pracowników,
j) prowadzenie spraw związanych z ocenami okresowymi członków korpusu służby cywilnej, w tym analiza wniosków dotyczących indywidualnych programów rozwoju zawodowego,
k) organizowanie i prowadzenie naboru kandydatów do pracy w Archiwum w tym korpusu służby cywilnej,
l) prowadzenie baz danych,
ł) planowanie, organizowanie i nadzorowanie szkoleń powszechnych, specjalistycznych i szkoleń w ramach indywidualnego programu rozwoju zawodowego członków korpusu służby cywilnej oraz dokształcania pracowników,
m) organizowanie i prowadzenie spraw związanych z odbywaniem służby przygotowawczej,
n) opracowywanie procedur w zakresie spraw związanych z programem zarządzania zasobami ludzkimi;
o) prowadzenie spraw związanych z medycyną pracy,
p) prowadzenie ewidencji osób posiadających upoważnienie do przetwarzania danych osobowych.
2) współdziałanie z Głównym Księgowym w sprawie ustalania indywidualnych wynagrodzeń i nagród pracowników Archiwum oraz w zakresie gospodarowania etatami i środkami na wynagrodzenia,
3)  załatwianie spraw dotyczących nagród i odznaczeń, organizowanie uroczystości związanych z ich wręczaniem,
4) prowadzenie spraw związanych ze służbą cywilną i jej zadaniami,
5) rejestrowanie spraw związanych z działalnością działu w spisach spraw.
5. Obsługa sekretariatu:
1)obsługa kancelaryjna Archiwum, a w szczególności przyjmowanie korespondencji, przedstawianie jej Dyrektorowi lub upoważnionej przez niego osobie do dekretacji, przekazywanie korespondencji poszczególnym komórkom organizacyjnym i samodzielnym stanowiskom pracy do załatwienia, jej późniejsze przygotowanie do ekspedycji i wysyłka,
2) prowadzenie rejestrów związanych z wpływem i ekspedycją oraz obiegiem dokumentacji w Archiwum oraz rejestrów kontroli zewnętrznych i wewnętrznych,
3) obsługa centrali telefonicznej, 
4) obsługa uroczystości i gości,
5) załatwianie formalności związanych z wyjazdami służbowymi pracowników,
6) rejestrowanie, prowadzenie i przechowywanie akt spraw wytwarzanych i załatwianych bezpośrednio przez Dyrektora Archiwum, 
oraz:
1) organizacja uroczystości,
2) współdziałanie z Dyrektorem Archiwum w zakresie powierzonych zadań,
3) realizowanie innych zadań określonych w indywidualnym zakresie obowiązków.
 
§ 17
Sprawy obronne, obrony cywilnej i zarządzania kryzysowego.
Realizację zadań z zakresu obrony cywilnej, spraw obronnych i zarządzania kryzysowego regulują odrębne przepisy. Za prowadzenie spraw z zakresu obrony cywilnej, spraw obronnych i zarządzania kryzysowego odpowiedzialny jest Pełnomocnik ds. Ochrony Informacji Niejawnych. Do zadań Pełnomocnika należy w szczególności:
1. W zakresie spraw obronnych, obrony cywilnej, reagowania w sytuacjach kryzysowych:
1) wykonywanie, organizacja i koordynacja prac związanych z obronnością zgodnie z poleceniami władz zwierzchnich oraz wynikających z działalności i potrzeb Archiwum,
2) opracowywanie, uzgadnianie i aktualizacja planów dokumentacji obronnej, obrony cywilnej i zarządzania kryzysowego
3) magazynowanie, konserwacja i prowadzenie ewidencji sprzętu obrony cywilnej, będącego w posiadaniu Archiwum,
4) planowanie, organizacja zespołów z zakresu obronności, obrony cywilnej w tym obsad Stałego Dyżuru, pierwszej pomocy (szczególnie w zakresie zachowań i działania na wypadek klęsk żywiołowych i katastrof w czasie pokoju oraz wyższych stanów gotowości obronnej państwa i wojny), zagrożeń np. napad, włamanie,
5) współdziałanie z właściwymi jednostkami i komórkami organizacyjnymi służb ochrony państwa, NDAP,
6) załatwianie spraw związanych z wydawaniem zgody na brakowanie dokumentacji niejawnej w porozumieniu z kierownikiem właściwego oddziału,
7) przygotowywanie i wykonywanie działań związanych z reagowaniem w sytuacjach zagrożeń.
2. W zakresie ochrony informacji niejawnych:
1) prowadzenie kancelarii dokumentów niejawnych,
2) zapewnienie ochrony informacji niejawnych, w tym stosowanie środków bezpieczeństwa,
3) zarządzanie ryzykiem bezpieczeństwa informacji niejawnych, w tym szacowanie ryzyka,
4) kontrola ochrony informacji niejawnych oraz przestrzegania przepisów o ochronie tych informacji, w szczególności okresowa, kontrola ewidencji, materiałów i obiegu dokumentów,
5) przekazywanie odpowiednio ABW do ewidencji danych osób uprawnionych do dostępu do informacji niejawnych, a także osób, którym odmówiono wydania poświadczenia bezpieczeństwa lub wobec których podjęto decyzję o cofnięciu poświadczenia bezpieczeństwa,
6) opracowanie i aktualizowanie planu ochrony informacji niejawnych, w tym w razie wprowadzenia stanu nadzwyczajnego i dozorowanie jego realizacji,
7) prowadzenie szkoleń w zakresie ochrony informacji niejawnych,
8) prowadzenie zwykłych postępowań sprawdzających i kontrolnych postępowań sprawdzających,
9) prowadzenie aktualnego wykazu osób zatrudnionych albo wykonujących czynności zlecone, które posiadają uprawnienia do dostępu do informacji niejawnych oraz osób, którym odmówiono wydania poświadczenia bezpieczeństwa lub je cofnięto (wg danych zawartych w ustawie),
10) prowadzenie rejestru osób posiadających dostęp do informacji niejawnych.
3. Bieżące informowanie dyrektora o stwierdzonych zagrożeniach wraz z wnioskami zmierzającymi do usuwania tych zagrożeń oraz przygotowywanie planów i sprawozdań w zakresie właściwości stanowiska.
4. Bieżące śledzenie zmian w przepisach z zakresu zadań Pełnomocnika oraz przedstawianie dyrektorowi propozycji w zakresie wprowadzania tych zmian do praktyki pracy w Archiwum.
5. Rejestracja spraw związanych z działalnością stanowiska w spisach spraw.
6. Przygotowywanie projektów planów i sprawozdań z ww. zakresu. 
 
§ 18
Archiwum zakładowe.
Za prowadzenie archiwum zakładowego zgodnie z instrukcją archiwalną odpowiedzialny jest pracownik wyznaczony przez Dyrektora.
 
IV. Kontrola zarządcza – zasady ogólne
§ 19
1. Kontrolę zarządczą w Archiwum stanowi ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy oraz obejmuje ona formułowanie celów i zadań Archiwum a następnie monitorowanie i sprawdzanie ich realizacji.
2. Organizacja funkcjonowania kontroli zarządczej w Archiwum unormowana jest w drębnych przepisach.
 
V. Ogólne zasady obiegu dokumentacji
§ 20
1. Zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w Archiwum określa instrukcja kancelaryjna wprowadzona zarządzeniem nr 18 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 27 grudnia 2012 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt i instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych w archiwach państwowych.
2. Zasady ochrony informacji niejawnych określają odrębne przepisy a za ich prowadzenie odpowiedzialny jest Pełnomocnik ds. Ochrony Informacji Niejawnych. 
 
VI. Ogólne zasady planowania i sprawozdawczości
§ 21
1. Przy planowaniu prac i opracowywaniu sprawozdań z działalności należy opierać się na obowiązujących przepisach, zarządzeniach i wytycznych wydanych przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych oraz unormowaniach zawartych w zarządzeniach, pismach dyrektora.
2. Działalność Archiwum opiera się na planach pracy poszczególnych komórek organizacyjnych, stanowisk pracy, planach inwestycyjnych i remontowych, których ogólne podsumowanie znajduje swoje odzwierciedlenie w części sprawozdania Archiwum.
3. Planując działalność komórki organizacyjne winny wziąć pod uwagę zadania i cele wynikające z: 
1) prowadzenia działań wynikających z ustawy, statutu i innych przepisów prawa,
2) kontynuacje zadań z lat wcześniejszych,
3) strategii archiwów, priorytetów w działalności Archiwum określanych przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych,
4) istotnych potrzeb użytkowników i Archiwum.
4. Planowanie działań i ich aktualizacja winno odbywać się z uwzględnieniem procesu tworzenia budżetu Archiwum (w tym zawierać określenie celów, mierników i kosztów).
5. Kierownicy komórek organizacyjnych, stanowiska pracy zobowiązani są do bieżącej kontroli realizacji zadań zawartych w planach a w przypadku zagrożeń, co do ich realizacji do informowania dyrektora lub zastępców dyrektora.
6. Szczegółowe zasady opracowania planów i sprawozdań określają odrębne przepisy.
 
VI. Organy kolegialne
§ 22
1. Kolegium, złożone z kierowników komórek organizacyjnych, pracowników zatrudnionych na samodzielnych stanowiskach i innych powołanych przez Dyrektora Archiwum, jest organem opiniodawczo-doradczym Dyrektora w sprawach merytorycznych, administracyjnych, finansowych i personalnych Archiwum, a skład, zakres i tryb działania określa Dyrektor.
2. Komisja Metodyczna wykonuje czynności wynikające z decyzji Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych, dotyczących działalności komisji metodycznych w archiwach państwowych, oraz z ustaleń dokonanych przez Dyrektora Archiwum w porozumieniu z Dyrektorem Archiwum Państwowego w Gdańsku.
3. Komisja Archiwalnej Oceny Dokumentacji wykonuje czynności wynikające z decyzji Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych, dotyczących działalności komisji archiwalnej oceny dokumentacji w archiwach państwowych, oraz z ustaleń dokonanych przez Dyrektora Archiwum w porozumieniu z Dyrektorem Archiwum Państwowego w Gdańsku.
4. Obsługa kolegium, komisji lub zespołów, także doraźnych, każdorazowo jest ustalana przez Dyrektora Archiwum.
5. W przypadku komisji, o których mowa w ust. 2 i 3 Dyrektor współdziała z Dyrektorem Archiwum Państwowego w Gdańsku w zakresie określenia ich składu osobowego, wyznaczając doń pracowników Archiwum.
 
§ 23
Dyrektor Archiwum może powoływać inne komisje i zespoły do rozpatrywania określonych spraw.
 
VII. Przepisy końcowe
§ 24
Zmiany w niniejszym regulaminie mogą być dokonane w trybie jego nadania.

Powrót

Pokaż komentarz

Załączniki

Brak załączników w dokumencie.

Metryka dokumentu

ukryj
Tytuł dokumentu:Regulamin organizacyjny
Podmiot udostępniający informację:Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych
Informację opublikował:Aleksandra Szlufik
Informację wytworzył:
Data na dokumencie:Brak
Data publikacji:05.11.2003 15:06