Statut

 

Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych

Państwowego dnia 19 maja 2004 r.z późn. zmianami 

 

 

Statut

Archiwum Państwowego w Elblągu

 

 

I Postanowienia ogólne

 

§ 1

 

Archiwum Państwowe w Malborku utworzone zarządzeniem nr 4 Ministra Nauki, Szkolnictwa Wyższego i Techniki z dn. 21 stycznia 1976r., w sprawie utworzenia wojewódzkich archiwów państwowych (Dz.Urz.MNSzWiT Nr 2, poz.5) zwane dalej „Archiwum” działa na podstawie:

1. ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach ( Dz.U. z 2016 r. poz.1506,z późn.zm.) zwanej dalej ,,ustawą'',

2. niniejszego statutu,

3. innych przepisów normujących działalność archiwalną.

 

§ 2

 

Siedziba Archiwum mieści się w Malborku.

 

Zasięgiem działania Archiwum jest:

            1) na terenie województwa pomorskiego obszar obejmujący:

                        a) powiaty: kwidzyński, malborski, nowodworski i sztumski;

            2) na terenie województwa warmińsko-mazurskiego obszar obejmujący:

                        a) miasto na prawach powiatu Elbląg,

            b) powiaty: braniewski i elbląski,

            c) gminy Kisielice i Susz powiatu iławskiego,

            d) gminę Orneta powiatu lidzbarskiego.

 

§ 3

 

Archiwum podlega Naczelnemu Dyrektorowi Archiwów Państwowych.

 

§ 4

 

Archiwum używa pieczęci urzędowej okrągłej z Godłem Państwa w środku i napisem w otoku:” Archiwum Państwowe w Elblągu z siedzibą w Malborku”.

 

II Zadania i zakres działania

 

§ 5

 

1. Do zadań Archiwum należy:

1). kształtowanie państwowego zasobu archiwalnego i nadzór nad nim,

2). gromadzenie, przechowywanie i zabezpieczanie materiałów archiwalnych

3). ewidencjonowanie i opracowywanie materiałów archiwalnych,

4). udostępnianie materiałów archiwalnych,

5). prowadzenie działalności naukowej i wydawniczej,

6). prowadzenie działalności informacyjnej i popularyzatorskiej,

7). wydawanie uwierzytelnionych wypisów, odpisów, wyciągów i reprodukcji 9. przechowywanych materiałów archiwalnych a także zaświadczeń na podstawie tych materiałów,

8). prowadzenie spraw w zakresie przechowywania dokumentacji o czasowym okresie przechowywania, zlikwidowanych przedsiębiorców i pracodawców,

​9). wykonywanie innych zadań określonych w przepisach prawa.

 

2. Oprócz działalności podstawowej Archiwum wykonuje usługi archiwalne w zakresie:

1). wyszukiwania informacji i danych zawartych w materiałach archiwalnych;

2). sporządzania wyciągów, wypisów, odpisów albo odwzorowań wizualnych, dźwiękowych lub cyfrowych materiałów archiwalnych wraz z ich meta danymi;

​3). przetwarzania informacji i danych zawartych w materiałach archiwalnych.

 

3. Archiwum może również prowadzić działalność usługową polegającą na:

​1) przechowywaniu dokumentacji osobowej i płacowej o czasowym okresie przechowywania;

​2) wydawaniu odpisów i kopii z dokumentacji osobowej i płacowej o czasowym okresie przechowywania;

​3) konserwacji dokumentacji osobowej i płacowej o czasowym okresie przechowywania

§ 6

 

W szczególności do zakresu działania Archiwum należy:

 

1. W zakresie kształtowania i nadzoru nad państwowym zasobem archiwalnym:

1/ ustalenie państwowych jednostek organizacyjnych oraz jednostek  samorządu terytorialnego i innych samorządowych jednostek organizacyjnych, w których powstają materiały archiwalne wchodzące do państwowego zasobu archiwalnego i które są obowiązane do prowadzenia archiwów zakładowych, oraz prowadzenie ich ewidencji

 2/ uzgadnianie dla organów i jednostek organizacyjnych, o których mowa w art.6 ust.1 ustawy-  w ramach posiadanego upoważnienia - instrukcji kancelaryjnej i instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego lub składnicy akt i jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz zmian do nich,,

3/ przeprowadzanie kontroli przestrzegania przepisów o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, w zakresie postepowania z materiałami archiwalnymi wchodzącymi do państwowego zasobu archiwalnego i dokumentacją niearchiwalną powstałą i zgromadzoną w organach i jednostkach oraganizacyjnych, o których mowa w art.5 ust.1. ustawy,bez względu na miejsce i tytuł prawny przechowywania tych materiałów lub dokumentacji, wydawanie zaleceń pokontrolnych i sprawdzanie ich realizacji oraz wykonywanie ekspertyz  archiwalnych,

4/ nadzór nad prawidłowością przygotowania i przekazywania materiałów archiwalnych do Archiwum oraz wydawanie zgód na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej,

5/ ​współdziałanie z podmiotami działajacymi w sferze państwowego i niepaństwowego zasobu archiwalnego w zakresie prawidłowości zarzadzania dokumentacją zgodnie z prawem powszechnie obowiazującym oraz przepisami wydanymi dla tych podmiotów,

6/ prowadzenie instruktaży, konsultacji i doradztwa w zakresie postępowania z dokumentacją , w tym z materiałami archiwalnymi w państwowych i samorządowych jednostkach organizacyjnych;

7/ szkolenie personelu archiwów zakładowych, instruktaż, konsultacje i doradztwo w

 zakresie spraw nadzoru archiwalnego.

 

2. W zakresie przejmowania, przechowywania i zabezpieczania materiałów archiwalnych:

1/ przejmowanie materiałów archiwalnych,

2/ rozmieszczanie i zabezpieczanie materiałów archiwalnych oraz zapewnianie im optymalnych warunków przechowywania,

3/ profilaktyka i konserwacja materiałów archiwalnych,

4/ prowadzenie mikrofilmowania zabezpieczającego,

5/ ochrona zasobu archiwalnego.

 

3. W zakresie ewidencjonowania i opracowywania materiałów archiwalnych:

1/ prowadzenie ewidencji materiałów archiwalnych,

2/ prowadzenie rejestru niepaństwowego zasobu archiwalnego,

3/ opracowywanie materiałów archiwalnych zgodnie z normami i zasadami archiwalnymi,

4/ opracowywanie archiwalnych pomocy ewidencyjno-informacyjnych oraz pomocy wyższego rzędu.

 

4. W zakresie udostępniania materiałów archiwalnych:

1/ udzielanie informacji o zasobie i udostępnianie archiwalnych pomocy ewidencyjno-informacyjnych,

2/ udostępnianie materiałów archiwalnych w pracowni naukowej,

3/ wypożyczanie reprodukcji materiałów archiwalnych poza Archiwum w ramach wymiany międzyarchiwalnej  oraz do celów wystawienniczych,

4/ wydawanie uwierzytelnionych odpisów, wypisów, wyciągów i reprodukcji oraz zaświadczeń z przechowywanych materiałów.

 

5. W zakresie prowadzenia działalności naukowej i wydawniczej:

1/ podejmowanie i prowadzenie własnych badań indywidualnych i zespołowych w zakresie archiwistyki i dziedzin pokrewnych oraz zlecanych przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych,

2/ organizowanie zebrań, konferencji i sesji naukowych,

3/ opracowywanie ekspertyz i opinii naukowych,

4/ przygotowywanie wydawnictw: źródłowych, pomocy ewidencyjno-informacyjnych oraz publikacji z zakresu teorii i praktyki archiwalnej a także prezentujących dorobek Archiwum i archiwistów,

5/ współdziałanie ze szkołami wyższymi w zakresie kształcenia studentów archiwistyki oraz innymi instytucjami naukowymi i wydawniczymi,

6/ podnoszenie kwalifikacji zawodowych i naukowych pracowników.

 

6. W zakresie prowadzenia działalności informacyjnej i popularyzacyjnej:

1/ przygotowywanie informatorów o materiałach archiwalnych,

2/ współpraca z Centralnym Ośrodkiem Informacji Archiwalnej oraz innymi placówkami informacyjnymi, naukowymi, kulturalnymi i oświatowymi,

3/ badania potrzeb środowiska i społeczności lokalnej,

4/ organizowanie wystaw i pokazów materiałów archiwalnych,

5/ organizowanie i prowadzenie wykładów, odczytów, pogadanek o tematyce historyczno-archiwalnej dla zainteresowanych środowisk,

6/ prowadzenie zajęć szkolnych dla młodzieży szkolnej jako realizację systemu oświaty,

7/ przyjmowanie wycieczek młodzieży, studentów i innych środowisk społecznych,

8/ prowadzenie działalności informacyjnej i popularyzatorskiej w środkach masowego przekazu oraz w rozległych sieciach komputerowych,

9/ współpraca ze Stowarzyszeniem Archiwistów Polskich i innymi stowarzyszeniami naukowymi i regionalnymi.

 

7. W zakresie dokumentacji o czasowym okresie przechowywania:

1/ współpraca z Archiwum Państwowym Dokumentacji Osobowej i Płacowej orza innymi archiwami państwowymi w zakresie przekazywania dokumentacji o czasowym okresie przechowywania w związku z orzeczeniami sądów rejestrowych,

2/ zbieranie i udzielanie informacji o miejscach przechowywania dokumentacji osobowo-płacowej po byłych pracodawcach, którzy mieli siedzibę na obszarze działania Archiwum,

3/ prowadzenie ewidencji dokumentacji pracodawców przejętej od zlikwidowanych przedsiębiorców,

4/ wydawanie odpisów i kopii z przechowywanej dokumentacji,

5/ udostępnianie upoważnionym osobom i organom.

 

§ 7

 

1. Zasób Archiwum stanowią materiały archiwalne powstałe w wyniku działalności organów administracji rządowej oraz innych państwowych jednostek organizacyjnych, organów jednostek samorządu terytorialnego oraz innych samorządowych jednostek organizacyjnych z terenu właściwości działania Archiwum, a także jego zasób historyczny.

2. W skład Archiwum wchodzą materiały archiwalne niepaństwowego zasobu archiwalnego przejmowane na podstawie art. 44 i nabywane na podstawie art.9, 10 oraz przechowywane na podstawie art. 11 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. Nr 38., poz.173, z późn. zmianami).

 

§ 8

 

1. W zakresie realizacji zadań statutowych Archiwum współpracuje zgodnie z terytorialnym zasięgiem działania z organami administracji rządowej oraz organami samorządu terytorialnego, jak również z innymi jednostkami organizacyjnymi.

2. Archiwum współpracuje z archiwami mającymi swoją siedzibę na terenie jego działania oraz jednostkami organizacyjnymi, w których powstaje niepaństwowy zasób archiwalny.

 

 

III Struktura organizacyjna

 

§ 9

 

1. W skład Archiwum wchodzą:

 

1) Oddział ewidencji, opracowania, zabezpieczania, udostępniania zasobu i informacji.

W skład Oddziału wchodzi:

1. sekcja do spraw ewidencji , informacji , udostępniania i prowadzenia kwerend,

2. sekcja do spraw opracowania zasobu,

3. stanowisko do spraw reprografii i konserwacji;

 

2) Samodzielne stanowisko do spraw narastającego zasobu archiwalnego;

 

3) Dział administracyjno- finansowy.

 

§10

 

1. Dyrektor Archiwum określa w regulaminie organizacyjnym szczegółowe zadania i organizację komórek organizacyjnych wymienionych w § 9 oraz tryb realizacji powierzonych prac.

2. W razie uzasadnionej potrzeby Dyrektor Archiwum może powołać w ramach Oddziału sekcje, pracownie lub stanowisko pracy.

 

§ 11

 

Schemat organizacyjny uwzględniający komórki i stanowiska funkcjonujące w Archiwum stanowi załącznik do Statutu.

 

IV Kierownictwo i pracownicy Archiwum

 

§ 12

 

1. Archiwum kieruje dyrektor, którego powołuje i odwołuje Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych.

2. Dyrektor Archiwum podlega Naczelnemu Dyrektorowi Archiwów Państwowych przed którym jest odpowiedzialny  za całokształt działalności Archiwum.

 

§ 13

 

1. Dyrektor Archiwum kieruje działalnością Archiwum oraz czuwa nad prawidłową realizacją zadań statutowych.

 

2. Do zakresu działania Dyrektora Archiwum należy w szczególności:

1/ ogólne kierownictwo w sprawach organizacyjnych, administracyjnych, metodycznych i naukowo-badawczych,

2/ ogólny nadzór nad zasobem i majątkiem Archiwum,

3/ reprezentowanie Archiwum na zewnątrz,

4/ przedkładanie Naczelnemu Dyrektorowi Archiwów Państwowych planów rzeczowych i finansowych oraz sprawozdań i wniosków dotyczących ich realizacji,

5/ dokonywanie wydatków budżetowych w ramach zatwierdzonych planów finansowych,

6/ wydawanie decyzji w sprawach dotyczących działalności Archiwum oraz przewidzianych odrębnymi przepisami,

7/ wydawanie zarządzeń wewnętrznych, regulaminów i instrukcji,

8/ czuwanie nad podnoszeniem kwalifikacji naukowych i zawodowych pracowników,

9/ kierowanie realizacją zadań p.poż., bhp i obronnych w zakresie przewidzianym

 odrębnymi przepisami,

10/ wykonywanie zadań przewidzianych dla dyrektora generalnego urzędu w ustawie o służbie cywilnej.

 

§ 14

 

Dyrektor Archiwum współdziała, odpowiednio, z organizacjami związkowymi działającymi w Archiwum w zakresie określonym odrębnymi przepisami lub przedstawicielem załogi przy ustalaniu korzystania z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.

 

§ 15

 

Do zatrudnionych w Archiwum pracowników:

1. działalności podstawowej - mają zastosowanie przepisy ustawy z dnia 18 grudnia 1998 r. o służbie cywilnej (Dz.U. 1999 r. Nr 49, poz. 483 z późn. zmianami),

2. pozostałych pracowników – mają zastosowanie przepisy ustawy z dnia 16 września 1982 r. o pracownikach urzędów państwowych (Dz.U. Nr 31 poz. 214 z późn. zmianami).

 

 

§ 16

 

1. Kierownicy komórek organizacyjnych wymienionych w § 9 ponoszą odpowiedzialność za całokształt działalności tych komórek i są odpowiedzialni przed dyrektorem Archiwum za ich pracę.

2. Kierownicy komórek organizacyjnych, o których mowa w § 9 określają zakresy obowiązków i opisy stanowisk podległych im pracowników oraz przydzielają im zadania wynikające z planu pracy komórek organizacyjnych bądź bieżących prac Archiwum i kontrolują ich wykonanie.

 

V Organy doradcze i opiniodawcze

 

§ 17

 

1. W Archiwum działają następujące organy opiniodawcze i doradcze:

1/ Kolegium,

2/ Komisja Metodyczna wspólna z Archiwum Państwowym w Gdańsku,

3/ Komisja Archiwalnej Oceny Dokumentacji wspólna z Archiwum Państwowym w Gdańsku,

4/ Zespół zakupu archiwaliów.

 

2. Dyrektor Archiwum może powoływać inne komisje i zespoły do rozpatrywania określonych spraw.

 

§ 18

 

1. Dyrektor powołuje, określa skład i zakres działania organu wymienionego w § 17 ust. 1 pkt 1 oraz powołuje i określa skład organu wymienionego w § 17 ust.1 pkt 4.

2. W przypadku komisji o których mowa w § 17 ust.1 pkt 2-3 dyrektor współdziała z dyrektorem Archiwum Państwowego w Gdańsku.

 

 

VI Mienie i finanse Archiwum

 

§ 19

 

1. Archiwum jest państwową jednostką budżetową, działającą według zasad określonych w ustawie z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych ( tekst jednolity Dz.U. z 2003 r. Nr 15, poz.148 ze zm.) oraz przepisach wydanych na jej podstawie.

2. Dyrektor Archiwum może utworzyć gospodarstwo pomocnicze lub rachunek dochodów własnych jako pozabudżetową formę gospodarki finansowej.

§ 20

 

Majątek Archiwum stanowi własność Skarbu Państwa i może być wykorzystany jedynie do celów związanych z działalnością statutową Archiwum.

 

 

 

§ 21

 

1. Do składania oświadczeń w zakresie praw i obowiązków majątkowych upoważniony jest wyłącznie dyrektor Archiwum oraz ustanowieni przez niego pełnomocnicy.

2. Do dysponowania środkami pieniężnymi na rachunku bankowym Archiwum upoważniony jest dyrektor Archiwum i główny księgowy oraz ustanowieni przez nich pełnomocnicy.

 

§ 22

 

uchylony.

 

 

VII Przepisy przejściowe

 

§ 23

 

Zmiany w statucie mogą być dokonane w trybie określonym dla jego nadania.

 

 

 

 

 

Powrót

Załączniki

Brak załączników w dokumencie.

Metryka dokumentu

ukryj
Tytuł dokumentu:Statut
Podmiot udostępniający informację:Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych
Informację opublikował:Aleksandra Szlufik
Informację wytworzył:
Data na dokumencie:Brak
Data publikacji:24.09.2003 11:50

Rejestr zmian dokumentu

pokaż